1、單證計劃調(diào)度崗位工作流程單證計劃調(diào)度崗位工作主要為三大塊，架構(gòu)如下：訂貨單處理生產(chǎn)計劃調(diào)度與安排單證工作室接單訂單處理安排出貨常規(guī)排產(chǎn)加單代理商庫存盤點數(shù)據(jù)匯總盤庫表收集一、訂貨貨單處理理：接單（即即接受各各客戶傳傳真回廠廠的訂貨貨單）：由于單單證工作作室成員員分微波波爐/空空調(diào)/小小家電三三個項目目進行跟跟蹤，在在訂單的的接受上上需分清清楚產(chǎn)品品線。訂單處理理：訂單收悉悉后處理理圖表分分析： 訂單業(yè)務員我司業(yè)務人員簽名及購貨單位公章訂單價格是否超常規(guī)財務帳面是否欠款分配貨源計算車位，叫車，送財務打單車隊做訂單，及代理理商確認認蓋章初審NOO則重做做訂單YES，走下一一步 NOO通知業(yè)業(yè)務員調(diào)

2、調(diào)整 YEES，走走下一步步超常規(guī)，沒報告告則通知知 無貨源源則 業(yè)業(yè)務員打打報告申申請 通通知業(yè)務務 員是是否要 沒超政政策或超超政策但但有報告告申請則則走下一一步 改單，改 何種種型號 欠欠款則告告知業(yè)務務員補齊齊手續(xù) 同時時又回到起初的的 作單單流程無欠款則則開始做做單 貨源無無問題開開始計算算車位 運輸調(diào)調(diào)度員安安排車隊隊實際發(fā)發(fā)貨業(yè)務員填填寫訂貨貨單注意意事項：業(yè)務員需需在客戶戶回傳公公司的訂訂貨單上上留下自自己的姓姓名及聯(lián)聯(lián)系方式式。根據(jù)當天天公司發(fā)發(fā)給各營營銷中心心的庫存存表協(xié)助助客戶做做次日的的訂貨單單。核實價格格是否超超常規(guī)，如有特特殊價格格一定要要事前報報告申請請，并在在回

3、傳公公司的定定單上注注明清楚楚報告內(nèi)內(nèi)容及日日期。如代理商商帳面余余額不足足，出具具了銀行行承兌匯匯票、支支票、或或匯票，則業(yè)務務人員應應將原件件仔細核核對確認認無誤后后第一時時間EMMS回公公司，并并在復印印件上簽簽名后傳傳真回公公司以便便第一時時間能發(fā)發(fā)貨，如如果該票票是背書書的銀行行承兌，則連同同票據(jù)的的背面都都要傳真真過來；（業(yè)務務員是首首先收到到票據(jù)的的人，所所以一定定要注意意看這張張票據(jù)的的蓋章是是否清晰晰，收款款人的帳帳號和名名稱有沒沒有寫錯錯；還要要注意看看這張票票據(jù)的客客戶所屬屬的銀行行是否屬屬于保兌兌倉的銀銀行承兌兌和是否否屬于商商業(yè)銀行行承兌，如果此此票據(jù)屬屬于商業(yè)業(yè)銀行

4、承承兌，那那就必須須要先請請示集團團公司副副總裁同同意才能能收下）。如帳帳面余額額不足，短時間間內(nèi)又無無法辦款款，則要要求訂貨貨客戶出出具欠款款委托書書，說明明欠款時時間，發(fā)發(fā)貨金額額，報公公司批示示后方可可發(fā)貨。如有需要要安排隨隨貨走的的臨時贈贈品、宣宣傳資料料請在訂訂單上額額外注明明。在做做宣傳資資料申請請數(shù)量時時要求與與終端科科協(xié)商好好具體出出庫數(shù)量量。如代理商商發(fā)貨至至異地倉倉，業(yè)務務人員需需要求訂訂貨單位位開具委委托書注注明收貨貨地址、聯(lián)系人人及聯(lián)系系電話，與訂單單一同回回傳公司司，并在在訂單的的右上角角處明確確注明發(fā)發(fā)至異地地（？）。單證計劃劃科處理理訂貨單單注意事事項：單證計劃劃

