紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.15紫光軟件電子檔案事業(yè)部目錄一、系統(tǒng)簡介51.1研發(fā)背景51.2目標應用6二、體系構(gòu)造72.1系統(tǒng)體系構(gòu)造72.2存儲體系構(gòu)造82.3技術(shù)路線8文件清單:9安裝步驟:9應用部署:9數(shù)據(jù)庫配置:9數(shù)據(jù)庫連接:10啟動程序:10程序訪問地址11四、系統(tǒng)功能介紹114.1文件管理134.2.收集整編154.3.數(shù)據(jù)收集174.4數(shù)據(jù)整理184.5移交接收184.6.數(shù)據(jù)歸檔19五、全宗設置19六、分類表設置216.1增加節(jié)點216.2增加子節(jié)點216.3刪除節(jié)點216.4修改節(jié)點226.5連接符維護22七、檔案庫設置227.1檔案類型管理227.2添加檔案類型227.3刪除檔案類型247.4修改檔案類型247.5字段維護247.6添加字段247.7修改字段257.8插入字段257.9刪除字段257.10創(chuàng)立庫25〔1〕界面定義26〔2〕設計窗口26〔3〕界面定義26〔4〕設計窗口26〔5〕工具窗口27〔6〕屬性窗口27〔7〕界面組件28〔9〕標簽屬性30〔10〕添加編輯框31八、文件庫設置328.1字段維護328.2創(chuàng)立庫328.3錄入界面定義328.4創(chuàng)立文件庫33九、檔號設置339.1對應字段設置359.2系統(tǒng)排序設置38十、登陸檔案管理系統(tǒng)3910.1風格管理39開場菜單39桌面設置及選項40系統(tǒng)任務欄設置41系統(tǒng)在線用戶41十一．檔案利用42十二收集整編4312.1收集整編46根本介紹46案卷或文件錄入47案卷或文件刪除48案卷或文件修改49掛接電子文件49散文件參加到案卷50文件拆離至散文件50打散案卷所有卷文件5112.2批量修改功能5212.3檢索案卷或文件5212.4打印報表53移交檔案流程54接收或打回檔案流程55歸檔檔案流程55十三檔案管理5613.1數(shù)據(jù)管理5613.2目錄樹的維護57添加、刪除、修改檔案類型節(jié)點57添加、刪除、修改分類節(jié)點58添加、刪除、修改數(shù)據(jù)節(jié)點6013.2檔案數(shù)據(jù)的增刪改6113.3數(shù)據(jù)圍的選擇65數(shù)據(jù)檢索6513.4批量修改6813.5檔案目錄打印7213.6參加專題73復制到鑒定庫7313.7個性設置7413.8數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出75數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出75數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入76十四、檔案統(tǒng)計78十五、鑒定銷毀8115.1鑒定銷毀81十六、借閱管理8216.1借閱登記8316.2歸還管理8416.3借閱設定88十七、檔案編研9017.1創(chuàng)立專題庫9017.2檔案編研操作92十八、流程設計94一、系統(tǒng)簡介1.1研發(fā)背景隨著各行業(yè)各領域信息化水平的不斷提高以及對檔案信息化認識的不斷深入，檔案管理工作日益受到重視。用戶對檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來越高要求的同時，也面臨著許多新的問題。主要表達在如下幾方面：信息檔案化各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信息系統(tǒng)，但在經(jīng)過一段時間的利用后，數(shù)據(jù)會累積的越來越多；這些信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理卻是一個重要問題，需要按電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的要求歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中；企業(yè)級應用在較大的集團性行業(yè)或單位中，存在著多級單位管理和跨地域管理的要求。因而，檔案管理信息系統(tǒng)不再是管理*一具體單位的封閉系統(tǒng)，而應具有跨地域、多層級管理的能力；開放性應用檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個簡單封閉的管理系統(tǒng)，它應是整個信息化平臺中重要的應用系統(tǒng)之一。它需要與幾乎所有的信息系統(tǒng)，尤其是業(yè)務系統(tǒng)進展數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)信息的雙向流動和共享。因此，要求檔案系統(tǒng)應具有良好的開放性和數(shù)據(jù)兼容能力。歸檔前置需求檔案管理信息系統(tǒng)不再只是保管過期資料，而是要深入到各個業(yè)務過程中，從信息的產(chǎn)生和現(xiàn)行階段介入，以便為實際工作效勞。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項工作嚴密結(jié)合。新應用要求和新技術(shù)集成隨著檔案管理應用需求的不斷深入，需要檔案管理信息系統(tǒng)集成更多的新技術(shù)成果。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴展性，以便集成新的應用技術(shù)。異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲在檔案管理信息系統(tǒng)應用圍不斷擴大、深入的同時，不得不面臨日益增長的海量檔案數(shù)據(jù)的存儲問題，并且這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的、多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效的存儲體系構(gòu)造。針對上述出現(xiàn)的新的問題和要求，紫光在總結(jié)十多年檔案管理軟件開發(fā)經(jīng)歷和技術(shù)儲藏的根底之上，投入了大量的人力和物力，開發(fā)和完善了“紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.0”知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成局部，也是企業(yè)信息管理的根底，是未來的開展趨勢和開展方向。檔案是每個單位知識資源的核心局部，也是知識資源管理最根底的局部。因此，要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和根底，逐步擴大和延伸管理圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。檔案管理無論從人才儲藏、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.0從設計上考慮了知識資源管理的開展趨勢，在功能上更加側(cè)重于檔案的收集整理和開發(fā)利用，側(cè)重于各種知識管理方式和構(gòu)造定制工具的提供，為知識資源管理提供了技術(shù)層面的支持。1.2目標應用紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.0主要面對各行業(yè)的中高端用戶，用以解決復雜的檔案管理問題。紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.0可以實現(xiàn)多全宗管理。針對集團化企業(yè)的檔案管理和行業(yè)化的檔案管理實際需要，可對集團部或行業(yè)部的多級單位進展統(tǒng)一的檔案管理。