檔案管理相關(guān)制度?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓和檢查。負責公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整與準確。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作，確保檔案資料的及時、完整和準確。按照公司檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交本部門的檔案。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作，提供相關(guān)資料和信息。負責本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、科研開發(fā)、行政管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料。公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。公司的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復等文件。公司的會議記錄、紀要、決議等文件。公司的財務(wù)報表、賬簿、憑證等文件。公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、工藝文件等資料。公司的宣傳資料、廣告策劃、新聞報道等文件。公司員工的人事檔案、培訓記錄、考核材料等文件。其他與公司有關(guān)的具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的及時收集和完整歸檔。收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，做到分類科學、排列有序、編號規(guī)范。對紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)進行同步整理，確保兩者內(nèi)容一致，便于對應(yīng)查找。4.整理方法分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類、聲像檔案類等類別。組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進行組卷，每卷厚度應(yīng)適中，一般不超過2cm。編目：對每卷檔案進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，確保檔案的檢索方便快捷。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管1.保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。3.檔案存放按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照編號順序依次上架存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。對重要檔案應(yīng)實行專柜存放，專人保管，嚴格限制查閱范圍。4.安全管理建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的安全檢查和維護，確保檔案的安全。嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，對借閱檔案的人員進行登記，明確借閱期限和歸還時間，防止檔案丟失和損壞。定期對檔案進行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生安全事故。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則堅持全面審查、實事求是、科學鑒定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行綜合鑒定。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門兼職檔案員及有關(guān)專家組成。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作，提出檔案銷毀意見。3.鑒定方法對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷其保存價值。參考檔案的利用情況，對利用率較低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。征求各相關(guān)部門的意見，對涉及重要業(yè)務(wù)、重大項目等檔案進行綜合評估。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導審批。經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與編研1.統(tǒng)計工作建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進行統(tǒng)計分析。檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導報送檔案工作情況。通過檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.編研工作結(jié)合公司的中心工作和發(fā)展需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。檔案編研成果應(yīng)具有實用性、針對性和可讀性，能夠為公司的各項工作提供參考和借鑒。加強對檔案編研工作的組織領(lǐng)導，明確編研人員的職責，確保編研工作的順利開展。七、檔案的利用1.利用原則遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案的合理利用和信息安全。積極為公司的各項工作提供檔案服務(wù)，滿足公司內(nèi)部和外部的利用需求。2.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用，限制查閱范圍和使用方式。3.利用方式檔案查閱人員可以在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意。對電子檔案的利用，應(yīng)按照公司的電子文件管理規(guī)定進行操作，確保電子文件的安全和合法使用。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用需求，及時提供檔案資料，并做好利用登記工作。4.利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復印、