1、陜西漢王藥業有限公司GMP管理文件文件QC實驗室數據完整性管理規程編號10SMP.QC026編制日期版本號1審核日期頒發質量管理部批準日期生效2018.04.01分發采供物流部、質量管理部、中心化驗室1.范圍陜西漢王藥業質量部QC實驗室檢驗產生數據完整性管理程序。2.定義2.1. 數據：從原始數據派生或獲取的信息（如分析結果記錄）。2.2. 原始數據：原始記錄和文檔，保留在他們最初的格式生成（即紙或電子）或者作為一個“真正的拷貝”。原始數據必須是同步產生的，采用可以永久保留的方式準確記錄。當電子設備不存儲電子數據，或只提供了一個打印數據輸出（如電子天平）時，打印輸出構成原始數據。2.3. 元數

2、據：是描述其它數據的屬性數據，并提供語境和含義。通常情況下，這些數據描述結構、數據元素、相互關系和其他特征的數據。它也允許數據追蹤至個體。包含了原始數據、結果數據、方法數據、取樣設定、順序數據、審計追蹤等文件。2.4. 電子數據：是指任何文本、圖表、數據、聲音、圖示的或其他的以電子形式表現的信息的混合，它的建立、修改、維護、歸檔、恢復或分發是由計算機系統來完成。2.5. 數據完整性周期：數據（包括原始數據）自初始產生和記錄，到處理（包括轉化或移植）、使用、數據保留、存檔/恢復和重建的整個生命階段。（一般分為業務流和數據流：業務流：生成數據+處理數據+審核數據+報告數據；數據流：生成數據+轉移數

3、據+存儲數據+恢復數據）2.6. 數據完整性：數據生命周期內所有數據完整、一致、準確的程度（MRHA）。在制藥系統中，可理解為按照基本科學性原則（包括生產質量管理規范和內部書面規程等）收集、存儲數據并報告，確保得出結論時考慮了所有有效的數據。2.7. 數據的ALCOA原則：Aattributabletothepersongeneratingthedata（可追蹤至產生數據的人員）；Llegibleandpermanent（清晰，能永久保存）；Ccontemporaneous（同步）；Ooriginalrecord（or“truecopy”）原始（或真實復制）；Aaccurate（準確）。1.參

4、考3.1.中國GMP附錄11計算機系統3.2.DataIntegrityDefinitionsandGuidance（英國MHRA）2.職責4.1. 質量部QC按照本方案規定執行，確保質量體系電子數據完整性。4.2. 質量部QC負責人按本方案要求進行數據完整性工作的監督。3.附件5.1. 附件1：QC儀器電腦Windows系統使用人及權限登記記錄5.2. 附件2：QC儀器使用人權限申請記錄5.3. 附件3：QC儀器使用人及權限登記記錄5.4. 附件4：儀器報警異常事件評估處理表5.5. 附件5：儀器審計追蹤檢查記錄5.6. 附件6：電子數據刪除記錄4.內容6.1. 電子數據的生命周期6.1.1

5、. 電子數據生命周期分為業務流和數據流，本文管理要求按照業務流和數據流進行闡述。6.1.2. 電子數據的業務流管理是根據數據產生的業務流程進行管理的，流程見下圖：生成數據處理數據一審核數據報告數據6.1.3. 電子數據的數據管理是數據產生后對數據進行存儲、備份等管理流程，流程見下圖生成數據轉移數據備份數據恢復數據6.2.生成數據6.2.1.儀器計算機電腦的管理6.2.1.1.電腦軟件/硬件安裝、升級管理除有特殊原因外，不允許在裝有工作站軟件的電腦上安裝其它軟件程序進行非分析工作性質的運作，且該臺電腦不能連接到英特網。計算機關鍵硬件（如主機的主板、硬盤等）/軟件因故障或需更換、升級硬件或重裝、升

6、級軟件時，必須按變更控制執行。按變更控制執行前應先咨詢儀器廠家進行充分的分析評估，當確認可進行相應升級時，才能進行。對于較復雜的軟件需重新安裝或升級時，必須請廠家工程師到現場進行安裝。6.2.1.2.電腦Windows系統賬戶權限管理儀器電腦windows分三級權限管理，高級管理員賬戶由公司IT管理員擔任，管理員用戶由QC負責人擔任，QC部檢驗員賦予操作者的權限。 儀器電腦windows權限申請及取消，密碼的管理同工作站權限管理要求一致，具體參見6.2.2.3項。Windows高級管理員對QC部儀器電腦Windows系統的管理員和操作者權限進行區分，所有賬戶密碼長度應不少于6位數字或字母，且必