針對這些類型企業(yè)立檔單位眾多、檔案多級管理、地理分散等的特點，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中或相對集中存儲、業(yè)務分布式處理、實體屬地管理；可實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃，并可實現(xiàn)跨地域的檔案管理應用。滿足各單位檔案現(xiàn)代化管理的業(yè)務需要，包括檔案的業(yè)務管理和上下級的工作管理。尤其注重歸檔文件的收集整理和信息效勞兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以先進的管理理念處理好文書、科技和特殊載體等不同類別檔案的收集整理和開發(fā)利用環(huán)節(jié)，使用戶的工作量得到真正降低、檔案信息效勞發(fā)揮更大作用。二、體系構(gòu)造2.1系統(tǒng)體系構(gòu)造紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.0可以分為以下四個局部：信息采集、檔案管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)設置與維護。其體系構(gòu)造示意圖如下：信息采集局部：主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。檔案管理局部：主要完成日常的檔案管理工作。開發(fā)利用局部：主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。系統(tǒng)維護局部：主要完成與系統(tǒng)運行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護工作。2.2存儲體系構(gòu)造紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.0對異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲采取了“目錄—文件〞存儲構(gòu)造，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，與之相對應的電子檔案原文件存放在文件效勞器中，數(shù)據(jù)庫中的目錄信息與電子原文通過存儲路徑指針相關(guān)聯(lián)，一條目錄信息可對應多個電子原文。通過這種存儲體系構(gòu)造，可實現(xiàn)靈活的分布式的海量存儲。不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲位置，以實現(xiàn)分類存儲和分布式存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對存儲容量的擴大要求。2.3技術(shù)路線紫光檔案管理系統(tǒng)LAMSV3.0采用純B/S方式實現(xiàn)檔案的功能需求。其中數(shù)據(jù)展現(xiàn)層采用目前較為先進的FLE*技術(shù)進展開發(fā)，后臺業(yè)務邏輯層通過"WEB/中間件/效勞器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實現(xiàn)。以*ML作為數(shù)據(jù)接口標準，以WebService標準作為根底效勞描述標準和數(shù)據(jù)接口標準。同時采用成熟的主流技術(shù)，這些技術(shù)包括：OCR技術(shù)、全文檢索技術(shù)、*ML技術(shù)、檔案管理平臺技術(shù)、加密技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、流媒體技術(shù)等。三、軟件安裝說明文件清單:參考文檔RabbitMQ安裝說明.ppt*消息效勞中間件免費的J2EE效勞中間件下載地址:〔下載完成后將ojdbc14.jar文件放到oss-4.2.2.GA\server\default\lib目錄下〕jdk-6u26-i586.7zjavasdk運行環(huán)境Lams.warb/s部署程序sigar-amd64-winnt.dll，sigar-*86-winnt.lib，sigar-*86-winnt.dllJdk支持文件，放到JDK的bin目錄下〔和說明文檔在同一目錄下〕安裝步驟:應用部署:安裝javasdk程序并設置環(huán)境變量步驟略解壓到不包含中文空格等特殊字符的系統(tǒng)路徑下將Lams.war拷貝到oss-4.2.2.GA\server\default\deploy\目錄下消息效勞中間件安裝LAMS是每效勞器生成序列號的，因此在系統(tǒng)配置成功后，啟動OSS時會有機器碼的輸出，將機器碼發(fā)給研發(fā)人員后，可以獲取到序列號對應的密鑰文件，將密鑰文件用鼠標拖拽到〔用RAR雙擊翻開LAMS.WAR包〕Lams.war\resource目錄下，然后重啟OSS即可數(shù)據(jù)庫配置:SQLSERVER:安裝sqlserver通過sa或系統(tǒng)賬戶建立名為thams的數(shù)據(jù)庫建立thams用戶密碼:ams2000并且賦予thams數(shù)據(jù)庫的權(quán)限角色Oracle:安裝oracle通過sys賬戶建立thams的表空間并設置初始大小和自增大小建立thams用戶密碼:ams2000并且賦予thams表空間為默認表空間,設置相關(guān)dba權(quán)限數(shù)據(jù)庫連接:Sqlserver:在oss-4.2.2.GA\server\default\deploy\目錄下放置jtds-ds.*ml文件配置信息如下:<datasources><local-t*-datasource><jndi-name>DataSource</jndi-name><connection-url>jdbc:jtds:sqlserver://192.168.1.89:1433/sifang;tds=8.0;lastupdatecount=true</connection-url><driver-class>net.sourceforge.jtds.jdbc.Driver</driver-class><user-name>sa</user-name><password>lams.2013</password><!-- sqltocallonane*istingpooledconnectionwhenitisobtainedfrompool--><check-valid-connection-sql>SELECT1</check-valid-connection-sql></local-t*-datasource></datasources>Oracle:在oss-4.2.2.GA\server\default\deploy\目錄下放置oracle-ds.*ml文件配置信息如下:<datasources><local-t*-datasource><jndi-name>DataSource</jndi-name><connection-url>jdbc:oracle:thin:127.0.0.1:1521:orcl</connection-url><driver-class>oracle.jdbc.driver.OracleDriver</driver-class><user-name>nceq</user-name><password>nceq</password><e*ception-sorter-class-name>org.oss.resource.adapter.jdbc.vendor.OracleE*ceptionSorter</e*ception-sorter-class-name> <metadata><type-mapping>Oracle9i</type-mapping></metadata></local-t*-datasource></datasources>備注:具體數(shù)據(jù)庫配置根據(jù)實際安裝的數(shù)據(jù)庫ip等信息自行修改.