1、檔案與信息管理主講人：向 陽 中國人民大學畢業，中南財經政法大學研中國人民大學畢業，中南財經政法大學研究生究生 廣東科學技術職業廣東科學技術職業學院副教授學院副教授 卓高顧問公司培訓顧問卓高顧問公司培訓顧問 湖北對外服務有限公司培訓顧問湖北對外服務有限公司培訓顧問 曾為海爾、安利、東風本田、萬科地產、曾為海爾、安利、東風本田、萬科地產、中石油中南公司、湖北中煙集團、南京油中石油中南公司、湖北中煙集團、南京油運、株州時代等運、株州時代等2020多家企業進行培訓多家企業進行培訓 愛好體育，業余足球守門員愛好體育，業余足球守門員 主講課程：時間管理、商務禮儀、商務溝主講課程：時間管理、商務禮儀、商務

2、溝通、通、檔案檔案管理、管理、公文寫作、辦公室管理等公文寫作、辦公室管理等我是向陽培訓要點檔案管理基礎檔案管理基礎 檔案和檔案工作檔案和檔案工作 檔案的收集和鑒定檔案的收集和鑒定 檔案的整理和保管檔案的整理和保管 檔案的檢索和利用檔案的檢索和利用信息管理基礎信息管理基礎 檔案和檔案工作檔案和檔案工作 檔案的收集和鑒定檔案的收集和鑒定 檔案的整理和保管檔案的整理和保管 檔案的檢索和利用檔案的檢索和利用 檔案是隨著人類社會的產生檔案是隨著人類社會的產生和發展，逐漸產生的發展起來和發展，逐漸產生的發展起來的。的。 遠古時期的遠古時期的“結繩結繩”、“刻刻契契”等記事方式，可以看作是等記事方式，可以看

3、作是檔案的前身。但它們還不是嚴檔案的前身。但它們還不是嚴格意義的檔案。格意義的檔案。 我國現存最早的檔案是產生于三千五百多我國現存最早的檔案是產生于三千五百多年前的甲骨檔案。年前的甲骨檔案。 之所以說它是嚴格意義的檔案理由如下：之所以說它是嚴格意義的檔案理由如下： 1 1、完整清楚地記載歷史、完整清楚地記載歷史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、可供查找利用、可供查找利用 我國檔案載體的演變我國檔案載體的演變甲骨檔案甲骨檔案金石檔案金石檔案縑帛檔案縑帛檔案簡牘檔案簡牘檔案紙質檔案紙質檔案感光檔案感光檔案磁性檔案磁性檔案激光檔案激光檔案 什么是檔案什么是檔案檔案檔案機關機關組織組織個人個人社會

4、活動社會活動文件材料文件材料留存備查留存備查 檔案工作的具體內容檔案工作的具體內容社會活動社會活動檔案檔案整理整理收集收集鑒定鑒定保管保管檢索檢索提供利用提供利用社會活動社會活動集中集中系統系統精煉精煉安全安全歸納歸納服務服務二、檔案工作二、檔案工作 我國檔案工作機構我國檔案工作機構 檔案局：檔案局： 檔案館：檔案館： 檔案室：檔案室：二、檔案工作二、檔案工作 到目前為止，我國檔案館總數已達到目前為止，我國檔案館總數已達33003300多個，位居世界第一。多個，位居世界第一。 我國檔案館網絡已經建成，并在各項我國檔案館網絡已經建成，并在各項事業中發揮著重大作用。事業中發揮著重大作用。三、檔案收

5、集和鑒定三、檔案收集和鑒定 收集：收集： 把各處形成的檔案集中到檔案部門。把各處形成的檔案集中到檔案部門。 收集的主要方法：收集的主要方法：歸檔、平時收集、移交歸檔、平時收集、移交文件轉換成檔案的三個條件：文件轉換成檔案的三個條件：1 1、辦理完畢、辦理完畢、2 2、有保存價值、有保存價值、3 3、集中保存、集中保存三、檔案收集和鑒定三、檔案收集和鑒定 文件歸檔：文件歸檔： 歸檔時間：歸檔時間：第二年六月以前第二年六月以前 歸檔范圍：歸檔范圍：辦理完，有價值辦理完，有價值 歸檔要求：歸檔要求： 1 1、制成材料符合要求、制成材料符合要求 2 2、初步整理、初步整理檔檔案案鑒鑒定定價價值值原則原

6、則方法方法期期限限標準標準銷銷毀毀保保存存有用有用無用無用三、檔案收集和鑒定三、檔案收集和鑒定檔案鑒定檔案鑒定三、檔案收集和鑒定三、檔案收集和鑒定 保管期限保管期限永久永久定期定期無期限無期限有期限有期限長期長期短期短期16-5015三、檔案收集和鑒定三、檔案收集和鑒定 要求要求 （1）內容）內容 （2）特征）特征 （3）需求）需求 原則原則 全全全面全面 深深歷史歷史 遠遠發展發展三、檔案收集和鑒定三、檔案收集和鑒定 判斷判斷是否保存是否保存 分析分析價值大小價值大小 確定確定保存多久保存多久 復審復審有無變化有無變化三、檔案收集和鑒定三、檔案收集和鑒定 如何分析檔案價值如何分析檔案價值來源

