檔案室管理制度?一、總則1.目的為加強檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和查閱等環節。3.職責分工檔案室管理人員：負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、上架、保管、查閱登記等。各部門兼職檔案員：負責本部門文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案室。檔案管理工作領導小組：負責對檔案管理工作進行監督、指導和決策，協調解決檔案管理工作中的重大問題。二、檔案的收集與整理1.收集范圍本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄、圖表、聲像等材料。上級機關頒發的與本單位有關的文件、指示、規定等。本單位對外簽訂的合同、協議、項目文件等。本單位的工作計劃、總結、報告、統計報表等。本單位組織召開的重要會議的文件、記錄等。本單位干部職工的人事檔案、工資檔案等。其他具有保存價值的檔案材料。2.收集要求各部門兼職檔案員應按照檔案收集范圍，及時收集本部門的文件資料，并進行初步整理。收集的檔案材料應齊全完整、真實準確、字跡清晰、簽署完備。對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。便于保管和保密，符合國家有關檔案整理的標準和規范。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類。編號：對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。裝訂：對紙張規格不一致、破損的檔案材料進行整理、修補和裝訂。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。三、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門兼職檔案員應在次年上半年將上一年度形成的檔案材料移交檔案室。對于重大活動、重要項目等形成的檔案材料，應在活動結束或項目完成后及時歸檔。2.歸檔程序各部門兼職檔案員對初步整理好的檔案材料進行核對、編目，填寫檔案移交清單。將檔案材料和檔案移交清單一并送交檔案室，檔案室管理人員進行驗收。驗收合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認，檔案室管理人員將檔案材料正式歸檔。四、檔案的保管1.保管環境檔案室應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。檔案室應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具應使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全和整齊。檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時修復或更換。3.檔案存放按照檔案的分類編號順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，便于查找和利用。對珍貴、易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。4.檔案清查檔案室管理人員應定期對檔案進行清查，核對檔案數量、編號、目錄等是否一致，發現問題及時處理。每年應對檔案進行一次全面清查，編制檔案清查報告，報檔案管理工作領導小組。五、檔案的查閱與利用1.查閱權限本單位內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室查閱。外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經檔案管理工作領導小組批準后，方可查閱。涉及機密檔案的查閱，需經單位主管領導批準，并嚴格按照保密規定進行查閱。2.查閱程序查閱人員到檔案室查閱檔案時，應出示有效證件，經檔案室管理人員核實身份后，在查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容等信息。檔案室管理人員根據查閱人員填寫的查閱申請表，提供相應的檔案，并在現場監督查閱過程。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需復印或摘抄檔案內容，應經檔案室管理人員同意。查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案室管理人員，檔案室管理人員核對無誤后，在查閱登記薄上注明歸還日期。3.利用反饋檔案室管理人員應定期收集查閱人員對檔案利用情況的反饋意見，及時改進檔案管理工作。對于檔案利用過程中發現的問題，如檔案內容不完整、不準確等，應及時進行核實和處理。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則按照國家有關檔案鑒定的標準和規范，對檔案進行定期鑒定。堅持全面的歷史觀點，從維護黨和國家的歷史真實面貌出發，準確判定檔案的價值。便于保管和利用，根據檔案的保管期限和實際利用情況，合理確定檔案的存毀。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理工作領導小組組長擔任組長，成員包括檔案室管理人員、各部門兼職檔案員等。檔案鑒定工作小組負責對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。3.鑒定方法檔案鑒定工作小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的價值。對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見；對于仍有保存價值的檔案，應繼續保存。4.銷毀程序經檔案鑒定工作小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等內容。檔案銷毀清冊經檔案管理工作領導小組審核批準后，方可進行銷毀。檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理工作領導小組指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。檔案銷毀后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案的保密與安全1.保密制度檔案室管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規和單位的保密制度，確保檔案信息的安全。對涉及機密、絕密的檔案應嚴格保密，未經批準不得擅自提供給無關人員查閱。在檔案管理工作中，如發現檔案丟失、被盜、泄密等情況，應及時報告單位領導，并采取相應的措施進行處理。2.安全制度檔案室應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。檔案室管理人員應嚴格遵守安全操作規程，下班前應關閉門窗、電源等，確保檔案室的安全。非檔案室管理人員未經允許不得進入檔案室，如因工作需要進入檔案室，應在檔案室管理人員的陪同下進行。八、檔案管理人員職責1.遵守國家法律法規和單位的各項規章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、上架、保管、查閱登記等日常管理工作。3.定期對檔案進行清查，核對檔案數量、編號、目錄等是否一致，發現問題及時處理。4.做好檔案的保密和安全工作，確保檔案信息的安全。5.積極為檔案利用者提供服務