辦公電話管理制度?一、總則1.目的為加強公司辦公電話的管理，規(guī)范使用行為，提高辦公效率，確保通訊暢通，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公電話，包括但不限于固定電話、移動辦公電話等。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、規(guī)范使用、厲行節(jié)約、保障通訊"的原則，確保辦公電話的使用合理、高效、安全。二、職責分工1.行政部門負責辦公電話的統(tǒng)一規(guī)劃、采購、安裝、調(diào)配及日常維護管理。制定和完善辦公電話管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。定期對辦公電話的使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析，提出改進建議。2.各部門負責人負責本部門辦公電話的日常管理和監(jiān)督，確保本部門員工按規(guī)定使用辦公電話。配合行政部門做好辦公電話的相關(guān)管理工作，如電話故障報修、新員工電話開通等。3.員工嚴格遵守本制度，正確、規(guī)范使用辦公電話，不得利用辦公電話從事與工作無關(guān)的活動。愛護辦公電話設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時向部門負責人或行政部門報告。三、電話配置與管理1.電話配置原則根據(jù)工作需要，合理配置辦公電話。各部門如需增加或調(diào)整電話數(shù)量及型號，應提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后由行政部門統(tǒng)一辦理。2.電話安裝與開通行政部門負責辦公電話的安裝與開通工作。新員工入職時，由所在部門向行政部門提交電話開通申請，行政部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成電話開通工作。3.電話使用登記行政部門建立辦公電話使用登記表，記錄每部電話的使用部門、責任人、電話號碼、開通時間、維修記錄等信息。各部門應指定專人負責本部門電話使用登記工作，如有人員變動及時通知行政部門進行更新。4.電話維護與維修行政部門定期對辦公電話進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)電話故障，應及時進行維修。員工在使用過程中發(fā)現(xiàn)電話故障，應及時向部門負責人報告，由部門負責人通知行政部門進行維修。維修人員應在接到報修通知后的[X]個工作日內(nèi)完成維修工作，特殊情況除外。對于因人為原因造成電話損壞的，由責任人負責賠償維修費用。賠償標準按照維修實際發(fā)生費用執(zhí)行。四、電話使用規(guī)定1.工作時間使用規(guī)定員工應在工作時間內(nèi)使用辦公電話進行與工作相關(guān)的業(yè)務溝通，確保通訊暢通。禁止在工作時間內(nèi)撥打私人電話或長時間閑聊。接聽辦公電話應及時、禮貌，使用規(guī)范的問候語，如"您好，[公司名稱]"。如遇對方找錯人，應禮貌告知對方正確的號碼或部門。對于重要電話或需要記錄的電話內(nèi)容，應做好記錄，記錄內(nèi)容包括來電時間、來電人姓名、單位、電話號碼、通話內(nèi)容等。2.非工作時間使用規(guī)定因工作需要在非工作時間使用辦公電話的，應事先征得部門負責人同意，并告知行政部門。非工作時間使用辦公電話應盡量簡短，避免影響他人休息。如因業(yè)務緊急確需長時間通話的，應選擇適當?shù)牡攸c，避免干擾他人。3.長途電話使用規(guī)定嚴格控制長途電話的使用，確因工作需要撥打長途電話的，應事先填寫《長途電話申請表》，注明通話事由、預計時長、對方電話號碼等信息，經(jīng)部門負責人審批后交行政部門備案。長途電話費用由行政部門定期統(tǒng)計，按照部門進行分攤。各部門應嚴格控制長途電話費用支出，如有異常情況應及時查找原因并采取措施進行整改。4.移動辦公電話使用規(guī)定公司為部分員工配備移動辦公電話，員工應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。如有丟失或損壞，應及時向行政部門報告并辦理掛失或賠償手續(xù)。移動辦公電話主要用于工作聯(lián)系，員工應在工作時間內(nèi)保持開機狀態(tài)，確保通訊暢通。因工作需要在非工作時間使用移動辦公電話的，參照非工作時間辦公電話使用規(guī)定執(zhí)行。移動辦公電話費用由行政部門按照公司相關(guān)規(guī)定進行報銷管理。員工應按照規(guī)定的報銷標準使用移動辦公電話，如有超支部分由個人承擔。五、費用管理1.費用標準辦公電話費用標準按照公司與電信運營商簽訂的協(xié)議執(zhí)行。行政部門應定期對電話費用進行核算，確保費用支出合理。2.費用結(jié)算電信運營商每月定期向公司發(fā)送電話費用賬單，行政部門負責核對賬單信息，確認無誤后辦理費用結(jié)算手續(xù)。費用結(jié)算后，行政部門應及時將費用明細提供給財務部門進行賬務處理。3.費用控制各部門應嚴格控制辦公電話費用支出，不得超出預算。如因業(yè)務發(fā)展需要增加電話費用預算的，應提前向行政部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后調(diào)整預算。行政部門應定期對辦公電話費用進行分析，對費用過高的部門進行預警，并協(xié)助查找原因，提出改進措施。對于長期費用居高不下且無合理原因的部門，將進行通報批評。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對辦公電話的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括電話使用是否符合規(guī)定、設(shè)備是否正常運行、費用支出是否合理等。檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、電話抽查、查看通話記錄等。2.違規(guī)處理對于違反本制度的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處理：對于在工作時間內(nèi)撥打私人電話、長時間閑聊等影響工作的行為，第一次給予口頭警告，第二次給予書面警告，第三次及以上每次扣發(fā)當月績效獎金[X]元。對于未經(jīng)批準擅自撥打長途電話、超出規(guī)定費用標準使用電話等行為，除責令其自行承擔超出部分費用外，第一次給予書面警告，第二次及以上每次扣發(fā)當月績效獎金[X]元。對于因人為原因造成電話損壞或丟失的，除責令其賠償維修費用或購買新設(shè)備費用外，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。3.考核機制將辦公電話使用情況納入員工績效考核體系，作為員工績效評定的參考依據(jù)之一。對于嚴格遵守本制度、電話使用規(guī)范、費用控制良好的部門和個人，在績效考核中給予適當加分；對于違反制度、造成不良影響的部門和個人，在績效考核中給予扣分處理。七、附則1.本