銀行外包業務管理制度?總則目的本制度旨在規范銀行外包業務的管理，確保外包業務的開展符合法律法規要求，保障銀行運營安全、穩定、高效，有效控制外包風險，提高外包服務質量和效率，促進銀行核心競爭力的提升。適用范圍本制度適用于銀行各部門涉及的外包業務活動，包括但不限于信息技術外包（ITO）、業務流程外包（BPO）、知識流程外包（KPO）等各類外包業務。定義1.外包業務：指銀行將部分業務職能委托給外部專業服務提供商，由其按照合同約定提供相關服務的經營活動。2.外包服務提供商：指與銀行簽訂外包合同，承接銀行外包業務的各類法人機構或其他組織。3.外包合同：指銀行與外包服務提供商簽訂的明確雙方權利義務關系，約定外包業務范圍、服務標準、費用支付、保密條款、違約責任等內容的書面協議。基本原則1.合規性原則：外包業務應嚴格遵守國家法律法規、監管要求以及銀行內部規章制度。2.風險可控原則：充分識別、評估和控制外包業務過程中的各類風險，確保銀行風險處于可承受范圍內。3.戰略導向原則：外包業務應符合銀行整體戰略規劃，有助于提升銀行核心競爭力。4.成本效益原則：在保證外包服務質量的前提下，合理控制外包成本，實現成本效益最大化。5.監督管理原則：建立健全外包業務監督管理機制，加強對外包服務提供商的管理和對外包業務全過程的監控。外包業務管理組織架構及職責外包業務管理委員會1.組成：由銀行高級管理層成員擔任主任，相關部門負責人為成員。2.職責負責審議外包業務發展戰略、重大外包項目決策等。協調解決外包業務管理中的重大問題，監督外包業務風險管理狀況。定期對外包業務管理工作進行評估和指導。外包業務管理部門1.部門設置：根據銀行實際情況，可設立專門的外包業務管理部門或指定相關部門負責外包業務管理工作。2.職責制定和完善外包業務管理制度、流程和操作規范。組織開展外包業務需求評估、供應商選擇、合同簽訂、執行監督等工作。建立外包服務提供商信息庫，定期對外包服務提供商進行評價和管理。協調處理外包業務中的各類問題和糾紛，及時向上級匯報重大事項。相關部門職責1.業務部門提出外包業務需求，明確業務目標、服務要求和質量標準。參與外包服務提供商的選擇、合同談判和簽訂工作。負責對外包業務過程進行日常監督和檢查，及時反饋問題并協助解決。2.風險管理部門對外包業務風險進行識別、評估和監測，制定風險應對策略。參與外包服務提供商的風險評估和合同審核工作。定期對外包業務風險狀況進行分析和報告。3.財務部門負責外包業務費用預算的編制、審核和控制。按照合同約定及時支付外包服務費用，并進行賬務處理和成本核算。4.法律合規部門對外包業務涉及的法律法規和監管要求進行審查和指導。參與外包合同的起草、審核和簽訂工作，確保合同合法合規。處理外包業務中的法律糾紛和合規問題。外包業務流程管理外包業務需求提出與評估1.需求提出：業務部門根據業務發展需要，結合成本效益、風險狀況等因素，提出外包業務需求，填寫《外包業務需求申請表》，詳細說明外包業務的背景、目標、范圍、服務要求、質量標準、預計費用等內容。2.需求評估外包業務管理部門收到《外包業務需求申請表》后，組織相關部門進行聯合評估。評估內容包括但不限于業務必要性、合規性、風險可控性、成本效益性等。根據評估結果，形成《外包業務需求評估報告》，提出是否開展外包業務的建議。外包服務提供商選擇1.供應商篩選外包業務管理部門根據《外包業務需求評估報告》，在已建立的外包服務提供商信息庫中篩選符合要求的潛在供應商。對于信息庫中沒有合適供應商的，可通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式，廣泛征集潛在供應商。2.