廣西某建筑工程有限公司發文管理制度?一、總則（一）目的為了加強廣西某建筑工程有限公司（以下簡稱"公司"）的發文管理，規范發文流程，提高文件傳遞效率和質量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組以及下屬分支機構的各類文件發布、傳遞、存檔等管理工作。（三）基本原則1.準確規范原則：文件內容應準確無誤，符合國家法律法規、行業標準以及公司相關規定，格式規范統一。2.及時高效原則：確保文件的起草、審核、批準、發布等環節高效運轉，及時傳達公司決策和工作要求。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保文件在傳遞和存儲過程中的安全性，防止文件信息泄露。二、發文分類（一）行政公文1.公司紅頭文件：用于發布公司重要決策、規章制度、人事任免、重大事項通知等。2.公司便函：用于一般性事務的溝通、協調、告知等。（二）業務文件1.工程技術文件：包括施工圖紙、技術方案、施工組織設計、工程變更通知等，用于指導工程項目的施工、管理和技術交流。2.商務文件：如合同文件、投標文件、報價單、商務函件等，涉及公司業務往來中的商務洽談、合作協議等內容。（三）內部管理文件1.工作計劃與總結：各部門、項目組定期提交的工作計劃、進度報告、工作總結等，用于公司內部工作安排和績效評估。2.會議紀要：記錄公司各類會議討論內容和決議的文件，作為會議精神傳達和工作執行的依據。三、發文流程（一）文件起草1.主辦部門或個人根據工作需要，確定文件主題和內容框架，起草文件初稿。2.文件內容應明確、具體、邏輯清晰，語言簡潔易懂，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。涉及多個部門職責的文件，起草部門應充分征求相關部門意見，確保文件的可行性和可操作性。（二）部門審核1.初稿完成后，起草部門負責人對文件內容進行審核，重點審核文件的準確性、完整性、格式規范性以及與公司現行政策和制度的一致性。2.審核通過后，起草部門將文件提交至相關業務歸口部門進行專業審核。業務歸口部門根據其職責范圍，對文件涉及的業務內容進行審核把關，提出修改意見或建議。（三）會簽對于涉及多個部門的重要文件，需進行會簽。會簽部門應認真閱讀文件內容，結合本部門工作實際，提出書面意見和建議。會簽完成后，由主辦部門負責將各部門意見匯總整理，并對文件進行相應修改。（四）分管領導審批文件經部門審核和會簽后，提交至分管領導審批。分管領導應對文件的必要性、合理性、合規性進行全面審查，簽署審批意見。如文件內容涉及重大事項或重要決策，需提交公司領導班子會議審議。（五）編號登記1.經審批通過的文件，由行政部門負責進行編號登記。編號規則應確保文件編號的唯一性和系統性，便于文件的查詢和管理。2.登記內容包括文件編號、文件名稱、發文部門、發文日期、密級、主送部門、抄送部門、附件等信息。（六）排版印制1.行政部門根據文件審批意見和登記信息，對文件進行排版。排版應符合公司統一的格式標準，確保文件的規范性和美觀性。2.文件排版完成后，進行印制。印制數量應根據文件的發放范圍和存檔要求合理確定，確保文件供應充足且不過量浪費。（七）蓋章分發1.文件印制完成后，由行政部門加蓋公司公章或相關業務專用章。蓋章應嚴格按照公司印章管理制度執行，確保印章使用的合法性和嚴肅性。2.行政部門根據文件的主送部門和抄送部門，進行文件分發。分發方式可采用紙質文件郵寄、專人送達或電子文件傳輸等方式，確保文件及時、準確地傳遞到相關部門和人員手中。（八）文件存檔1.文件分發后，行政部門負責將文件原稿、審批稿、電子文檔等進行整理歸檔。歸檔應按照公司檔案管理制度的要求，分類存放，便于查詢和查閱。2.定期對歸檔文件進行清理和核對，確保文件的完整性和準確性。對于已過期或不再使用的文件，按照規定進行銷毀處理，防止文件資料的積壓和浪費。四、發文格式要求（一）頁面設置1.