7、須至少每3個月更換一次。填寫QC儀器電腦Windows系統使用人及權限登記記錄。6.2.1.3.電腦windows系統時間管理 電腦windows系統時間由windows系統管理員進行鎖定，不得隨意調整系統時間，操作者無權限修改系統時間； 由于電腦windows系統時間可能會長時間運行后與標準北京時間存在一定的誤差，如果要校正電腦時間，由化驗室主任提出申請填寫計算機時間校正申請表，由質量部負責人審核批準后，由windows系統管理員可根據標準時間進行校正，校正結束后應在儀器維護記錄上進行登記并由質量部主管以上人員進行審核。6.2.2.工作站軟件的權限管理6.2.2.1. 對有配套工作站軟件支持

8、的儀器，當該工作站軟件具有權限設置功能時，必須使用該功能。不同生產商對工作站軟件設計不同，所以工作站軟件的權限設置功能均不相同，各級別權限的詳細設置功能請參見相應儀器的標準操作規程。6.2.2.2.權限分級管理：一級權限：工作站高級管理員權限，擁有軟件默認的所有權限，包括建立賬戶、重置密碼、設置權限等權力。由儀器廠家設備工程師主管擔任，為儀器工作站軟件的一級管理者。二級權限：工作站管理員權限，包括建立賬戶、重置密碼、設置權限，備份數據等權力，但不具備刪除數據，修改數據存儲路徑等權限。由QC主管或指定人員擔任為二級管理者。三級權限：儀器使用權限，擁有創建序列，創建儀器方法，創建報告模板，數據處理

9、等權限，不具備創建/刪除帳戶，移動/刪除序列，手動積分等權限。由已經過培訓具有上崗證的QC人員擔任，為儀器的使用者。6.2.2.3.賬戶建立、權限更改程序申請人填寫QC儀器使用人權限申請記錄，申請給已經過培訓具有上崗證的人員或調崗、離職建立賬戶、設置權限及密碼，刪除或禁用帳號，重置密碼，修改權限或其他操作等，由質量部經理批準后（QC主管提出的申請由質量部經理批準），由QC主管（工作站管理員）給該臺儀器建立相應的賬戶、設定權限及密碼等，填寫QC儀器使用人及權限登記記錄，由QC主管審核后，歸檔。所有密碼長度應不少于6位數字或字母。6.2.2.4.部分儀器如液相色譜儀，在實際檢測過程中需對檢測結果進

10、行處理，對數據處理方法進行修改、手動積分等操作，可對部分權限進行修改，申請人需在QC儀器使用人權限申請記錄中注明使用人、變更權限的原因、時間段等信息。一級管理者依據QC儀器使用人權限申請記錄增加該種類型權限的級別（比如：液相色譜儀工作站軟件檢測分子量項目時需要化學家級別，可對使用權限進行設定）。并填寫QC儀器使用人及權限登記記錄。6.2.2.5. 對于一些臨時性工作，如需開發新的檢驗方法、儀器確認等，這時一級管理者可依據批準的QC儀器使用人權限申請記錄擴大指定人員的權限，記錄中需注明使用人、變更權限的原因、時間段等信息。一旦這些臨時性工作結束后，一級管理者立即對該人員的權限進行修改。填寫QC儀

11、器使用人及權限登記記錄。6.2.2.6. 密碼的定期更改 儀器電腦windows和工作站軟件密碼的定期更改必須至少每3個月更換一次，密碼的定期更改無需申請。6.2.3.實驗中的儀器異常處理6.2.3.1. 實驗異常是指儀器在實驗過程中（實驗數據生成過程中）出現的影響實驗不能按規定正常執行或實驗非正常中斷等的報警異常事件，并被記錄在儀器審計追蹤信息中。6.2.3.2. 在實驗過程中儀器出現異常事件，檢驗員需對異常事件發生的原因進行分析，填寫儀器報警異常事件評估處理表，由主管或主管以上管理人員進行審核，并經QA確認后，按確認的措施進行處理。6.2.3.3. 異常處理的原則： 對于影響實驗進程及結果

