【流程管理】如何進行審批

流程的優化問：我們流程的審批時間特別長、簽字特別多，怎么優化呢？答：分析簽字原因，風險和效率平衡。隨著企業規模增長，企業高層會面臨如何有效掌控企業的困惑，時時警惕規避企業管理失控的風險；而另一方面，內部員工越來越多的抱怨，如什么事情都要層層上報審批，導致業務執行效率低下；中層管理者也很痛苦，每天都有那么多的待辦工作流需要簽字。糾其原因，企業規模擴大，出現更多專業化分工，組織范圍、管理層級都不斷增加，因此對管控授權，以及信息的及時上傳下達要求提高。在一個流程優化咨詢項目中，我們面臨著客戶上下管理層不同的要求，領導層及總部職能部門提出要規范管理和規避風險，要求加強管控和審批；下屬業務單位要求簡化流程，提高對市場的快速響應能力，那么在具體的流程設計優化中，如何既簡化流程，同時又滿足對風險管理的要求，這似乎是兩個截然不同的流程優化目標，如何找到兩全其美的方法，經過對問題的分解細化和流程優化方法工具的應用，我們發現，其實“魚和熊掌可以兼得”。攻略一：分析是決策點還是溝通點我們發現，很多管控問題是由于不了解或溝通不到位造成的。在一個大的企業內部，由于一線業務信息不能及時傳達，領導層或者總部管理層會由于不知情而產生失控的擔心，因此提出要對流程環節增加審批節點，這些其實都是出于知情的考慮。在流程優化時我們要分析管理目的和需求，然后區分在具體的流程環節應該是決策點還是溝通點，然后從不同角度考慮優化。如對于知情權的需求，可將決策點改為溝通點，將審批變為定期的報告和備案，使領導定期（比如密度大到每天一次）得到動態情況，從而知情，而不是介入流程、成為流程的一個必經環節（耗時間甚至不增值）。流程直接執行，并行地讓領導知情，既解決了高層信息知曉和監管的需求，同時提高流程的效率，不會因為高層出差而產生業務停滯。攻略二：通過提煉規則實現事前的管理由于很多企業領導雖身居高位，卻辦理著很多業務性的工作，對下屬不放心，要用自己的豐富經驗來把關和判斷，這種情況也常見。如一位企業高層所說：“我很想放權，但放權是基于信任和默契，和對能力的信任?，F在更多的審批，是避免錯誤和幫助下屬各主管把關，同時，更深入的了解一些新上任主管的能力、風格，增加雙向了解的機會，審批的過程就是為了逐步的放權?！笨梢?，流程上的管理授權和企業高層的領導風格、企業面臨的組織變革、人事調整等背景相關。在企業現場開展流程優化時，可以采取的對策：企業領導既然經驗豐富，可以把經驗要求寫成規則和指導，提前發布，讓下屬來參照執行。對于一些可結構化的規則，還可以借助信息系統來實現強制控制。如某快消品企業，每個銷售季都會發布營銷指導意見，對下一個銷售季的銷售策略進行明確，如可在哪些媒體投放哪寫版本的廣告，形成標準化選項，并將這些要求落實到IT系統上。這樣下屬業務單位在制定營銷活動計劃時，就可以選擇總部已經規定的營銷組合，變事后的核對審批變成事前的控制。當然即使不能通過IT系統去識別，有了明確的指導，也可以授權一個職位相對低的人員去進行相應的核對工作，解放領導的時間，以用于處理更重要的工作。攻略三：決策流程優化1W2H當我們明確流程中的決策點時，如何提高決策的效率和科學性就成為優化的關注點。關于決策流程優化有以下幾種方法：WHEN：明確決策時機，實現管理前置舉個例子，在新供應商引入流程中，其主要步驟分為確定入選條件——供應商初選——現場考察確定最終入選者。如果只在最后一個步驟設置決策點，會發現實際業務操作會增加不必要的投入和返工。根據分析，我們對流程設置三個決策評審點，第一個決策點，在招標遴選之前先由決策者對入選條件進行審批；第二個決策點，在初選名單之后由決策者進行審批；第三個決策點，在通過現場考察等進一步的評價之后由決策者進行審批。雖然流程圖看起來復雜了，但是通過管理前置，使實際業務執行效率得到了提高。因此我們說，“流程簡化W流程圖簡化”，而應該是管理規范化和精細化。另一個典型的例子是項目管理流程，分為年度項目規劃及預算決策、單個項目立項審批決策兩個重要管控環節。項目執行單位會質疑項目年度規劃預算中都已經對項目審批過了，為什么單個項目立項時還要再審批？而高層決策者卻認為，年度規劃預算太粗了，項目目標及預算都不明確，評審也不充分，因此必須在執行立項時進行控制。最終我們提出以下流程優化方案，首先加強對年度項目規劃及預算的決策過程，明確項目規劃和預算的輸出要求和評審決策程序，這樣既達成高層風險控制的目的，同時也能夠督促項目執行單位提高項目規劃和計劃管理能力；前端控制好了，單個項目立項審批則只需關注計劃預算外的項目，從而使執行層和決策層獲得雙贏。HOW：明確決策方式，提高決策科學性決策的過程如果都是靠主觀判斷，那么不管增加多少審批環節都無法從根本上解決問題。因此對于流程中的每一個決策點，都要明確決策依據和決策方式是什么。比如廣告宣傳片的評審就是一個見仁見智的決策過程。這類評審應該是以消費者測試或專業機構評審意見為決策依據，發揮群體智慧的科學決策。HOWMUCH：分析流程頻率，管控和成本的平衡在流程中增加審批管控節點，在加強了管理和風險控制的同時會帶來效率的損失和成本的增加，那么如何才能避免的管理過度的情況？那么哪些該管控，根據8/2原則和流程分類的思想，按照重要度的相關屬性對業務進行分類，從而分析不同類型業務的流程運行頻率，以及每種類型流程可容許的審批效率，從而設置不同的決策機制。如對20%的重點分類進行事前審批控制；對于80%的進行抽樣檢查和監督；在以往企業也有一些類似的做法，如1000萬以上總經理審批