文獻入庫管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司文獻資源的管理，規范文獻入庫流程，確保文獻的完整性、準確性和可檢索性，提高公司知識管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有文獻資料的入庫管理，包括但不限于紙質圖書、期刊、報紙、電子文檔、音像資料等。（三）職責分工1.文獻采購部門負責根據公司需求制定文獻采購計劃。按照采購流程選擇供應商，進行文獻采購。確保采購文獻的質量和時效性。2.文獻驗收人員對采購的文獻進行數量、質量等方面的驗收。檢查文獻是否符合采購要求，有無破損、缺失等情況。填寫驗收記錄，對驗收結果負責。3.文獻編目人員對驗收合格的文獻進行分類、編目。為文獻分配唯一的標識號，建立文獻目錄數據庫。確保編目信息的準確、完整和規范。4.文獻入庫管理人員根據編目信息將文獻放置到指定的存儲位置。定期對庫存文獻進行盤點，保證賬實相符。負責文獻存儲環境的維護，確保文獻安全。二、文獻采購管理（一）采購計劃制定1.各部門根據業務需求和發展規劃，每年年底向文獻采購部門提交下一年度的文獻采購申請。2.采購部門匯總各部門申請，結合公司整體戰略和預算情況，制定年度文獻采購計劃。3.采購計劃應明確文獻的種類、數量、采購時間等信息，并報公司管理層審批。（二）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、資質、產品質量、價格、服務等方面。3.根據評估結果，選擇合適的供應商，并與其簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（三）采購實施1.采購人員按照采購合同要求，向供應商發送采購訂單，確保采購文獻的品種、數量、交貨時間等準確無誤。2.跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，解決采購過程中出現的問題。3.對于緊急采購需求，應按照公司相關規定進行特殊處理，確保文獻及時供應。三、文獻驗收管理（一）驗收準備1.驗收人員在文獻到貨前，應熟悉采購合同要求和相關驗收標準。2.準備好驗收所需的工具和設備，如卡尺、天平、檢測軟件等。3.確定驗收場地，保證驗收工作的順利進行。（二）數量驗收1.按照采購合同核對文獻的數量，確保實際到貨數量與訂單一致。2.對于批量采購的文獻，應進行抽樣驗收，抽樣比例應符合相關標準或合同約定。3.如發現數量不符，應及時與供應商聯系，要求其補足或說明原因。（三）質量驗收1.檢查文獻的外觀質量，包括封面、封底、裝訂、印刷等是否完好，有無破損、污漬、缺頁等情況。2.對于電子文檔，應檢查其格式是否正確、內容是否完整、有無病毒等。3.對于音像資料，應檢查其畫面是否清晰、聲音是否正常、有無卡頓等。4.核對文獻的版本、年份、作者等信息是否與采購要求一致。（四）驗收記錄1.驗收人員應詳細填寫驗收記錄，記錄內容包括文獻名稱、供應商、訂單號、到貨日期、數量、質量情況等。2.驗收記錄應妥善保存，作為文獻入庫和后續管理的重要依據。3.對于驗收不合格的文獻，應在驗收記錄中注明原因，并及時與供應商協商處理。四、文獻編目管理（一）分類原則1.采用科學合理的分類方法，如《中國圖書館分類法》等，對文獻進行分類。2.確保文獻分類的一致性和系統性，便于用戶檢索和利用。3.根據公司業務特點和文獻內容，對分類方法進行適當調整和細化。（二）編目流程1.編目人員根據驗收合格的文獻，按照分類原則進行分類。2.為每篇文獻分配唯一的標識號，如ISBN號（圖書）、ISSN號（期刊）等，并建立相應的數據庫記錄。3.填寫文獻編目卡片或電子編目記錄，內容包括文獻題名、作者、出版信息、分類號、標識號等。4.對編目信息進行審核，確保準確無誤。審核通過后，將編目信息上傳至公司文獻管理系統。（三）編目規范1.編目人員應嚴格按照相關編目標準和規范進行操作，保證編目信息的質量。2.文獻題名應準確完整，作者信息應清晰明確，出版信息應詳細準確。3.分類號應填寫正確，標識號應與文獻實際情況一致。4.編目記錄應保持一致性和連貫性，避免出現重復、錯誤或遺漏。五、文獻入庫管理（一）存儲布局規劃1.根據文獻的分類和使用頻率，規劃文獻的存儲布局。2.設立不同的存儲區域，如紙質圖書區、期刊報紙區、電子文檔存儲區、音像資料存儲區等。3.在每個存儲區域內，按照分類順序排列文獻，便于查找和管理。