1、水運工程文件檔案編制要求由于水運工程施工企業來自全國不同地區，而國內不同地區和我省部分地市的城建檔案管理規定存在不同程度的差異，為加強水運工程施工資料文件的歸檔整理工作，建立完整、準確的水運工程施工資料檔案，根據交通運輸部關于印發<水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法>的通知（交辦發2009225 號）、港口工程竣工驗收辦法（交通部令2005 年第2號）、航道工程竣工驗收管理辦法（交通部令2008 年第1號）、水運工程質量檢驗標準（JTS257-2008）及財政部關于財務決算的有關規定，并結合我省水運建設項目的實際情況制定水運工程資料整理的要求。一、基本規定（一）參與水運建設項目的

2、業主、設計、監理、檢測、施工等單位必須高度重視，成立竣工資料編制小組，及時收集建設過程中的各種有關文字材料、技術數據及各項檢測資料，要堅持實事求是的科學態度和認真負責精神，確保原始記錄的真實性、可靠性，不允許涂改、重新抄錄，嚴禁偽造。（二）合格的水運建設項目文件材料檔案，是真時反映項目建設過程和建設成果的記錄及載體，工程竣工的必備條件，也是評定工程項目等級的必要條件之一，因此，凡竣工檔案驗收不合格的工程財務不予結算，不能進行竣工驗收，工程不能交付使用。二、參建單位職責（一）建設單位職責1、水運建設項目文件材料立卷歸檔工作實行項目法人(建設單位)負責制。水運建設項目文件材料資料的編制和歸檔，項目

3、法人(建設單位)為第一責任人。項目法人(建設單位)應把水運建設項目文件材料編制歸檔工作作為工程建設的重要組成部分，納入項目管理工作。2、項目法人(建設單位)應在招投標和制訂有關合同時，應設立專門條款，明確有關方面對項目文件收集、整理、歸檔和移交的責任，并有相應的檢查、考核措施。3、項目法人(建設單位) 應督促各參建單位必須建立竣工資料整理、歸檔的管理責任制，確定一名領導分管檔案工作，配備素質較高的檔案專、兼職人員負責建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，保證項目文件材料立卷歸檔的及時、完整、準確和系統，且與工程建設同步。(三)監理單位職責1、監理單位不但要按本要求完成責任范圍內監理文件資料的

4、編制工作，而且還要督促、并定期檢查各施工單位水運建設項目文件材料的編制工作。對施工單位水運建設項目文件材料的完整性、準確性及編制質量負監理責任。2、建立和落實水運建設項目文件材料資料整理、編制的責任制。水運建設項目文件材料初驗前，總監及整理編制水運建設項目文件材料的監理人員均不得離開本項目崗位。3、施工單位在報請初驗水運建設項目文件材料前，監理單位必須先進行審查、經審查合格后，方能簽認。未經監理單位審查簽認的水運建設項目文件材料，不得進入初驗程序。(四) 施工單位職責1、施工單位整理編制的“施工文件”是水運建設項目文件材料的主要部分，它記錄和反映了工程實施的全過程，形成了大量的技術資料，對今后

5、工程使用、管理、維護及改擴建的有著極其重要的作用。對此，各施工單位的主要領導必須引起高度重視。水運建設項目文件材料初驗前，各合同段項目經理、總工及整理編制水運建設項目文件材料的經辦人員均不得離開本項目崗位。2、建立和落實水運建設項目文件材料資料整理、編制的責任制，合同段項目經理為本合同段水運建設項目文件材料編制的第一責任人。將施工階段形成的行政管理文件、技術管理文件、質檢資料、試驗資料等的收集整理及存放工作落實到專人負責。3、施工過程中，對已辦理分項、分部或單位工程中間交工驗收的，必須在30 天內，按本要求編排目錄，將資料整理后，分類存放。定期開展施工資料整理、編制及存放的自查工作，并將自查情

6、況向監理工程師提交書面報告。做到每完工一項，工程資料就完成一項。4、工程項目凡實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集，然后由總包單位進行匯總，并負責對分包單位的文件材料進行審核把關；凡由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集其承包工程建設項目全部文件材料。三、文件材料的收集和整理（一）收集范圍水運建設項目文件材料的收集工作，按照“誰形成誰負責”的原則，由項目文件材料的形成單位或部門負責，編制應做到內容完整、整理規范、立卷組冊科學。具體收集范圍及歸檔單位按關于印發<水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法>的通知（交辦發2009225 號）中的水運建設項目文件

