1、巧用EXCEIM立合同管理臺帳并動態(tài)管理合同巧用EXCE健立合同管理臺賬并動態(tài)進(jìn)行管理(杭州市鐵路投資有限公司魏強(qiáng))【摘要】面對數(shù)量大、類型多、金額巨、涉及廣、收付數(shù)量頻繁的合同管理要求，要做好合同的日常登記和合同執(zhí)行進(jìn)度的動態(tài)更新，建立一個方便易用的合同管理臺賬將會明顯提高合同管理的工作效率。筆者就單位實際情況用EXCE編制了具備合同總賬、動態(tài)明細(xì)賬、印花稅計提等功能與一體合同管理臺賬，以期與讀者交流。【關(guān)鍵詞】合同管理臺賬印花稅Excel眾所周知，微軟OFFICER件中的EXCE在數(shù)據(jù)管理方面的功能十分強(qiáng)大，隨著EXCE應(yīng)用的大規(guī)模普及，凡是小型數(shù)據(jù)管理或表格制作方面的工作，在應(yīng)用了EXC

2、ELS后，效率得到了大幅提高。然而，有些用戶包括筆者在內(nèi)在剛開始使用EXCEL勺時候，面對滿是表格線的界面會顯的一籌莫展，甚至覺得畫表格填數(shù)據(jù)還不如WORD*便，這其實只是因為這些用戶對陌生的軟件界面產(chǎn)生的恐懼而造成的。然而，當(dāng)有些用戶看到了EXCEIM些簡單的計算功能，如SUM()求和、SUMIFQ條件求和及count()數(shù)字統(tǒng)計和countif()數(shù)字條件統(tǒng)計函數(shù)等簡單函數(shù)在日常數(shù)據(jù)管理工作中的方便應(yīng)用，便對EXCE產(chǎn)生了依賴，繼而對EXCELS生了興趣。筆者所在一家大型國有建設(shè)單位，成立于2006年末，主要從事城東新城9.3平方公里范圍內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施的開發(fā)、建設(shè)和管理，并完成區(qū)域內(nèi)農(nóng)民及居

3、民的拆遷安置和各類安置房的建管工作，尤其是杭州東站東西廣場項目，是筆者單位重點(diǎn)建設(shè)管理的項目之一。在財務(wù)的日常管理中，合同作為一項重要的日常工作，其合同數(shù)量大、類型多、金額巨、涉及廣、收付數(shù)量頻繁，往往一個合同執(zhí)行期長達(dá)幾年，每月均涉及到合同款項的支付。面對如此繁雜的合同日常管理和合同執(zhí)行進(jìn)度的動態(tài)更新要求，稍有不甚，就會出現(xiàn)合同管理偏差甚至超付的情形。為此，筆者就單位實際情況用EXCE編制了具備合同總賬、執(zhí)行動態(tài)明細(xì)賬、印花稅計提等功能與一體合同管理臺賬。在此，筆者就編制的思路和具體臺賬作一介紹，以期與讀者交流并相互提高。一、合同管理臺賬的設(shè)計思路(一)通過分別登記合同管理臺賬總賬與明細(xì)賬，

4、并使之通過“合同號”這一關(guān)鍵字相互關(guān)聯(lián)，再通過EXCEL勺相關(guān)數(shù)據(jù)操作技巧，達(dá)到合同管理可合可分的靈活管理目的，并衍生出計提合同印花稅的功能。（二）合同管理臺賬應(yīng)具備的幾項功能：1、合同總賬管理，根據(jù)合同流水號記錄合同簽訂的日期、標(biāo)的或合同內(nèi)容、相對方、經(jīng)辦人、合同記載的大致完成日期、合同總金額、已付款金額和占比、合同記載的付款方式、合同類型、印花稅率等；2、合同明細(xì)賬管理，根據(jù)日常合同執(zhí)行進(jìn)度，流水記錄每期支付的合同進(jìn)度款，為簡化錄入并提高錄入準(zhǔn)確性，該臺賬的合同信息如合同名稱、相對方、總金額等均可通過vlookup函數(shù)自動填充。3、印花稅計提，印花稅是以經(jīng)濟(jì)活動中簽立的各種合同、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移書

5、據(jù)、營業(yè)賬簿、權(quán)利許可證照等應(yīng)稅憑證文件為對象所征的稅。其中合同作為印花稅計提的重點(diǎn)，可通過合同管理臺賬準(zhǔn)確計提，以減少財務(wù)人員計提印花稅的失誤可能。（二）建立相關(guān)表格實現(xiàn)以上功能需建立四張表格：總賬、明細(xì)賬、印花稅計提、印花稅率，具體可參見后附案例。二、合同管理臺賬案例介紹1、建立“總賬”表格，字段為“序號、合同號、合同簽訂日期、合同名稱及標(biāo)的、合同相對方、部門、經(jīng)辦人、合同記載完成日期、合同總價款、合同已支付金額、合同余款、完成情況、付款方式、備注、合同類型、印花稅率、印花稅表1-1總賬一左側(cè)部分一合同基本信息1-HLP3日I.T介H號含用舞仃口加命國書幕及好的件司將時方和V的人T合同Ht