啟動程序:啟動\oss-4.2.2.GA\bin\目錄中的啟動apache-activemq-5.5.1\bin目錄中的activemq.bat程序訪問地址效勞器IP:8080/Lams四、系統(tǒng)功能介紹軟件總體功能設計如下列圖所示：系統(tǒng)功能如上圖所示，主要分為三大局部：檔案業(yè)務局部、信息效勞和系統(tǒng)維護局部。其中檔案業(yè)務局部包括：文件管理、收集整編、檔案管理和開發(fā)利用四局部；涵蓋了檔案業(yè)務中的收集整理、檔案管理、信息利用和鑒定銷毀等工作，主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員。檔案管理人員可以通過這些功能，根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)，自動或手工輔助實現(xiàn)檔案的各項業(yè)務工作。信息效勞可以為用戶提供方便、快捷的檔案信息利用效勞，其中包含：檔案檢索、賦權(quán)管理、預約借閱、在線收集等功能。系統(tǒng)維護局部主要提供了一套系統(tǒng)的個性化定制工具，可以針對本單位的檔案管理需求和規(guī)，定制符合本單位使用的檔案系統(tǒng)。另外，可以提供與OA系統(tǒng)或其它應用系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔和數(shù)據(jù)交互。下表為系統(tǒng)所有功能模塊及子功能簡介：序號功能模塊子功能功能簡介B/S端功能模塊1文件管理文件收集按部門進展文件資料的收集，可定期轉(zhuǎn)入收集整編庫進展整理歸檔。2收集整編收集整編散文件收集、移交、接收、整理和歸檔工作。3檔案管理數(shù)據(jù)管理對已歸檔的檔案資料進展管理的平臺。綜合管理針對庫房、資料和設備情況進展登記和管理，是提供檔案部門管理檔案以外信息的良好工具。統(tǒng)計對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)及其管理狀況的統(tǒng)計。鑒定銷毀對保管期限已滿的檔案進展鑒定和銷毀。4開發(fā)利用檔案檢索對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的全庫檢索。借閱管理檔案實體的借閱管理。統(tǒng)計年報提供國標年報和自定義年報統(tǒng)計功能。檔案編研通過動態(tài)和靜態(tài)專題庫對檔案信息進展研究和提煉。光盤制作用于將檔案信息導出為標準光盤，可以脫機獨立使用和備份。工作量統(tǒng)計用于對系統(tǒng)用戶工作量的統(tǒng)計和監(jiān)控。推送管理特定檔案信息的按需分發(fā)。防擴散管理防止檔案信息非法傳播。5系統(tǒng)維護權(quán)限管理對系統(tǒng)用戶的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限的管理。數(shù)據(jù)維護日志管理和回收站管理。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換提供各種數(shù)據(jù)庫格式的數(shù)據(jù)導入工具。檔案設置檔案庫構(gòu)造自定義的核心平臺。數(shù)據(jù)字典維護對系統(tǒng)中常用數(shù)據(jù)進展定制和管理。個人設置用戶使用個性化設定。登錄時間設置可靈活設定人員登錄系統(tǒng)時間約束條件。參數(shù)設置自定義檔案整理規(guī)則、數(shù)據(jù)對應關(guān)系和系統(tǒng)其它方面的設置。自動更新配置實現(xiàn)軟件客戶端版本的自動更新。6檔案檢索條件檢索按照檔案類型輸入字段檢索條件進展檔案查詢，包含高級條件檢索。分類檢索按照各個檔案類型對應的分類表進展檢索。跨庫檢索自定義檔案庫圍進展關(guān)鍵字檢索，即多個檔案類型庫同時檢索。全文檢索增值模塊，實現(xiàn)對電子文件容的檢索。推送信息個人所需特定檔案信息的申請與接收。信息統(tǒng)計對檔案利用情況的統(tǒng)計。7在線收集在線收集普通用戶在線信息收集。8檔案編研檔案編研發(fā)布檔案編研成果。9借閱信息借閱信息個人實物借閱情況查詢。10預約信息預約信息個人預約信息查詢。11檔案員審批檔案員審批檔案員賦權(quán)審批。12領導審批領導審批領導賦權(quán)審批。13賦權(quán)申請結(jié)果賦權(quán)申請結(jié)果賦權(quán)審批結(jié)果查詢。14系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置B/S應用個性化設置。15在線用戶管理系統(tǒng)設置查看當前登錄檔案系統(tǒng)的用戶信息4.1文件管理文件管理主要完成文件和資料的前期收集和管理工作。主要包括文件管理〔收發(fā)文〕、工程資料管理和其它資料管理。數(shù)據(jù)主要來自部門文書移交數(shù)據(jù)〔未從OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的收發(fā)文等信息〕和其它系統(tǒng)產(chǎn)生的有價值的信息，文件管理的構(gòu)造依據(jù)用戶檔案工作前置的要求將檔案所要管理的容前置到OA系統(tǒng)中，檔案人員僅進展審核工作，不再重復錄入。這些信息分三種情況來進展處理：對于不需要歸檔的文件和資料，保存在文件庫中，供檢索和利用；對于需要歸檔的文件，將其歸檔到收集整編庫中進展歸檔整理操作，而后轉(zhuǎn)換到檔案庫。對于需要歸檔的非檔案類的資料，同樣采取檔案管理的思想和方法進展整個過程的管理，包括從收集、整理、鑒定銷毀、查詢、打印、編研等功能。通過文件管理可以實現(xiàn)對文件和資料從產(chǎn)生開場就進展實時收集和管理，可良好的進展文件和資料的前端控制，使文檔收集更加及時、完全和完整。本功能模塊為辦公室文書和資料管理人員提供了一個簡潔規(guī)的文件和資料管理界面，將文件和資料管理納入檔案管理的軌道，為日后的查詢統(tǒng)計工作提供數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)了“一次輸入，屢次利用〞，在不增加辦公室文書和資料員工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。文件管理模塊可以實現(xiàn)對文件和資料的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件資料報表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加后續(xù)的立卷工作。功能界面如下：4.2.收集整編檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理方法明確歸檔圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建立的關(guān)鍵局部。上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如下圖，整個流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟，首先由各部門的兼職檔案員通過幾種方式進展待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數(shù)據(jù)進展整理使其符合歸檔規(guī)，然后由兼職檔案員對整理好的數(shù)據(jù)進展移交，由檔案管理員對移交的數(shù)據(jù)進展接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數(shù)據(jù)進展檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)立索引庫用于全文檢索功能。下面將概述這四個步驟的容：4.3.數(shù)據(jù)收集文件收集模塊主要完成收文、發(fā)文及其它資料的分類、登記、修改、刪除、查詢、打印等操作.