1、新新公文處理辦法公文處理辦法主要變化主要變化 2013年6月15日中鐵一局集團有限公司公文處理辦法正式啟用，發文和會議紀要不再需要標注“主題詞”。（一）刪除“主題詞”。 （一）刪除“主題詞”。有主題詞的情況： （一）刪除“主題詞”。取消主題詞的情況：新公文處理辦法第二章第十條第（四點）聯合行文時，發文單位標志可以并用聯合發文單位名稱，也可以單獨用主辦單位名稱。 （二）聯合發文。新公文處理辦法第三章 公文格式第十條（七）標題。由發文單位名稱、事由和文種組成。建議：上行文、對外發文一定堅持此原則，下行文因與紅頭上行文、對外發文一定堅持此原則，下行文因與紅頭配合，或印發件中本身含有發文單位名稱的，可

2、以考慮標題配合，或印發件中本身含有發文單位名稱的，可以考慮標題中可省略發文單位名稱。中可省略發文單位名稱。 （三）標題。標題使用小標宋體：由于文件、函、紀要、電報等標題都改用小標宋體等，需要給使用OA人員電腦統一安裝“小標宋體簡體”字庫。 （三）標題。發文“緊急程度”由原來的4項改2項“ 特急”“加急”。 （四）發文“緊急程度”。（五） “網絡電報”增加了“緊急程度”。 “網絡電報”增加了“緊急程度”可選擇4項：“特提”“特急”“加急”“平急”。 依照“24小時”、“3天”、“5天”、“7天”的辦理時限要求，對應標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （六） “會議紀要”的改動。 “會議

3、紀要”后的標注改“出席人員”為“出席”，增列“請假”、“列席”2欄。 （七）需要將所有“文件”“函”“紀要”“電報”“發文擬稿紙”格式按新辦法進行調整。 1.發文機關標識：上邊緣至版心上邊緣為35mm。紅色小標宋，字號36。 2.文件版頭部分發文單位標識上方需要空三行（原模板是空二行）。（七）需要將所有“文件”“函”“紀要”“電報”“發文擬稿紙”格式按新辦法進行調整。 （七）需要將所有“文件”“函”“紀要”“電報”“發文擬稿紙”格式按新辦法進行調整。 （八）上行文與下行文版頭一致，不再留白。 3.其中上行文格式版頭不再留白（與下行文一致），但文號居左空一字，并設有“簽發人”（居右空一字）。（八

4、）上行文與下行文版頭一致，不再留白。 （九）字體使用。4.文件、函、紀要標題字號改為2號小標宋體，正文3號仿宋字； 電報標題字號改為3號小標宋體，正文4號仿宋字。（十）網絡電報版頭部分變化 5.網絡電報版頭部分內容按順序變更為：電報編號、緊急程度、總頁數、主辦部門、擬稿人、電話。刪除“報文：”。 （十）網絡電報版頭部分變化（十一）附件說明 在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。 （十一）附件說明 公文處理老辦法，是不空行。新辦法保持與國標的統一和一致。 （十二）版記部分。 6.文件版記部分取消主題詞，使用4號仿宋字； 函式文件版記不加印發機關、印發日期、分隔線。 （十

5、三）會議紀要的格式變動。 7.會議紀要正文后“出席：”“請假：”“列席：”“記錄：”為3號黑體字標注。版記部分為“分送”。 （十四）成文日期的變化。8.“文件”“函”“紀要”“電報”的成文日期都需改為阿拉伯數字。網絡電報文件不需要發文單位署名。 （十五）發文單位署名的變化。發文單位署名。署發文單位全稱或者規范化簡稱。集團公司上行文為“中鐵一局”，下行文為“集團公司”。（十六）附件問題。中鐵一局集團有限公司公文格式7.3.7 附件 附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題

6、應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。 五 、2個小問題新公文處理辦法第一章總則第六條第六條 集團公司辦公室、黨委辦公室主管集團公司的公文處理工作，并對本部各部門、各單位的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。新公文處理辦法第八章附則第五十九條第五十九條 集團公司董辦、紀委、工會、團委的公文處理工作，參照本辦法執行。格式規范問題格式規范問題一、公文為什么設定格式公文采用特定的格式，目的是規范公文處理工作，解決公文體例不統一、格式不一致、銜接不順暢等問題，從而保證公文質量，提高公文

