集中采購管理制度會議?一、總則（一）目的為規范公司集中采購行為，加強采購管理，降低采購成本，提高采購效率和質量，保證公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有集中采購活動，包括但不限于辦公用品、設備物資、原材料等各類物品及服務的采購。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購活動合法合規。2.效益原則：追求采購成本最低化與效益最大化，通過集中采購實現規模經濟，降低采購價格。3.質量原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物品及服務符合公司要求。4.公正原則：采購過程應公平、公正、公開，杜絕不正當競爭行為，保障各供應商的合法權益。5.效率原則：簡化采購流程，提高工作效率，及時滿足公司生產經營對物資及服務的需求。二、采購組織與職責（一）集中采購管理小組1.組成：由公司高層領導、采購部門負責人、相關業務部門負責人等組成。2.職責審議集中采購戰略規劃、年度采購計劃等重大事項。協調解決集中采購過程中的重大問題，監督采購工作的執行情況。對采購部門的工作進行指導和監督，確保采購活動符合公司利益。（二）采購部門1.職責負責制定集中采購管理制度、流程和標準，并組織實施。收集、整理采購需求，編制采購計劃，明確采購項目、數量、規格、預算等要求。組織供應商的開發、評估、選擇和管理工作，建立供應商檔案。負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和跟蹤，確保合同的有效履行。協調采購過程中的內外部關系，處理采購過程中的爭議和糾紛。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議和措施。（三）需求部門1.職責準確提供采購需求信息，包括物資名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間等，確保需求的合理性和準確性。參與采購項目的前期調研、技術交流、評標等工作，提供專業意見和建議。負責采購物資的驗收工作，對物資的數量、質量、規格等進行檢驗，及時反饋驗收結果。配合采購部門進行供應商管理，提供供應商評價信息。三、采購流程（一）需求提報1.需求部門應定期（每月/每季度）提交采購需求計劃，詳細說明所需物資或服務的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息。2.因特殊情況需要臨時采購的，需求部門應填寫臨時采購申請表，注明采購原因、緊急程度等，經部門負責人審批后提交采購部門。（二）采購計劃編制1.采購部門收到需求部門提交的采購需求后，進行匯總整理和分析。2.根據公司庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，編制集中采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購預算等內容。3.采購計劃報采購管理小組審議通過后執行。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，考察其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面情況。對于符合基本要求的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解其實際運營狀況。2.供應商評估建立供應商評估指標體系，從產品質量、交貨期、價格、售后服務、企業信譽等方面對供應商進行綜合評估。定期（每年/每半年）對供應商進行評估，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。根據評估結果，對供應商進行相應的獎懲措施，如優秀供應商給予更多合作機會，不合格供應商予以淘汰。3.供應商選擇根據采購項目的要求和供應商評估結果，采購部門選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應至少邀請兩家以上供應商參與，通過比較各供應商的報價、產品質量、服務承諾等，確定最優供應商。采購合同簽訂前，采購部門應對供應商的合同條款進行審核，確保合同條款合法、合理、明確。（四）采購實施1.采購談判采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。談判過程中應做好記錄，形成談判紀要，作為采購合同簽訂的依據。2.采購合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經法務部門審核、公司領導審批后，與供應商簽訂正式采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的有效性和可操作性。3.采購訂單下達采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物品的詳細規格、數量、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單下達后，應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（五）到貨驗收1.采購物資到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、準備驗收工具等。2.物資到貨后，需求部門按照驗收標準對物資的數量、質量、規格等進行檢驗。3.驗收合格的物資，需求部門應在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（六）付款結算1.采購部門根據采購合同和驗收報告，審核供應商提交的付款申請。2.審核通過后，采購部門填寫付款審批單，按照公司財務審批流程進行審批。3.財務部門根據審批后的付款審批單，及時辦理付款手續，支付貨款給供應商。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據公司年度生產經營計劃和采購計劃，編制集中采購預算。2.采購預算應明確采購項目、采購金額、資金來源等內容，確保預算的準確性和合理性。3.采購預算報采購管理小組審議通過后，納入公司年度預算管理體系。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得擅自突破預算。2.如因特殊原因需要調整采購預算的，采購部門應提出預算調整申請，說明調整原因、調整金額等，報采購管理小組審批。3.經審批后的預算調整申請，采購部門應及時通知相關部門，并按照調整后的預算執行采購活動。（三）預算監控與分析1.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。2.采購部門應定期對采購預算執行情況進行分析，總結經驗教訓，提出改進措施和建議，提高預算管理水平。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、合同風險、質量風險、付款風險等。2.通過收集市場信息、分析供應商情況、審查合同條款、跟蹤物資驗收等方式，及時發現潛在風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將風險分為高、中、低三個等級，以便采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對：密切關注市場動態，加強市場調研和分析，及時調整采購策略，合理安排采購數量和時間，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應商風險應對：建立供應商風險管理機制，加強對供應商的評估和管理，定期對供應商進行考核，及時淘汰不合格供應商；與主要供應商建立長期穩定的合作關系，簽訂戰略合作協議，共同應對市場風險。3.合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和可操作性；在合同執行過程中，加強對合同履行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同糾紛。4.質量風險應對：建立嚴格的質量檢驗制度，加強對采購物資的質量檢驗，確保所采購物資符合公司要求；在采購合同中明確質量標準和違約責任，對供應商提供的物資質量不符合要求的，及時要求供應商采取補救措施或承擔相應的賠償責任。5.付款風險應對：加強對付款環節的管理，嚴格按照采購合同和公司財務制度辦理付款手續；在付款前，對供應商的供貨情況、發票等進行審核，確保付款的準確性和安全性。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應建立采購信息收集渠道，包括市場信息平臺、行業協會、供應商網站、媒體報道等。2.定期收集與采購相關的信息，如市場價格動態、新產品信息、供應商動態等，并進行整理和分析。（二）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現采購部門與需求部門、財務部門、法務部門等相關部門之間的信息共享。2.采購部門及時將采購需求、采購計劃、采購合同、供應商信息等相關信息上傳至共享平臺，供其他部門查閱和使用。3.需求部門、財務部門、法務部門等相關部門應及時反饋對采購信息的意見和建議，共同提高采購管理水平。（三）采購數據分析1.采購部門定期對采購數據進行分析，包括采購金額、采購數量、采購成本、供應商評價等方面的數據。2.通過數據分析，總結采購工作中的經驗教訓，發現存在的問題和不足，提出改進措施和建議，為公司采購決策提供依據。七、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對集中采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購行為是否規范、采購合同是否有效履行等。2.審計部門應及時發現和糾正采購過程中存在的問題，對違規行為提出處理建議，確保采購活動合法合規。（二）考核機制1.建立采購部門績效考核制度，對采購部門及其員工的工作業績、工作態度、工作能力等方面進行考核評價。2.績效考核指標包括采購成