7、材料收集歸檔范圍執行。為嚴格按水運建設項目文件材料收集歸檔范圍編制水運建設項目文件材料，既做到整理規范和內容完整，又便于操作，本要求對歸檔文件內容進行了細化，并就組卷分冊也作了明確的要求，詳見“水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表”。水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表序號歸檔文件編制單位備注第一部份 綜合文件第一冊竣(交)工驗收文件1竣工驗收文件(1)竣工驗收申請、批準文件建設單位(2)竣工驗收鑒定書及竣工驗收證書及附件建設單位附件為整個工程項目質量評定匯總表(3)竣工驗收報告建設單位(4)港口(航道)工程初步驗收意見建設單位2各單位工程交工驗收證書(1)項目開工及批準文件建設單位(

8、2)合同段開工報告及批準文件建設單位(3)交工驗收申請及批準文件建設單位(4)交工驗收證書及附件建設單位附件為單位工程質量評定匯總表(5)交工驗收報告建設單位3各單位的工作報告(1)工程項目執行報告建設單位(2)工程設計工作報告設計單位按合同提交(3)工程質量監督工作報告質量監督部門(4)工程監理工作總結報告監理單位按合同提交(5)工程施工總結報告施工單位按合同提交第二冊專項驗收文件1檔案驗收文件建設單位2環境驗收文件建設單位3消防驗收文件建設單位4其他驗收文件建設單位第三冊立項審批文件1可行性研究報告及批準文件；(1)可行性研究報告及審批（核準）文件建設單位(2)可行性研究報告的評估報告或專

9、家評審意見建設單位(3)行業主管部門對可行性研究報告的審查意見建設單位2環境影響評價報告書及批復建設單位3項目用地預審意見建設單位4岸線審批文件建設單位5通航安全、勞動安全、衛生防疫、防洪等部門的評估及審核意見建設單位6文物調查、保護等文件建設單位7其他文件材料建設單位第三冊設計審批文件1初步設計文件及審批文件；(1)初步設計審批文件建設單位(2)專家審查意見及審查會議紀要建設單位(3)初步設計文件2消防部門審核意見3施工圖設計及審批文件(1)施工圖設計審批文件(2)各單項工程施工圖設計文件(a)施工圖設計說明書、預算書建設單位(b)各單位工程施工圖設計圖紙 建設單位(c)建設單位按單位工程往

10、下排列(3)各單項工程施工圖設計文件(a)施工圖設計說明書、預算書建設單位(b)各單位工程施工圖設計圖紙 建設單位(c)建設單位建設單位根據單項工程編排4工程勘測資料建設單位5設計變更文件(1)初步設計調整文件建設單位(2)施工圖設計變更文件及批準文件建設單位(3)設計變更情況一覽表施工單位提供，建設單位匯總6設計中重大技術問題往來文件、會議紀要；建設單位7上級單位有關指示；建設單位第四冊工程招投標文件及合同文件1第1合同段工程招投標文件按合同段及項目(設計、施工、監理)確定分冊數,如施工招標有5個合同段，分成5個項目，則名稱為XX合同段施工招標文件(1)招標文件及招標公告(a)招標公告建設單

11、位(b)招標文件；建設單位(c)招標資格預審文件建設單位(d)技術文件及補充文件建設單位(e)招標其他文件(補遺通知等)建設單位(2)投標文件(a)資格預審申請文件或資格后審文件建設單位(b)投標文件建設單位(3)評標文件及中標通知書(a)評標報告建設單位(b)紀檢部門監督報告及公證書等建設單位(c)中標通知書建設單位(d)標底和標底匯總及攔標價等建設單位(4)建設單位往來文件及其他文件資料(a)建設單位將招標結果上報備案文件建設單位(b)其他文件及資料建設單位第合同段工程招投標文件建設單位3合同書、協議書(1)勘察設計合同建設單位按基本建設時間排序(2)施工承包合同建設單位(3)監理合同建設

12、單位(4)科研合同建設單位(5)其他合同建設單位第五冊工程準備文件可根據項目實際情況自行編排分冊數1用地、水域許可及征地拆遷資料(1)建設用地規劃許可及規劃選址圖建設單位(2)建設用地選址意見及紅線圖建設單位(3)海域使用權證書建設單位(4)建設用地申請及批復建設單位(5)征地拆遷及移民有關文件(a)征地批文建設單位(b)紅線圖及土地證建設單位(c)征用土地、拆遷補償文件建設單位(d)其他資料建設單位(6)疏浚泥土處置方案及海洋傾倒許可證建設單位(7)疏浚泥土棄置堆放用地審批文件建設單位(8)占用漁業水域補償及海洋生態損失補償協議建設單位2供電、供水、通訊、排水等協議建設單位3開工備案文件建設

