1、第一、 Word 問答 1 W Wo or rd d 應應用用基基礎礎技技巧巧大大全全 目目錄錄 一、WORD 問答.2 二、論文 WORD 技巧小結 .11 三、用 WORD排論文的技 巧 .13 四、用 WORD編輯論文的 幾個建議 .14 五、快捷鍵 .16 六、功能鍵 .17 七、WORD 表格處理技巧 .19 第一、 Word 問答 2 第第一一章章 Word 問問答答 1.1問：Word 里邊怎樣設置 每頁不同的 頁眉？如何使不同 的章節 顯示的頁眉不同 ？ 答：分節，每節可以設置不同的頁眉。文件頁面設置版式頁眉 和頁腳首頁不同。 1.2問：請問 Word 中怎樣讓每一章用不 同的

2、頁眉？怎么我現在 只 能用一個頁眉，一改就全部 改了？ 答：在插入分隔符里，選插入分節符，可以選連續的那個，然后下一頁改頁 眉前，按一下“同前”鈕，再做的改動就不影響前面的了。簡言之，分節符使得 它們獨立了。這個工具欄上的“同前”按鈕就顯示在工具欄上，不過是圖標的形 式，把光標移到上面就顯示出”同前“兩個字來了。 1.3問：如何合并兩 個 Word文檔，不同的頁眉 需要先寫兩 個文件， 然后合并，如何做？ 答：頁眉設置中，選擇奇偶頁不同/與前不同等選項。 1.4問：Word 編輯頁眉設置 ，如何實現奇 偶頁不同? 比如：單頁 浙江大學學位論文 ，這一個容易 設；雙頁：（每章標題），這一 個有什

3、么技巧啊 ？ 答：插入節分隔符，與前節設置相同去掉，再設置奇偶頁不同。 1.5問：怎樣使 Word 文檔只有第一頁沒 有頁眉，頁腳？ 答：頁面設置頁眉和頁腳，選首頁不同，然后選中首頁頁眉中的小箭頭， 格式邊框和底紋，選擇無，這個只要在“視圖”“頁眉頁腳”，其中的頁 第一、 Word 問答 3 面設置里，不要整個文檔，就可以看到一個“同前”的標志，不選，前后的設置 情況就不同了。 1.6問：如何從第三 頁起設置頁 眉？ 答：在第二頁末插入分節符，在第三頁的頁眉格式中去掉同前節，如果第一 、二頁還有頁眉，把它設置成正文就可以了。 在新建文檔中，菜單視圖頁腳插入頁碼頁碼格式起始頁碼為0 ，確定； 菜

4、單文件頁面設置版式首頁不同，確定； 將光標放到第一頁末，菜單文件頁面設置版式首頁不同應用于 插入點之后，確定。 第 2 步與第三步差別在于第 2 步應用于整篇文檔，第 3 步應用于插入點之后 。這樣，做兩次首頁不同以后，頁碼從第三頁開始從 1編號，完成。 1.7問：Word 頁眉自動出現 一根直線，請問怎么處 理？ 答：格式從“頁眉”改為“清除格式”，就在“格式”快捷工具欄最左邊； 選中頁眉文字和箭頭，格式邊框和底紋設置選無。 1.8問：頁眉一般是 -，上面寫上題 目或者其它 ，想做的是把 這根線變為 雙線，Word 中修改頁眉的 那根線怎么 改成雙線的 ? 答：按以下步驟操作去做： 選中頁眉

5、的文字，包括最后面的箭頭 格式邊框和底紋 選線性為雙線的 在預覽里，點擊左下小方塊，預覽的圖形會出現雙線 確定 上面和下面自己可以設置，點擊在預覽周圍的四個小方塊，頁眉線就可以 在不同的位置 1.9問：Word 中的腳注如何 刪除？把正文相應 的符號刪除 ，內容 可以刪除，但最后那個 格式還在，應該怎么辦 ？ 答：步驟如下： 第一、 Word 問答 4 （1）切換到普通視圖，菜單中“視圖”“腳注”，這時最下方出現了 尾注的編輯欄。 （2）在尾注的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現了， 選中它，刪除。 （3）再在下拉菜單中選擇“尾注延續分隔符”，這是那條長橫線出現了， 選中它，刪除

