合同回款管理規范?一、引言合同回款管理是企業財務管理的重要環節，直接關系到企業的資金流穩定和經營效益。為加強公司合同回款管理，規范回款流程，提高資金回籠效率，降低壞賬風險，特制定本規范。

二、適用范圍本規范適用于公司所有涉及款項收付的合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務合同等。

三、職責分工1.銷售部門負責合同的簽訂與執行，及時跟進客戶需求，確保合同順利履行。負責客戶信用評估，定期更新客戶信用信息，提出信用額度調整建議。負責應收賬款的催收工作，按照回款計劃及時與客戶溝通，跟蹤款項回收情況，對逾期未回款的客戶制定催收方案，并及時反饋給財務部門。2.財務部門負責合同回款的賬務處理，及時準確記錄每筆款項的收付情況，定期與銷售部門核對往來賬目。負責編制回款計劃，根據合同約定的付款方式和期限，結合客戶信用狀況，制定詳細的回款時間表，并監督執行。負責對逾期未回款的情況進行風險評估，向銷售部門提供財務數據支持和催收建議，協助制定催收策略。負責定期對合同回款情況進行統計分析，向管理層匯報回款進度、存在問題及改進建議。3.法務部門負責審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，尤其關注付款條款的明確性和可操作性。協助處理合同糾紛，提供法律支持和建議，維護公司合法權益，保障款項順利回收。4.管理層負責審批合同回款計劃和重大催收方案，對合同回款管理工作進行決策和指導。關注合同回款情況，協調各部門之間的工作，解決回款過程中出現的重大問題。

四、合同簽訂1.合同條款審核銷售部門在簽訂合同前，應將合同草案提交法務部門審核。法務部門重點審核合同中的付款方式、付款期限、違約責任等條款，確保合同條款符合法律法規要求，明確雙方權利義務，保障公司款項回收權益。對于涉及金額較大、風險較高的合同，法務部門應組織相關部門進行會審，充分評估合同風險，并提出審核意見。2.信用評估與額度設定銷售部門應在簽訂合同前對客戶進行信用評估，收集客戶的基本信息、財務狀況、信用記錄等資料。評估內容包括客戶的經營規模、盈利能力、償債能力、信用評級等。根據客戶信用評估結果，銷售部門提出客戶信用額度建議，報管理層審批。信用額度應根據客戶的信用狀況、合作歷史、市場環境等因素合理確定，并定期進行調整。對于新客戶或信用狀況不佳的客戶，銷售部門應采取謹慎的信用政策，如要求預付款、提供擔保或縮短付款期限等。3.合同簽訂審批合同草案經法務部門審核通過后，銷售部門應按照公司內部審批流程提交相關領導審批。審批內容包括合同的必要性、可行性、風險評估等。各級領導應在規定的時間內完成審批工作，確保合同簽訂的及時性和合規性。未經審批的合同不得簽訂。

五、回款計劃制定1.回款計劃編制原則回款計劃應根據合同約定的付款方式和期限，結合客戶實際付款能力和信用狀況進行編制。確保計劃具有可操作性和合理性，能夠準確反映款項回收的時間節點和金額。回款計劃應明確責任部門和責任人，確保各項催收工作有人負責，有人跟蹤。回款計劃應具有一定的彈性，充分考慮可能出現的風險因素，如客戶逾期付款、不可抗力等，預留適當的緩沖時間。2.回款計劃編制流程財務部門在合同簽訂后，根據合同條款和預計收款時間，編制初步的回款計劃。計劃內容包括合同編號、客戶名稱、合同金額、付款方式、付款期限、預計收款時間、責任人等信息。財務部門將初步回款計劃發送給銷售部門，銷售部門結合客戶實際情況進行核對和調整。如有必要，銷售部門應與客戶溝通確認付款時間，并將調整后的信息反饋給財務部門。財務部門根據銷售部門反饋的信息，對回款計劃進行最終確定，并報管理層審批。審批通過后的回款計劃作為款項回收跟蹤和考核的依據。3.回款計劃調整在合同執行過程中，如因客戶原因、市場變化或其他不可抗力因素導致付款時間發生變化，銷售部門應及時與客戶溝通，并將相關情況反饋給財務部門。財務部門根據實際情況對回款計劃進行調整，調整后的回款計劃需重新報管理層審批。調整后的回款計劃應確保公司資金回籠不受重大影響，同時合理反映客戶付款能力和信用狀況的變化。