13、單位4水上水下施工許可證建設單位5質量監督申請書、通知書建設單位6建設前原始地形、地貌狀況圖、照片建設單位第六冊工程管理文件可根據項目實際情況自行編排分冊數1項目法人就工程質量、安全、進度、費用控制管理(1)普發性建設單位(2)針對性有關單位2監理單位就工程質量、安全、進度、費用控制與項目法人的來往文件監理單位3監理單位就工程質量、安全、進度、費用控制與項目法人的來往文件施工單位4監理單位就工程質量、安全、進度、費用控制與項目法人的來往文件施工單位5項目法人組織召開的工地例會、專題會議紀要(1)例會性建設單位(2)專題性有關單位6監理組織召開的工地例會及專題會議紀要(1)例會性監理單位(2)專

14、題性有關單位7計劃進度報表(建設單位向上級主管部門上報)建設單位8建設單位管理過程中與其他單位往來文件及資料建設單位9其它由建設單位匯編的文件建設單位第七冊工程試運行、觀測、分析評價1試運行記錄建設單位2港口工程施工水域掃測報告建設單位3實船實航試驗記錄建設單位4整治效果分析報告建設單位5觀測成果報告建設單位6碼頭能力核算報告建設單位第二部份 決算和審計文件第一冊支付報表建設單位第二冊決算文件建設單位第三冊決算審計文件建設單位第四冊其它文件建設單位根據實際情況取舍第三部份 監理資料按合同段確定冊數第一冊第1合同段工程監理資料監理單位1監理工作依據性文件(1)監理規劃 監理單位(a)工程項目概況

15、監理單位(b)工程項目監理范圍及目標監理單位(c)工程監理工作內容監理單位(d)控制目標及措施監理單位(e)組織機構及人員配備監理單位(f)監理工作制度監理單位(2)監理實施細則及批復監理單位2監理管理文件(1)監理行政管理文件(監理內部來往函件、請示、報告及批復)監理單位根據實際情況確定卷數(2)合同管理文件監理單位(3)工程質量控制文件監理單位(4)計劃進度控制文件監理單位(5)費用控制文件監理單位(6)安全管理文件監理單位(7)旁站監理記錄監理單位(8)監理日志監理單位(9)施工監理工作月報監理單位(10)監理工作總結(含階段總結)監理單位(11)監理質量評估報告監理單位第冊第合同段工程

16、監理資料監理單位第四部份 科研資料第一冊XX課題科研資料承辦課題研究及實施的單位按課題確定冊數1課題報告、任務書及批準文件2協議書、委托書、合同3研究方案、計劃、調查研究報告4試驗記錄5試驗分析、計算、整理數據6階段報告、科研報告、技術鑒定報告第冊XX課題科研資料第五部份 施工資料第一冊XX單項工程施工單位按單項工程確定冊數，如航道工程、港口工程等1第合同段工程施工資料施工單位按合同段確定分冊數(1)綜合文件施工單位單項工程的綜合文件(a)會議紀要 施工單位(b)總體施工方案施工單位(c)有關安全、質量文件施工單位(d)業主、監理來文及其它文件施工單位(2)計量支付報表施工單位(3)施工進度報

17、表施工單位(4)XX單位工程交工資料施工單位按合同段所含單位工程向下編制卷數(a)綜合性施工文件（文件匯編）施工單位工程施工總結施工單位交工驗收報告、交工驗收申請、批準文件施工單位建設、監理批準的文件及有關指示施工單位竣工圖表施工單位(b)變更資料施工單位()設計、技術性文件施工單位施工圖設計會審紀要、技術交底資料施工單位有關工程施工的技術性文件、通知、重要技術座談會、討論會紀要施工單位()進度投資控制文件施工單位有關進度的往來文件施工單位施工結算施工單位竣工工程量清單施工單位()質量檢驗評定資料施工單位施工組織設計和批準文件及執行情況施工單位開工報告及其批復文件施工單位單位工程質量綜合評定表

18、施工單位中間交工證書施工單位分部工程質量評定匯總表施工單位分部工程質量評定表施工單位按分部工程的情況歸類后順序排列分項工程質量檢驗評定匯總表（用于需要進行綜合評定分項工程）施工單位分項工程質量檢驗評定表（用于不需要進行綜合評定的分項工程，也作為需要進行綜合評定分項工程的分項工程質量檢驗評定匯總表的附表）施工單位隱蔽工程檢驗記錄（施工單位自檢表）施工單位成品、半成品檢驗記錄（含預制、外購、現澆等各種成品、）半成品）施工單位重大安全質量事故及處理情況報告施工單位(f)五、質量保證資料施工單位單位工程質量檢驗資料核定表施工單位水泥出廠合格證、試驗報告施工單位鋼材出廠合格證、試驗報告施工單位砂、石檢驗

