ICS0114020

A14..

中華人民共和國國家標準

GB/T348403—2017

.

信息與文獻電子辦公環境中文件

管理原則與功能要求第3部分

:

業務系統中文件管理指南與功能要求

Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequirementsfor

recordsinelectronicofficeenvironments—Part3Guidelinesandfunctional

:

requirementsforrecordsinbusinesssystems

(ISO16175-3:2010,MOD)

2017-12-29發布2018-04-01實施

中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局發布

中國國家標準化管理委員會

GB/T348403—2017

.

目次

前言

…………………………Ⅰ

引言

…………………………Ⅱ

范圍

1………………………1

規范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

指南

4………………………2

概述

4.1…………………2

為機構保存業務流程與活動的證據

4.2………………2

明確業務系統范疇與文件管理要求

4.3………………3

確定業務系統中事件事務處理及決策所需證據

4.4、…………………3

功能要求的使用

4.5……………………13

實體關系模型

4.6………………………16

功能要求

5…………………18

概述

5.1…………………18

生成附有背景信息的文件

5.2…………19

管理和維護文件

5.3……………………24

支持導入導出和互操作

5.4、…………30

根據要求保存與處置文件

5.5…………31

附錄資料性附錄術語表

A()……………39

附錄資料性附錄將所有文件管理要素融入整個系統開發生命周期

B()……………47

參考文獻

……………………50

GB/T348403—2017

.

前言

信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求分為以下個部分

GB/T34840《》3:

第部分概述和原則

———1:;

第部分數字文件管理系統指南與功能要求

———2:;

第部分業務系統中文件管理指南與功能要求

———3:。

本部分為的第部分

GB/T348403。

本部分按照給出的規則起草

GB/T1.1—2009。

本部分使用重新起草法修改采用信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則

ISO16175-3:2010《

與功能要求第部分業務系統中文件管理指南與功能要求

3:》。

關于規范性引用文件本部分做了具有技術性差異的調整以適應我國的技術條件具體調整如下

,,,:

用修改采用國際標準的代替見

———GB/T34840.2—2017ISO16175-2:2011,MOD(5.2.1)。

本標準做了一些編輯性修改

:

將第章引言中的內容移到本部分范圍將的內容移到本部

———ISO16175-3:20101“”1.1“1”,1.3

分規范性引用文件將的內容移到本部分術語和定義

“2”,1.4“3”;

對引文和示例進行了編輯性處理和刪減主要刪除了原文中的注釋

———,5、8、9、10、11、13、17、22、

68、71;

對文檔結構進行了部分調整原稿中的第章和第章分別變更為本部分的第章與第章

———,2345,

并在第章和第章中分別增加了概述

45;

將附錄中引用的兩條文獻列入參考文獻中

———A。

本部分由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本部分起草單位清華大學檔案館中國人民大學信息資源管理學院國家檔案局北京市檔案局

:、、、。

本部分主要起草人薛四新劉越男王健王嵐陶水龍

:、、、、。

Ⅰ

GB/T348403—2017

.

引言

機構運用業務系統實現業務活動和事務處理的自動化業務系統中產生和留存的數字信息日益成

。

為業務流程的唯一證據或過程記錄但業務系統并非為保存證據而設計如果系統中沒有留存業務活動

,,

的證據機構將處于風險之中很有可能無法滿足司法問責業務的需要以及業界的期望

,,、、。

業務系統具有動態性和可操作性如何從中捕獲內容固化文件并不斷維護其真實性可靠性可用

,,、、

性和完整性是機構面臨的挑戰如果機構無法獲取業務系統中形成的真實文件或所有有價值的文件這

;,

會使機構面臨管理失當效率低下或支出不當的重大風險

、。

越來越多的機構使用業務系統本部分專門用于解決機構在業務系統中無法捕獲所有文件而導致

,

的文件管理缺失

。

本部分為機構識別業務系統中應歸檔的文件以及按照要求對文件實施檔案化管理提供指南為業

,

務系統中的文件管理功能提供一整套的通用要求目的在于

。:

幫助機構了解數字文件的管理要求

———;

協助機構改進數字文件管理工作

———;

界定業務系統中文件管理的基本功能減少重復勞動降低成本

———,,;

為軟件供應商提供標準化程度更高的文件管理要求

———。

本部分旨在恰當地識別和管理業務系統中反映業務活動證據的文件幫助機構

,:

了解在業務系統中識別和管理文件的流程及要求

———;

在構建升級或購買業務系統時明確應納入系統設計規范的文件管理功能要求

———、,;

評估即將定制的或市場上出售的現成業務系統中的文件管理功能

———;

審核文件管理功能或評估現有業務系統的合規性

———。

考慮到本部分特定的適用對象數字文件管理特有的專業術語的使用已壓縮到最低限度凡有必

,。

要使用此類術語者可參見附錄術語表部分術語在術語和定義一章中列出

,A。“3”。

盡管本部分提供的指南適用于基于服務型架構高度集成的軟件環境中的文件管理但對此類系統

、,

實現方案中的具體情況不予詳述本部分提出的原則和流程也適用于此類環境但需要作進一步的分

。,

析以確定由哪些流程及數據構成需要跨越哪些多重系統以及某一特定事務處理所需的證據或文件

,、、

檔案是什么

。

本部分所用系統一詞是指計算機信息技術系統相比之下在文件管理領域對系統一詞的理

“”。,“”

解還包括了人員政策程序和實際應用等更為廣泛的層面為了確保業務系統中的文件能夠得到恰當

、、。

的管理機構需要考慮上述更為廣泛的層面并確保文件管理最基本的輔助工具如保管處置期限表信

,,(、

息安全分類和文件管理制度均已到位本文所指保管處置期限表是指一份正式的工具性文件用于

)。,,

界定該表中所含各類文件的保管期限及后續的處置權限與操作

。

Ⅱ

GB/T348403—2017

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信息與文獻電子辦公環境中文件

管理原則與功能要求第3部分

:

業務系統中文件管理指南與功能要求

1范圍

的本部分規定了電子辦公環境中業務系統的文件管理指南與功能要求本部分只闡

GB/T34840。

述文件管理要求不包括信息系統管理的通用要求如可用性生成報告檢索系統管理與系統性能等

,,、、、

系統設計要求均不屬于本部分范疇假設系統實現人員對系統的設計規范采購和評估流程有一定的

。、

知識水準因而與之相關的內容也未細述

,。

本部分對有關數字文件長期保存的要求亦未詳述但包括了允許將文件導出到某一具備長期保存

,

功能的系統中或者不斷將文件遷移到新系統等通過導出方式予以保存的要求

,。

本部分并不是一套完整的規范主要對系統開發初始階段提出文件管理核心功能要求和推薦的約

,

束性等作概要描述機構在研制業務系統時仍然需要根據其業務技術和國家行業或地方環境以及其

。、、

他限制條件進行評估制定和選擇自身使用的系統要求

,。

本部分不規定具體的實施方法機構對本部分內容的貫徹落實可通過業務系統與數字文件管理

。,

系統的集成或整合來實現也可以通過將這些功能嵌入到業務系統中來實現

,。

本部分適用于機構中負責設計審核落實業務系統建設與使用的人員如業務分析人員信息監管

、、,、

人員與通信技術采購人員或投資決策者適用對象還包括在此過程中提出建議或給予幫助的文件管理

。

專業人員軟件銷售人員以及希望把數字文件