5、組接受受到定單單后，首首先檢查查訂單上上是否有有我司業(yè)業(yè)務人員員的簽名名，以及及購貨單單位的公公章。無公章，通知業(yè)業(yè)務人員員要求訂訂貨單位位蓋章確確認后再再重傳公公司。初步查看看所訂型型號是否否有斷貨貨，如某某型號斷斷貨則聯(lián)聯(lián)系業(yè)務務人員是是否調(diào)整整，如有有調(diào)整則則將此份份訂單作作廢，避避免重復復做單。 如業(yè)業(yè)務告知知無須調(diào)調(diào)整則待待貨源齊齊全后再再補單。核對產(chǎn)品品價格是是否正常常，有沒沒有特殊殊性，如如價格特特殊，則則在各地地區(qū)報告告文件夾夾中查找找是否有有特殊報報告申請請，并將將此報告告與訂單單附在一一塊作為為審核的的依據(jù)。如沒有有特殊申申請而價價格又特特殊則與與業(yè)務員員電話溝溝通，詢詢問

6、清楚楚情況，要求打打報告申申請。通過內(nèi)務務管理系系統(tǒng)查詢詢客戶帳帳面是否否有余款款，核實實余款是是否足夠夠發(fā)貨。如余額不不夠，查查看業(yè)務務人員在在訂單回回傳公司司的同時時是否有有相關(guān)銀銀行票據(jù)據(jù)一起回回傳。如有票據(jù)據(jù)，則打打開內(nèi)務務管理系系統(tǒng)將新新回傳的的票據(jù)輸輸入系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)，在在輸入票票據(jù)的過過程中要要核實是是否重復復輸入。要求業(yè)業(yè)務人員員將原件件必須以以最快時時間EMMS回總總部。票據(jù)原件件回廠后后首先入入內(nèi)務管管理系統(tǒng)統(tǒng)，注意意是否有有重復登登記，并并在筆記記本上登登記后轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)交財務務部門。如余額不不足，又又無任何何票據(jù)則則查看是是否有超超過公司司給與各各客戶的的信用額額度，如如超過信信用額

7、度度則查看看是否有有公司總總部批示示過的由由營銷中中心打的的申請報報告以及及客戶出出具“到期付付款保證證書”，保證書書欠款額額度1000以下下俞堯昌昌副總裁裁批示即即可，欠欠款額度度1000萬以上上要求執(zhí)執(zhí)行總裁裁批示。這一方面面也是為為了保障障公司的的利益，規(guī)范工工作制度度。另外外要求些些都是很很重要的的。貨款問題題注意細細節(jié)：原則上：發(fā)貨采采用現(xiàn)款款現(xiàn)貨的的原則、超市或或?qū)I(yè)連連鎖系統(tǒng)統(tǒng)有帳期期或信用用額度。票據(jù)類型型：匯票票、銀行行承匯（三方銀銀行承匯匯必須按按“銀行提提貨單”金額提提貨）、電匯（新單位位必須貨貨款到我我司帳戶戶中方可可發(fā)貨）、支票票（只限限廣東部部分區(qū)域域廣州、東莞、江

8、門、佛山）。當收到票票據(jù)后，先檢查查票據(jù)是是否有問問題，如如蓋章模模糊、字字體不規(guī)規(guī)范。復印一式式四份，留檔、給財務務（2份份）、出出納；原件登記記在本子子上并給給出納簽簽收；若遇到退退票的，如蓋章章不清，超過三三次背書書的，馬馬上退回回辦事處處重辦，并定期期跟蹤情情況，直直到寄回回公司。做好全國國三方客客戶（保保兌倉）的余額額明細表表，要是是有票據(jù)據(jù)快要期期的客戶戶時，要要馬上提提醒業(yè)務務員去跟跟進，讓讓客戶盡盡快到三三方銀行行存錢辦辦提貨通通知書。抓緊資金金回籠，公司總總部對業(yè)業(yè)務員前前期已傳傳真過來來的匯票票、銀承承或電匯匯底單，超過110天還還未寄回回公司財財務的，除電話話通知他他們立