待歸檔數(shù)據(jù)的收集有以下三種方式：系統(tǒng)接口導入：與檔案系統(tǒng)相關(guān)的現(xiàn)有其它應用系統(tǒng)的接口數(shù)據(jù)導入，如合同管理系統(tǒng)、工藝管理系統(tǒng)、明細表系統(tǒng)等。掃描及手工錄入：兼職檔案員或檔案管理員手工進展待歸檔數(shù)據(jù)的掃描及手工錄入。其它方式導入：指原有老檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入〔關(guān)系型數(shù)據(jù)庫〕和以E*cel或Access方式存放的老數(shù)據(jù)的導入〔需要符合一定的規(guī)格式〕。然后通過類型對應,轉(zhuǎn)入到待整理模塊.4.4數(shù)據(jù)整理歸檔前庫中存放所有容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分類、組卷、歸檔。數(shù)據(jù)整理局部面向各部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規(guī)的數(shù)據(jù)。此局部系統(tǒng)主要提供以下功能：自動分組〔分類〕：由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進展分組〔分類〕。自動排序：由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進展排序。立卷〔裝盒〕：由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)進展組卷〔裝盒〕操作，并自動生成相關(guān)案卷級/盒級字段信息。此功能分為自動組卷〔裝盒〕和手工組卷。手工調(diào)整：對于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能。包含以下功能點：增加、刪除、修改、檢索、數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)導入導出、案卷打散、文件拆離參加、插錄、轉(zhuǎn)入其他庫、批量修改、批量掛接等.4.5移交接收完成兼職檔案員將整理好的數(shù)據(jù)移交給檔案管理員并由后者進展確認接收的過程。該過程包含以下功能：移交主要是各部門的兼職檔案員將本部門整理好的歸檔文件向檔案管理員移交，如果是案卷/文件方式管理則以案卷為單位移交。相關(guān)的移交單及移交清單由系統(tǒng)保存。此功能主要提供應兼職檔案管理員。接收檔案管理員認為移交的數(shù)據(jù)沒有問題后可以進展移交數(shù)據(jù)的接收，接收后相應的數(shù)據(jù)從兼職檔案員的庫中進入檔案管理員的庫中。在移交時由兼職檔案員打印移交單和移交清單與實體一并移交給檔案管理員，實體與移交單、移交清單對應合格后由檔案管理員進展實體接收。接收完畢后的移交單和移交清單將保存以備查考。此功能主要提供應檔案管理員使用。打回檔案管理員在系統(tǒng)中看到移交單和移交清單后，如果認為移交的數(shù)據(jù)整理不合格，打回給相應的兼職檔案員重新整理后再移交。此功能主要提供應檔案管理員使用。實體接收檔案管理員進展數(shù)據(jù)接收后由相應兼職檔案員在系統(tǒng)中打印移交清單與實體一并交由檔案管理員進展實體的對照接收。4.6.數(shù)據(jù)歸檔此局部主要是由各單位檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進展檢查歸檔的操作，包含以下功能：數(shù)據(jù)檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進入檔案庫。五、全宗設置本軟件可以支持多全宗管理，針對檔案館或大型集團企業(yè)，可以用全宗區(qū)分館藏不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。全宗一般由全宗號和全宗名稱組成，系統(tǒng)可以用一個數(shù)據(jù)庫管理多個全宗的檔案數(shù)據(jù)，并且全宗之間擁有良好的平安性和權(quán)限控制，為檔案館和大型集團用戶進展檔案的集中管理提供了技術(shù)手段。清華紫光綜合檔案管理系統(tǒng)分：分單全宗版和多全宗版。第一次使用系統(tǒng)，必須先定義全宗，在“系統(tǒng)維護〞－“檔案設置〞－點擊【全宗管理】按鈕，出現(xiàn)如下界面【增加】：可增加新的全宗號及全宗名稱。具體操作是：首先點【增加】按鈕，出現(xiàn)如下界面在全宗號框中輸入需要增加的全宗號，然后，在全宗名稱框中輸入全宗名稱，單擊【確定】按鈕，即可增加一個新的全宗。【刪除】：可刪除任一全宗號及全宗名稱，具體操作是：用鼠標選中*一全宗，單擊“刪除〞按鈕即可?！拘薷摹浚嚎尚薷囊呀?jīng)存在全宗的全宗名稱,具體操作是：用鼠標選中需要修改的全宗,單擊“修改〞按鈕，在彈出的修改窗口中修改全宗名稱，單擊“確定〞按鈕即可，全宗號不能修改。注意：刪除、修改*個全宗時，將刪除、修改該全宗下的所有庫及數(shù)據(jù),最好不要輕易刪除、修改全宗。六、分類表設置分類表就是指企事業(yè)單位在檔案管理中所遵循的分類規(guī)表。建立分類表是為了對案卷的分類信息即目錄信息進展管理及樹狀檢索。用戶可以自己定義分類表的層次和容，具有很高的靈活性。分類表管理就是按照層次構(gòu)造建立一個分類樹。6.1增加節(jié)點在分類字維護頁面上的和分類名稱兩個編輯框中分別輸入和分類名稱，然后點擊“增加節(jié)點〞按鈕即可。6.2增加子節(jié)點在分類字維護頁面上的和分類名稱兩個編輯框中分別輸入和分類名稱，然后點擊“增加子節(jié)點〞按鈕即可。6.3刪除節(jié)點在分類表信息文本框選擇要刪除的分類，然后點擊“刪除節(jié)點〞按鈕即可。6.4修改節(jié)點在分類表信息文本框選擇要修改的分類，在分類字維護頁面就會顯示當前分類信息，在分類字頁面上修改需要修改的容，然后點擊“修改節(jié)點〞按鈕即可。6.5連接符維護即制定各級分類之間的連接符。例如：1－1－1、1.1.1七、檔案庫設置檔案庫的設置功能可以提供用戶針對本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構(gòu)，例如：檔案類型、各類型的管理層次〔工程、卷、盒〕、各層次的庫構(gòu)造〔著錄信息〕、錄入界面和錄入方式等。通過檔案庫設置，可以根據(jù)本單位檔案管理實際情況，結(jié)合檔案管理的制度和規(guī)，形成符合本單位檔案管理的系統(tǒng)構(gòu)造。7.1檔案類型管理7.2添加檔案類型第一次使用系統(tǒng)，必須選檔案庫管理，在“系統(tǒng)維護〞下選擇“檔案庫管理〞項。如下列圖：可以增加檔案類型，維護檔案類型的字段和錄入界面。在檔案庫信息下面的空白處單擊鼠標右鍵，選擇“添加檔案類型〞，輸入檔案類型名稱，可以選擇管理模式也可以自定義管理模式。自己定義管理模式時，管理模式選擇無，在屬性選擇框中列出了檔案類型的三種屬性：[包含工程]、[包含卷]和[包含分類表]。用戶根據(jù)需要在選定的屬性前打上對鉤。全選，表示檔案中包含工程，其檔案有卷級，還需要分類表進展管理。如果當一個檔案類型不包含這些屬性時可以取消這些包含項〔直接用鼠標單擊屬性前方框中的對鉤即可，此功能可反復操作，再次單擊時又可選中相應屬性〕。點擊【確定】按鈕，檔案類型添加完成，系統(tǒng)會根據(jù)所選擇的管理模式生成相應的構(gòu)造，如上圖選擇了包含工程、包含案卷、包含文件，確定后系統(tǒng)會建立工程庫、案卷庫、文件庫，其構(gòu)造為系統(tǒng)默認的構(gòu)造，用戶也可以根據(jù)自己的需要添加字段，方法下面介紹。7.3刪除檔案類型選擇要刪除的檔案類型，然后在檔案庫信息下面空白處單擊鼠標右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點擊【刪除檔案類型】即可。