1、業務流程圖“業務”更白話一些來說，就是各行業中需要處理的事務。英文：business 基本解釋： professional work;business 個人或某個機構的本行業本職工作 詳細解釋： 本行業、本職的事務；專業工作。 法苑珠林卷三一：“出家人所作業務者，一者坐禪，二者誦經法，三者勸化?！焙迫?艷陽天第七三章：“ 馬立本 覺得自己這個老會計，不論是政治上，還是業務上，都是當當響的高手?！比纾喊l展業務；業務范圍。業務流程圖(transaction flow diagram,簡稱TFD),就是用一些規定的符號及連線來表示某個具體業務處理過程。 業務流程圖是一種用盡可能少、盡可能簡單的方法來

2、描述業務處理過程的方法。由于它的符號簡單明了,所以非常易于閱讀和理解業務流程。但它的不足是對于一些專業性較強的業務處理細節缺乏足夠的表現手段,它比較適用于反映事務處理類型的業務過程。 如圖： 表示單位或人員 表示報表、單據等 表示帳本、薄記等 表示處理業務、作業等業務流程描述：在調查期間，通過跟班實習、請教材科的相關管理人講解的形式了解到現在教材科的業務流程，具體描述如下:(1)教材科根據從教務處教務科發來的教學計劃報表和各院系的教材選定任務單，核實庫存，粗略計算所要訂購的教材數量（此部分手工完成），如庫存小于需求，則進行訂書，打印出訂書單，發給書店。書店根據訂書單發書給教材科，并附帶有發書清

3、單。(2)教材科的教材管理員對教材進行本上手工的入庫登記與驗收。(3)在教材管理員對新進教材進行教材編碼和批注架號后（架號描述的是教材在庫房中具體的擺放位置），將這兩個編號都批注在發書清單上，綜合科交的課程清單上只批注編號。教材管理員根據批注后的發書清單對教材進行計算機上的入庫，從而形成新的庫存教材簿。(4)各班級購買教材時，把教材轉帳憑證交給出庫員，出庫員按照課程清單，查詢庫中的教材數量，如庫存量大于等于需求，則進行教材的出庫，打印教材出庫清單，并形成了新的教材庫存簿。否則出庫量視情況而定，即可先出庫幾本，等教材再入庫后補差。(5)各班負責人在收款處交款后，取回教材轉帳憑證，并將付款簽名后的

4、教材銷售發票出示給取書員，取書員根據銷售發票上的教材架號取書給各班級。 教務科核實庫存計算訂購數量教學計劃報表書商訂書單教材選定任務單各院系發書清單（批有教材編號與架號）入庫登記與驗收發書清單教材庫存簿教材信息錄入綜合科課程清單（已批注教材編號）課程清單批注教材編號各班級教材出庫清單教材出庫教材轉帳憑證收款教材銷售發票教材庫存薄教材轉帳憑證各班負責人取書教材銷售發票（簽字蓋章后）圖1 業務流程圖 Fig. 1 business flow chart分析以上的業務流程，我覺得存在以下弊?。?1)手工作業多，反而覺得計算機是一種輔助設備，沒有充分發揮應有的高效率。(2)在計算教材訂購數量時，只是根

5、據教學計劃報表與教材選定任務單對照庫存粗略計算，數據往往不夠準確，因為有的學生可能不購買教材，有的老師想購買零散教材，則訂購數據不準確，也造成了庫存上的壓力。(3)計算機上教材的入庫和出庫是由一位科員操作完成的，那么在每學期開學教材入庫和出庫的高峰期，顯得很忙亂。(4)教材編號的批注很多，操作重復性多，而且容易出錯。新業務流程介紹經過原業務流程的分析，現提出個人改進設想，即新的業務流程。如圖21、根據教務科的課程清單以及各院系的教材選定任務單，進行教材的信息登記，即對于無記錄的新教材進行基本信息錄入，并將新教材適用的專業信息錄入到各專業年級所需教材信息庫中；對于已有記錄的教材只需將對應教材編號