一般采用A4紙型，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.每行字數一般不超過35個字，每頁行數一般不超過22行。（二）字體字號1.一般用二號宋體加粗，居中排列。2.正文：一般用三號仿宋體，段落首行縮進2個字符。3.一級用三號黑體，序號用"一、""二、""三、"等。4.二級用三號楷體，序號用"（一）""（二）""（三）"等。5.三級用三號仿宋體加粗，序號用"1.""2.""3."等。6.四級用三號仿宋體，序號用"（1）""（2）""（3）"等。（三）行距正文行距一般為固定值28磅，標題與正文之間空一行。（四）頁碼頁碼一般位于頁面底部居中位置，用阿拉伯數字標注，格式為"1""2""3"等。（五）落款文件落款應注明發文部門名稱，并加蓋公章。發文日期用阿拉伯數字標注，位于落款下方，年、月、日齊全。（六）附件如有附件，應在正文后空一行注明附件名稱及序號，并按照附件順序依次附在文件后面。附件應與正文一起裝訂，并在附件首頁左上角注明"附件"字樣及附件序號。五、發文密級管理（一）密級劃分1.絕密：涉及公司核心商業機密、重大戰略決策等重要信息，一旦泄露將給公司帶來極其嚴重的損失。2.機密：涉及公司重要業務信息、技術資料、財務數據等，泄露后可能對公司造成較大損失。3.秘密：涉及公司一般性業務信息、內部管理規定等，泄露后可能對公司正常運營產生一定影響。（二）密級標識在文件首頁左上角顯著位置標注密級，如"絕密★""機密★""秘密★"字樣，并根據保密期限標注保密期限，如"絕密★長期""機密★5年""秘密★3年"等。（三）保密措施1.嚴格限定知悉范圍：密級文件的發放和傳閱應嚴格按照公司保密制度規定的知悉范圍進行，嚴禁擅自擴大知悉范圍。2.專人管理：指定專人負責密級文件的收發、傳遞、保管等工作，確保文件安全。3.存儲安全：密級文件應存儲在專門的保密設備中，如加密硬盤、保險柜等，并采取相應的加密措施，防止文件被非法獲取或篡改。4.銷毀處理：對于過期或不再使用的密級文件，應按照公司保密制度規定的程序進行銷毀處理，確保文件信息徹底消除。六、發文信息化管理（一）電子文件管理系統建設公司應建立完善的電子文件管理系統，實現文件的起草、審核、審批、發布、存檔等全流程信息化管理。電子文件管理系統應具備文件上傳、下載、在線編輯、版本控制、權限管理、檢索查詢等功能，方便員工隨時隨地查閱和使用文件。（二）電子文件格式規范電子文件應采用通用的、易于保存和讀取的格式，如PDF、DOCX、XLSX等。對于工程圖紙等特殊文件，應根據行業標準和公司要求進行格式轉換和存儲，確保文件的可讀性和準確性。（三）電子文件安全管理1.建立電子文件備份制度：定期對電子文件進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，防止數據丟失。2.加強網絡安全防護：采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸等安全措施，防止電子文件在傳輸和存儲過程中被非法竊取或篡改。3.用戶權限管理：根據員工的工作職責和崗位需求，設置不同的電子文件訪問權限，確保文件信息的安全性和保密性。七、發文監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對發文工作進行監督檢查，重點檢查發文流程的執行情況、文件格式的規范性、文件傳遞的及時性等。2.對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反發文管理制度的行為，按照公司相關規定進行嚴肅處理。（二）考核評價1.將發文工作納入部門和員工的績效考核體系，對發文工作質量高、效率快的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對發文工作中存在問題較多、影響工作正常開展的部門和個人，進行通報批評，并根據績效考核結果扣減相應分數。八、附則