（二）入庫上架1.文獻入庫管理人員根據編目信息，將文獻放置到指定的存儲位置。2.上架時應注意文獻的排列順序，確保整齊有序。3.對于體積較大或較重的文獻，應采取適當的搬運方式，避免損壞。（三）庫存標識1.在文獻存儲位置設置明顯的標識牌，標明文獻的分類號、標識號、題名等信息。2.對于電子文檔，應在存儲設備上標注文檔名稱、存儲路徑等信息。3.通過庫存標識，方便用戶快速準確地找到所需文獻。六、文獻盤點管理（一）盤點計劃制定1.定期對庫存文獻進行盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為半年或一年。2.制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等內容。3.盤點計劃應提前通知相關部門和人員，以便做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃，對庫存文獻進行逐一清點。2.采用實地盤點和系統核對相結合的方式，確保賬實相符。3.對于盤點過程中發現的問題，如文獻丟失、損壞、賬實不符等，應及時記錄并查明原因。（三）盤點結果處理1.根據盤點結果，編制盤點報告，報告內容包括盤點情況、問題分析、處理建議等。2.對于賬實不符的情況，應及時進行調整，確保庫存賬目準確無誤。3.對盤點中發現的文獻丟失、損壞等問題，應按照公司相關規定進行處理，追究相關人員的責任。七、文獻借閱管理（一）借閱權限設定1.根據員工的工作崗位和職責，設定不同的文獻借閱權限。2.一般員工可借閱與工作相關的文獻，借閱數量和期限應符合規定。3.部門負責人和高級管理人員可適當放寬借閱權限，但需進行嚴格的登記和管理。（二）借閱流程1.員工如需借閱文獻，應填寫借閱申請表，注明借閱文獻的名稱、數量、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人審批后，提交給文獻管理部門。3.文獻管理部門根據借閱權限和庫存情況，辦理借閱手續，為員工提供相應的文獻。4.員工借閱文獻時，應在文獻管理部門指定的地點進行借閱登記，領取借閱憑證。（三）借閱期限與歸還1.明確文獻的借閱期限，一般為[X]天，如需續借，應提前[X]天辦理續借手續。2.員工應在借閱期限屆滿前歸還文獻，如有特殊情況需要延期，應提前向文獻管理部門說明原因并申請延期。3.文獻歸還時，文獻管理部門應檢查文獻的完整性和可用性，如發現文獻有損壞、丟失等情況，應按照規定進行處理。（四）借閱記錄管理1.文獻管理部門應建立借閱記錄臺賬，詳細記錄員工的借閱情況，包括借閱時間、歸還時間、文獻名稱、借閱人等信息。2.定期對借閱記錄進行整理和分析，以便掌握文獻的流通情況和員工的借閱需求。3.借閱記錄應妥善保存，作為文獻管理和統計分析的重要依據。八、文獻維護管理（一）紙質文獻維護1.定期對紙質文獻進行除塵、防潮、防蟲等維護工作。2.對于破損的文獻，應及時進行修補或裝訂，確保文獻的完整性。3.按照文獻的使用頻率和保存期限，定期對紙質文獻進行清理和剔除，淘汰過期或無用的文獻。（二）電子文獻維護1.定期對電子文獻存儲設備進行檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。2.及時更新電子文獻管理系統的軟件和數據，保證系統的正常運行。3.對電子文獻進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在安全可靠的位置，并定期進行檢查和恢復測試。（三）音像資料維護1.對音像資料存儲設備進行定期清潔和保養，延長設備使用壽命。2.檢查音像資料的播放效果，如發現問題應及時進行修復或轉換格式。3.按照音像資料的內容和使用情況，進行分類整理和存儲，便于查找和管理。九、文獻安全管理（一）安全制度1.建立文獻安全管理制度，明確文獻管理過程中的安全責任和安全措施。2.加強對文獻管理部門工作人員的安全教育，提高安全意識。3.制定文獻安全應急預案，應對可能出現的安全事故，如火災、水災、盜竊等。（二）存儲安全1.確保文獻存儲環境的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.安裝必要的安全設備，如監控攝像頭、門禁系統、消防器材等。3.對存儲區域進行定期檢查，及時發現和排除安全隱患。（三）數據安全1.加強對電子文獻數據的安全管理，采取加密、備份等措施，防止