12、的異常事件，以及人為原因所導致的異常事件按偏差程序執行，例如進樣流速降低導致實驗中斷等； 對于異常事件的發生不影響實驗進程及結果的事件，對異常事件的原因進行分析，評估對實驗的影響，并提出處理措施，待QC主管確認后，可繼續實驗。 因儀器硬件或軟件故障而導致的異常事件，同時需按照設備維護管理規程執行，申請儀器故障維護。6.3. 處理數據6.3.1. 處理數據人員應具有相應的崗位資質，確保有相應的知識基礎，并有足夠的崗位培訓；6.3.2. 處理數據可以與生成數據操作不同人員進行操作。數據處理人員，應按良好記錄規范要求，處理數據后能被追溯到個人：有權限控制的計算機化系統，數據處理人員需使用自己的用戶名

13、、密碼進入工作界面處理，且軟件能追溯到處理數據的個人；不能進行權限追溯的，需設計登記記錄，由數據處理人員在儀器使用記錄中注明處理內容，并由組長以上人員簽字確認。6.3.3. 當圖譜進行積分時，一般采用軟件自動積分處理。由于自動積分有時出現積分不合理現象，為了輸出結果的準確性，會采用手動積分處理，為了確保手動積分受控，手動積分操作需根據手動積分管理規程進行，并且積分過程和內容需得到主管及以上人員的確認。6.4.審核數據6.4.1審核的具體要求 為了保證數據得到有效審核，確保數據完整性，數據的審核要求，包括對原始數據和元數據的審核，同時為了確保數據生成、收集、處理過程的完整性，需對電子版審計追蹤進

14、行審核。 當審核時，發現數據出現差錯時，應確認導致差錯的原因，并根據其影響程度進行處理： 若未帶來負面影響（即對結果影響的風險較小），則可按良好記錄規范要求，進行更正； 若帶來負面影響（即對結果影響的風險較大），則需要啟動偏差程序進行調查處理。6.4.2審計追蹤的管理6.4.1.1. 具有審計追蹤功能時，必須使用審計追蹤功能。儀器具有審計追蹤功能，審計追蹤功能用于跟蹤儀器上對樣品和方法所做的全部更改，并記錄所有與用戶數據相關的事件。6.4.1.2. 定期對儀器審計追蹤進行審核，可有效監控儀器使用狀態，確定儀器的使用是否正常，有無異常情況發生，有無對電子數據進行刪除、修改等異常操作，同時以此作為

15、儀器故障分析和質量追溯的依據。6.4.1.3. 儀器負責人每月定期對儀器審計追蹤進行檢查，檢查在實驗過程中有無異常情況發生，并進行原因分析和評價。填寫儀器審計追蹤檢查記錄，由QC負責人審核6.4.1.4. 儀器工作站軟件重新安裝后，重裝前的審計追蹤均被清空，為了保證數據的連貫性及完整性，在儀器工作站軟件重裝前需對原軟件中審計追蹤進行全面備份，并進行備份檢查，填寫電子數據備份/轉移檢查記錄。無審計追蹤備份功能的軟件通過截屏進行備份。備份好的審計追蹤更換軟件或電腦后應重新恢復或轉移至新的電腦中。6.5.數據備份/轉移6.5.1. 數據備份/轉移是指電子數據有原始存儲媒介轉移至另一個媒介中，如電子數

16、據的光盤備份，原電腦中電子數據轉移至新電腦的硬盤中等。電子數據的轉移應進行檢查確認。6.5.2. 如果工作站軟件升級原因，存在歷史版本的電子數據格式轉換的問題，應對格式轉換前后一致性進行驗證。6.5.3. 電子數據應進行定期進行備份，保證數據的安全性，備份要求如下：電子數據按月（每月1-5號對上個月產生的數據）進行備份，備份時由IT管理員/工作站管理員（QC主管）將指定數據存儲盤中當月產生的數據復制至光盤中。 對于數據庫軟件（如液相色譜儀），數據是按檢驗項目進行存儲的，如果當月項目中有數據產生，備份數據時應將該項目數據全部數據進行備份。6.5.4. 對于備份數據的應進行定期檢查保證數據被完全備