7.4修改檔案類型選擇要修改的檔案類型，然后在檔案庫信息下面空白處單擊鼠標右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點擊【修改檔案類型】即可，其中只能修改名稱和備注信息7.5字段維護對已經(jīng)存在的檔案類型的工程庫、卷庫、件〔文件〕庫構(gòu)造進展修改。7.6添加字段選擇要修改的檔案類型和要修改的庫，在工具欄上選擇【添加字段】按鈕，則在庫構(gòu)造定義窗口中出現(xiàn)空白行，然后輸入中文名稱，類型，長度即可。例如要將科技檔案的案卷級加一個“歸檔人〞字段，方法如下：選擇“科技檔案〞－“案卷〞－點擊工具欄上【添加字段】按鈕，在空白行里添加“歸檔人字符型12”7.7修改字段在庫構(gòu)造定義窗口中直接單擊字段即可在其上直接修改7.8插入字段操作同添加字段7.9刪除字段單擊選中要刪除的字段，再選擇工具欄上的“刪除字段〞按鈕即可。7.10創(chuàng)立庫創(chuàng)立庫是把添加字段、修改字段、插入字段、刪除字段的工作保存到數(shù)據(jù)庫中，所以每次修改了字段信息就要進展創(chuàng)立庫操作。界面定義在庫構(gòu)造定義完后，應該重新定義錄入界面，雖然在創(chuàng)立庫構(gòu)造時已經(jīng)自動創(chuàng)立了一個界面。用戶可定義具有個人風格的錄入界面。該界面主要用于數(shù)據(jù)的錄入以及查詢時查看信息容或通過卡片式查詢時使用。注意，在定義錄入界面之前，應首先創(chuàng)立相應的數(shù)據(jù)庫。在進入定義錄入界面時，會出現(xiàn)三個窗口，主要包括設計窗口、工具窗口以及屬性窗口，這三個窗口在設計過程中是相互依存的，是定義錄入界面所必須的。設計窗口設計窗口是錄入界面的載體，即在設計窗口上定義錄入界面，它將是用戶進展數(shù)據(jù)錄入或檢索查詢時看到的界面。界面定義在庫構(gòu)造定義完后，應該重新定義錄入界面，雖然在創(chuàng)立庫構(gòu)造時已經(jīng)自動創(chuàng)立了一個界面。用戶可定義具有個人風格的錄入界面。該界面主要用于數(shù)據(jù)的錄入以及查詢時查看信息容或通過卡片式查詢時使用。注意，在定義錄入界面之前，應首先創(chuàng)立相應的數(shù)據(jù)庫。在進入定義錄入界面時，會出現(xiàn)三個窗口，主要包括設計窗口、工具窗口以及屬性窗口，這三個窗口在設計過程中是相互依存的，是定義錄入界面所必須的。設計窗口設計窗口是錄入界面的載體，即在設計窗口上定義錄入界面，它將是用戶進展數(shù)據(jù)錄入或檢索查詢時看到的界面。工具窗口工具窗口用以幫助用戶定義錄入界面，包括在設計界面時所需要的組件，布局各組件用的按鈕以及其它操作界面的按鈕。屬性窗口雙擊[設計窗口]即新界面中的任意組件則會出現(xiàn)屬性窗口，它主要用于定義設計窗口中各組件的屬性，如對于一個編輯框，它有名稱、初始值、字體、數(shù)據(jù)庫域名等屬性。以下為雙擊“題名〞組件后出現(xiàn)的“題名〞屬性窗口，屬性窗口中列出的屬性依組件的不同而不同，共有的屬性有：組件名稱、字體、被激活時動作、可見性等。本系統(tǒng)提供了工具窗以幫助用戶定義錄入界面，工具窗口如下圖，包括：〔第一行從左至右〕保存、測試、按鍵〔OK〕、編輯框〔ab〕、組合框、標簽〔A〕、備注、日期／時間〔D/T〕等界面組件界面組件主要用于構(gòu)成用戶定義界面的元素。單擊“定義錄入界面〞鍵后，系統(tǒng)彈出對話框如上[設計窗口]，用戶假設添加組件，先在工具窗口上按下組件對應的按鈕，然后在錄入界面對話框的相應位置上單擊鼠標左鍵即可。而雙擊設計窗口上的組件時，系統(tǒng)便彈出此組件的屬性窗口。1、保存主要實現(xiàn)對設置好的睫毛進展保存。2、測試對保持好的界面進展一個測試，是否符合界面定制要求。3、編輯框一方面通過它可以進展數(shù)據(jù)的錄入，另一方面通過它可以顯示記錄字段的信息。4、組合框?qū)τ跀?shù)據(jù)錄入或通過卡片檢索時可以通過下拉框進展數(shù)據(jù)錄入，并且可以更改顯示格式。5、標簽主要用于顯示提示信息，例如字段名稱等。6、備注用于錄入或顯示備注類型或叫Memo類型的數(shù)據(jù)。7、日期/時間用于錄入或顯示日期類型的數(shù)據(jù)。疊放次序按鈕主要用于調(diào)整相互疊放的界面組件的置前和置后次序。以定義“基建檔案〞類文件的錄入界面為例，依次說明各個按鍵的功能。添加標簽步驟如下：首先可以將拖動鼠標以改變設計窗口的大小，然后在工具窗口上按下[標簽]鍵，下列圖紅色標記即為標簽，它主要用于顯示字段的名稱，以及一些提示信息。可以用鼠標拖動任意改變標簽的位置，點擊該標簽，界面左邊屬性窗口，如下圖。將“標簽〞改為“案卷號〞。標簽屬性介紹如下：=1\*GB3①名稱標識該組件的ID。每一個組件都有一個唯一標志該組件的ID號，那就是組件名稱。=2\*GB3②字體設置組件顯示信息的字體，包括字體類型、大小、顏色等。=3\*GB3③對齊方式即標簽標題在該標簽中顯示的對齊方式，主要包括靠左對齊、居中對齊、向右對齊。=4\*GB3④可見主要用于卡片檢索時該組件在界面中是否顯示。該屬性的設置只對檢索有效。=5\*GB3⑤標題顯示該標簽的標題信息。。添加編輯框步驟如下：在工具窗口上按下[編輯框]鍵。單擊定義界面的案卷號標簽的后面，出現(xiàn)編輯框〔Edit1〕，然后點擊該編輯框，界面左邊的屬性欄，如下圖。將“數(shù)據(jù)庫〞屬性改為“案卷號〞，“字體大小〞“對齊〞“字體類型〞“粗體〞“斜體〞“字體顏色〞是對編輯框中的字體進展相應的設置。八、文件庫設置與上述檔案庫設置一樣，系統(tǒng)可以通過“文件管理子系統(tǒng)〞提供針對歸檔文件〔收文、發(fā)文和其它歸檔文件〕管理的功能，也可以用于其它各類文件的管理和整理，可以實現(xiàn)部門文件的隨辦隨歸。由于文件庫的庫構(gòu)造〔文件的著錄信息〕和檔案庫的不同，因此可以通過文件庫設置功能實現(xiàn)對文件庫的定義和設置，使得“文件管理子系統(tǒng)〞符合不同單位對文件管理的要求。本模塊功能主要實現(xiàn)：定義及維護文件庫的庫構(gòu)造、錄入界面，建立文件庫。其主界面如下列圖8.1字段維護同檔案設置中的字段維護8.2創(chuàng)立庫同檔案設置中的字段維護8.3錄入界面定義同檔案設置中的字段維護8.4創(chuàng)立文件庫首先在要建立的文件庫類型上單擊鼠標右鍵，出現(xiàn)下列圖：選擇添加，輸入文件庫名稱，“確定〞即可：九、檔號設置檔號是案卷和文件重要標識，不同單位也有不同的規(guī)則，檔號設置功能就是提供管理員一個定義不同檔案類型檔號形成規(guī)則的工具。選擇要設置檔號規(guī)則的檔案類型庫，在字段列表里選擇需要的字段后雙擊即可，在連接符編輯框中輸入連接符點擊【添加】按鈕，設置完成后點擊【保存】設置完成。選擇字段時可以取字段的局部信息，如下列圖選擇取局部，并選擇起始位置和取值長度。9.1對應字段設置系統(tǒng)大量的歸檔文件在文件庫和整編庫中，其中將整編庫中整理好的歸檔文件歸入正式檔案庫這一過程并不需要對應字段設置，因為我們上文已經(jīng)介紹過，整編庫的數(shù)據(jù)字段構(gòu)造與檔案庫是完全一樣的。但由文件庫歸入到整編庫的過程中，由于文件庫的著錄信息與檔案庫的著錄信息之間的差異，因此需要先定義好兩個庫之間的字段對應關(guān)系。字段對應是定義在軟件中立卷、借閱、銷毀等操作時數(shù)據(jù)的對應關(guān)系。下面介紹一下如何進展字段對應的設置。在進展字段對應時首先進入如下界面：點擊“增加〞按鈕，在左側(cè)的表里面選擇要做對應關(guān)系的‘源表’與‘目的表’，雙擊即可以添加到右側(cè)〔如：收文庫對應文書檔案〔件〕.文件庫〕，如下列圖所示：然后點擊“保存〞按鈕，出現(xiàn)如下界面；選擇對應表，點擊“下一步〞按鈕，出現(xiàn)如下界面默認情況系統(tǒng)將源表與目標表中名稱一樣的字段自動對應起來，對于特殊的源字段可以用拖動的方式與目標字段對應起來〔如：文件標題與題名〕，并在對應規(guī)則中選擇規(guī)則，點擊“完成〞按鈕即可。規(guī)則有：等于、求和、平均、最大值、最小值、最大值-最小值。9.2系統(tǒng)排序設置系統(tǒng)可以將各個庫中的文件按照一定規(guī)則自動進展排序，這樣可以方便整理。