6、錄入到各專業年級所需教材信息庫中。2、各班學生在網上根據各專業本學期的所用教材選定教材，填寫學生選定表；教師也選所需的教學用書或自購教材，填寫教師選定表； 選完教材后，產生各專業本學期所需每種教材的數量，即形成新的各專業所需教材信息庫，并且生成學生訂購登記表、班級訂購登記表和教師訂購登記表給學生和教師。3、根據各專業所需教材信息庫、教材庫存簿，生成訂書單，登記教材訂購信息到教材訂購登記庫中，并將訂書單發給書商。4、書商發貨的同時附有發書清單，由管理員根據教材在庫中的實際擺放在發書清單上批注架號，入庫管理員根據發書清單和登記有歷史訂書信息的教材訂購登記庫對教材驗收入庫，形成入庫登記薄和新的教材庫

7、存薄，并打印此次入庫的入庫結算單報財務處與書店結算。 5、各班負責人持班級訂購登記表交納教材費；教師持教師訂購登記表交納教材費，如教師訂購登記表備注為教學用書則不用交錢。交錢后，班級和教師訂購登記表要蓋章證明已交納完畢。6、各班負責人和教師持蓋章后的訂購登記表到教材科，由管理員進行教材出庫，打印出教材出庫清單給取書員，并登記出庫信息，修改教材庫存簿。7、取書員驗證蓋章后的班級或教師登記表后，根據教材出庫清單從庫中取書。取書后給各班負責人和教師教材銷售發票。教材科專業年級代碼庫批注架號財務處入庫結算單教師各班負責人班級訂購登記表（收款蓋章后）教材出庫清 單出庫登記簿教師訂購登記庫學生訂購登記庫教

8、材出庫教師訂購登記表（收款蓋章后）收款收款（只收自購書款教師各班負責人教師訂購登記表班級訂購登記表教材基本信息庫班級代碼庫教材科教師購書登記庫學生購書登記庫班級訂購登記表教師選定表學生選定表教師學生入庫登記薄教材驗收入庫教材訂購登記庫教師教師訂購登記表生成訂書單并記錄訂書信息各班負責人教材基本信息庫教材選定任務單學生訂購登記表教材選定登記各專業年級所需教材信息庫教材信息登記課程清單教材庫存薄發書清單書商訂書單教研室教務科各班負責人教材出庫清單取書教材銷售發票各班負責人班級訂購登記表（收款蓋章后）教材銷售發票教師教師訂購登記表（收款蓋章后）教師 圖2新業務流程圖 Fig. 2 new busin

9、ess flow chart新業務流程與原業務流程的比較1、新增各專業年級所需教材信息庫，在計算教材訂購數量時，原來的業務操作只是根據教學計劃報表與教材選定任務單對照庫存粗略計算，而新的業務流程是利用網絡進行教材的選定，自動生成訂書單，力求達到零庫存；并且所用的各種原始表可利用校園局域網直接從網上獲得。2、訂購教材之前先對教材進行編號，而不是教材發來以后才進行編號，減少了手工作業，計算機化程度高。3、計算機上教材的入庫和出庫是由一位科員操作完成的，而現在可把教材的入庫和出庫改為兩位科員操作，這樣在每學期發放教材的高峰期可減短時間；并且出庫時用到學生和教師訂購登記庫，也減短了出庫時間。 數據流程

10、圖（DFD：Data Flow Diagram）數據流程圖是組織中信息運動的抽象，是管理信息系統邏輯模型的主要形式，也是系統設計的主要依據之一。數據流程圖由四種基本成分組成：1. 外部實體:外部實體在數據流程圖中表示所描述系統的數據來源和去處的各種實體或工作環節。2. 加工（處理邏輯）：描述系統對信息進行處理的邏輯功能。3. 數據存儲：系統信息處理功能需要的、不考慮存儲物理介質和技術手段的數據存儲環節。4. 數據流：描述與系統信息處理功能有關的各類信息的載體。下面是數據流程圖基本成分的符號: 外部實體 加工（處理邏輯） 數據存儲 數據流教材管理系統數據流程圖如下： P教材管理系統各院系各班負責