17、份，及備份數據的可讀性。并填寫備份數據檢查記錄。6.5.5. 電子數據備份光盤應長期保存，并作好標示，保存期限應與紙質記錄等檔案保存要求一致。6.6.存儲數據6.6.1.數據存儲文件的管理6.6.1.1. 儀器檢測時按照各儀器操作規程和實驗操作文件進行檢測操作，其中數據存儲文件應在各儀器操作文件中詳細說明，基本原則如下： 如軟件存儲數據的文件夾無法更改時，按軟件指定的默認文件夾進行數據存儲； 如軟件存儲數據的文件夾（包括存儲方法、數據、序列的文件夾）可以選擇，那文件夾結構和路徑必須在相應儀器的數據庫中存儲位置固定。可以按原材料、中間過程、成品、驗證、確認等文件夾作為母文件夾，其子文件夾可以根據

18、檢驗項目進行分類，檢驗項目下可先按年度，再按月或按日期分別設定文件夾。6.6.1.2.為了提高數據的安全性，由從Windows管理員賬戶對各數據存儲文件夾通過Windows系統操作進行文件夾權限限制，對該數據存儲文件夾的數據只可進行寫入不能進行修改、刪除等操作。6.6.1.3. 對于新建數據文件夾，采用數據庫存儲方式的（如液相色譜儀），只有管理者才具有在數據庫中新建子數據文件夾的權限，使用者只有使用數據文件夾的權限，并有審計追蹤功能跟蹤相關信息；對于非數據庫存儲方式的管理者和使用者都有權限建立數據文件夾，且一旦建立QC人員都無權限刪除。6.6.1.4.對于無審計追蹤的工作站（紫外可見分光光度計

19、，雙波長薄層掃描儀）按6.6.1.2方法處理。同時加裝文件夾監控軟件。6.6.2.存儲數據的保存周期管理 電子數據的保存期限與主批記錄等紙質檔案的保存周期一致； 電子數據保存，根據電腦硬盤容量，至少要求保存最近三年的所有實驗數據。硬盤容量足夠的情況下，可在本地電腦上繼續保存，無需刪除； 硬盤容量不夠或需要更換電腦硬盤情況，此種情況需保證備份數據完整的情況下，由IT管理員師協助才能刪除數據。具體刪除流程見663項。6.6.3.存儲數據的刪除6.6.3.1. 原則上，儀器本地電腦上存儲的電子數據不得刪除，但除了以下情況外： 保存年限已至，即超出產品檔案保存期限的電子數據，可對其進行刪除。 本地硬盤

20、容量有限，可對部分電子數據進行刪除，但至少保存最近三年的所有實驗數據。6.6.3.2. 電子數據刪除程序QC提出本地電腦存儲的電子數據刪除申請，說明刪除原因，由QC主管進行審核，經質量部負責人批準后，QC部確認需刪除的電子數據是否已備份至光盤中，若未備份則需先經過備份，填寫電子數據備份/轉移檢查記錄。完成后由IT管理員或工作站高級管理員（工程師）現場進行刪除對于已超出產品檔案保存期限的電子數據無需再進行備份。電子數據刪除后，QC確認電腦上電子數據是否已刪除。電子數據刪除按下列流程進行操作，填寫電子數據刪除記錄。6.7.恢復數據6.7.1. 當本地電腦或硬盤進行更換、災備等情況時需對備份數據進行

21、恢復，數據的恢復情況應進行檢查確認，確認方法是將恢復后的數據與紙質版的數據進行核對，如果數據量較大，可以進行抽查核對。6.8.電子數據完整性回顧6.8.1. 每年需對電子數據的完整性進行年度回顧，回顧的內容包括：儀器確認及維護情況校驗情況，實驗異常情況，系統適用性實驗不合格情況，儀器檢驗中偏差情況，工作站軟件相關變更情況，電子數據備份/恢復情況，權限設置積分方法修改等電子數據管理相關情況等。6.8.2. 依據年度回顧需對電子數據完整性管理工作進行整體評價及不足提出建議，達到持續改進的目的。附件1：QC儀器電腦Windows系統使用人及權限登記記錄儀器名稱：設備編號：權限級別使用人用戶名變更內容

22、系統管理員/日期審核人/日期建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；其他。備注：附件2：QC儀器使用人權限申請記錄儀器名稱：設備編號：申請原因及內容：申請人/日期：審核人/日期：QA確認人/日期附件3：QC儀器使用人及權限登記記錄儀器名稱：設備編號：密碼定期更改賬戶及權限變更權限級別使用人用戶名變更內容填寫人/日期審核人/日期建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或禁用帳號；重置密碼；密碼定期更改；修改權限；其他。建立賬戶、密碼、設置權限；刪除或