公司章證照管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司章證照的管理，規(guī)范章證照的使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的章證照管理。（三）定義1.公司章：包括公司公章、法定代表人章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等具有法律效力的印章。2.公司證照：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、許可證等各類(lèi)證件。二、章證照的刻制與備案（一）章證照的刻制1.需要刻制章證照時(shí)，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《章證照刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制原因、章證照名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行章證照的刻制。刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將新刻制的章證照與原章證照進(jìn)行交接，并做好登記工作。（二）章證照的備案1.新刻制的章證照，行政部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，及時(shí)到公安機(jī)關(guān)、工商行政管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行備案。2.備案完成后，行政部門(mén)應(yīng)將備案證明文件復(fù)印件存檔，并將原件交至檔案室妥善保管。三、章證照的保管（一）保管原則1.公司章證照應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，實(shí)行"專(zhuān)人專(zhuān)管、專(zhuān)柜存放"的原則。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保章證照的安全。（二）保管地點(diǎn)1.公司公章、法定代表人章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等重要印章應(yīng)存放在公司保險(xiǎn)柜中，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管保險(xiǎn)柜鑰匙。2.公司證照應(yīng)存放在公司檔案室的專(zhuān)用文件柜中，按照類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)存放。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)章證照的日常保管工作，確保章證照存放安全、完整。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用流程辦理章證照的使用手續(xù)，對(duì)不符合規(guī)定的使用要求有權(quán)拒絕。3.定期對(duì)章證照進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)章證照有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.做好章證照的使用記錄和交接記錄，確保章證照使用情況可追溯。四、章證照的使用（一）使用原則1.章證照的使用必須嚴(yán)格遵循審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.使用章證照應(yīng)確保用途合法、合規(guī)，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門(mén)填寫(xiě)《章證照使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用章證照的事由、使用對(duì)象、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：根據(jù)章證照的使用性質(zhì)和金額大小，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般性使用（如文件蓋章、合同常規(guī)條款蓋章等），由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。重要事項(xiàng)使用（如重大合同蓋章、對(duì)外提供擔(dān)保等），由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的章證照使用（如財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章、支票蓋章等），需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，按照上述審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.登記：審批通過(guò)后，保管人員在《章證照使用登記表》上進(jìn)行登記，記錄章證照的使用日期、使用部門(mén)、使用事由、批準(zhǔn)人等信息，并要求使用人簽字確認(rèn)。4.用印：保管人員根據(jù)《章證照使用申請(qǐng)表》和《章證照使用登記表》，在指定位置用印，并確保章印清晰、端正。用印完成后，應(yīng)及時(shí)將章證照歸還原位。5.歸檔：使用完畢后，使用部門(mén)應(yīng)將《章證照使用申請(qǐng)表》、《章證照使用登記表》等相關(guān)文件交至行政部門(mén)歸檔保存。（三）特殊情況使用1.如遇緊急情況需要使用章證照，且無(wú)法按照正常審批流程辦理時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)通過(guò)電話(huà)、短信等方式向分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理報(bào)告，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.因工作需要攜帶章證照外出時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《章證照外出攜帶申請(qǐng)表》，注明外出事由、攜帶時(shí)間、攜帶地點(diǎn)等信息。外出期間，章證照應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，不得轉(zhuǎn)借他人使用。五、章證照的交接（一）交接原因1.保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接章證照時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。2.因工作需要調(diào)整章證照保管人員時(shí)，應(yīng)進(jìn)行交接。（二）交接流程1.交接前，原保管人員應(yīng)整理好章證照及相關(guān)文件資料，填寫(xiě)《章證照交接清單》，詳細(xì)列出章證照的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)、使用記錄等信息。2.交接時(shí)，原保管人員和新保管人員應(yīng)在行政部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，對(duì)章證照及相關(guān)文件資料進(jìn)行逐一核對(duì)，確保交接內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《章證照交接清單》上簽字確認(rèn)。3.交接完成后，行政部門(mén)應(yīng)將《章證照交接清單》存檔，并更新章證照保管人員信息。六、章證照的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.發(fā)現(xiàn)章證照遺失或被盜時(shí)，保管人員應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并在第一時(shí)間采取措施防止章證照被非法使用。2.行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)情況決定是否向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。同時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)和單位，聲明章證照作廢，避免造成損失。（二）補(bǔ)辦1.需要補(bǔ)辦章證照時(shí)，由行政部門(mén)按照本制度規(guī)定的刻制與備案流程辦理。2.補(bǔ)辦完成后，行政部門(mén)應(yīng)將新章證照與原章證照的相關(guān)信息進(jìn)行核對(duì)，并及時(shí)更新公司內(nèi)部的章證照管理檔案。七、章證照的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀原因1.章證照因損壞、過(guò)期、作廢等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、注銷(xiāo)等原因需要銷(xiāo)毀章證照時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）銷(xiāo)毀流程1.由行政部門(mén)填寫(xiě)《章證照銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀章證照的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)章證照的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照或錄像留存。3.銷(xiāo)毀完成后，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《章證照銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。《章證照銷(xiāo)毀記錄》應(yīng)存檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)章證照的管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內(nèi)容1.章證照的保管情況，包括保管地點(diǎn)、保管人員職責(zé)履行情況等。2.章證照的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。3.章證照的交接情況，包括交接手續(xù)是否完備、交接記錄是否準(zhǔn)確等。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求相