19、報告施工單位其他原材料合格證、試驗報告施工單位鋼筋焊接試驗報告施工單位鋼筋冷拉試驗報告施工單位混凝土或砂漿配合比、強度試驗報告施工單位混凝土抗凍等級試驗報告施工單位混凝土抗滲等級試驗報告施工單位混凝土彎拉強度試驗報告施工單位鋼結構焊接試驗報告施工單位焊條（劑）合格證施工單位防水材料合格證、試驗報告施工單位構件出廠合格證施工單位打樁綜合記錄及中間驗收記錄施工單位基槽驗收記錄施工單位夯實驗收記錄施工單位主要構件安裝及驗收記錄施工單位土壤密實度試驗記錄施工單位測量控制點、基線、水準點復核資料施工單位中間交工驗收記錄施工單位沉降位移變形觀測記錄施工單位工程竣工整體尺度測量報告施工單位(g)監理工程師對

20、承包商的指令、通知、簽認等文件(水運工程的監理用表一律采用水運工程施工監理規范附錄A的格式)施工單位(h)施工原始記錄施工單位施工日志施工單位開、完工記錄施工單位天氣、溫度及自然災害等記錄施工單位各工序施工原始記錄施工單位各工序測量原始記錄施工單位施工照片集施工單位其他各種原始記錄施工單位(5)單位工程交工資料施工單位（二）關于水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表的說明：1、“水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表”中第一部份和第二部份所設置的冊號為固定號，如有的項目無第一部份第七冊的文件，第七冊的冊號和名稱應保留，在“竣工文件組冊與檔號對照表”備注中應注明無此項。2、“水運建設項目歸檔

21、文件編制內容及分工一覽表”中第一部份第四冊第1分冊按合同段及項目(設計、施工、監理)確定分冊數，如施工招標有5個合同段，分成5個項目，即名稱為XX合同段施工招標文件。第三部份監理資料按合同段確定冊數，第一冊的案卷名稱為第1合同段工程監理資料，第1合同段可為工程合同的具體實施名稱，如“XX港中水泊位”，則案卷名稱為“XX港中水泊位工程監理資料”；如“XX航道工程第一標段”，則案卷名稱為“XX航道工程第一標段工程監理資料”；第五部份第一冊第1條按合同段確定分冊數，可照此執行。3、“水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表”中第五部份第一冊第1條（1）（2）（3）備注上應指明是對整個單項工程綜合文件

22、，第五部份第一冊第1條第（4）小條，按合同段所含單位工程向下編制卷數，如合同中有5個單位工程，即從第4卷開始編制單位工程交工資料，為4至8卷。4、如施工承包合同僅有1個單位工程的，第五部份施工資料按合同分即劃為一個分冊，單位工程以下各序號各提升一級，即(4) 升為4，(a) 升為(1) ，升為(a) (注：(4)為卷號，4為分冊號；(a)為卷內目錄編號，(1) 為卷號；(a)為卷內目錄編號)。但(1)綜合文件歸在原來(a)，(2)計量支付報表和(3)施工進度報表歸在原來(d)（注：(a) 升為(1)，(d) 升為(4)）。（三）文件材料的組卷分冊1、水運建設項目文件材料歸檔前，應由文件材料收集

23、歸檔單位在文件材料收集的基礎上，按照文件材料的內在聯系，進行分類整理組卷。2、水運建設項目文件材料組卷，應遵循水運工程基本建設程序各階段文件材料的自然形成規律和成套性原則，達到分類科學，保持文件材料的內在有機聯系，便于保管和查找利用的目的。3、“水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表”中，組卷分冊順序為:部份冊分冊卷，在序號中分別對應為：第XX部份第XX冊1,2，3(1),(2),(3) 。分冊資料過多的，需兩盒（含兩盒）以上裝存的，分冊以下設卷。案卷無論是組冊至分冊，還是組冊至卷，一律以盒為單位編寫順序號。4、為便于工程項目交（竣）工驗收時查找資料，各水運建設項目實際操作中組卷分冊需既按照