7、來源內容內容形式形式技術技術功能功能四、檔案整理和保管四、檔案整理和保管 檔案整理：檔案整理： 通過對檔案的分類、編號、編目、上架，通過對檔案的分類、編號、編目、上架，使檔案實現系統化的過程。使檔案實現系統化的過程。四、檔案整理和保管四、檔案整理和保管 含義含義 按照按照“來源、時間、內容、形式來源、時間、內容、形式”對檔案進行對檔案進行 常用分類法常用分類法 年度、組織機構、問題年度、組織機構、問題四、檔案整理和保管四、檔案整理和保管 常用分類法的結合運用常用分類法的結合運用 年度年度組織機構組織機構 年度年度問題問題 組織機構組織機構年度年度 問題問題年度年度四、檔案整理和保管四、檔案整理

8、和保管 要求要求 正確判斷年度、組織機構正確判斷年度、組織機構法律、條例：批準日法律、條例：批準日指示、命令：簽署日指示、命令：簽署日會議紀錄：開會日會議紀錄：開會日計劃、總結：針對日計劃、總結：針對日四、檔案整理和保管四、檔案整理和保管 編目：案卷目錄的編制編目：案卷目錄的編制案卷目錄實例案卷目錄實例卷內文件目錄實例卷內文件目錄實例四、檔案整理和保管四、檔案整理和保管 檔號：檔案整理、保管的代號檔號：檔案整理、保管的代號 包括：包括：全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號（頁號）全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號（頁號）35-12-165-73四、檔案整理和保管四、檔案整理和保管 檔案保管的內容：檔

9、案保管的內容：庫房管理庫房管理流動保護流動保護技術處理技術處理l要求：要求：8防（火水潮霉蟲塵光磁）防（火水潮霉蟲塵光磁）四、檔案整理和保管四、檔案整理和保管庫房管理庫房管理 了解編號了解編號 熟悉編號熟悉編號 調節溫濕度調節溫濕度 庫房檢查庫房檢查 流動保護流動保護紙質檔案溫濕度要求：紙質檔案溫濕度要求：溫度：溫度：14-2014-20相對濕度：相對濕度：50-65%50-65%五、檔案檢索和利用五、檔案檢索和利用檔案信息檔案信息存儲存儲檢索工具檢索工具查檢查檢利用者利用者五、檔案檢索和利用五、檔案檢索和利用檢檢索索工工具具檔檔案案內容內容成分成分報道報道查找查找工工具具五、檔案檢索和利用五

10、、檔案檢索和利用檢索工具種類檢索工具種類歸檔文件目錄歸檔文件目錄分類目錄分類目錄主題目錄主題目錄人名索引人名索引全宗指南全宗指南五、檔案檢索和利用五、檔案檢索和利用檔案檢索工具的編制：檔案檢索工具的編制： 選擇選擇工具工具 分析分析檔案檔案 形成形成條目條目 構成構成工具工具五、檔案檢索和利用五、檔案檢索和利用檔案利用方式：檔案利用方式：l檔案閱覽服務檔案閱覽服務l檔案外借服務檔案外借服務l檔案復制服務檔案復制服務l檔案證明檔案證明l檔案咨詢檔案咨詢l檔案展覽檔案展覽五、檔案檢索和利用五、檔案檢索和利用常用檔案資料的編制常用檔案資料的編制 大事記大事記 組織沿革組織沿革 基礎數字匯集基礎數字匯

11、集 資料匯編資料匯編總結總結通過檔案工作的一系列環節，通過檔案工作的一系列環節，最終使檔案信息得到妥善保存，最終使檔案信息得到妥善保存，有效開發，服務于社會。有效開發，服務于社會。一、相關知識一、相關知識 秘書部門是一個機關單位的信息中心，秘書部門是一個機關單位的信息中心，其信息溝通涉及上下、左右、內外，具有其信息溝通涉及上下、左右、內外，具有全方位性，而為領導決策提供全面、及時、全方位性，而為領導決策提供全面、及時、準確的信息，則是信息作用的主要方面。準確的信息，則是信息作用的主要方面。因此，從本質上講，秘書人員工作的基本因此，從本質上講，秘書人員工作的基本職能就在于接收信息、處理信息、利用

12、信職能就在于接收信息、處理信息、利用信息和溝通信息。息和溝通信息。 一、相關知識一、相關知識信信息息事事物物方式方式運動運動直接反映直接反映間接反映間接反映l定義定義一、相關知識一、相關知識 信息工作的基本要求：信息工作的基本要求：準確、及時、全面、適用準確、及時、全面、適用 收 集整理傳 遞存 儲利 用反饋一、相關知識一、相關知識信源信源信道信道信宿信宿反饋反饋一、相關知識一、相關知識 信息的種類信息的種類 按性質：自然、社會按性質：自然、社會 按形式：語言、文字、聲像、機讀、按形式：語言、文字、聲像、機讀、縮微縮微 按領域：政治、經濟、按領域：政治、經濟、 按狀態：靜態、動態按狀態：靜態、

