某咨詢—某人事檔案管理制度final?一、總則1.目的本制度旨在規范公司人事檔案管理工作，確保人事檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公司人力資源管理提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.職責分工人力資源部門負責公司人事檔案的集中管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和轉遞等工作。各部門負責人負責本部門員工檔案材料的收集和初步審核，并及時移交人力資源部門。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理規定，保守檔案機密，確保檔案管理工作的規范和高效。二、檔案內容1.員工基本信息個人簡歷，包括教育背景、工作經歷等。身份證、學歷證書、學位證書、專業技術資格證書等相關證件復印件。勞動合同、崗位變動記錄等。2.培訓與發展培訓計劃、培訓記錄、培訓證書等。職業發展規劃、晉升記錄等。3.績效考核績效考核方案、考核結果記錄等。獎懲記錄，包括表彰、獎勵、違紀處分等。4.薪資福利薪資調整記錄、獎金發放記錄等。社保、公積金繳納記錄等。5.考勤休假考勤記錄，包括出勤、請假、加班等情況。休假申請與審批記錄。6.其他員工健康體檢報告。員工離職手續辦理記錄等。三、檔案收集與整理1.收集要求各部門應定期收集本部門員工的檔案材料，并進行初步整理。檔案材料應真實、完整、有效，不得偽造、篡改。收集的檔案材料應按照規定的類別和順序進行排列。2.整理流程檔案管理人員對收集到的檔案材料進行分類、編號。去除材料中的金屬物，對破損或褪色的材料進行修復或復制。按照檔案內容的邏輯關系進行排列，編制目錄。四、檔案歸檔1.歸檔原則遵循檔案形成的規律和特點，保持檔案之間的有機聯系。便于檔案的保管和利用。2.歸檔時間新員工入職后，其檔案材料應在一個月內歸檔。員工檔案材料發生變動時，應及時歸檔。3.歸檔方式采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔。紙質檔案應裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、員工姓名等信息。電子檔案應按照檔案管理系統的要求進行錄入和存儲，確保數據的準確性和完整性。五、檔案保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，確保檔案存放環境安全、整潔、通風良好。檔案庫房應配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施。2.保管期限員工人事檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。保管期限屆滿后，經公司領導批準，可按照規定進行銷毀。3.檔案清查定期對檔案進行清查，確保檔案的完整和安全。清查工作應形成記錄，發現問題及時處理。六、檔案查閱與借閱1.查閱權限人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。公司領導因工作需要可查閱員工檔案。其他部門因工作需要查閱員工檔案時，應經人力資源部門負責人批準。2.查閱程序查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等。經批準后，檔案管理人員陪同查閱人在指定地點查閱檔案。查閱人不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。如需摘抄、復制、拍照，應經檔案管理人員同意，并進行登記。3.借閱權限因特殊原因需要借閱員工檔案時，應經公司領導批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。4.借閱程序借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。經批準后，檔案管理人員向借閱人發放檔案，并辦理借閱登記手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續。七、檔案轉遞1.轉遞原因員工離職、調動工作等。檔案保管期限屆滿需要銷毀等。2.轉遞程序檔案管理人員根據相關規定和要求，填寫《檔案轉遞通知單》。將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。通過機要交通或專人送取等方式將檔案轉遞給接收單位或部門，并要求接收方在《檔案轉遞通知單》回執上簽字確認。八、檔案保密與安全1.保密制度檔案管理人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。查閱和借閱檔案的人員應簽訂保密協議，不得擅自傳播檔案信息。2.安全措施加強檔案庫房的安全管理，防止檔案丟失、損壞、被盜等情況發生。定期對檔案管理系統進行維護和備份，確保電子檔案數據的安全。對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識。九、檔案信息化管理1.系統建設建立完善的人事檔案管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、查詢、統計等功能。檔案管理系統應具備權限管理、數據備份、數據恢復等功能，確保系統的安全穩定運行。2.數據錄入與維護檔案管理人員應及時將檔案材料錄入檔案管理系統，確保數據的準確性和完整性。定期對檔案管理系統中的數據進行維護和更新，保證數據與實際情況相符。十、違規處理1.對違反檔案管理規定的行為，視情節輕重給予相應的處理對擅自涂改、偽造檔案材料的，給予警告、記過等處分；情節嚴重的，解除勞動合同。對泄露檔案機密的，給予警告、記過等處分；造成嚴重后果的，解除勞動合同，并依法追究法律責任。對因保管不善導致檔案丟失、損壞的，給予警告、記過等處分；造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。2.建立檔案管理工作監督檢查機制定期對檔案管理工作進行檢查，發現問題及時整改。