基本建設項目檔案的整理方法一、基本建設項目檔案的概念基本建設項目檔案是指從建設項目（工程）的提出、調研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的應歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。二、基本建設項目文件的整理㈠、基本建設項目文件（以下簡稱基建檔案）的歸檔范圍和保管期限表（詳見附表）整理基建檔案注意的事項：1、應將反映基本建設職能活動中形成的全部文件材料、圖紙及其他載體作為歸檔范圍的主體：3、基本建設文件材料的原件由建設單位歸檔，施工單位歸檔用復印件。㈡、歸檔時間：1、各施工單位應在項目建設完成三個月內將項目文件向建設單位歸檔，有尾工的應在尾工完成后及時歸檔；2、大、中型項目建設，按階段歸檔。㈢、歸檔要求1、歸檔文件材料必須是準確反映基本建設及其管理活動的真實情況;2、歸檔文件材料必須齊全、完整；3、歸檔文件材料應選用優質的制成材料，紙張規格尺寸要統一，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙書寫，總之書寫材料應符合耐久性要求。㈣、整理的原則及分類要求：2、基建檔案材料的分類要求：⑴類目明確、層次清楚、簡明：類目明確、層次清楚、簡明即劃分的類和屬類有二至三個層次，達到眉目清楚，條理清晰就可以。比如：城市基建工程檔案，可先按不同性質的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工業建筑工程、交通運輸工程等劃分類；然后再在每種建筑工程類下，直接以工程項目（或單項工程）劃分為屬類。如果工程項目較多，也可以在每種建筑工程類下，先按地理區劃或建筑用途（如民用建筑中的賓館、影劇院、青少年宮、學校、機關辦公樓、住宅等）劃分為屬類，在屬類下再按工程項目（或單項工程）劃分為小類。類和屬類一般不益劃得過多。類和屬類的層次劃得⑵分類標準一致分類標準一致就是在對一種基建檔案劃分類或屬類時，劃分的依據是相同的。只有分類標準一致，基建檔案劃分的類或屬類才會層次清楚，條理明晰，有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。比如基建檔案，可以按工程項目分類，也可以按專業來分類。如果按工程項目分類，就應當全部按工程項目分類，這就是分類標準一致。如果一部分按工程項目分類，另一部分按專業分類，這就是分類標準不一致。又如礦產的地質勘探檔案，可以按地區（省、市、自治區）分類，也可以按礦種（金、銀、銅、鐵、煤等）分類，這叫做分類標準一致。如果一部分按地區分類，另一部分又按礦種分類，這就叫做分類標準不一致。在劃分類和屬類時，在同一層里同時使用兩個分類標準，勢必使檔案的整理發生混亂，不便于進行編目、保存和利用。⑶類與類之間不交叉、不重疊。類與類之間的歸檔材料，不能互相交叉。如城市基建工程檔案，市政公用工程類的燈飾、給排水材料等不能歸入民用建筑工程類；又如類與類之間的材料不能重復。3、制定分類方案或分類大綱分類方案或分類大綱是指導分類的綱領性文件，也可以叫做分類指南。是用文字或圖表的形式列舉基建檔案分類的類和屬類的系列，概括各個類和屬類所包括的基建檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方法的類目表。基建檔案通常運用的分類方法有：⑴按工程項目分類按工程項目分類，就是按照基本建設工程項目（一個建設群或一個單項工程），如廠礦、機關、學?；蛩畮臁㈦娬?、橋梁等獨立工程項目的全部檔案為單位劃分類別，其特點是：同一個工程項目其設計或施工建設中形成的全部檔案集中在一起，反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用檔案，不屬于同一個工程項目的檔案要嚴格區分開。⑵按專業性質分類按專業性質分類，是指根據基建檔案內容所反映的不同專業性質來劃分基建檔案的類別。例如：基建工程設計檔案中的標準設計或通用設計檔案，其本身一般不是伴隨有具體對象的工程設計形成的，所以它更適合于按建筑、結構、給排水、電氣、照明等不同專業性質劃分不同的類別。類以下還可以劃分屬類，象結構類下可以按磚混結構、框架結構等劃分不同屬類。按專業性質分類的方法，其特點是：將同一專業性質的基建檔案集中在一起，便于從專業角度查找和利用基建檔案。（五）、組卷的方法1、按項目組成案卷（即保管單位）如一項建筑工程，一般由大小不等的若干單項工程組成，如一個學校有教學樓、實驗樓、辦公樓、宿舍等單項工程。各個單項工程一般由基礎、底層和各2、按專業性質組成案卷（即保管單位），是指按照基建檔案的內容反映的專業性質來組成保管單位。如基建工程項目的設計圖紙，可以按土建、結構、電氣、照明等不同專業，分別組成一卷或數卷。以上兩種組卷方法均是將直接針對具體項目的管理性文件材料放入所針對的項目里組卷。3、卷內文件材料的排列：⑴管理性文件，按問題重要程度、時間排列；⑵圖樣材料按階段或重要程度排列。