9、即即寄回外外，還要要將客戶戶名稱、票號、金額、負責收收款的業(yè)業(yè)務名單單登記清清楚，如如果超過過20天天還未寄寄回或者者換了票票不通知知公司的的，除要要業(yè)務員員說明清清楚原因因外，給給予一定定的扣罰罰。返利手續(xù)續(xù)未辦完完如何發(fā)發(fā)貨？客客戶必確確認我司司財務的的“財務對對帳單”，再由由客戶出出保證書書，方可可發(fā)貨。分配貨源源 將目前前庫存型型號結(jié)合合各地區(qū)區(qū)訂單情情況進行行分配，根據(jù)各各業(yè)務主主管的要要求安排排貨源計算車位位，安排排贈品根據(jù)分配配好貨源源的訂單單開始計計算車位位，超過過整車車車位或略略少與整整車的訂訂單與業(yè)業(yè)務人員員聯(lián)系略略做調(diào)整整，保證證整車出出貨，盡盡量避免免走臨擔擔， 因因為

10、目前前運費空空漲，公公司承擔擔了很大大運輸壓壓力。每每做一份份訂貨單單的同時時，要優(yōu)優(yōu)先考慮慮售后部部是否有有配件、辦事處處是否贈贈品、樣樣機和資資料隨貨貨走，還還要注意意這個要要發(fā)貨的的單位是是否已經(jīng)經(jīng)有手續(xù)續(xù)要求在在發(fā)貨單單價中下下浮返利利差價；注意準準確計算算產(chǎn)品裝裝車貨運運量，如如果該客客戶走的的是零擔擔，就必必須要在在訂單上上注明清清楚；如如果遇到到是第一一次發(fā)貨貨的客戶戶，就要要讓業(yè)務務員提前前提供資資料單位全全稱、收收貨詳細細地址、聯(lián)系人人電話、收貨時時間、貨貨倉在市市區(qū)還是是在郊區(qū)區(qū)、白天天貨車通通行有無無限制、有無裝裝卸工人人，要提提醒業(yè)務務員該客客戶由于于是首次次發(fā)貨，因此

11、該該客戶的的票據(jù)要要收到正正本、電電匯要到到公司帳帳戶上才才能安排排發(fā)貨，等等。具體明明細見附附表一：安排出貨貨：做好計劃劃單后，根據(jù)計計劃單叫叫車，即即安排運運輸車隊隊次日來來廠裝貨貨。將做好的的計劃單單送財務務單證組組打單。財務打打單人員員按“產(chǎn)品訂訂貨單”打印成成“產(chǎn)品提貨貨通知單單”。 “產(chǎn)品提提貨通知知單”各聯(lián)作作用：第一聯(lián)業(yè)業(yè)務科存存查財務打打單人員員存檔第二聯(lián)倉倉庫存?zhèn)}庫庫計帳員員計帳第三聯(lián)財財會部門門結(jié)算財務務部人員員計帳第四聯(lián)銷銷售計提提及財務務結(jié)算財務務部人員員計帳第五聯(lián)送送貨回單單運輸輸公司運運費結(jié)算算第六聯(lián)業(yè)業(yè)務員存存相關(guān)關(guān)業(yè)務員員記帳存存檔第七聯(lián)隨隨貨同行行運輸輸司機

12、存存檔第八聯(lián)門門衛(wèi)放行行保衛(wèi)衛(wèi)科存檔檔將打好的的產(chǎn)品提提貨通知知單交財財務科審審核，蓋蓋“發(fā)出商商品專用用章”確認。將蓋好章章的計劃劃單轉(zhuǎn)交交運輸調(diào)調(diào)度員，運輸調(diào)調(diào)度員按按運輸公公司的車車輛情況況具體安安排發(fā)運運。并在在“產(chǎn)品提提貨通知知單”右上角角標注具具體車號號。安排排車隊司司機去倉倉庫提貨貨。財務打單單員與次次日上午午根據(jù)前前一天發(fā)發(fā)運的具具體情況況（發(fā)貨貨單位、數(shù)量、金額、車號、備注等等），匯匯總數(shù)據(jù)據(jù)發(fā)電子子郵件至至各地辦辦事處。如果運輸輸車隊出出現(xiàn)任何何問題：各運輸輸公司的的路線由由計劃調(diào)調(diào)度員提提供聯(lián)系系方式；在途車車輛直按按向運輸輸公司有有關(guān)人員員查詢，當天所有有訂單處處理完畢