24、“水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表”的順序，又結合自己項目資料篇幅的實際情況編制 “竣工文件組冊與檔號對照表”。（四）交工驗收前，項目法人(建設單位)要組織相關單位完成“水運建設項目歸檔文件編制內容及分工一覽表”中的第五部分(施工資料)的文件編制工作（除缺陷責任期的有關資料外）和設計變更一覽表。竣工驗收前，完成除第一部份第一冊第一卷(竣工驗收文件)外的全部水運建設項目文件材料的編制工作。竣工文件組冊與檔號對照表工程項目名稱： 編制日期：序號組冊案卷題名檔號備注冊號分冊號卷號1第一部份 綜合文件2第一冊竣(交)工驗收文件3第一分冊4第二分冊5第一卷6第二卷編制單位： 負責人： 編制人：注

25、：1、“竣工文件組冊與檔號對照表”用2號宋體字加粗，其他用4號宋體字；2、序號填寫阿拉伯數字，組冊部份“冊號”、“分冊號”、“卷號”均填寫中文大寫數字，如圖所示。設計變更情況一覽表工程項目名稱： 編制日期：序號變更內容變更依據文件文號所在案卷號對應竣工圖號所在案卷號1234編制單位： 負責人： 編制人：注：1、“設計變更情況一覽表”用2號宋體字加粗，其他用4號宋體字；2、序號填寫阿拉伯數字。四、文件材料的質量要求（一）收集歸檔的項目文件材料應為原件。其中項目立項審批等文件，如原件保存在項目主管單位，項目法人(建設單位)可收集復印件歸檔保存；如供貨商提供的原材料及產品質量保證文件為復印件，應在復

26、印件上加蓋銷售單位正式公章并注明原件存放處后歸檔保存。（二）收集歸檔的文件材料應能夠全面、準確地反映工程建設的實際過程。其中勘測資料、施工記錄應是現場原始記錄，填寫內容規范，相關簽署手續完備。（三）項目文件材料應書寫工整，字跡、線條清晰，修改規范；紙張優良，格式統一；禁止使用圓珠筆和鉛筆等易褪色筆書寫、簽批；如是熱敏傳真件，需復印保存，復印件應清晰。（四）數碼照片在刻錄光盤保存的同時，還應沖印出紙質照片連同說明一并歸檔；長期存儲的電子文件應使用不可擦寫光盤保存。（五）項目文件材料中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297 mm×210mm）。圖紙可以按297mm×210mm

27、或297mm×420mm折疊；底圖不折疊，平放在專用底圖柜內，大于1號的底圖也可卷放裝筒。（六）施工資料文件的內容及其格式必須符合水運工程質量檢驗標準（JTS257-2008）、水運工程施工監理規范（JTJ2162000）及國家、行業有關技術規范、標準和規程。（七）竣工圖編制要求1、竣工圖由施工單位負責編制。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經監理審核簽字認可；如項目法人(建設單位)規定由設計單位編制或施工單位委托設計單位編制的，應明確施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任；工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由項目法人(建設單位)負責或委托有關單位編制。竣工圖章示例：

28、注：本圖尺寸單位為mm；圖章內容除簽名、日期外，其它均為刻制；圖章刻制字體為宋體，字符高寬比為10.8；圖章的第一、二行字高為4.5mm，第三、四行字高為3.5mm；圖章中的“XX”項目表示水運建設項目名稱，如：瀾滄江五級航道一期工程；“*”工程表示單位工程名稱。2、竣工圖應完整、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。凡設計圖涉及的內容，竣工圖均應反映，不得遺漏。4、竣工圖的圖面要求布置合理、完整、清晰、各項數據真實準確；圖紙的文字、數據、線條必須采用計算機繪制。隱蔽工程的高程，各部尺寸和地質情況，必須標注清楚。5、一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補充的，可在原施工圖上做修改、說明后，作為

29、竣工圖；總平面布置、結構形式、工藝及其他重大變更，不宜在原施工圖上修改、補充的，均需重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖，且圖簽能全面反映簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪圖紙在原施工圖號前綴“竣”字。6、圖紙繪制的標準執行港口工程制圖標準JTJ206-96。五、文件材料檔案編號（一）水運建設項目文件材料是以單項工程為單元，按照交通部科學技術檔案分類編號辦法（87交辦字315 號）中可確定的水運工程類目進行分類。（二）檔案分類號，按水運工程類目水運建設項目文件材料分為五級類目。第一至三級類目固定不變，其中第一級分為七類：SY（水運）、GK（港口）、HD（航道）、HW（航務）、JL（救撈）、CJ（船