供應商盡職調查對外包服務提供商進行盡職調查，內容包括但不限于公司基本情況、經營業績、財務狀況、技術能力、服務質量、信譽口碑、內部控制、合規情況等。要求供應商提供相關證明材料，并通過實地考察、問卷調查、客戶訪談、信用查詢等方式進行核實。3.供應商評估與選擇成立供應商評估小組，由外包業務管理部門、業務部門、風險管理部門、法律合規部門等相關人員組成。評估小組根據盡職調查結果，按照預先設定的評估標準，對供應商進行綜合評估打分。根據評估得分，選擇得分最高的供應商作為擬合作對象，如得分相同，可進一步比較其他因素確定最終供應商。4.供應商入圍與信息庫更新將選定的外包服務提供商納入銀行外包服務提供商信息庫，并對外包服務提供商信息庫進行更新維護。與入圍供應商簽訂《外包服務提供商入圍協議》，明確雙方權利義務，有效期一般為[X]年。外包合同簽訂1.合同起草與審核外包業務管理部門根據與供應商協商的結果，起草外包合同草案。法律合規部門對合同草案進行合法性審查，風險管理部門對合同風險進行評估，財務部門對合同費用條款進行審核。根據各部門審核意見，對外包合同草案進行修改完善。2.合同簽訂外包合同經銀行內部審批通過后，由法定代表人或其授權代表與外包服務提供商簽訂正式合同。合同簽訂過程應嚴格遵守銀行合同管理相關規定，確保合同簽訂程序合法合規。外包業務執行與監督1.服務提供外包服務提供商按照合同約定提供外包服務，業務部門負責對外包服務過程進行日常監督和檢查，確保服務質量符合要求。外包業務管理部門定期對外包服務進行抽查，及時發現和解決服務過程中出現的問題。2.溝通協調建立健全銀行與外包服務提供商之間的溝通協調機制，明確雙方的聯系人、溝通方式和頻率。定期召開溝通協調會議，及時解決外包業務執行過程中的各類問題，協調雙方工作進度和資源配置。3.服務質量監控制定外包服務質量監控指標體系，對外包服務的準確性、及時性、完整性、安全性等方面進行量化考核。定期對外包服務質量進行評估，根據評估結果對外包服務提供商進行獎懲。4.費用支付管理財務部門按照合同約定審核外包服務費用支付申請，確保費用支付的準確性和合規性。定期對外包業務費用支出情況進行統計分析，控制外包成本。外包業務變更管理1.變更申請：在外包業務執行過程中，如因業務發展需要、法律法規變化、供應商原因等導致外包業務發生變更，業務部門應填寫《外包業務變更申請表》，詳細說明變更的內容、原因、預計影響等。2.變更評估：外包業務管理部門收到《外包業務變更申請表》后，組織相關部門進行變更評估，評估內容包括但不限于變更的必要性、可行性、風險影響等。3.變更審批：根據變更評估結果，形成《外包業務變更評估報告》，報外包業務管理委員會審批。經審批同意后，按照合同變更流程辦理相關手續。4.變更執行與監控：外包服務提供商按照變更后的合同要求提供服務，業務部門和外包業務管理部門負責對變更執行情況進行監督和檢查，確保變更后的外包業務順利開展。外包業務終止管理1.終止申請：外包業務合同到期或因其他原因需要終止外包業務時，業務部門應提前[X]天填寫《外包業務終止申請表》，說明終止原因、預計終止時間等。2.終止評估：外包業務管理部門組織相關部門對終止外包業務進行評估，評估內容包括但不限于終止的必要性、對銀行運營的影響、后續安排等。3.終止審批：根據終止評估結果，形成《外包業務終止評估報告》，報外包業務管理委員會審批。經審批同意后，按照合同終止流程辦理相關手續。4.終止清算：財務部門負責對外包業務進行清算，核對費用支付情況、資產交接情況等，確保雙方權利義務履行完畢。5.后續安排：業務部門負責制定外包業務終止后的后續工作計劃，確保相關業務的平穩過渡和正常開展。外包業務風險管理風險識別與評估1.