13、畢后，根根據(jù)倉庫庫條碼系系統(tǒng)查詢詢當日庫庫存情況況，并發(fā)發(fā)全國營營銷中心心，方便便各各客客戶、業(yè)業(yè)務員清清晰知道道公司里里到底哪哪些型號號有貨、哪些型型號無貨貨，無貨貨的型號號預計在在哪天生生產(chǎn)，確確保他們們能準確確掌握公公司最新新的產(chǎn)品品庫存信信息。同同時，我我們還要要注意產(chǎn)產(chǎn)品庫存存的準確確性，要要是成品品倉里存存在質(zhì)量量問題而而不能正正常出貨貨的產(chǎn)品品，請技技術(shù)部和和倉庫人人員第一一時間電電話通知知，避免免由于倉倉庫沒貨貨裝而導導致整天天改單據(jù)據(jù)，浪費費公司資資源，重重復工作作。二、生產(chǎn)產(chǎn)計劃調(diào)調(diào)度與安安排1）每月月20日日做下月月的常規(guī)規(guī)生產(chǎn)計計劃：各營銷中中心必須須按產(chǎn)品品訂貨單單填

14、寫下下月各地地區(qū)所需需要型號號數(shù)量、贈品數(shù)數(shù)量。與生產(chǎn)部部門協(xié)調(diào)調(diào)安排生生產(chǎn)根據(jù)生產(chǎn)產(chǎn)部門的的建議做做出適當當調(diào)整注意：由由于生產(chǎn)產(chǎn)計劃的的落實必必須以下下月的銷銷售目標標的指定定為前提提，因此此需要各各業(yè)務部部門的大大力配合合，每月月20日日前將下下月的要要貨計劃劃回傳公公司，且且務必確確保計劃劃的準確確性，可可靠性。2）據(jù)實實際提貨貨及時跟跟進生產(chǎn)產(chǎn)，安排排計劃：與公司計計劃調(diào)度度中心的的人員溝溝通好，當遇到到有部分分貨源在在有計劃劃生產(chǎn)的的前提下下，而公公司庫存存數(shù)量不不多，但但比較暢暢銷的型型號斷貨貨時，要要主動向向計劃員員反映，請他們們立刻協(xié)協(xié)調(diào)車間間安排生生產(chǎn)，爭爭取不讓讓暢銷型型

15、號斷貨貨太久，喪失市市場份額額。三、代理理商庫存存盤點每月30031號號收集各各營銷中中心代理理商庫存存盤點表表根據(jù)收集集齊全的的盤點表表進行匯匯總分析析，并報報集團公公司副總總裁閱。盤點表的的格式由由計劃單單證科不不斷更新新。即盤庫表表格里的的產(chǎn)品型型號要隨隨著有新新型號的的增加而而不斷地地更新，然后發(fā)發(fā)E-mmaill給全國國辦事處處。代理商庫庫存盤點點要求一一定要準準確。業(yè)務人員員要結(jié)合合當月客客戶的進進銷存情情況進行行實地盤盤庫，不不能僅僅僅憑借代代理商提提供的數(shù)數(shù)據(jù)就回回傳公司司，一定定要確保保客戶盤盤庫的準準確性。流程分析析：以上是單單證計劃劃科的大大致工作作流程，通過具具體工作作

