1、時間管理時間管理卡迪卡迪.波許波許卡耐基卡耐基-梅隆大學梅隆大學2007年年8月月15日：日：“三至六個月三至六個月”今天是三個月零十二天。今天是三個月零十二天。歷史上的人們在這歷史上的人們在這?目標目標避免浪費時間避免浪費時間上級和委派上級和委派專門的技巧和工具專門的技巧和工具壓力與拖延壓力與拖延= 真正的重點真正的重點記住時間就是金錢記住時間就是金錢 - 本本.富蘭克林富蘭克林 你的一個小時值多少錢你的一個小時值多少錢?時間必須被管理起來，就像金錢一樣。時間必須被管理起來，就像金錢一樣。今天的許多內容你只會在未來才能理今天的許多內容你只會在未來才能理解。解。老板老板/輔導員輔導員/家長家長

2、速度快，著重于技巧速度快，著重于技巧一個好竊賊頂過十個好學者一個好竊賊頂過十個好學者: 教師時間管理教師時間管理, 凱西凱西.柯林斯柯林斯, 1987 職業軌道研討會職業軌道研討會: 控制你的工作控制你的工作時間時間 1990“時間饑荒時間饑荒”不良的事件管理不良的事件管理=壓力壓力這是對這是對人生人生的建議。的建議。總目標就是總目標就是快樂快樂!每天浪費掉兩個小時每天浪費掉兩個小時雜亂的書桌雜亂的書桌找不到東西找不到東西忘記掉約會忘記掉約會對會議毫無準備對會議毫無準備疲倦疲倦/精神無法集中精神無法集中 成功并不意味著你能管理好成功并不意味著你能管理好你的時間。你的時間。 管理好你的時間能使你

3、成功。管理好你的時間能使你成功。目標，優先級，于做計劃目標，優先級，于做計劃為什么我要做這件事？目標是什么？為什么我要做這件事？目標是什么？為什么我能成功？為什么我能成功？如果我能選擇不去做它，會發生什么？如果我能選擇不去做它，會發生什么？正確的做事正確的做事VS做正確的事做正確的事一生中要做的一生中要做的100件事件事80/20 定律定律重要的極少數重要的極少數 與與 無足輕重的大多數無足輕重的大多數有依照自己看法的勇氣有依照自己看法的勇氣好的決定來源于經驗好的決定來源于經驗經驗來源于壞的決定經驗來源于壞的決定靈感靈感“有夢想，就能行動有夢想，就能行動”- 沃爾特沃爾特.迪斯尼迪斯尼迪斯尼樂

4、園迪斯尼樂園366天就建成了。天就建成了。做計劃做計劃 不去做計劃就是計劃去失敗。不去做計劃就是計劃去失敗。 為每天，每周，每學期做計劃。為每天，每周，每學期做計劃。 你總是可以調整你的計劃，但前提是你你總是可以調整你的計劃，但前提是你得先得先有個計劃有個計劃!任務清單任務清單 大事化小大事化小 就像孩子整理他就像孩子整理他/她的房間一樣她的房間一樣 先做最難辦的事先做最難辦的事柯維的四象限任務分類柯維的四象限任務分類重要重要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急柯維的四象限任務分類柯維的四象限任務分類1重要重要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急柯維的四象限任務分類柯維的四象限任務分類14重要重要不重

5、要不重要緊急緊急不緊急不緊急柯維的四象限任務分類柯維的四象限任務分類1234重要重要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急文書工作文書工作 雜亂無章的桌面將導致失敗。保持桌面雜亂無章的桌面將導致失敗。保持桌面整潔：每次集中精力做一件事。整潔：每次集中精力做一件事。 一張紙僅碰一次。一張紙僅碰一次。 一份郵件僅看一次：你的收件箱不是你一份郵件僅看一次：你的收件箱不是你的任務清單。的任務清單。一個好的文件系統很有必要。一個好的文件系統很有必要。我的書桌我的書桌Speaker phone lowers stress電話電話保持談話簡短；打電話時站著保持談話簡短；打電話時站著電話一開始就表明目標電話一開始就