7、辦理效率，確保黨政單位制發的公文得以順利貫徹執行。二、公文格式的18要素公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等組成，從18個方面規范了公文格式各要素。三、份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志記載歷史 服務當代 啟迪未來1.公文份號標注要規范。份號即公文印制的順序號，涉密公文標注份號有利于加強公文的管理，便于掌握公文的去向。按照條例規定，公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯數字標注。涉密文件可標虛位，一般標四至六位，如果是兩位數的文件共20號，則從

8、0001號開始編碼，一直編排到0020號；如果是四位數的文件共2012號，則從000001號開始編碼，一直編排到002012號。記載歷史 服務當代 啟迪未來2.密級和保密期限標注要規范。高標密級或低標密級都會給文件的使用和管理帶來不便，因此要本著實事求是、利于保密的原則，合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標注在公文首頁的左上角，用阿拉伯數字標注。例如:秘密1年、機密3年、絕密長期。3.緊急程度標注要規范。 這是公文送達和辦理的時限要求。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標注。不能將正常運行的公文隨意標注為“急件”。現在有些部門上報或下發的公文，不急的公文卻標注了緊急程度，緩急程度標

9、注過高，給上級領導單位增加了壓力，帶來了不必要的麻煩。 4發文單位標志要規范。 這是由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，此類文件是單位或部門的大頭文件，一般是指上報或下發的政策性文件；文件頭也可以使用發文單位全稱或者規范化簡稱，文號編在版頭下方紅線以下，一般用函類公文較多。要取消一些部門“發文單位名稱加括號并標注文種”的文件標題格式，例如:公司（通知）、公司（批復）等，統一采用發文單位全稱加“文件”二字或者發文單位規范化簡稱形式，再根據文件內容確定使用的文種。 5發文字號標注要規范。 發文字號由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合發文時，使用主辦單位發文字號。現在一些部門發文時

10、常出現以下問題：有的是發文單位代字概括不準確，要么單位代字太長，要么提煉概括不夠準確；有的是發文字號標注不規范，要么年份標注不正確，如，將2013年標注為13，要么應用六角括號標注的卻使用方括號、圓括號、方頭括號等，要么發文順序號編虛位，如將“20139號”誤寫成“2013009號”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如將“20139號”誤寫成“字2013第9號”；有的是發文字號的標注位置錯誤，上行文的發文字號要么排在居中位置，要么在左側頂格書寫，等等，這些都是不規范的。四、簽發人、標題、主送單位、正文 6簽發人標注要規范。 上行文應當標注簽發人姓名。不同層次的文件簽發人不同。如果是以黨委

11、文件形式上報黨委的公文，簽發人就是黨委書記；如果是以行政上報上級行政的公文，簽發人就是行政主要領導。現在經常出現簽發人不規范的現象:有的是上報公文不標注簽發人；有的是簽發人標注不規范，排列不整齊，簽發人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。 7公文標題標注要規范。 公文標題由發文單位名稱、事由和文種組成，不能缺項。公文標題要能概括公文的主要內容，使用正確文種，做到準確、精練，通過標題使受文者及時了解文件的主旨和要義。標題中要盡量少用標點符號，除書名號、引號、括號之外，其他標點符號不能在標題中隨意亂用。 8主送單位標注要規范。 主送單位就是公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型

12、單位統稱。 9正文表述要規范。 正文是公文的主體和核心部分，用來表述公文的內容。公文首頁應當顯示公文的正文。特別是有的聯合行文公文標題很長，占據了公文首頁的大部分篇幅，這樣就要調整標題內容，必要時可以縮減標題字數，把公文首頁留出一些空間來寫正文內容，避免出現公文首頁只有標題沒有正文的情況。一般用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。 9正文表述要規范。 公文正文表述中需要把握幾個重點。一是上報的請示、報告類公文，“請示”要嚴格遵守

13、一文一事的原則，一次請求上級單位給予解決一個主要問題即可，不能在一個請示中向上級單位提出多個不相關聯的事項；“報告”中不能夾帶請示事項，以報告情況、答復問題為主，嚴格與“請示”的內容分開。 9正文表述要規范。 二是下發的公文，要嚴格按照隸屬關系行文，同級單位不能用通知、批復的文種向對方行文，除了上級單位授權外，不能向同級單位下發人事任免、編制批復、項目審批、資金撥付等通知或批復類公文。各級黨政部門除其辦公室外的內設處室不允許對外下達指令性公文，各級黨政單位和部門都應自覺遵守。五、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件10附件說明表述要規范。 附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文