16、時的流流程跟蹤蹤我們發(fā)發(fā)現(xiàn)，每每個環(huán)節(jié)節(jié)一旦出出了問題題，單證證計劃工工作室的的科員就就需要電電話聯(lián)系系業(yè)務人人員，告告訴相關(guān)關(guān)變動信信息，如如此大量量的重復復的工作作耗費了了我們880%的的精力，也就是是說做單單前的準準備工作作（也就就是價格格的核實實，帳務務問題的的處理以以及貨源源的安排排）耗用用了我們們超過一一半的時時間，真真正安排排做單計計算車位位發(fā)貨的的時間三三分之一一都不到到，因此此在流程程的處理理上很容容易出現(xiàn)現(xiàn)斷檔。簡單來來說：財財務單證證是需要要計劃單單才可打打單，而而由于我我們一小小時中前前48分分鐘是用用來準備備資料，要在后后12分分鐘才能能將做好好的計劃劃單出來來送交財

17、財務，財財務單證證組才能能進行下下一個環(huán)環(huán)節(jié)的工工作，而而如果我我們準備備資料的的時間只只需要花花2530分分鐘那么么我們就就可以將將打單時時間提前前，那么么也就可可以更快快進入下下一個環(huán)環(huán)節(jié)，大大大提高高我們的的工作效效率。通過以上上分析我我們不難難發(fā)現(xiàn)，大量的的重復性性的勞動動是制約約我們工工作效率率的主要要就矛盾盾。在訂訂單數(shù)量量較小，貨源得得以保障障的時候候，此種種流程的的建立還還是可行行的，主主要矛盾盾突顯不不出來，只要工工作人員員對工作作流程熟熟悉，工工作強度度不大也也還算流流暢。可可一但訂訂單數(shù)量量急劇增增加，方方案變換換頻繁，大量的的重復性性工作的的矛盾就就益發(fā)明明顯了。針對這

18、這一現(xiàn)象象建議如如下：生產(chǎn)規(guī)模模的擴大大化要求求我們批批量生產(chǎn)產(chǎn)我們所所需要的的產(chǎn)品，不但可可以提高高勞動生生產(chǎn)率也也可以節(jié)節(jié)省人力力。同樣樣在管理理中我們們也需要要有這樣樣的思維維理念。我們需需要要求求我們的的工作人人員在遇遇到問題題的時候候批量處處理，由由于問題題同質(zhì)化化頻率很很高，那那么在處處理的時時候需要要集中處處理，各各個擊破破。不能能分別攻攻占，強強行突破破。也就就是說工工作人員員在處理理訂單的的過程中中需要按按照一個個流程走走完后再再去走另另一個流流程，不不能流程程沒有走走完就因因為某些些特殊原原因制約約了流程程的進一一步發(fā)展展，造成成對后期期工作的的延誤。通俗點點說就是是當個人

19、人在處理理訂單的的時候我我們要求求她第一一步先核核實簽名名情況，蓋章情情況，將將有問題題的先挑挑出來放放一邊，沒問題題開始做做下一步步，直到到所有的的問題都都被找出出來后，先將問問題告知知業(yè)務員員，通知知完后則則做無問問題的計計劃單，避免同同一份訂訂單因為為各項原原因多次次通知。一個人處處理流程程起來可可能會比比較耗時時耗力，這時候候我們也也可以協(xié)協(xié)調(diào)各組組成成員員配合與與合作，將問題題找出來來后，則則一個人人負責通通知對口口業(yè)務人人員，而而另一個個人則負負責開始始做計劃劃單安排排車位。在計算車車位的時時候我們們又發(fā)現(xiàn)現(xiàn)很多業(yè)業(yè)務人員員由于不不清楚具具體車位位的配置置情況以以及贈品品的車位位測算情情況，使使得做回回來的計計劃單不不是略超超過整車車車位數(shù)數(shù)就是少少于車位位數(shù)，而而這時候候單證計計劃科科科員又需需要通知知業(yè)務人人員加單單或減單單，又需需要提供供前面我我們所提提到的相相關(guān)手續(xù)續(xù)，又是是一個周周期的循循環(huán)，使使得原本本可以發(fā)發(fā)運的訂訂單又得得延誤。針對這這一現(xiàn)象象建議對對業(yè)務人人員進行行車位的的換算的的方式的的培訓，并提供供各地區(qū)區(qū)運輸車車隊整車車裝運數(shù)數(shù)據(jù)給各各營銷中中心。最后由于于所有的的流程跟跟蹤在前前端的處處理上是是很關(guān)鍵鍵的，俗俗話說的