ICS0114020

A14..

中華人民共和國國家標準

GB/T348402—2017

.

信息與文獻電子辦公環境中文件管理

原則與功能要求第2部分數字文件

:

管理系統指南與功能要求

Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequirements

forrecordsinelectronicofficeenvironments—Part2Guidelinesand

:

functionalrequirementsfordigitalrecordsmanagementsystems

(ISO16175-2:2011,MOD)

2017-12-29發布2018-04-01實施

中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局發布

中國國家標準化管理委員會

GB/T348402—2017

.

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………2

指南

4………………………5

采用數字文件管理系統的目的

4.1……………………5

功能要求框架結構

4.2…………………6

高層級功能要求實施指南

4.3…………7

功能要求

5…………………12

概述

5.1…………………12

生成

5.2…………………13

識別

5.3…………………16

分類

5.4…………………16

維護

5.5…………………19

混合文件管理

5.6………………………24

保管與處置

5.7…………………………25

傳播利用

5.8……………29

實施管理

5.9……………33

附錄資料性附錄數字文件管理系統合規性審核對照檢查表

A()……36

附錄資料性附錄本部分第章與相關內容映射表

B()5GB/T29194—2012………38

參考文獻

……………………45

Ⅰ

GB/T348402—2017

.

前言

信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求分為以下個部分

GB/T34840《》3:

第部分概述和原則

———1:;

第部分數字文件管理系統指南與功能要求

———2:;

第部分業務系統中文件管理指南與功能要求

———3:。

本部分為的第部分

GB/T348402。

本部分按照給出的規則起草

GB/T1.1—2009。

本部分使用重新起草法修改采用信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則

ISO16175-2:2011《

與功能要求第部分數字文件管理系統指南與功能要求

2:》。

關于規范性引用文件本部分做了具有技術性差異的調整以適應我國的技術條件具體調整如下

,,,:

用修改采用國際標準的代替見第章

———GB/T34840.3—2017ISO16175-3:2010(1);

增加信息與文獻敘詞表及與其他詞表的互操作第部分用于信

———GB/T13190.1—2015《1:

息檢索的敘詞表見

》(5.4.1);

增加電子文件管理系統通用功能要求見附錄

———GB/T29194—2012《》(B)。

本部分做了下列編輯性修改

:

對引文和示例進行了編輯性處理

———;

增加了第章功能要求與相關內容的映射表作為本部分的附錄

———5“”GB/T29194—2012,B。

本部分由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本部分起草單位中國人民解放軍南京政治學院中國人民大學信息資源管理學院國家檔案局江

:、、、

西省檔案局

。

本部分主要起草人張正強毛海帆錢毅王健郝晨輝崔屏劉語葉

:、、、、、、。

Ⅲ

GB/T348402—2017

.

引言

有效管理文件及相關信息是機構正常運轉的基礎支撐業務活動并提供有效的信息服務同時也是

,,

一種保障機制保障機構能夠印證其決策與活動保留機構記憶良好的文件管理是開展業務的成功

,、。

之道

。

數字文件管理系統有助于

:

提高效率應決策和運營活動之需隨時提供信息

●———;

合理使用資金通過及時處置非現行文件檔案得以實現

●———();

問責通過在業務活動中生成具有完整性權威性的文件得以實現

●———、;

合規通過證明法律要求業已得到滿足而實現

●———;

減少風險通過控制文件非法丟失或銷毀不當或未經授權的利用風險得以實現

●———、。

本部分基本原則是區分業務系統或業務信息系統和數字或電子文件管理系統業務系統所含

()()。

數據通常不斷更新動態能夠轉換可操作僅包含實時數據非冗余相反數字文件管理系統中

()、()、()。,

的數據是非動態地與業務活動相關聯固化不能更改不可變動非實時的冗余的因此業務系

()、()、()。,

統超出了本部分所涉及的范圍見信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則

(GB/T34840.3—2017《

與功能要求第部分業務系統中文件管理指南與功能要求

3:》)。

數字文件管理系統中的文件可再次用于新的業務活動背景中新的元數據將在文件的持續利用過

,

程中不斷添加有鑒于此數字文件管理系統中的文件仍是動態的數字文件管理系統為文件的系統

。,。

化結構化管理提供了技術基礎該系統將數字文件和非數字文件同業務活動相關聯保留過去活動的

、;,

文件并總是將文件的內容與結構固化由數字文件管理系統管理的文件在存儲時可以使用多種不同

,。

的載體與格式并且可用包含數字與非數字兩種元素的混合文件聚合體的形式予以管理

,。

本部分詳盡闡述了一整套數字文件管理系統的功能要求適用于管理在不同載體上生成和存儲的

,

文件由電子郵件字處理電子表格和圖像應用軟件生成的確認具有業務價值的數字對象如文本文

。、、(

件以及靜態和動態圖像均應在符合本部分要求的數字文件管理系統中予以管理其功能要求旨在

),。:

闡釋數字文件管理系統中識別與管理文件的流程和管理要求

●;

提供構建升級或購買數字文件管理系統時應納入設計規范的文件管理功能要求

●、;

為在選擇市售的現成數字文件管理系統時應了解的文件管理的功能要求提供參考

●;

審核文件管理功能或評估現有數字文件管理系統的合規性

●。

Ⅳ

GB/T348402—2017

.

信息與文獻電子辦公環境中文件管理

原則與功能要求第2部分數字文件

:

管理系統指南與功能要求

1范圍

的本部分規定了電子辦公環境中數字文件電子文件管理系統的開發指南與功能要

GB/T34840()

求本部分涉及的范疇僅限于通常稱為電子文件管理系統或企業內容管理系統的產品使用術語

。“”“”,

數字文件管理系統指代以文件管理為主要功能的軟件應用程序對仍在業務系統中使用和保存的文

“”。

件其管理功能要求不在本部分探討之列見信息與文獻電子辦公環境中文件

,(GB/T34840.3—2017《

管理原則與功能要求第部分業務系統中文件管理指南與功能要求

3:》)。

本部分不包含非文件管理功能要求比如通用系統管理和設計要求也不包括所有應用軟件所共

,。

有的功能要求比如在性能可擴展性和可用性等方面的要求假設本部分適用對象已經了解設計規

,,、。

范采購和評估流程因此本部分不再涵蓋這些議題同時盡管本部分不包括非文件管理功能但可以

、,。,,

通過節功能要求框架結構中的高層級模型了解其重要性

4.2“”。

數字檔案長期保管的規范也不在本部分范疇之內該議題需要在專門的數字保管或數字歸檔框

。“”

架內另行闡述數字保管考慮的因素往往超越了系統壽命并獨立于系統之外所以在規劃具體的遷移

。,

和轉換方案時需要對這些考慮因素加以評估無論如何需要強化按照規定的保管期限對檔案進行保

。,

存的認識在實施功能要求時也需要考慮文件格式可能過時的問題

。。

本部分適用于對象是機構內負責設計審核和實施數字文件管理系統的人員不論這些系統是市售

、,

的現成數字文件管理軟件應用程序還是定制的應用程序本部分主要滿足機構文件信息管理人員或

,。、

系統采購項目主管的需求對標準的制定者和文件管理人員也同樣適用另一類主要適用對象是數字

,。

文件管理系統產品的軟件銷售商和開發人員本部分旨在為上述人員在數字文件管理產品中設計文件

。

管理功能而進行決策時提供參考

。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件