電子資源使用管理制度#電子資源使用管理制度##一、目的為規范本組織電子資源的使用，確保電子資源的合理獲取、安全使用、有效管理與合法合規，充分發揮電子資源在組織運營、業務開展、學習研究等方面的積極作用，保護組織和各利益相關方的權益，特制定本制度。##二、適用范圍本制度適用于本組織全體員工、合作伙伴、實習人員以及其他經授權可使用組織電子資源的人員（以下統稱“使用者”）。##三、相關法律法規與參考標準1.《中華人民共和國網絡安全法》2.《中華人民共和國著作權法》3.《信息安全技術-網絡安全等級保護基本要求》4.行業內關于電子資源管理與使用的相關規范和最佳實踐##四、電子資源定義與分類1.**定義**：本制度所指電子資源是指組織通過購買、授權、自建等方式獲得的，以數字化形式存在的各類信息資源，包括但不限于數據庫、電子圖書、電子期刊、在線學習平臺、軟件工具、業務數據等。2.**分類**-**經營性電子資源**：用于組織業務運營、產生經濟效益的電子資源，如客戶關系管理系統（CRM）、企業資源規劃系統（ERP）等。-**學習研究性電子資源**：供員工學習、研究、提升專業能力的電子資源，如學術數據庫、在線課程平臺等。-**日常辦公性電子資源**：支持日常辦公活動的電子資源，如辦公軟件、電子郵件系統、內部協作平臺等。##五、管理職責1.**信息技術部門**-負責電子資源的整體規劃、選型、采購、部署與維護。-建立電子資源訪問控制機制，確保資源的安全性和可用性。-監控電子資源的使用情況，及時處理使用過程中的技術問題。-配合法律審核和內部審計，提供電子資源管理相關的技術支持。2.**資源管理部門**-負責制定和更新電子資源的使用規則和流程。-組織對電子資源使用情況進行統計分析，評估資源使用效益。-收集使用者的反饋和需求，為電子資源的優化和調整提供依據。3.**法律合規部門**-對電子資源采購合同、使用協議等法律文件進行審核，確保符合法律法規要求。-開展法律培訓和宣傳，提高員工的法律意識，預防法律風險。-處理與電子資源使用相關的法律糾紛和投訴。4.**各使用部門**-負責本部門員工電子資源使用的日常管理和監督。-提出本部門對電子資源的需求，協助資源管理部門進行資源評估和采購。-配合信息技術部門和資源管理部門開展電子資源的使用培訓和推廣工作。##六、電子資源獲取與采購1.**需求提出**：各使用部門根據工作需要，提出電子資源的需求申請，明確資源類型、功能要求、預算等信息。2.**評估選型**：信息技術部門和資源管理部門共同對需求進行評估，篩選合適的電子資源供應商和產品。評估內容包括資源的質量、適用性、價格、技術支持等方面。3.**采購審批**：采購申請經部門負責人、財務部門負責人、主管領導等審批通過后，由信息技術部門或指定的采購部門與供應商簽訂采購合同。4.**合同管理**：法律合規部門對采購合同進行審核，確保合同條款明確雙方的權利義務，保護組織的合法權益。合同簽訂后，由專人負責合同的存檔和管理。##七、電子資源使用規范1.**賬號管理**-使用者應使用組織分配的合法賬號訪問電子資源，不得擅自共享、轉讓賬號或使用他人賬號。-賬號密碼應妥善保管，定期更換，避免泄露。如發現賬號異常使用情況，應立即通知信息技術部門。2.**合法使用**-使用者應遵守法律法規和資源供應商的使用協議，不得利用電子資源從事違法、違規或侵犯他人知識產權的活動。-對于受版權保護的電子資源，不得進行非法復制、傳播、下載、存儲或用于商業目的。3.**使用目的**-電子資源僅用于組織內部的工作、學習、研究等相關活動，不得用于個人私利或與組織無關的用途。-使用者應根據工作需要合理使用電子資源，避免過度占用資源或造成資源浪費。4.**數據安全**-使用者在使用電子資源過程中，應注意保護組織的商業秘密、敏感信息和個人隱私。不得擅自將組織的數據泄露給外部人員。-不得在電子資源系統中上傳、傳播惡意軟件、病毒等有害程序，確保系統的安全穩定運行。