設置各個庫的排序規(guī)則〔升序或降序〕；每個庫按什么方式來排序，不同的用戶有不同的排序方式，系統(tǒng)排序可完全由用戶自己設置，具體操作：在檔案業(yè)務列表選擇要設置的庫，所選庫的字段就列在字段列表中，選中要設置的字段拖到排序字段列表中，選擇排序狀態(tài)即可。十、登陸檔案管理系統(tǒng)10.1風格管理10.1.1開場菜單像Windows系統(tǒng)開場菜單一樣，檔案管理系統(tǒng)開場菜單也提供了檔案管理系統(tǒng)常用的系統(tǒng)功能，可以方便的直接從開場菜單調(diào)用檔案管理系統(tǒng)相關(guān)模塊。如下列圖：10.1.2桌面設置及選項像Windows系統(tǒng)桌面一樣，檔案管理系統(tǒng)桌面也可以根據(jù)用戶個人習慣自由選擇和擺放常用系統(tǒng)功能圖標。通過雙擊桌面上的系統(tǒng)功能圖標，實現(xiàn)翻開對應的系統(tǒng)功能。鼠標圖標放在桌面上，“右鍵〞選擇“桌面首選項〞進展桌面背景和快捷方式的設置。如下列圖：10.1.3系統(tǒng)任務欄設置像Windows系統(tǒng)任務欄一樣，檔案管理系統(tǒng)任務欄也是顯示目前用戶翻開的模塊情況，用戶可以自由地最小化、最大化或拖動系統(tǒng)功能窗口，實現(xiàn)方便的多任務同步處理。用戶還可以使用Shift+Enter鍵實現(xiàn)像WindowsVista系統(tǒng)一樣的多任務窗口切換。如下列圖：10.1.4系統(tǒng)在線用戶檔案管理系統(tǒng)任務欄右側(cè)有在線用戶列表按鈕，點擊該按鈕后彈出在線用戶列表窗口，可以實時與檔案在線用戶進展溝通交流。如圖：十一．檔案利用檔案的利用包括對電子檔案的網(wǎng)上利用和對檔案實體的借閱兩種方式。如圖-1所示，用戶對檔案的利用都是通過WEB方式的檔案實現(xiàn)的。用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進展檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進展瀏覽、下載。對電子檔案進展查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進展利用統(tǒng)計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，也可以通過先進展檢索，查到所需借閱的目錄，并提出借閱申請，借閱申請會自動顯示在檔案管理員的借閱預約信息當中，由檔案管理員準備好實體，并打印借閱單，等待用戶去簽字取回即可。借閱管理可以進展借閱登記、歸還和催還的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進展控制。圖-1檔案利用流程十二收集整編在實際檔案工作中，經(jīng)常是首先收集零散文件〔收集工作可能是文書部門、檔案部門或OA辦公系統(tǒng)完成的〕，之后進展組卷歸檔。這一過程可以在整理編目子系統(tǒng)中完成，您可以完全依照自己的方式收集資料，在歸檔前庫中存放所有容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分類、組卷、歸檔。進入收集整編模塊后如圖：工具欄按鈕的說明編輯修改已經(jīng)存在的案卷、案卷文件、散文件信息增加案卷、案卷文件、散文件信息刪除修改已經(jīng)存在的案卷、案卷文件、散文件信息選擇當前數(shù)據(jù)窗口的所有數(shù)據(jù)打印以選擇的數(shù)據(jù)選擇數(shù)據(jù)區(qū)顯示的數(shù)據(jù)圍檢索案卷、案卷文件、散文件信息，根據(jù)選擇的數(shù)據(jù)類型分別顯示為【檢索案卷】、【檢索文件】修改多條記錄信息的*一字段容清空一條或多條記錄信息的電子文件選中要導出的數(shù)據(jù)及格式，點擊轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)即可。選中要導入的數(shù)據(jù)及格式，點擊轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)即可。相當于數(shù)據(jù)的復制〔先在系統(tǒng)設置->參數(shù)設置->字段對應設置里面進展條件值的增加〕。利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看文件信息。開啟〔關(guān)閉〕網(wǎng)格編輯功能。對準界面點擊鼠標右鍵，如下圖首先要選擇準備整編的檔案類型，在右邊有三個數(shù)據(jù)窗口：案卷，卷文件，散文件，可以利用工具欄里的【編輯】、【增加】、【刪除】操作來維護三個數(shù)據(jù)窗口里的數(shù)據(jù)。檔案文件未組卷時，是以散文件的形式存在的，可以手動的方式建立案卷然后將散文件‘參加’到案卷中；拆卷：選中“案卷〞列表中的一條或多條數(shù)據(jù)，點擊右鍵在彈出的下拉菜單中選擇“拆卷〞項，可將一個案卷刪除，卷所有文件將變?yōu)樯⑽募?，并顯示于“散文件〞列表中；拆離：選中“案卷文件〞列表中的一條或多條數(shù)據(jù)，點擊右鍵在彈出的下拉菜單中選擇“拆離〞項可將案卷的文件拆為散文件，并顯示于“散文件〞列表中；移交：選擇“移交〞項是檔案錄入人員將整理完畢的案卷添加一個移交的記號，由檔案管理員對有移交標記的標志進展審核；接收：選擇“接收〞項，檔案管理員對錄入人員移交的案卷進展審核，如果審核通過，則對案卷進展接收，最后歸檔；打回：選擇“打回〞項，檔案管理員對錄入人員移交的案卷進展審核，如果審核不通過，則對案卷進展打回操作，移交標志自動取消?！皵?shù)據(jù)圍〞說明點擊工具欄中的按鈕，在彈出的下拉菜單中有如下選項：【所有部門數(shù)據(jù)】當前數(shù)據(jù)圍的所有數(shù)據(jù)【本部門數(shù)據(jù)】 當前數(shù)據(jù)圍用戶所在部門的所有數(shù)據(jù)【本人數(shù)據(jù)】 當前數(shù)據(jù)圍用戶著錄的數(shù)據(jù)【不限】顯示權(quán)限圍的所有類型的數(shù)據(jù)【未移交數(shù)據(jù)】只顯示未移交的數(shù)據(jù)【移交后未處理數(shù)據(jù)】只顯示移交后未處理的數(shù)據(jù)【已接收數(shù)據(jù)】只顯示已接收的數(shù)據(jù)12.1收集整編兼職檔案員的檔案日常工作，全部在檔案管理系統(tǒng)中的“收集整編〞里面完成。各部門兼職檔案員沒有權(quán)限瀏覽其他兼職檔案員的整編數(shù)據(jù)。12.1.1根本介紹在收集整編模塊窗口中，左側(cè)為目錄樹或分類樹區(qū)域，右側(cè)為歸檔前檔案數(shù)據(jù)區(qū)域。在數(shù)據(jù)區(qū)域單擊記錄為選中該記錄狀態(tài)。選中一條記錄后，按住Shift鍵再選中另外一條記錄為選中這兩條檔案之間的所有記錄。另外，選中一條記錄后，按住Ctrl鍵再選中另外的記錄可以不按順序挑選記錄。如圖：如要添加的檔案為“組卷方式〞則收集整編右側(cè)分為上下兩局部數(shù)據(jù)區(qū)域：上方為案卷數(shù)據(jù)，下方為卷數(shù)據(jù)。假設要添加案卷條目信息，需要先點擊案卷數(shù)據(jù)區(qū)域，然后再添加工具欄添加按鈕。假設要添加卷條目信息，需要先點擊卷數(shù)據(jù)區(qū)域，然后再添加工具欄添加按鈕則可以添加卷條目信息。12.1.4案卷或文件錄入首先、找到需要錄入案卷或文件的檔案節(jié)點，然后點擊工具欄上方增加按鈕，彈出檔案錄入界面。根據(jù)實體檔案信息填寫該檔案條目字段信息。如圖：12.1.4案卷或文件刪除首先、要刪除*條檔案條目信息，需先選中要刪除的檔案條目記錄，然后點擊工具欄的刪除按鈕，或按鍵盤上Delete按鈕，確認后實現(xiàn)刪除〔進入檔案系統(tǒng)回收站〕。12.1.5案卷或文件修改如果要修改*條檔案條目信息，需先選中要修改的檔案條目記錄，然后點擊工具欄的編輯按鈕或直接雙擊該檔案條目，彈出檔案錄入界面進展字段信息“編輯〞。