6、表明目標別把腳搭在桌子上別把腳搭在桌子上把接下來打算做的東西放在眼前把接下來打算做的東西放在眼前電話電話搞定：搞定：“我有學生在等著呢我有學生在等著呢”怎樣掛斷推銷員的電話怎樣掛斷推銷員的電話電話放在一起打：早上電話放在一起打：早上11：30和下午和下午4：30我每天的我每天的“電話一小時電話一小時”辦公室里的后勤學辦公室里的后勤學讓你的辦公室對你很舒適，并讓你的辦公室對你很舒適，并有選擇性的有選擇性的對別人舒適。對別人舒適。不要放軟軟的舒服的椅子！我有折疊椅，不要放軟軟的舒服的椅子！我有折疊椅，有些人鋸掉了凳子的前腿。有些人鋸掉了凳子的前腿。規劃自己規劃自己你不是在重要的事情你不是在重要的事

7、情找找時間，而是為重要時間，而是為重要的事情的事情騰騰時間。時間。你所做的每件事都有它的你所做的每件事都有它的機會成本機會成本。學會說學會說“不不”禮貌的說禮貌的說“不不”“要是沒人幫你的話，我就幫你要是沒人幫你的話，我就幫你”or“我將是你堅實的后盾，我將是你堅實的后盾，”不過你得先不過你得先去找找別人。去找找別人。讀研時的搬家讀研時的搬家每個人都有高峰的低谷期每個人都有高峰的低谷期找到你充滿創造力的時光。用一切辦法守找到你充滿創造力的時光。用一切辦法守住它，獨自度過這段時光，或許可以呆住它，獨自度過這段時光，或許可以呆在家里。在家里。找到你死氣沉沉的時間。在這段時間里安找到你死氣沉沉的時間

8、。在這段時間里安排會議，電話，鍛煉和那些平淡無奇的排會議，電話，鍛煉和那些平淡無奇的時間。時間。中斷中斷占據占據6-9分鐘，需呀分鐘，需呀4-5分鐘來恢復分鐘來恢復 五次中斷，五次中斷，一小時就沒了。一小時就沒了。你必須減少中斷的頻率和持續時間（把電話變成你必須減少中斷的頻率和持續時間（把電話變成電子郵件）電子郵件）收到新電子郵件時發出的收到新電子郵件時發出的“叮叮叮叮”響就是一種響就是一種中斷中斷 - 把這聲音關了！把這聲音關了！東西攢到一起東西攢到一起把事情變短把事情變短“我現在正干某件事干到一半我現在正干某件事干到一半”開始的時候說好開始的時候說好 “我只有五分鐘我只有五分鐘” 你總是可

9、你總是可以以延長時間延長時間起身，走向門，贊賞，感謝，握手起身，走向門，贊賞，感謝，握手看表的方式：表放在他們身后的墻上看表的方式：表放在他們身后的墻上事件記錄事件記錄你所知道的將讓你驚訝！你所知道的將讓你驚訝！以十五分鐘為間隔，監視你自己的行為。以十五分鐘為間隔，監視你自己的行為。堅持三天到兩個星期。堅持三天到兩個星期。半小時記一次：不是在一日之末再去回想。半小時記一次：不是在一日之末再去回想。費雷德費雷德.布魯克的計時表布魯克的計時表利用時間記錄的數據利用時間記錄的數據哪些不用做哪些不用做 ？哪些其他人去可以做？哪些其他人去可以做？哪些事我能做得更有效率哪些事我能做得更有效率?我在怎樣地浪

10、費別人的時間？我在怎樣地浪費別人的時間？工作工作-生活生活平衡平衡來查洛特威爾來查洛特威爾拖延拖延“拖延是偷走時間的竊拖延是偷走時間的竊賊賊”愛德華愛德華.楊楊夜間隨想夜間隨想, 1742平衡效應平衡效應“事情總是盡可能的占據事情總是盡可能的占據掉所有可用的時間。掉所有可用的時間。”帕金森定律帕金森定律賽里爾賽里爾.帕金森帕金森, 1957避免拖延避免拖延最后一分鐘才把事情搞定的代價比在最后最后一分鐘才把事情搞定的代價比在最后一分鐘一分鐘稍前一會稍前一會做完都要高很多。做完都要高很多。截止日期非常重要：自己定截止日期截止日期非常重要：自己定截止日期!重回正軌重回正軌找出你為什么對這件事沒有熱情

