檔案管理制度llf1?一、總則1.目的本檔案管理制度旨在規范公司各類檔案的管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公司的各項工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、協議、報告、記錄、證照等。3.職責分工綜合管理部負責制定、修訂和完善檔案管理制度，并監督制度的執行情況。各部門負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人作為兼職檔案管理員，負責具體的檔案管理事務。檔案管理人員負責對公司各類檔案進行集中統一管理，包括檔案的接收、分類、編號、存儲、檢索、借閱、利用和銷毀等工作。二、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷等過程中產生的各類文件和資料，如工商登記材料、公司章程、股東會決議等。公司內部形成的各類文件，包括通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、工作總結等。公司與外部單位簽訂的各類合同、協議、意向書等。公司在生產、經營、管理等活動中產生的各類記錄，如財務報表、審計報告、統計報表、質量檢驗報告、設備維護記錄、員工考勤記錄等。公司獲得的各類榮譽證書、資質證書、專利證書、商標證書等。公司員工的個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核記錄、薪酬福利記錄、獎懲記錄等。2.收集要求各部門應及時將本部門產生的檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集復印件，并注明原件存放處。檔案資料應真實、準確、完整，不得擅自修改、涂抹、偽造。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。分類科學、編號規范、排列有序、目錄清晰。4.整理方法分類：根據檔案的內容和性質，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人力資源類、資質榮譽類等類別。編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和管理。編號規則如下：檔案類別代碼：用兩位大寫字母表示，如"XG"表示行政管理類，"DQ"表示黨群工作類等。年份代碼：用四位阿拉伯數字表示，如"2023"表示2023年形成的檔案。順序號：用四位阿拉伯數字表示，從0001開始依次編號。排列：按照分類和編號順序，將檔案依次排列存放。編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等內容。三、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門應在檔案形成后的[X]個工作日內，將整理好的檔案移交至檔案管理人員進行歸檔。對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后的[X]個工作日內完成歸檔。2.歸檔程序各部門兼職檔案管理員填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并簽字確認。檔案管理人員對移交的檔案進行核對，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字接收，并將檔案存入相應的檔案庫房。四、檔案的保管1.檔案庫房建設公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、滅火器、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案存儲環境的安全和適宜。2.檔案存儲方式檔案應按照分類和編號順序，存放在檔案密集架上，便于查找和管理。對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，確保數據的安全性和完整性。3.檔案保管期限根據檔案的重要程度和利用價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、營業執照、稅務登記證、審計報告、年度財務報表等，應永久保管。長期保管的檔案：凡是在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，如合同協議、重要會議記錄、工作計劃、工作總結等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，如一般性文件、臨時性通知、員工考勤記錄等，保管期限為[X]年。4.檔案定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、完整性、存儲環境等。對于發現的問題，應及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對受潮檔案進行干燥處理、對霉變檔案進行消毒處理等。定期檢查的結果應記錄在《檔案檢查記錄》中，并存檔備查。五、檔案的檢索與利用1.檢索工具編制《檔案目錄索引》，作為檔案檢索的主要工具?！稒n案目錄索引》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等內容，并按照分類和編號順序進行編排。建立電子檔案檢索系統，利用計算機技術對電子檔案進行分類、編號、存儲和檢索，提高檔案檢索的效率和準確性。2.檢索方法檔案檢索應根據檔案的類別、題名、日期、編號等信息進行查詢。檔案管理人員應根據利用者的需求，提供準確、快捷的檢索服務。3.利用申請公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，并經部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理人員。公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案的，應提交單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導簽字同意后，方可查閱。4.利用審批檔案管理人員對《檔案查閱申請表》進行審核，對于符合查閱條件的，在申請表上簽字批準，并注明查閱時間、地點、方式等信息。對于涉及公司機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規定，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內容。5.利用登記檔案管理人員應對檔案查閱情況進行登記，登記內容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱范圍、歸還日期等信息。檔案查閱登記應采用紙質和電子兩種方式進行，并存檔備查。6.檔案歸還查閱人應在規定的查閱時間內歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確認檔案完整無損后，在《檔案查閱申請表》上簽字注銷。如發現檔案有損壞、丟失等情況，查閱人應承擔相應的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區別對待、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。檔案鑒定工作應定期進行，一般每年進行一次。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門負責人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結果進行審核和審批。3.鑒定內容檔案鑒定工作主要對檔案的保管期限、密級等進行重新審查和判定，確定檔案是否仍具有保存價值。對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，應進行銷毀處理。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查和登記，編制《檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息?！稒n案銷毀清單》經檔案鑒定工作小組組長簽字確認后，報公司分管領導審批。經批準后，檔案管理人員按照規定的方式對檔案進行銷毀，并在《檔案銷毀清單》上注明銷毀方式、時間、地點等信息。《檔案銷毀清單》應永久保存，并存檔備查。七、檔案的保密與安全1.保密制度檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。查閱檔案時，檔案管理人員應在現場監督，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱室。對于涉及公司機密的檔案，應按照公司的保密規定進行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。2.安全制度檔案庫房應安裝安全監控設備，確保檔案存儲環境的安全。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患。檔案管理人員應嚴格遵守檔案