廣西創(chuàng)新港灣公司收文管理辦法?一、總則（一）目的為加強廣西創(chuàng)新港灣公司（以下簡稱"公司"）收文管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位收到的各類公文、函件、資料等文件的管理。（三）管理原則1.及時高效原則：確保文件及時登記、傳閱、辦理，不積壓、不延誤。2.準確規(guī)范原則：嚴格按照文件要求和公司規(guī)定辦理，保證文件處理準確無誤。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、泄密。二、收文渠道與方式（一）渠道1.郵政快遞：通過郵政特快專遞（EMS）等方式送達公司的文件。2.專人送達：外單位人員直接送達公司的文件。3.電子傳輸：通過電子郵件、電子公文交換系統(tǒng)等方式發(fā)送至公司指定郵箱或系統(tǒng)的文件。（二）方式1.紙質(zhì)文件：以紙張為載體的文件，包括正式公文、函件、報表、資料等。2.電子文件：以電子數(shù)據(jù)形式存在的文件，如文檔、表格、圖片、視頻等。三、收文登記（一）登記人員公司辦公室設(shè)立專門的收文登記崗位，負責對各類收文進行統(tǒng)一登記。（二）登記內(nèi)容1.收文日期：文件送達公司的具體日期。2.來文單位：發(fā)文單位的名稱。3.文號：文件的編號。4.文件的標題。5.密級：文件的秘密等級，如絕密、機密、秘密。6.份數(shù)：文件的份數(shù)。7.附件：文件附帶的附件名稱及份數(shù)。8.承辦部門：負責辦理該文件的部門。9.傳閱范圍：文件需要傳閱的人員范圍。10.備注：其他需要說明的事項。（三）登記流程1.收文登記人員收到文件后，首先檢查文件的完整性，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系。2.按照上述登記內(nèi)容，依次在收文登記簿上進行詳細登記。3.將紙質(zhì)文件放入專門的文件收納盒，并在盒外標注收文日期、來文單位、文號等信息。對于電子文件，應(yīng)及時保存到公司指定的電子文檔存儲目錄，并按照分類進行命名。四、文件傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由文件承辦部門提出傳閱范圍建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定。2.一般性文件的傳閱范圍為相關(guān)部門負責人及需要知曉的人員；重要文件的傳閱范圍根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示確定，可能涉及公司高層領(lǐng)導(dǎo)及多個部門。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)文件傳閱：采用"傳閱夾"方式進行傳閱。收文登記人員將文件放入傳閱夾，并按照傳閱范圍依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。2.電子文件傳閱：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行傳閱。收文登記人員將電子文件上傳至辦公系統(tǒng)，并設(shè)置傳閱流程和范圍。傳閱人員在系統(tǒng)中查看文件并進行簽字確認。（三）傳閱跟蹤1.收文登記人員負責對文件傳閱情況進行跟蹤，及時提醒傳閱人員盡快閱辦文件，避免文件積壓。2.對于傳閱時間較長的文件，收文登記人員應(yīng)及時向承辦部門了解原因，確保文件傳閱的時效性。五、文件辦理（一）承辦部門確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和職責分工，明確文件的承辦部門。一般情況下，涉及哪個部門的業(yè)務(wù)，該部門即為承辦部門。2.對于涉及多個部門的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定牽頭承辦部門，相關(guān)部門協(xié)同辦理。（二）辦理要求1.承辦部門收到文件后，應(yīng)立即安排專人負責辦理，不得延誤。2.辦理文件時，應(yīng)嚴格按照文件要求和公司規(guī)定進行，確保辦理結(jié)果準確、合規(guī)。3.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予正式回復(fù)，并將回復(fù)文件交回辦公室登記存檔。（三）辦理流程1.閱讀文件：承辦人員認真閱讀文件，理解文件精神和要求。2.提出辦理意見：根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況，提出具體的辦理意見或建議，報部門負責人審核。3.部門負責人審核：部門負責人對承辦人員提出的辦理意見進行審核，簽署審核意見。4.實施辦理：承辦人員按照審核后的意見組織實施辦理工作，涉及多個環(huán)節(jié)的，應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的責任人及時限要求。5.結(jié)果反饋：辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式反饋給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，并將文件及辦理結(jié)果交回辦公室歸檔。六、文件催辦（一）催辦人員公司辦公室負責對收文辦理情況進行催辦，各部門內(nèi)部也應(yīng)指定專人負責本部門承辦文件的催辦工作。（二）催辦方式1.電話催辦：對于臨近辦理期限仍未完成的文件，催辦人員通過電話與承辦部門溝通，了解辦理進展情況，提醒其按時完成。2.書面催辦：對于多次提醒仍未辦理的文件，催辦人員可發(fā)出書面催辦通知，明確要求承辦部門在規(guī)定時間內(nèi)完成辦理，并說明逾期未辦的后果。（三）催辦記錄催辦人員應(yīng)對每次催辦情況進行詳細記錄，包括催辦時間、催辦對象、承辦部門回復(fù)情況等。記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、文件歸檔（一）歸檔范圍1.已辦理完畢的各類收文，包括文件原件、辦理過程中形成的相關(guān)材料、回復(fù)文件等。2.具有保存價值的電子文件，按照公司電子檔案管理規(guī)定進行歸檔。（二）歸檔時間1.紙質(zhì)文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)在一周內(nèi)將文件整理好交回辦公室歸檔。2.電子文件應(yīng)在辦理結(jié)果確認后的三個工作日內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔要求1.辦公室檔案管理人員對歸檔文件進行認真核對，確保文件齊全、完整、準確。2.按照檔案管理的分類方法，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂，編制檔案目錄。3.將歸檔文件存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備，并建立相應(yīng)的索引，便于查詢和利用。八、文件借閱與保密（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的，須填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過兩周，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。4.借閱人員歸還文件時，檔案管理人員應(yīng)認真核對文件的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。（二）保密措施1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守文件保密規(guī)定，對涉及公司機密的文件妥善保管，不得泄露。2.對于密級文件，應(yīng)按照規(guī)定的范圍進行傳閱和辦理，嚴禁擅自擴大知悉范圍。3.在文件處理過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有泄密風險，應(yīng)及時采取措施進行補救，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。4.定期對公司文件保密工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保文件安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對收文管理情況進行檢查，重點檢查文件登記、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關(guān)部門反饋，并督促其限期整改。（二）考核機制1.將收文管理工作納入公司各部門績效考核體系，對收文管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于收文管理工作不力，導(dǎo)致文件延誤、丟失、泄密等情況的部門和個人，按照公司績效考核辦法進