30、檢）、GJ（港監）；第二、三級分類根據第一級的性質各有不同，具體見交通部科學技術檔案分類編號辦法；第四級類目為建設項目代號，項目代號用水系名稱+“下劃線”+建設項目漢語拼音第一個字母組成（例如：如瀾滄江五級航道工程填寫LCJ_WJHD；如金沙江水富港為JSJ_SF）；第五級類目按水運建設項目文件材料材料形成的先后分為五部分：綜合文件、決算和審計文件、監理資料、科研及新技術資料和施工資料，分別用1、2、3、4、5 表示。（三）檔號，檔號由檔案分類號和案卷組冊順序號等組成。檔號形式如下（以航道工程為例）：HD5·1·××·¤·“

31、HD5”： HD 為一級類目（航道），5 為二級類目（工程類），具體的詳見交通部科學技術檔案分類編號辦法中一級類目下的分類；“·”及“”： 類級符號或層次的區別符號；“1”： 三級類目（航道基本建設，包括新開辟航道工程），具體的詳見交通部科學技術檔案分類編號辦法中二級類目下的分類；“××”：四級類目（建設項目代號，見前一章）；“”： 五級類目（文件材料的五大部分）；“¤”： 冊號；“”： 分冊號；“”： 案卷順序號。案卷順序號不編虛位，從“1”開始編寫（即“1”不編為“001”）；一至五部分水運建設項目文件材料以盒為單元編寫順序號。例如：云南省瀾滄江五級

32、航道建設工程航道維護基地（假定在第二冊）工作碼頭（假定在第一分冊）質量評定資料（假定在12卷），該案卷在第5部份，則檔號為HD5.1.LCJ_WJHD.52.112）六、案卷的構成及質量要求（一）術語1、案卷：由互相聯系的若干文件材料組成的一種檔案保存單位，由案卷封面、卷脊、卷內文件目錄、卷內文件材料及備考表組成。2、卷內文件目錄：案卷內登記文件材料及其排列次序的目錄。3、備考表：說明案卷內文件材料狀況的表格。4、檔號：由分類號和案卷號組成。（二）卷內文件的排列1、 立項審批文件批復在前，請示在后，報批過程中有關審查文件材料依次排列。2、 設計審批文件批復在前，請示在后，相關審查文件材料依次排

33、列。3、 工程準備階段文件材料按照審批及協議事項辦理程序依次進行排列。4、 項目實施階段文件材料排列工程管理文件材料按照問題結合時間依次排列；會議紀要按時間進行排列，如屬專題會議，按照專題分別進行排列；招投標及合同文件按專業依次排列。各合同段施工管理文件材料，按工作程序結合問題的重要程度依次排列；原材料質量保證文件按產品種類或使用部位分別依次排列；按各單位、分部、分項分別整理組卷的文件材料，依照施工工序，按開工批準、工程質量檢驗報驗、各項施工原始記錄、試驗檢測及工程質量控制、安全管理、事故處理等往來文件材料，依次進行排列。監理工作活動中產生的依據性文件、合同管理文件、工程質量控制文件、計劃進度

34、控制文件、費用控制文件、安全管理文件、旁站監理記錄、監理日志等，按照監理工作內容結合問題的重要程度依次進行排列；平行檢驗及獨立抽檢記錄按照單位、分部、分項工程依次排列。計量支付文件及計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。設備文件材料按依據性、設備開箱驗收、設備安裝及調試、設備運行維修、隨機圖紙等順序依次排列。施工圖(完工圖)及竣工圖按專業或單位工程結合圖號順序依次排列。5、試運行及竣工驗收階段文件按照各專項工作程序依次排列。（三）案卷資料的頁號1、案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。2、頁號的位置：雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右

35、下角，用阿拉伯數字逐頁編寫頁號。3、卷內目錄、備考表不編頁號。4、每案卷內資料的頁號，要求按流水順序號編寫，從“1”開始編號。5、頁號暫用鉛筆編寫，待資料審定成形后，再用打碼機打印。6、已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，將該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號。（四）卷內文件目錄的編制1、 順序號按照文件排列順序，用阿拉伯數字從1起依次標注。2、 文件編號：發文機關文書部門的發文號或圖樣的圖號。若文件材料上有則填上，沒有就空著。3、 責任者：填寫文件材料直接形成的單位或部門，可采取通用的標準簡稱。4、 文

36、件材料題名：（1）、 原文上有標題的，填寫卷內文件材料標題的全稱。（2）、 原文上沒有標題或標題不能說明文件材料內容的，應重新擬寫一個符合文件材料內容的標題，外加“ ”號。（3）、 案卷內每份獨立成件的文件材料均應逐件填寫文件標題。（4）、 填寫“文件材料題名”的橫格內不能超過三行字。5、 日期：填寫文件的形成時間，填寫時間時可省略“年、月、日”字樣，在表示年、月、日的數字右下角加“.”號，單月單日可用零補充。如2004 年8 月8 日可填寫為“2004.08.08”。6、 頁次應填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份標注起止頁號；如屬已裝訂成冊的材料，在卷內文件目錄頁次中填寫冊數，并在備