11、找出你為什么對這件事沒有熱情害怕難堪害怕難堪害怕失敗害怕失敗有的時候你所要做的就是去問有的時候你所要做的就是去問!委派委派沒人是一座孤島沒人是一座孤島通過別人的幫助，你可以成就通過別人的幫助，你可以成就更多。更多。委派不是倒垃圾委派不是倒垃圾將責任和權限一起授予別人將責任和權限一起授予別人 最難的事留給自己最難的事留給自己好好待自己人好好待自己人職員和秘書是你的救急通道，好好待他們職員和秘書是你的救急通道，好好待他們!明確的明確的事事明確的明確的日期日期/時間時間明確的明確的懲罰懲罰或者是獎勵或者是獎勵 給他們給他們阿爾夫阿爾夫.威爾教給我威爾教給我給人以挑戰給人以挑戰 人們希望得到挑戰：委派

12、到他們抱怨為人們希望得到挑戰：委派到他們抱怨為止止 交流要清晰：交流要清晰：“把東西寫下來把東西寫下來” -瓦普納法官瓦普納法官 給人以目標，而不是過程給人以目標，而不是過程 告訴他們每個任務的相對重要性告訴他們每個任務的相對重要性再年輕也能委派再年輕也能委派社會學社會學委派的時候要小心委派的時候要小心!強化你希望被重復的行為強化你希望被重復的行為無知是你的朋友無知是你的朋友-我不知道怎么去弄我不知道怎么去弄復印機和傳真機復印機和傳真機會議會議經理平均經理平均: 40% 的時間的時間鎖門鎖門, 拔掉電話線拔掉電話線最大化的利用一個小時最大化的利用一個小時準備：必須要有會議議程準備：必須要有會議

13、議程關乎很多分鐘的一分鐘：一個關乎很多分鐘的一分鐘：一個有效的記有效的記錄會議中作出的決定錄會議中作出的決定的方法：的方法：誰誰，要，要對對何事何事負責，截止日期負責，截止日期何時何時？科技科技清潔工的評論清潔工的評論僅僅利用有價值的科技僅僅利用有價值的科技改變你做事改變你做事的方式的方式蘭迪處理蘭迪處理 E-Mail 的魔法的魔法保存保存所有所有的信件，用來搜索的信件，用來搜索要想搞定某事，只給一個人發信。要想搞定某事，只給一個人發信。 要要真真想搞定某事，把副本發給有能力想搞定某事，把副本發給有能力的人。的人。48小時之后，你就可以叨擾他們了。小時之后，你就可以叨擾他們了。和老板打交道和老

14、板打交道把事情寫下來把事情寫下來我們下次什么時候開會？我們下次什么時候開會？那之前我需要做完什么任務那之前我需要做完什么任務? 能找誰幫忙能找誰幫忙?記住：老板們要的是記住：老板們要的是結果結果 !時間管理建議時間管理建議關于度假的建議關于度假的建議打電話的人將有兩個選擇打電話的人將有兩個選擇:1. 如果緊急的話，聯系約翰如果緊急的話，聯系約翰.史密斯史密斯555-12122. 不然就等六月一日再打過來不然就等六月一日再打過來當你看郵件的時候，那就不是假期了。當你看郵件的時候，那就不是假期了。重要建議重要建議遠離電視機遠離電視機 28小時小時/周周將錢換成時間將錢換成時間 對于有小孩的尤其對于有小孩的尤其重要。重要。吃飯，睡覺，鍛煉比什么都重要吃飯，睡覺，鍛煉比什么都重要!一般的建議一般的建議不要違背承諾，如果需要，重新和人協商。不要違背承諾，如果需要，重新和人協商。如果你沒有時間把事情做對。那么你也沒有時間如果你沒有時間把事情做對。那么你也沒有時間把事情做錯。把事情做錯。認識到很多事情就是成功認識到很多事情就是成功/失敗這樣簡單。失敗這