即：方案一一初步設計一一技術設計一一施工圖設計一一竣工圖；⑶按目錄或圖號排列;⑷無目錄或圖號采用專業順序先分后分，至下而上（至上而下）；平面圖一一立面圖一一剖面圖一一大樣圖⑸更改通知單連同附圖排列在更改圖后面；⑹施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；⑺按文件形成先后順序排列，文字在前，圖樣在后。有譯文的外文在前，原文在后。4、卷內文件材料的編寫⑴案卷內基建文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。⑵單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。⑶成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其它文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。⑷卷內目錄的填寫卷內目錄（填寫式樣）①序號：序號應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內科技文件材料件數的順序。卷與卷之間不連續編。的圖號、設備代號、項目代號等。③責任者：責任者應填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。④文件材料題名：文件材料題名應填寫科技文件材料的全稱。⑤日期：日期應填寫科技文件材料的形成日期。⑥頁號：頁號應填寫每件文件材料首尾頁上標注的頁號。⑦備注：有需要注明的事項填入此欄。⑧卷內目錄排列在卷內文件材料首頁之前。⑸卷內備考表的編寫卷內備考表式樣①說明：說明包括案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。②立卷人：應由負責立卷人簽名。③立卷日期：立卷日期應填寫完成立卷的日期。④檢查人：檢查人應由案卷質量審核者簽名。⑤檢查目期：檢查日期應填寫審核的日期。⑥卷內備考表排列在卷內文件材料之后。5、案卷的裝訂⑴案卷可以裝訂和不裝訂兩種形式。⑵案卷內不同幅面的科技文件材料或圖紙均要折疊為統一幅面，破損的要先修復。幅面采用A4型（即：297mm某210mm）或16開型（260mm某185mm）。圖樣折疊時標題露在右下角。圖紙折疊成“手風琴式”，A4型尺寸。⑶案卷內的金屬物裝訂前要拆除。⑷三孔一線裝訂。裝訂的案卷要結實、整齊，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁、無損壞文件、不妨礙閱讀。⑸不裝訂的案卷，應在每份科技文件材料的左上角加蓋檔號章。⑹檔號填寫按照前面講的“案卷封面的編寫第6點”填寫。⑺序號填寫應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件材料件數的順序。6、案卷封面的編寫（1）案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白欄就是案卷題名欄，擬寫案卷題名一般由立卷人擬寫。案卷題名要求應簡明、準確地揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等。例：案卷題名二云陽中學辦公樓（對象名稱或工程項目）+電器照明（針對內容或專業）+施工圖（文件材料名稱）（2）立卷單位應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。⑶起止日期應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。(4)保管期限應根據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。(5)密級應依據保密規定填寫卷內文件材料的最高密級。(6)檔號應填寫全宗號、目錄號、分類號(項目代號)和案卷號(檔號的編制見后)。(7)封面填寫實例7、案卷背脊的編寫(1)案卷背脊上的保管期限應根據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。(2)檔號填寫同“案卷封面的編寫(6)”。(3)案卷題名填寫同“案卷封面的編寫(1)”，應從右到左豎寫。(一)案卷的排列案卷的排列就是按照一定的方法對組好的基建檔案案卷進行科學的排序。檔案號的基本模式：檔案號二全宗號+目錄號+分類號(包括項目代號)+案卷順序號單純號碼制實例：某單位基建檔案某某?某某?某?某?某一一001f案卷順序號全目宗錄大屬小號號類類類如0012.7.1-1、0012.7.1-2、0012.7.1-3、0012.7.1-4、O012.7.1-5,為縣檔案局檔案館綜合樓的項目檔案。0012為全宗號，即單位代號；7為目錄號，即項目檔案代號（根據各單位實際情況確定）；1為分類號，即檔案館綜合樓代號；“-”后的1、2、3、4、5為案卷號。又如0012.7.2-1、0012.7.2-2、0012.7.2-3、0012.7.2-4、0012.7.2-5、0012.7.2-6為縣檔案局檔案館綜合樓的項目檔案。如果一個單位只有一個項目，直接在目錄代號下編案卷號，如0125.8-1、0125.8-2