37、注欄中注明累計總頁數。7、 卷內文件目錄采用70g/m2以上的A4尺寸白色書寫紙打印，排列在卷內文件材料首頁之前。卷內目錄示例：注尺寸單位均為；字體：“卷內文件目錄”用2 號宋體加粗，其余均用4 號宋體字；邊框用粗實線，表內用細實線。（五）、案卷裝訂的要求1、項目檔案除藍圖及成冊文件材料外，均需裝訂，文件材料以件為單位放在卷內。案卷內各部分的內容按照：“卷內文件目錄+文件材料+備考表”的順序排列。2、文件材料采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；整卷裝訂的歸檔文字材料用三孔一線方法裝訂，裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊，表頭要求在上或在左，左側裝訂。3、原件有破碎或小頁紙的，要求粘貼在A4 紙上。4、對

38、批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予粘貼補寬。5、紙張規格大于A4 型號的，要求按297 ×210 折疊成手風琴式。6、不裝訂的圖紙及成冊文件材料，每份需加蓋檔號章。檔號章內容包括該份文件材料所在案卷的檔號和本案卷中所在頁次。檔號章樣式：注歸檔章大小：長35mm+35mm，寬10mm×2（六）、為了統一檔案工作的標準化、規范化。避免以往案卷封面使用上的規格不一的狀況。水運工程建設項目檔案案卷封面統一使用云南省檔案局監制牛皮紙制作的無酸科技檔案盒；卷盒的尺寸采用310mm×220mm，卷盒的厚度根據分類整理及方便查閱利用的要求，可以采用20mm、30mm、40mm

39、、50mm、60mm。（七）、案卷封面的編寫案卷封封面或內封面由以下內容構成：案卷題名、立卷單位、起止時間、保管期限、密級及檔號。根據我省實際情況，項目案卷封面規定如下：1、采用案卷外封面形式，用優質淡黃色牛皮紙張打印，在卷盒正表面的圖框內粘貼外封面（約160mm×220mm），式樣見圖。2、案卷題名：案卷題名應簡明、準確地概括卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱、階段或單位工程(分部、分項)名稱及文件材料名稱。每一案卷題名應包括建設項目名稱、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱。示例：（1）管理性文件案卷題名的表示形式：建設項目名稱+責任者+案卷名稱例：瀾滄江思茅港-中緬243號

40、界碑五級航道建設第一期工程指揮部安全生產管理文件。（2）項目技術文件案卷題名的表示形式：建設項目名稱+××合同+××單位工程案卷名稱；例：瀾滄江思茅港-中緬243號界碑五級航道建設第一期工程航道工程施工承包合同三道拐灘交工資料。3、立卷單位：指文件材料的組卷部門。4、起止時間：填寫卷內文件材料形成的起止日期，只需填寫年月，如2004.052008.10。5、保管期限根據建設項目及文件材料的實際情況確定并填寫。基本建設項目檔案資料的保管期分為：永久、長期、短期三種。長期保管的基本建設項目檔案資料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命；短期保管的基本建設項目

41、檔案資料實際保管期限為建設項目竣工后510年。6、密級：應在文件發放前依據國家及部有關保密規定確定，若文件材料上有密級就填上，沒有就空著。7、檔號：填寫檔案的分類號、冊號、分冊號和案卷順序號。8、檔案館號：暫不填寫。9、縮微號：暫不填寫。10、“案卷題名”中的工程項目名稱可用30 磅仿宋字，之后的“××合同××工程結構文件名稱”及“編制單位、編制日期、保管期限、密級”的內容可用4 號宋體字打印，“檔號內容”可用4 號宋體字打印。爾后，再粘貼在檔案盒正表面在對應位置。案卷封面示例：注：本圖尺寸單位均為mm；案卷盒為220×310，外封面為160&

42、#215;220；外封面印制字體：“檔號、檔案館號、縮微號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級”用2 號仿宋字加粗，直線用細實線；工程項目名稱（如：瀾滄江思茅港-中緬243號界碑五級航道建設第一期工程）用30 磅仿宋字，并一行排列在檔案盒中央部位。（八）、卷脊的編制為便于查找和存放管理，案卷卷盒脊背必須粘貼有卷脊。卷脊的項目有檔號和案卷題名，格式如圖所示。檔號的內容可用4號宋體分三行橫排打印。例：第一行打印“G L5·1·××·”，第二行打印“··¤·”，第三行打印“”。案卷題名的內容可用4 號