11、人學 生教務科教 師書 商教 師書 商取書員管理員各班負責人管理員管理員管理員管理員財務處 學生訂購登記表F6 教材選定任務單F1 班級訂購登記表F7 教材銷售發票 教師訂購登記表F8 教材銷售發票 課程清單F2 訂書單F9 入庫結算單F10 教材出庫清單F11 學生選定表F3 某班級購書信息F12 某教師購書信息F13某一教材庫存信息F14 教材庫存表F15教師選定表F4 某一教材訂購信息F16某時間段教材訂購信息F17 某時間段教材入庫信息F18某一教材入庫信息F19發書清單F5 某時間段教材出庫信息F20某一教材出庫信息F21圖3.1 教材管理系統頂層DFD Fig.3.1 the to

12、p DFD of teaching material management system P1教 材信 息登 記管 理F1 D1 教材基本信息庫F2 D2 各專業年級所需教材信息庫 D3 專業年級代碼庫 教材管理系統一級細化P1 P2 教 材選 定管 理 D5 學生購書登記庫 D1 F6 D4 班級代碼庫 D2 F7 F3 F4 D6 教師購書登記庫 F8 教材管理系統一級細化P2P3訂 書管 理 D1 D7 教材庫存簿 F9 D2 D8 教材訂購登記庫教材管理系統一級細化P3 P4教 材入 庫管 理 F5 D7 D1 D9 入庫登記簿 D8F10教材管理系統一級細化P4 P5 教 材出 庫管

13、 理F7F8 F11 D1 D10 出庫登記簿 D5 D7 D6 教材管理系統一級細化P5 P6查詢D1F12 F13D5 F14 D6 F15 F16 D7 F17 D8 F18 F19 D9 F20 D10F21 教材管理系統一級細化P6 圖3.2 教學管理系統一級細化DFD Fig.3.2 the first decomposition of teaching material management systemP2.1學生購書登記P2.3教師購書登記P2.2打印報表P2.5打印教師訂購登記表P2.4生成教師訂購登記表F6 F3 D5 F7 D4 D2 D1F4F8 D11 教師訂購信息

14、 D12教師訂購登記表 D6 教材管理系統P2的二級細化 P3.1生 成原 始書 單 P3.2登 記訂 書信 息P3.4打 印訂 書單P3.3生 成訂 書單 D2 D13 原始訂書單 D7 D8 D14 訂書單 F9 D1教材管理系統P3的二級細化 P4.1訂 書 歷史 檢 索 P4.2驗收入庫F10 D1 F5.1 D15 所訂教材信息 D7 F4 F5.2 D8 D9 教材管理系統P4的二級細化 P5.1班 級教 材出 庫P5.2教 師教 材 出 庫F7 D7 D5 F11.1 D1 D10 F11.2 D6 F8 D7 教材管理系統P5的二級細化P6.1班級訂購查詢P6.2教師訂購查詢D

15、1 F12 D5 D1 F13 D6 P6.3庫 存查 詢 D1 F14 F15 D7 P6.4教 材 訂 購查 詢 F16 D1F17 D8P6.5教材入庫查詢 D1 F18 F19 D9 P6.6教 材出 庫查 詢 D1 F20 D10 F21 教材管理系統P6的二級細化圖3.3教材管理系統二級細化DFDFig.3.2 the second decomposition of teaching material management systemP打印學生訂購登記表P檢索班級訂購信息P檢索班級學生訂購信息P打印班級訂購登記表D5 F6D16 班級學生訂購信息D4D1 F7D17 班級教材訂購信息 教材管理系統P2的三級細化P生 成入 庫結 算表P打 印入 庫結 算表P登 記入 庫信 息 D15F10 D18 入庫結算表信息 F5.2D7D9 教材管理系統P4的三級細化 P 輸 入班 級代 碼 P 出庫處理 P 輸入教師編號 P 出庫處理 P打印出庫清單P庫存修改/出庫登記 F7 D19 此班本學期所訂教材庫存信息 D20 教材出庫清單 D1 D5D7 F11.1D7F11.2D10F8 D21 此教師本學期所定教材庫存信息 D1 D22教材出庫清單 D6 教材管理系統P5的三級細化 P某一教材庫存查詢 D1 F14 D7 P全部教材庫存查詢D打印教材庫存表