如圖：12.1.6掛接電子文件每一條檔案條目信息應對應一份或多份電子文件，電子文件根據(jù)檔案類型的不同，區(qū)分多種格式。文書檔案已word文檔或PDF文件為主，信用檔案以各種圖片格式為主。要為*條卷信息添加電子文件，需在檔案錄入界面下方點擊“上傳文件〞按鈕，選擇文件即可實現(xiàn)上傳。如圖：12.1.7散文件參加到案卷要將不屬于任何案卷下的散文件參加到案卷里面，需要先選中要參加的散文件，然后拖拽到要參加的案卷記錄上，實現(xiàn)散文件的參加操作。如圖：12.1.8文件拆離至散文件要將已經(jīng)屬于*條案卷的卷從該案卷里面拆離出來，需要先選中要拆離的卷文件，然后點擊右鍵選擇拆離，實現(xiàn)卷文件到散文件的拆離工作。如圖：12.1.9打散案卷所有卷文件要將*條案卷取消，并將該案卷下的所有卷文件打散至散文件，需要先選中要打散的案卷條目，然后點擊右鍵選擇打散，即實現(xiàn)了案卷的打散工作，打散后的文件去散文件里面進展查看。如圖：12.2批量修改功能要將局部數(shù)據(jù)批量修改*一字段，需要先選中要修改的所有記錄，然后點擊右鍵選擇批量修改功能。在批量修改對話框中，選擇要批量修改的類型，從下方填寫表達式，點擊確定按鈕即可實現(xiàn)批量修改。如圖：12.3檢索案卷或文件假設要檢索案卷，需先點擊案卷數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊工具欄上方的檢索按鈕，填寫檢索條件，檢索案卷。假設要檢索卷，需先點擊卷數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊工具欄上方的檢索按鈕，填寫檢索條件，檢索卷。如圖：12.4打印報表假設要打印報表，需先選擇要打印的數(shù)據(jù)，然后點擊工具欄上方的打印按鈕，選擇要打印的報表，點擊確定按鈕打印。如圖：12.4.1移交檔案流程各地區(qū)檔案員整理完畢各地區(qū)的檔案之后，需要將這些歸檔前的檔案移交給總部檔案員。選中要移交的所有檔案，然后點擊右鍵選中移交。確認后移交給總部檔案員。如圖：12.4.2接收或打回檔案流程總部檔案員針對各地區(qū)檔案員的收集整編數(shù)據(jù)的接收、打回、歸檔操作也都是在檔案管理系統(tǒng)中的收集整編模塊中進展的。不過總部檔案員和各地區(qū)檔案員的瀏覽權(quán)限不同?？偛繖n案員可以查看任何各地區(qū)檔案員的收集整編過程中的數(shù)據(jù)。在收集整編模塊里，檔案條目左側(cè)有顏色區(qū)分，其中紅色為各地區(qū)檔案員未移交的整編數(shù)據(jù)，粉色為各地區(qū)檔案員已移交的數(shù)據(jù)，綠色為總部檔案員已接收的數(shù)據(jù)?？偛繖n案員可以通過工具欄上方的數(shù)據(jù)圍按鈕，將數(shù)據(jù)區(qū)域只顯示已移交的數(shù)據(jù)。然后將合格的數(shù)據(jù)接收到總部檔案員，將不合格的數(shù)據(jù)打回給各地區(qū)檔案員，讓各地區(qū)檔案員通過修改合格再次移交。如圖：12.4.3歸檔檔案流程總部檔案員可以按照統(tǒng)一的時間節(jié)點對目前所有已經(jīng)接收的檔案進展統(tǒng)一批量的歸檔操作，將這些檔案正式歸檔到檔案室，提供大家網(wǎng)上查閱。如圖：十三檔案管理13.1數(shù)據(jù)管理點擊左側(cè)數(shù)據(jù)管理功能按鈕，界面右側(cè)會出現(xiàn)如下所示窗口，主要包含菜單欄、工具欄、檔案目錄樹、數(shù)據(jù)區(qū)三局部。工具欄檔案目錄樹工具欄檔案目錄樹數(shù)據(jù)區(qū)【工具欄】列出了系統(tǒng)常用的各種功能按鈕數(shù)據(jù)區(qū)【檔案目錄樹】列出系統(tǒng)所包含的各種檔案類型【數(shù)據(jù)區(qū)】根據(jù)所選擇的檔案類型列出相應的工程、案卷、文件信息13.2目錄樹的維護13.2.1添加、刪除、修改檔案類型節(jié)點點擊窗口中間的檔案目錄樹，列出的系統(tǒng)包含的各種檔案類型，用戶可以對檔案目錄樹里的檔案類型進展添加、刪除和修改。選擇全宗節(jié)點‘市社會保障局’點擊右鍵出現(xiàn)界面如下所示：調(diào)出的快捷菜單包括：添加節(jié)點、添加子節(jié)點、編輯節(jié)點、刪除節(jié)點等功能，用戶根據(jù)實際需要選擇相應的菜單項，這里選擇【添加節(jié)點】出現(xiàn)如下界面選擇‘增加檔案節(jié)點’然后在檔案類型下拉列表框選擇檔案類型〔系統(tǒng)管理員在檔案庫管理里定制的檔案類型〕，這里選擇‘文書檔案〔件〕’；填寫節(jié)點名稱點擊【確定】即可，結(jié)果如下所示： 在上圖所示的快捷菜單中選擇【編輯節(jié)點】即可對檔案類型節(jié)點進展修改；在上圖所示的快捷菜單中選擇【刪除節(jié)點】即可刪除檔案類型節(jié)點〔如果檔案類型節(jié)點包括子節(jié)點或數(shù)據(jù)節(jié)點，需要先刪除子節(jié)點或數(shù)據(jù)節(jié)點〕。13.1.2添加、刪除、修改分類節(jié)點當*種檔案類型的數(shù)據(jù)量很大時候，用戶可以建立分類節(jié)點把檔案數(shù)據(jù)分類，提高查找的效率。選擇要增加分類節(jié)點的檔案類型，點擊右鍵在調(diào)出的快捷菜單種選擇【添加】如下列圖 選擇【增加分類節(jié)點】，輸入節(jié)點的名稱點擊【確定】即可節(jié)點的修改、刪除只需在上圖選擇【編輯節(jié)點】、【刪除節(jié)點】即可實現(xiàn)，詳細操作不再講述。13.1.3添加、刪除、修改數(shù)據(jù)節(jié)點數(shù)據(jù)節(jié)點是根據(jù)數(shù)據(jù)的*字段信息建立起來的節(jié)點，如：建立年度數(shù)據(jù)節(jié)點，系統(tǒng)自動根據(jù)數(shù)據(jù)的年度信息放入相應的年度分類節(jié)點里去。選擇【增加】，如下圖，在節(jié)點名稱輸入你要建的節(jié)點的名稱，點擊確定。輸入數(shù)據(jù)節(jié)點的檢索條件，如：‘年度’包含‘2000’點擊【下一步】根據(jù)輸入的條件列出當前數(shù)據(jù)庫中符合此條件的數(shù)據(jù)，點擊【確定】完成設置節(jié)點的修改、刪除只需在上圖選擇【編輯節(jié)點】、【刪除節(jié)點】即可實現(xiàn)，詳細操作不再講述。13.2檔案數(shù)據(jù)的增刪改對于檔案工作部門，其中一項非常重要的工作便是對各種類型的檔案〔如科技、文書〕進展歸檔，包括錄入完整的工程工程信息、案卷信息及文件信息。選擇要錄入信息的檔案類型，選擇分類節(jié)點或數(shù)據(jù)節(jié)點，確定要錄入的是‘案卷’還是文件信息〔點擊案卷或文件數(shù)據(jù)區(qū)即可〕，點擊【增加】按鈕數(shù)據(jù)區(qū)增加了一條空白信息，有兩種錄入方式可供用戶選擇：一是直接在記錄上錄入各字段的信息如圖.2-1所示，錄入完成后系統(tǒng)自動保存檔案信息；另一種是雙擊空白記錄，在錄入界面上錄入檔案信息如圖圖5.3.1.2-2所示，然后點擊【保存】按鈕，如果想繼續(xù)添加記錄信息可以在不退出的情況下繼續(xù)錄入，點擊【增加】按鈕，在新的空白卡片上繼續(xù)錄入，錄入完成后點擊【退出】按鈕即可。圖.2-1圖.2-2如果要錄入的記錄為文件級并且有電子文件，則需點擊錄入卡片如圖.2-3上的【掛接】按鈕。圖.2-3在掛接電子文件窗口選擇電子文件存放的位置和電子文件的名稱點擊【上傳文件】，如果有多個電子文件可繼續(xù)掛接，方法一樣。13.3數(shù)據(jù)圍的選擇用戶查看檔案信息時可以選擇不同的數(shù)據(jù)圍來查看數(shù)據(jù)區(qū)里的數(shù)據(jù)點擊工具欄上的【數(shù)據(jù)圍】按鈕，列出了用戶可選擇的數(shù)據(jù)圍，默認情況為‘所有部門數(shù)據(jù)’【所有部門數(shù)據(jù)】當前數(shù)據(jù)圍的所有數(shù)據(jù)【本部門數(shù)據(jù)】 當前數(shù)據(jù)圍用戶所在部門的所有數(shù)據(jù)【本人數(shù)據(jù)】 當前數(shù)據(jù)圍用戶著錄的數(shù)據(jù)13.3.1數(shù)據(jù)檢索點擊上方的【檢索】按鈕開場查詢這樣實現(xiàn)的查詢也叫模糊查詢。