##八、電子資源安全與保密1.**安全防護**：信息技術部門應采取必要的技術措施，如防火墻、入侵檢測、數據加密等，保障電子資源的網絡安全和數據安全。2.**備份恢復**：定期對重要的電子資源進行備份，并建立數據恢復機制，確保在發生故障、災難等情況下能夠及時恢復數據。3.**保密管理**：對于涉及組織機密的電子資源，應根據保密級別進行分類管理，設置不同的訪問權限。使用者應嚴格遵守組織的保密制度，履行保密義務。##九、監督與審計1.**使用監控**：信息技術部門通過技術手段對電子資源的使用情況進行監控，包括訪問時間、訪問次數、下載量等信息。發現異常使用行為時，及時進行調查和處理。2.**內部審計**：審計部門定期對電子資源的采購、使用、管理等情況進行內部審計，檢查是否符合制度要求和法律法規規定。審計結果向組織管理層報告，并提出改進建議。3.**違規處理**：對于違反本制度的使用者，根據情節輕重，給予警告、限制使用、解除勞動合同等相應的處罰。構成違法犯罪的，依法移送司法機關處理。##十、制度評審與更新1.**內部評審**：本制度每年由資源管理部門組織內部評審，邀請信息技術部門、法律合規部門、各使用部門等相關人員參加。評審內容包括制度的執行情況、存在的問題、與法律法規和業務需求的適應性等。2.**法律審核**：法律合規部門定期對制度進行法律審核，確保制度符合最新的法律法規要求。3.**反饋與修改**：根據內部評審和法律審核的結果，以及各利益相關方的反饋意見，對制度進行修改完善。制度更新后，及時向全體員工發布并組織培訓。##十一、實施計劃1.**第一階段（1-2個月）**-成立制度制定小組，明確各成員職責。-開展組織內部調研，收集各部門對電子資源使用管理的需求和意見。-收集相關法律法規、行業標準和最佳實踐案例。2.**第二階段（3-4個月）**-起草《電子資源使用管理制度》初稿。-組織內部評審，邀請信息技術部門、法律合規部門、各使用部門等對制度初稿進行評審，提出修改意見。-根據評審意見對制度進行修改完善，形成征求意見稿。3.**第三階段（5-6個月）**-將征求意見稿發送給各部門和相關人員，廣泛征求意見。-法律合規部門對制度進行法律審核，確保制度合法合規。-匯總反饋意見，對制度進行再次修改，形成送審稿。4.**第四階段（7-8個月）**-制度送審稿提交組織管理層審批。-審批通過后，正式發布《電子資源使用管理制度》。-制定制度實施的宣傳推廣方案，向全體員工宣傳制度內容和重要意義。5.**第五階段（9-12個月）**-按照制度要求，逐步落實各項管理措施，如電子資源賬號清理、使用權限調整等。-開展制度執行情況的監督檢查，及時發現和解決制度執行過程中存在的問題。-對制度實施效果進行評估，為制度的進一步優化提供依據。##十二、培訓方案1.**培訓目標**：使全體員工了解電子資源使用管理制度的內容和要求，增強法律意識和合規意識，掌握電子資源的正確使用方法和技巧。2.**培訓對象**：本組織全體員工。3.**培訓內容**-法律法規基礎知識，重點講解與電子資源使用相關的法律法規，如網絡安全法、著作權法等。-電子資源使用管理制度解讀，詳細介紹制度的各項條款和操作流程。-電子資源使用規范和技巧培訓，包括賬號管理、合法使用、數據安全等方面的內容，以及常用電子資源的使用方法和注意事項。4.**培訓方式**-**線上培訓**：制作電子資源使用管理制度的培訓視頻、課件等資料，發布在組織內部學習平臺上，供員工自主學習。-**線下培訓**：針對重點部門和關鍵崗位人員，組織集中的線下培訓課程，邀請專家或制度制定人員進行現場講解和答疑。-**案例分析**：收集整理電子資源使用過程中的違法違規案例，通過案例分析的方式，加深員工對制度的理解和認識。5.**培訓時間安排**-**線上培訓**：在制度發布后的1個月內完成，員工可根據自己的時間安排自主學習。-**線下培訓**：在制度發布后的