14、之下空一行左空兩字位置編排“附件”二字，后面標全角冒號和附件名稱。如果有多個附件，則依次單獨成行向下排列。無論是上報公文還是下發公文，經常出現的問題有:一是公文中帶有附件，卻漏標附件說明；二是附件說明標注不規范，如有的附件順序號用漢字標注（應用阿拉伯數字），有的雖然用阿拉伯數字標注但后面用頓號分隔，有的附件名稱后加句號（附件名稱后面不加標點符號），有的附件名稱較長轉行后頂格排列（應與上行附件名稱的首字對齊）。 11發文單位署名標注要規范。 發文單位署名要用單位全稱或規范化簡稱。現在有些上報公文或下發公文沒有按照公文處理辦法要求標注發文單位署名，有的發文單位署名與發文單位標志、標題中的發文單位名

15、稱不一致、不規范，有的只蓋部門公章不署名，有的成文日期用漢字標注（應為阿拉伯數字）。如某單位上報公文的標題用全稱，而發文單位署名卻用簡稱；某單位下發的文件標題是“關于工作的通知”，署名卻是某單位辦公室。上述這些單位關署名不規范的問題，均應予以糾正。 12成文日期標注要規范。 公文的成文日期要署會議通過或者發文單位負責人簽發的日期，聯合發文要署最后簽發單位負責人簽發的日期。這里要把握好兩點:一是沒有主送單位和發文單位署名的公文，成文日期加括號標注在標題下方（紀要格式）；二是有主送單位和發文單位署名的公文，標注在發文單位署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標注，都要用阿拉伯數字標注。標注的年、月、

16、日均用全稱，年、月、日不編虛位，不簡稱。如2013年6月6日”，不能寫成“13年06月06日”。 13印章加蓋要規范。 公文中有發文單位署名的，應當加蓋發文單位印章，并與署名單位相符。各級單位在印章使用方面不規范的現象較為普遍:有的用印位置比較隨意，不居中、不端正、不清楚、不規范；有的聯合行文用印時，印章相交或相切；有的聯合行文只蓋主辦部門的印章而不蓋協辦部門的印章；有的印章與發文單位標志不符。 13印章加蓋要規范。 對于加蓋印章的公文，單一單位行文時，成文日期右空四字編排，發文單位署名在成文日期之上，以成文日期為準居中編排，印章端正、居中下壓發文單位署名和成文日期，使發文單位署名和成文日期居

17、印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內。聯合行文時，應將各發文單位署名按照發文單位順序整齊排列在相應位置，并論壇將印章一一對應、端正、居中下壓發文單位署名，最后一個印章端正、居中下壓發文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。 14附注標注要規范。附注是公文印發傳達范圍等需要說明的事項。主要標注公文的傳達范圍或聯系人姓名、聯系電話等，一般加括號標注于成文日期左下方。上報公文必須標注聯系人和聯系電話，以便于上級單位在辦理該公文時與熟悉該公文的人員聯系溝通，協調事項。 15附件標注要規范。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件要另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，

18、如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。六、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等 16抄送單位標注要規范。抄送單位是指除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。抄送單位可以是上級、平級、下級和不相隸屬單位。抄送單位的排列順序一般按單位性質和隸屬關系確定。具體排列上，依照先上級單位、再平級單位、后下級單位的次序。抄送單位一般不寫領導單位或部門負責同志個人。 17.印發機關和印發日期要規范。這里是指公文的送印單位和送印日期。制發公文的部門印發單位一般寫其單位辦公室，而不寫其部門，

19、印發日期用阿拉伯數字完整寫明年、月、日，后面加“印發”二字。 18頁碼標注要規范。 一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。 剛才給大家講了公文格式中18個要素的規范，下面再講講幾種特定公文的格式。1.信函格式發文單位標志使用發文單位全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣到上頁邊為30mm，紅色小標宋體字。發文單位標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。首頁不顯示頁碼。版記不加發單位和印發日期、分隔線，位于公文最后面版心內最下方。2.紀要格式紀要標志由會議形式加“紀要”組成，居中排布，格式與文件一致。標志下空1行標紀要序號，用黑體阿拉伯數字，圓括號括起，居中排布。紀要序號下空1行標識印發單位、印發日期；印發單位左側頂格；印發日期右側頂格，用阿