1、第七章 商務中心系統使用說明1第一節 帳務處理11.1 商務入帳11.1.1 帳務處理窗口11.1.2 入帳21.1.3 結帳31.1.4 錯帳處理41.2細帳查詢51.2.1 當日細帳查詢51.2.2歷史細帳查詢6第二節 傳真與電話62.1實時商務電話62.2商務傳真7第三節 交班報表83.1 交班報表83.2 區間營業報表10第七章 商務中心系統使用說明商務中心主要的營業項目是為方便客人而提供的各種服務，如傳真、打印、電話、訂票等。一個功能齊全的商務中心，能為飯店吸引更多的客源，尤其對客人因參加洽談、展覽、研討會議而下榻的酒店起到積極的作用。體現在計算機操作上的主要工作為帳務處理。商務中心

2、帳務處理主要包括入帳、錯帳處理、結帳、帳務查詢等操作。第一節 帳務處理1.1 商務入帳1.1.1 帳務處理窗口系統主窗口下，執行“商務中心”“帳務處理”，打開如圖1-1所示窗口：圖1-1 左邊顯示帳務類別，雙擊某類別，打開一帳務錄入單，即可入帳。一般，帳務類別由工程師或電腦管理員事先在前臺維護系統中設置。 中部上方顯示當前已經錄入但未結帳的帳務，下方顯示當前選中該單據的費用明細。若是入新帳，則用于錄入費用明細及折扣、優惠等信息。如圖1-2。圖1-2 右邊帳務處理功能按鈕。1.1.2 入帳如圖1-1窗口下，雙擊窗口左上角營業項目，打開新單，光標定位于“NO”處。在此處輸入手工單的單號。如果是住店

3、客人,請在“地點”處輸入房號，回車，系統彈出帳號查詢窗口，確認客人信息后,單擊“確定”。將光標定位于“代碼”處，按F1，打開菜譜代碼幫助窗口，如圖1-3。單擊選擇費用項目，自動顯示“名稱”；圖1-3光標定位于“數量”處，系統默認數量為1，輸入實際需要數，“服務費”處選擇服務費收取比例，系統自動顯示收取服務費后的費用。單擊“存盤”，則系統生成一筆費用，入帳成功。1.1.3 結帳結帳有兩種方式，轉客房帳和現結。l 轉客房帳帳務窗口下，單擊選中要結帳的記錄，查看“地點”處是否已有房號，若有，確認后直接單擊窗口右邊“客帳”，系統自動將該帳務轉至房間。若無，則先補充房號信息，再轉帳至房間，步驟如下：單擊

4、“修改”，“地點”處輸入房號，回車，系統彈出帳號查詢窗口，確認客人信息后,單擊“確定”，退出帳號查詢窗口。單擊“存盤”，單擊窗口右邊“客帳”，系統自動將該帳務轉至房間。l 現結帳務窗口下，單擊選中要結帳的記錄，單擊“結帳”，彈出結帳窗口，如圖1-4所示。光標移動至“付款碼”處，按F1，打開付款方式幫助，選擇相應的付款方式。圖1-4單擊“收款”，單擊“打單”，系統提示是否打印帳單，若要打印，單擊“是”，否則單擊“否”，即完成結帳。1.1.4 錯帳處理商務中心帳務雖然簡單，但有時也會出現這樣、那樣的錯誤，如房號輸入錯誤、費用明細輸入錯誤等，這就要求操作員掌握基本的錯帳處理方法。 修改信息發現“地點

5、”、“NO”、“優惠”信息錯誤，或漏輸費用、多輸費用時，可選中該記錄，單擊“修改”，回到帳務輸入窗口，修改相關信息。漏輸費用的處理非常簡單，只要在該帳單下繼續輸入費用就可以了，對于多輸費用的情況，需要輸入一筆負的費用沖帳，或雙擊沖銷原來錯誤的記錄，然后再輸入正確的費用。 取消未結帳即銷單銷單用于刪除帳單，當整個帳單輸入錯誤時，逐個修改非常麻煩，可以先銷單，再重新錄入帳務。系統將記錄銷單情況。單擊“銷單”，系統提示“確信要刪除當前費用單據嗎？”,單擊“是（Y）”，銷單成功。如圖1-5。被銷單的帳務可以通過帳務查詢功能查看。圖1-5 已結帳的修改如果一筆費用已結帳，其實你不能對它進行修改，你只能再

6、錄入一筆費用，只是在數量處填入負數，然后結帳。1.2細帳查詢1.2.1 當日細帳查詢系統主窗口下，執行“商務中心”“當日細帳查詢”，打開如圖1-6所示窗口。輸入查詢條件，單擊“檢索”；圖1-6找到目標帳務，雙擊可打開看明細，如圖1-7。圖1-71.2.2歷史細帳查詢歷史細帳查詢的界面和使用方法與當日細帳查詢一致，請參見上節。第二節 傳真與電話2.1實時商務電話實時商務電話用于自動記錄商務中心的電話費用，商務分機可在前臺維護系統的系統代碼中設置。執行“商務中心”“商務電話”，打開如圖2-1所示窗口。圖2-1當客人撥打完電話后會自動顯示如下信息：“單號”、“電話信息”、“基本費”、“總額”。其中：

7、“電話信息”：包括分機號、接通時間、對方電話、通話時間等。“基本費用”：是指根據客人的通話時間，電信局應收的金額。“總額”：是指加收了服務費等以后客人應付的金額。如需為一電話結帳，應按ESC退出該屏幕，進入結帳處理功能選擇該筆費用進行結帳。2.2商務傳真執行“商務中心”“商務傳真”，打開如圖2-2所示窗口。圖2-2 選擇“新單”，依次輸入相應的項目。“N電話號碼”：發送傳真的號碼。“S接通”：接通電話的時間。“D通話長度”：撥通電話至掛機的時間。“P傳真紙單價”：默認值由系統設定，也可以手工修改。“T張數”：發送傳真紙的張數。“F服務費”：下拉邊框有二種選擇，金額、費率，主要用來定義隨后的輸入

8、項。例：選擇金額隨后輸入1.00則表示加收1元服務費；選擇費率隨后輸入1.00則表示加收100%服務費。 選擇“計價”，則系統出現如圖2-3的界面。此界面中提示了地址、話費、紙張費、服務費及總費用。選擇“登帳” 用于將費用入帳，使其顯示在帳務處理窗口，操作者可到帳務處理窗口結帳。圖2-3 第三節 交班報表3.1 交班報表本班或本日的工作結束后，應打印一份交班報表，選擇主菜單“商務中心”“交班報表”功能，如圖3-1所示：圖3-1交班報表單擊“確認（O）”，則出現如圖3-2的商務中心的交班報表。如果選擇“明細報表”，則可打開帳務明細報表，如圖3-3。圖3-2 商務中心的交班報表圖3-3交班前必須確認上表與實際發生額相符。3.