六、款項催收1.正常款項催收銷售部門應按照回款計劃及時與客戶溝通，提醒客戶按時付款。在臨近付款期限前，銷售部門應提前與客戶確認付款安排，確保款項按時到賬。對于已到期未回款的客戶，銷售部門應及時采取電話、郵件、函件等方式進行催收。催收過程中應保持禮貌、專業，向客戶說明逾期付款的后果，并要求客戶盡快安排付款。銷售部門應建立催收記錄，詳細記錄每次催收的時間、方式、內容、客戶反饋等信息。催收記錄應妥善保存，作為款項催收工作的重要依據。2.逾期款項催收對于逾期未回款的客戶，銷售部門應制定專項催收方案，加大催收力度。催收方案應根據客戶逾期情況、信用狀況、合作歷史等因素制定，明確催收措施、責任人、時間節點等內容。催收措施可包括增加催收頻率、上門催收、委托第三方催收機構催收、法律訴訟等。對于重要客戶或長期合作客戶，應盡量通過協商解決逾期問題，避免采取過于強硬的措施影響合作關系。在采取法律訴訟等強硬措施前，銷售部門應及時與財務部門溝通，評估訴訟成本和風險。財務部門應提供相關財務數據支持，協助銷售部門制定合理的訴訟策略。對于逾期款項的催收情況，銷售部門應定期向財務部門和管理層匯報。匯報內容包括催收進展、客戶反饋、存在問題及解決方案等。3.壞賬處理對于經過多次催收仍無法收回的款項，財務部門應及時進行壞賬評估。評估內容包括款項形成原因、客戶財務狀況、催收過程、訴訟情況等。根據壞賬評估結果，財務部門提出壞賬核銷建議，報管理層審批。經審批同意核銷的壞賬，財務部門應按照公司財務制度進行賬務處理。對于已核銷的壞賬，如后期發現客戶有還款能力或其他可收回款項的線索，銷售部門應繼續進行催收，并及時將相關情況反饋給財務部門。財務部門根據實際情況進行相應的賬務調整。

七、賬務處理與監控1.賬務處理財務部門應按照公司財務制度和會計準則，及時、準確地記錄合同回款情況。每筆款項到賬后，財務部門應核對收款金額、客戶名稱、合同編號等信息，確保賬務記錄與實際收款一致。對于應收賬款的增減變動，財務部門應及時進行賬務處理，并定期編制應收賬款明細表。明細表應詳細反映每筆應收賬款的余額、賬齡、客戶信息等情況，為款項催收和財務分析提供數據支持。財務部門應定期與銷售部門核對往來賬目，確保雙方記錄一致。如有差異，應及時查明原因并進行調整。2.回款監控財務部門應建立回款監控機制，定期對合同回款情況進行跟蹤和分析。監控內容包括回款進度、逾期賬款情況、客戶付款習慣等。財務部門應根據回款監控結果，及時發現回款過程中存在的問題，并向銷售部門和管理層匯報。對于回款進度滯后的合同，應分析原因，采取相應措施加快款項回收。管理層應定期聽取財務部門關于合同回款情況的匯報，了解公司資金回籠狀況和存在問題。根據匯報情況，管理層應做出決策，協調各部門工作，確保公司回款目標的實現。

八、考核與獎懲1.考核指標設定為激勵各部門積極做好合同回款管理工作，公司制定以下考核指標：回款率：考核一定時期內公司實際收回的款項占合同應收款項的比例。計算公式為：回款率=實際回款金額/合同應收金額×100%。逾期賬款率：考核一定時期內逾期未收回的款項占合同應收款項的比例。計算公式為：逾期賬款率=逾期未回款金額/合同應收金額×100%。壞賬率：考核一定時期內已核銷的壞賬金額占合同應收款項的比例。計算公式為：壞賬率=壞賬核銷金額/合同應收金額×100%。2.考核周期與方式考核周期為季度和年度。季度考核于每季度末進行，年度考核于每年年末進行。考核方式為自評與上級評價相結合。各部門應在規定時間內提交自評報告，詳細說明本部門在合同回款管理工作中的完成情況、存在問題及改進措施。上級部門根據各部門的工作表現進行評價，確定考核得分。3.獎懲措施根據考核結果，對表現優秀的部門和個人給予獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。對于考核結果未達標的部門，應