風險識別：通過對外包業務流程的梳理和分析，結合以往外包業務經驗教訓，識別可能存在的風險，包括但不限于戰略風險、信用風險、市場風險、操作風險、信息安全風險、合規風險等。2.風險評估采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，對風險進行排序，確定重點關注的風險領域。風險應對策略1.風險規避：對于風險發生可能性高且影響程度大的風險，如可能導致銀行核心業務中斷或重大聲譽損失的風險，應采取風險規避策略，停止相關外包業務。2.風險降低：對于風險發生可能性較高但影響程度適中的風險，通過采取相應的控制措施，降低風險發生的可能性或減輕風險影響程度，如加強對外包服務提供商的監督管理、完善信息安全措施等。3.風險轉移：對于部分風險，可通過購買保險、要求外包服務提供商提供擔保等方式，將風險轉移給第三方。4.風險接受：對于風險發生可能性低且影響程度小的風險，在銀行能夠承受的范圍內，可采取風險接受策略，定期對風險狀況進行監測。風險監控與預警1.風險監控：建立健全外包業務風險監控機制，定期對外包業務風險狀況進行檢查和評估，及時發現風險變化情況。2.風險預警：設定風險預警指標和閾值，當風險指標超過閾值時，及時發出預警信號，提示相關部門采取應對措施。外包服務提供商管理服務提供商準入管理1.資質要求：明確外包服務提供商的資質條件，包括但不限于具有合法經營資質、良好的財務狀況、專業的技術能力、完善的內部控制等。2.準入流程：按照外包服務提供商選擇流程，對申請準入的供應商進行嚴格審查和評估，確保符合準入要求。服務提供商日常管理1.合同管理：定期對外包服務提供商的合同執行情況進行檢查，確保其嚴格履行合同義務。2.培訓管理：根據業務需要，組織對外包服務提供商的相關人員進行培訓，提高其服務水平和業務能力。3.考核評價：建立外包服務提供商考核評價機制，定期對其服務質量、工作效率、合規情況等進行考核評價，評價結果與獎懲掛鉤。4.動態管理：根據考核評價結果，對外包服務提供商進行動態管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和更多合作機會，對于不符合要求的供應商及時進行整改或淘汰。服務提供商退出管理1.退出情形：明確外包服務提供商退出的情形，如合同到期不再續約、嚴重違反合同約定、服務質量不達標且整改無效、發生重大風險事件等。2.退出流程：按照外包業務終止管理流程，辦理外包服務提供商退出相關手續，確保外包業務平穩過渡。3.后評價：對外包服務提供商退出后的情況進行后評價，總結經驗教訓，為今后的外包業務管理提供參考。信息安全管理信息安全責任界定明確銀行與外包服務提供商在信息安全方面的責任，確保外包業務過程中的信息安全。信息安全措施要求1.物理安全：要求外包服務提供商采取必要的物理安全措施，保障信息系統硬件設施的安全。2.網絡安全：建立健全網絡安全防護體系，防止網絡攻擊、數據泄露等安全事件發生。3.數據安全：加強對數據的保護，采取數據加密、備份恢復等措施，確保數據的完整性、保密性和可用性。4.人員安全：對外包服務提供商的人員進行背景審查和安全培訓，規范人員操作行為。信息安全監督檢查定期對外包服務提供商的信息安全措施落實情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。保密管理保密責任界定明確銀行與外包服務提供商在保密方面的責任，簽訂保密協議，確保外包業務過程中涉及的銀行商業秘密和客戶信息得到有效保護。保密措施要求1.保密制度建設：要求外包服務提供商建立健全保密制度，明確保密工作流程和責任。