43、宋體字自右至左豎著打印，首行空兩字。案卷題名的內容為：工程項目名稱××合同××單位工程結構文件名稱。脊背內容統一打印后，再粘貼在脊背的對應位置。貼紙要求比脊背寬度窄2 ，以防取放檔案時反紙邊拉卷。根據科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T 11822-2000），案卷脊背標簽宜采用150g/m2白色書寫紙制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。注尺寸單位mm；D 為（20、30、40、50、60）-2mm；“檔號”及“案卷題名”的字體采用小2 號仿宋字加粗，卷脊貼紙的豎向長度約220mm。（九）、備考表的編制備考表要標明案卷內文件材料的件數、頁數以

44、及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。頁數要求填寫卷內文件頁數相加之總和。1、備考表采用70g/m2以上的A4尺寸白色書寫紙打印，排列在卷內文件材料之后。備考表包括立卷說明、立卷人及檢查人簽名、立卷時間等。2、立卷人：由責任立卷者簽名，即誰立卷誰簽名。3、檢查人：由案卷質量審查人簽名。4、說明或記事：說明應包括本案卷在編制過程中需要說明的問題，本卷中文件材料的相關原件及其他載體文件材料所在案卷號。備考表樣式：注：尺寸單位均為；字體：“卷內備考表” 用2 號宋體加粗，其余均用4 號宋體字；邊框用粗實線，表內用細實線。（十）、照片及音像資料照片檔案的整理應符合照片檔案管理規范(GBT 11821

45、2002)要求。1、照片、音像檔案的歸檔范圍：（1）、國家領導、部及省廳領導人視察水運建設項目的錄音、錄像帶及照片。（2）、反映水運建設項目的重大活動，如招投標儀式，質量大檢查等形成的錄音、錄像帶及照片。（3）、記錄水運建設項目重大事故、自然災害及異常現象的錄音、錄像帶及照片。（4）、工程關鍵工序和隱蔽工程施工時的照片。2、照片檔案：（1）、照片檔案分為照片和底片。（2）、照片和底片號：案卷內照片和底片的順序號，照片與底片編號應相同。以每張照片為單位，從1 開始編寫，寫在正面右上角。底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊部。（3）、參見號：填寫與本張照片有關系的竣工資料檔案的檔號。（4）、文字

46、說明：文字說明的內容要具備六要素：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。要求文字簡潔，語言通順，一般不超過200 字。（5）、總說明：一組（若干張）聯系密切的照片的說明。（6）、案卷題名：一個卷要擬寫一個案卷題名，寫在封面上。案卷題名應概括案卷內全部照片的基本主題。案卷題名一般應包括責任者、問題、名稱三部分。責任者不便標出時，也可不標出。（7）、照片檔案要使用標準的照片檔案盒編排成冊，照片的編排順序要按工程的分類及形成的時間順序整理。（8）、照片檔案保管期限，可根據文件材料中相關的內容確定。3、音像檔案：（1）、歸檔的音像檔案，要經過系統整理，每盤音像要工整確切地標明：責任者、錄制（攝制）時間

47、、地點、內容（題名）、順序號、保管期限、攝制人等項目。保管期限，可根據文件材料中相關的內容確定。（2）、音像檔案，要按形成時間順序排列，分別編寫流水號。（3）、音像檔案要刻錄成光碟。（十一）、電子文件電子文件的整理應符合電子文件歸檔與管理規范(GBT 188942002)要求。根據我省實際情況，水運建設項目的電子文件由相關單位提交，建設單位匯總后經殺毒檢測后，拷貝共刻錄四套，由廳及所屬相關部門保管。建設規模在1000萬元以下的，電子文件需提交竣工圖表和照片及音像資料，其他可不提交；建設規模在1000萬元以上的，所有案卷均需提交電子文件（手寫可掃描后形成Pdf文件提交）。具有條件的，電子文件需納入我省基建項目檔案管理數據庫。電子文件盡量用Pdf文件或掃描后的圖片文件，以保證資料的保密性。七、文件材料的驗收及移交（一）、檔案的驗收根據港口工程竣工驗收辦法（交通部令2005年第2號）和航道工程竣工驗收管理辦法（交通部令2008年第1號）對文件材料的要求，竣工驗收的條件之一為：竣工檔案資料齊全，并通過專項驗收。按照省廳的有關規定，并結合我省水運