6、t融日期.物柢借款T20id3.uiwinnnlrffi3a.naoiS200S-12-31盛寶祖鼻=1良丁上市當(dāng)艷悻宗勢乃宣季三任201M2-J0joaoooon200.000.00*1642DI0-002如占黑具H揖呻滿工T力公京艮干1流就獨(dú)司辦公室如硬2010-3-15eoq口皿doSDfl.QOOGa52010-2-1跣幫蝌醞就X胴即卸同施工總承4ULfi工酶福主任期1IDEWOrnounnuouD64.JDU-OC2DTICh-14菊即妒項3旬音&同性沙力J_L里就與帙計同工程秫星三任2D12-1-15EXIL口口33O.aaDDD額、印花稅所屬時期”，具體內(nèi)容及公式見表1-1、1-

7、2、1-3及表后說明。表1-2總賬一中間部分一合同已支付信息及完成情況等表1-3總賬一右側(cè)部分一印花稅信息ACIEJKLNX1.弁同號nw.合同化后股標(biāo)的令伺相對方-13已變F分苫*1暴茶V完鹿第祝,忖S?”*.20令計13,.30.00003/170,00(113,5i20fD-D012DLJ-I2-9IM出性砥1州市出搭厚甑200,000Uu200.000Ud9Q,CO,4i二口1o-r：i22D1M-B鵬烹膜期二用新江丁力士定且制厘郁?金三nunco300.00CO53?aTD-QO82011題串弄口書工方F芥江出可沌工用些包里也1aDOD.CQloo幻心ODDagw20TMOi2010

8、11亙韋F值小耳目船谷司抗川產(chǎn)J。匡勒總評出朝：33D.ODO001.67D.ODO00設(shè)恥合同已支付金額合同余款完成情況印花稅率印花稅額8B1nEU0Pf.L.V合國格訂U期合同名.睥及標(biāo)的V合同fU對方W淅在.合同案型V印章稅率VfiW.核覆V械驚所屬附用.?IU合計llBD.OD9：1snin-aniiDOS-12-31其寶租發(fā)占同杭州市甲揩輝都欄費(fèi)D.DUI40U02D1001422air-0D22010-1-fi用超家具瑚學(xué)藝百舐江映公安具制曲地100C31BO.OD201001S320i(ka.y2l1U-2-1兼烹布裝中/及帽_古尼撕工售丙蔚工總事3Pti逑安U.D0C33D.L

9、Dl.LU30ICU2G42010-an2010-2-14源于、新城中方F勘三四OlilJ-1程勘察設(shè)計公司勘霹0O0C5iroron?OIC(K總賬用到的公式（均以每表中的第一行數(shù)據(jù)為例進(jìn)行說明）=SUMIF明細(xì)賬!C:C,=&總賬舊3,明細(xì)賬!G:G)=I3-J3=IF(AND(I3=J3,J30),完成,IF(J30,J3/I3,)=VLOOKUP(O即花稅率!A:AI,2,FALSE)=ROUND(I3*P3,2)除以上5列內(nèi)容外，其余列均根據(jù)合同實際情況錄入。2、建立“明細(xì)賬”表格，字段為“序號、日期、合同號、合同名稱及標(biāo)的、合同相對方、表2明細(xì)賬ACDEFHILLfJUlM自冏勺,

10、L向冬和鼻出的*宮取i后萬.用默付蕊工輔嚼己忖津占段解世迎VVZ-Q合i+13.030ODDao32010-2-12D10014穌初典甲4E勘宜三杭州市H1融康俄#金司2.CDX而由.刖BD.ODD.UU，口u弛第邨t42MLO-fi-6女伴科M甲曰E苗二言*月他營第S工自凈包單位網(wǎng)QX1,ODDQQr_-1rr-riS0%第依5K卻LD-M3j0-Dfl4手勃司甲r自助糕含尚匕州而工出獨(dú)裁退#公司S.CCO,DCO.OOIDO.OOO009.00%覆次&刈CMT與于端用甲力后孫言中.一苴卅玉丁丁稽斯至砧葉上司2.m.mr1500Q0QQ1S,60M第做7S和gT2010-012J；寺班號三屈

11、桿江二由金奈RXittTJ強(qiáng)工司em.DDD.ODaDO.ODDDOISODO%第/Bg2UL1-1-S2KJlbD0!后回相*臺司紀(jì)甘IF甲噌國那401OQOaIDQ.OOOOQS50(1%革成gT20105-10201D-DDL用巨柑Hu的力川L甲兆長鄒3CO.DOIDOlOO.uu5O.M*察致103010-013哧fBfW甲引目加工合同法工審,工總學(xué)包學(xué)皮WD,IXO.jDIXi.O013W%第球合同總金額、本期付款金額、累計已付款占總金額比例、第幾次付款”，通過這張明細(xì)賬，可與總賬以“合同號”為關(guān)鍵字進(jìn)行關(guān)聯(lián)，將總賬中的合同基本信息引入到明細(xì)賬中，又可將本明細(xì)賬中每個合同的每筆支付金