在“查詢〞方式下用戶可以設置多個查詢條件進展復合查詢。在此對話框里可以設置多個條件進展多條件復合檢索：在“字段名〞下拉框中選擇一字段名；“運算符〞下拉框中選擇一運算符，“等于〞指用戶所選字段名的值等于用戶輸入的條件值；“不等于〞指用戶所選字段名的值不等于用戶輸入的條件值；“大于〞指用戶所選字段名的值大于用戶輸入的條件值；“小于〞指用戶所選字段名的值小于用戶輸入的條件值；“大于等于〞指用戶所選字段名的值大于等于用戶輸入的條件值；“小于等于〞指用戶所選字段名的值小于等于用戶輸入的條件值；“包含〞指用戶所選字段名的值包含用戶輸入的條件值；“不包含〞指用戶所選字段名的值不包含用戶輸入的條件值；“為空〞指用戶所選字段名的值為空；“不為空〞指用戶所選字段名的值不為空。在“條件值〞編輯框中輸入字段中需要查找的條件值即可〔根據(jù)選擇的運算符不同輸入此字段的全部或局部的值〕。設置好一個檢索條件后點擊【添加檢索條件】按鈕，將設置好的檢索條件添加到檢索條件錄入框中。添加一個檢索條件后可以選擇“并且〞、“或者〞、“非〞及左右括號“〔〞、“〕〞用以改變檢索條件間的邏輯關(guān)系；如果選擇“或者〞，此時當前所設的條件與前一所設的條件是邏輯‘或’的關(guān)系，也就是兩個條件中滿足一條就生效；如果選擇“并且〞，則當前所設的條件與前一所設的條件是邏輯‘與’的關(guān)系也就是兩查詢條件必須同時滿足才生效。如果選擇“非〞，則當前所設的條件與前一行所設的條件是邏輯非的關(guān)系也就是前一檢索條件必須排除后一檢索條件的圍時整條檢索條件才生效。例如：需要檢索2000年以來關(guān)于機構(gòu)調(diào)整的有關(guān)文件。首先輸入第一個檢索條件，在“字段名〞下拉框中選擇“成文日期〞字段，在運算符下拉框中選擇“大于等于〞項，在條件值編輯框中輸入“1999-01-01〞，系統(tǒng)會把1999年1月1日以后的文件全部檢索出來。添加完第一個檢索條件后選擇“并且〞，然后在“字段名〞下拉框中選擇“點擊【刪除】按鈕刪除所有已經(jīng)添加的檢索條件，點擊【檢索】按鈕則按照設置好的檢索條件進展數(shù)據(jù)的檢索，點擊“列所有〞按鈕則列出當前數(shù)據(jù)圍的所有數(shù)據(jù)項，點擊【取消】退出檢索對話框。13.4批量修改批量修改即對多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進展修改，如：把多條記錄的*個字段清空、把多條記錄的*個字段添加固定的值、在多記錄信息*個字段中查找替換等。在工具欄中點擊“批量修改〞按鈕彈出如下列圖所示的批量修改對話框批量修改的時候用戶在修改字段下拉框中選擇需要做修改的字段。利用‘添加數(shù)據(jù)域’、‘添加公式’、‘添加字符串’來形成批量修改的規(guī)則表達式，點擊【高級】會看到更多的功能，如下圖：【添加數(shù)據(jù)域】在數(shù)據(jù)域下拉列表框中列出了可供選擇的數(shù)據(jù)域，即用戶可以將此字段的容添加到要修改的字段中去。選擇需要的數(shù)據(jù)域，然后點擊按鈕，就將此數(shù)據(jù)域添加到表達式中?！咎砑幼址窟M展批量修改的時候有時會用到‘漢字’、‘數(shù)字’、‘符號’等字符信息。將形成表達式需要的字符填入‘字符串編輯框’然后點擊按鈕，就將字符串加到表達式中。【添加公式】系統(tǒng)提供了‘自動編號’的功能，用戶可以根據(jù)實際需要設定編號的規(guī)則來形成表達式，設定好規(guī)則后點擊按鈕，就將自動編號規(guī)則加到表達式中。注：在實際工作中‘添加數(shù)據(jù)域’、‘添加字符創(chuàng)’、‘添加公式’可以單獨形成表達式，也可以組合形成需要的表達式規(guī)則?！拘薷姆绞健刻峁┤N修改方式?！啃薷摹癁樾薷淖侄蔚娜咳荩弧植啃薷摹癁樾薷淖侄蔚木植咳?，用戶可以設定修改的字符圍；‘查找修改’為從用戶設定的字符圍進展查找替換。下面舉例來說明批量修改的用法，如：把多條記錄信息的‘責任者’字段修改成‘省公司’修改步驟如下：首先通過‘查詢’或者‘多項選擇’來選擇要修改的數(shù)據(jù)，然后點擊【批量修改】按鈕，【修改字段】選擇‘年度’，在【添加字符串】編輯框中填寫‘2000’點擊【添加】，再點擊確定即可。修改后的結(jié)果如下列圖所示：13.5檔案目錄打印報表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種符合國家標準的檔案報表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷目錄等，打印方法簡便快捷。打印之前利用檢索工具檢索出要打印的檔案信息，然后點擊工具欄上的【打印】按鈕，在此窗口中選擇所需要的報表即可進展打印。13.6參加專題此功能可將選中的案卷文件參加設置好的專題中，在數(shù)據(jù)區(qū)中選擇需要參加專題的案卷或文件，點擊，出現(xiàn)如下的對話框：選擇具體參加哪一個專題，點擊確定后，提示參加專題成功。13.6.1復制到鑒定庫此功能可以將需要銷毀的數(shù)據(jù)復制至鑒定庫中，然后在鑒定銷毀功能中對數(shù)據(jù)進展操作。選擇需要進展銷毀的數(shù)據(jù)，點擊，出現(xiàn)如下的對話框：用戶可以更改節(jié)點的名稱以便使用，點擊“確定〞后數(shù)據(jù)即被復制至鑒定庫中。13.7個性設置利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序及寬度，以方便查看檔案信息。點擊“〞按鈕在彈出的擴展快捷命令中點擊“個性設置〞按鈕即可彈出如圖5.3.1.9-1所示的選擇顯示字段窗口，在此窗口中可以手動逐一勾選也可以點擊“全選〞或“全不選〞按鈕進展顯示字段的選擇，選好后點擊“保存〞按鈕后即可使設置生效，用戶在選擇顯示字段窗口中沒有勾選的字段在數(shù)據(jù)區(qū)即為不可見字段。 圖5.3.1.9-用戶可以調(diào)整字段的顯示順序和寬度如圖5.3.1.9-2所示，圖5.3.1.9-3圖5.3.1.9-圖5.3.1.9-13.8數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出13.8.1數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出點擊按鈕即可彈出如圖.10-2所示的另存為對話框，在此對話框中選擇轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)準備存放的目標路徑并輸入轉(zhuǎn)出文件名，點擊“保存〞按鈕即可將當前數(shù)據(jù)圍的數(shù)據(jù)項轉(zhuǎn)出到上述轉(zhuǎn)出文件中。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出目前可以支持兩種文件格式，MicrosoftAccess格式和MicrosoftE*cel格式。圖.10-1圖.10-213.8.2數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入點擊按鈕即可彈出如圖圖.10-4所示的翻開對話框，在此對話框中選擇準備轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)文件所處的目標路徑并選擇該轉(zhuǎn)入文件，點擊“翻開〞按鈕即可將上述準備轉(zhuǎn)入的文件數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)入系統(tǒng)的當前數(shù)據(jù)區(qū)中。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入目前可以支持兩種文件格式，MicrosoftAccess格式和MicrosoftE*cel格式。圖.10-3 圖.10-4十四、檔案統(tǒng)計檔案統(tǒng)計功能是幫助檔案管理員來了解檔案中