13、動態 按來源：橫向、縱向按來源：橫向、縱向 按作用：預測、動態、反饋按作用：預測、動態、反饋一、相關知識一、相關知識 特征特征客觀客觀 時效時效 可塑可塑 共享共享 依附依附 傳遞傳遞 開發開發 無限無限大家一起來想一想，大家一起來想一想， 信息收集的信息收集的渠道渠道有哪些？有哪些？二、信息的收集二、信息的收集秘書收集秘書收集信息的范圍信息的范圍二、信息的收集二、信息的收集國際金融國際金融國際市場國際市場國內法律政策國內法律政策國內市場國內市場客戶信息客戶信息社會動態社會動態內部信息內部信息國外國外國內國內企業企業二、信息的收集二、信息的收集 要求要求價值性價值性無用的不要無用的不要時效性時

14、效性過時的不要過時的不要層次性層次性零亂的不要零亂的不要針對性針對性無關的不要無關的不要全面性全面性殘缺的不要殘缺的不要二、信息的收集二、信息的收集 明確范圍明確范圍以以本單位本單位各項工作各項工作為目標為目標 熟悉來源熟悉來源分析不同來源的分析不同來源的可可信度信度 選擇方法選擇方法 查找信息查找信息二、信息的收集二、信息的收集觀察法觀察法閱讀法閱讀法詢問法詢問法問卷法問卷法網絡法網絡法交換法交換法購置法購置法看讀問寫網換買看讀問寫網換買信息的收集方法信息的收集方法二、信息的分類二、信息的分類 含義含義：同同異異：同同異異 方法方法： 字母法、地區法、主題法、數字法、時間法字母法、地區法、主

15、題法、數字法、時間法 要求要求： （1）科學性、系統性、邏輯性、實用性）科學性、系統性、邏輯性、實用性 （2）確定體系，標準、層次）確定體系，標準、層次 （3）準確歸類，不交叉或包容）準確歸類，不交叉或包容三、信息的分類三、信息的分類 熟悉熟悉l辨類辨類l選擇選擇l歸類歸類信息分類方法有哪些？信息分類方法有哪些？四、信息的校核四、信息的校核 范圍：范圍： 事實、觀點事實、觀點內容內容 數據、圖表、符號數據、圖表、符號形式形式 時間、地點、人物時間、地點、人物對象對象 政策、法規政策、法規依據依據l要求：要求： 以以原始數據原始數據為基礎為基礎 排除排除主觀因素主觀因素干擾干擾注意：注意：結合使

16、用結合使用提高質量提高質量四、信息的校核四、信息的校核 確定內容確定內容l核實分析核實分析l選擇方法選擇方法l作出判斷作出判斷溯源法溯源法比較法比較法核對法核對法邏輯法邏輯法調查法調查法數理統計法數理統計法五、信息的傳遞五、信息的傳遞 方向方向向內傳遞向內傳遞向外傳遞向外傳遞信件信件備忘錄備忘錄通知通知告示告示傳閱單傳閱單內部刊物內部刊物信件信件新聞稿新聞稿新聞發布會新聞發布會報刊聲明報刊聲明五、信息的傳遞五、信息的傳遞 信息傳遞的要求：信息傳遞的要求：（1 1）快速及時。）快速及時。（2 2）準確完整。）準確完整。（3 3）區別對待。）區別對待。（4 4）安全保密。）安全保密。五、信息的傳遞

17、五、信息的傳遞 確定方法確定方法 說說語言傳遞語言傳遞 讀讀文字傳遞文字傳遞 電電電訊傳遞電訊傳遞 看看可視化輔助物傳遞可視化輔助物傳遞六、信息的存儲六、信息的存儲信息存儲載體信息存儲載體紙質載體紙質載體磁性載體磁性載體激光載體激光載體感光載體感光載體六、信息的存儲六、信息的存儲 信息存儲管理系統信息存儲管理系統集中集中管理系統管理系統分散分散管理系統管理系統計算機計算機輔助管理系統輔助管理系統六、信息的存儲六、信息的存儲 存儲要求存儲要求選擇存儲選擇存儲有無用有無用確定期限確定期限放多久放多久分類存儲分類存儲分別放分別放防止損失防止損失安全放安全放便于利用便于利用找得到找得到七、信息的傳遞七、信息的傳遞 信息傳遞的基本形式：信息傳遞的基本形式：（1 1）口頭傳遞。）口頭傳遞。（2 2）書面傳遞。）書面傳遞。（3 3）電信傳遞。）電信傳遞。八、信息的利用