12、額自動統(tǒng)計到總賬中，實現(xiàn)了合同進(jìn)度的實時把握，同時，又可通過“篩選”功能篩選出明細(xì)賬每個合同共有幾筆支付記錄，實現(xiàn)總分結(jié)合，靈活查詢的目的。具體見表2及表后說明。明細(xì)賬用到的公式（均以每表中的第一行數(shù)據(jù)為例進(jìn)行說明）合同名稱及標(biāo)的合同相對方合同總金額累計已付款占總金額比例第幾次付款=VLOOKUP(C3、賬!B:AN,3,FALSE)=VLOOKUP(C3、賬!B:AN,4,FALSE)=VLOOKUP(C3、賬!B:AN,8,FALSE)=IF(F3,SUMIF($C$3:C3,=&C3,$G$3:G3)/F3,)=IF(G3,第&COUNTIF($C$1:C3,=&C3)&次,)除以上5列

13、內(nèi)容外，其余列均根據(jù)合同實際情況錄入。印花稅率3、建立“印花稅率”表，定義印花稅種和A3C1合同類型稅率說明2借款0.00005喈款合冏詮融業(yè)按借貸全卻）1皿%口D5%口（十萬分在）3購箱0.C003陶特合同mi%n3怖歷分之三Iq技未0,0003技術(shù)合同1OD%U.3%。，3分之三5建安0.0003建筑安裝工程承包合同1口口口?虬（萬分之三）6勘痕0.0005建箭H程勘察漫計合同1口石融（萬分之五）7越0,0005加工承攬合同100%。5%1萬分之五）B運(yùn)輸0.0005貨物運(yùn)輸合同1000.5%0（萬分之五）9幄簿0,0006營業(yè)資金帳簿1口口用。5%萬分之五）10保險3.01嘮產(chǎn)保險合同1

14、00%（千分之一）11倉儲0.001倉儲保管合同1口口%出（千分之一）12租賃0.001財產(chǎn)租賃合同1001%0,千分之一）表3稅率，為計提印花稅準(zhǔn)備。見表34、建立“印花稅計提”表，字段為“申報所屬時期、申報日期、申報基數(shù)、類型、稅率、表4印花稅計提A二BCDEF1申報所屬時期申報日期印花稅自動計算數(shù)2申報基數(shù)類型稅率稅截3合計103,00000.Ou31,580.0042010012010-2-5400,00000租賃0.00100400.0052010012010-6-10600,00000購銷0.00030190.0062010022010-6-101100,000,000.00建安0

15、0003030,000.0072010022010-5-102.000,00000勘察0.000501,000.00稅額通過該表與總賬的兩個關(guān)鍵字即“申報所屬時期”和“類型”進(jìn)行關(guān)聯(lián)，用多條件求和函數(shù)自動將總賬中合同金額匯總到本表的“申報基數(shù)”中，根據(jù)相應(yīng)稅率自動算出本月需計提繳納的各類合同印花稅。詳見表4。印花稅計提用到的公式=SUM(總申報基數(shù)稅率稅額賬!$R$3:$R$10000=$A4)*(總賬!$O$3:$O$10000=$D4)*總賬!$I$3:$I$10000)=VLOOKUP(D4,花稅率!A:AI,2,FALSE)=ROUND(C4*E4,2)說明：申報基數(shù)為多條件求和函數(shù)，

16、外部大括號并非手工錄入，而需要在錄入公式完成后按ctrl+shift+enter組合鍵完成，該函數(shù)應(yīng)用得當(dāng)將在財務(wù)工作許多方面提高工作效率。三、合同管理臺賬中的幾個重要函數(shù)介紹。1、vlookup（）函數(shù)，具體用法及參數(shù)說明如下：語法：VLOOKU咪鍵字，被查找的數(shù)據(jù)范圍需關(guān)鍵字所在列起頭，返回數(shù)據(jù)范圍匹配值的列數(shù)，false或true精確匹配或近似匹配）。示例如下，在明細(xì)賬的D3單元格填寫：=VLOOKUP（C3、賬!B:AN,3,FALSE）。式中：“C3”代表以明細(xì)賬中C3合同編號關(guān)鍵字，“總賬!B:AN”代表被搜索范圍為總賬中第B列到AN列，其中B列填寫為合同號，“3”則代表返回B至AN列中的第3列單元格即“合同名稱及標(biāo)的”的結(jié)果，false代表精確匹配。2、多條件求和函數(shù)=SUM（總賬！$R$3:$R$10000=$A4）*（總賬！$O$3:$O$10000=$D4）*總賬!$I$3:$I$10000）這個函數(shù)在印花稅計提表中申報基數(shù)單元格中，其中：總賬!$R$3:$R$10000=$A4代表“總賬”與“印花稅計提”的“印花稅所屬時期”相匹配；總賬！$O$3:$O$10000=$D4代表“總賬”與“印花稅