6、。 （4）切換回到頁面視圖,尾注和腳注應該都是一樣的 1.10問：Word 里面有沒有 自動斷詞得 功能?常常有得單 詞太長 了，如果能設置 一下自動斷 詞就好了 答：在工具語言斷字自動斷字，勾上，word 還是很強大的 1.11問：如何將 Word 文檔里的繁體字改 為簡化字？ 答：工具語言中文簡繁轉換 1.12問：怎樣微調 Word 表格線？Word 表格上下豎線 不能對齊， 用鼠標拖動 其中一條線 ，可是一拖就 跑老遠，想微調表格 豎線讓 上下對齊，請問該怎么 辦？ 答：選定上下兩個單元格，然后指定其寬度就可以對齊了，再怎么拉都行 press“Alt”，打開繪圖，其中有個調整坐標線，單擊

7、，將其中水平間距與 垂直間距都調到最小值即可。 打開繪圖，然后在左下腳的繪圖網格里設置，把水平和垂直間距設置得最小 。 1.13問：怎樣微調 word 表格線？我的 Word 表格上下豎線不能 對齊，用鼠標拖動 其中一條線 ，可是一拖就 跑老遠，我想微調表 格豎線讓上 下對齊，請問該怎么 辦？ 答：可以如下操作： 按住 ctl鍵還是 shift，你 have a try double click the line, try it :) 打開繪圖，設置一下網格（在左下角）。使水平和垂直都為最小，試一把 ！？ 第一、 Word 問答 5 press“Alt” 1.14問：怎么把 Word 文檔里已

8、經有的分 頁符去掉？ 答：先在工具 選項 視圖 格式標記，選中全部，然后就能 夠看到分頁符，delete 就 ok 了。 1.15問：Word 中下標的大小 可以改的嗎 ? 答：格式字體 1.16問：Word 里怎么自動生 成目錄啊？ 答：用“格式樣式和格式”編輯文章中的小標題，然后插入-索引和目錄 1.17問：Word 的文檔結構圖 能否整個復 制? 論文要寫目 錄了， 不想再照著 文檔結構圖 輸入一遍，有辦法復制 粘貼過來嗎 ？ 答：可以自動生成的，插入索引目錄。 1.18問：做目錄的時 候有什么辦 法時右邊的 頁碼對齊？ 比如： 1.1 標題.1 1.2 標題.2 答：畫表格，然后把頁碼

9、都放到一個格子里靠右或居中，然后讓表格的線條 消隱就可以了，打印出來就很整齊。 1.19問：怎樣在 Word 中將所有大寫字母 轉為小寫？ 比如一句全大寫的轉為全小寫的 答：格式-更改大小寫-小寫 第一、 Word 問答 6 1.20問：在存盤的時 候，出現了問題 ，癥狀如下：磁盤已滿或 打開文件過 多，不能保存，另開新窗口 重存也不管 用。如何解決？ 答：把 word文檔全選，然后復制，然后關掉 word，電腦提示你粘貼板上有 東西，要不要用于別的程序，選是，然后，再重新打開word，然后粘貼，然后， 保存。 1.21問：Word 中的表格一復 制粘貼到 PPT 中就散掉了，怎么把 Word

10、 里面的表格原樣粘 貼到 PPT中？ 答：1）比較好的方法是：先把表格單獨存為一 WORD 文件，然后插入 對象，選由文件創建，然后選中上面的 WORD 文件，確定；2）還可以先把表格 co py 到 excel 中，然后 copy 到 PPT中，這個也是比較好的辦法；3）可以先做成文 本框，再粘貼過去；4）復制粘貼，但是在 PPT 中不能粘在文本框里面；5）拷屏 ，做成圖片，再弄到 PPT 里面。 1.22問：有沒有辦法 將 PPT 的文字拷入 Word 里面？ 答：另存就可以了。只要以.rtf 格式另存即可 1.23問：用 Word寫東西時字 距老是變動 ，有時候自動 隔得很開， 有時候進

11、入 下一行的時 侯，上一行的字 距又自動變 大了，這是為 什么？怎么糾正啊 ？ 答：是因為自動對齊的功能，格式段落對齊方式可以選。還有允 許斷字的功能如果 check 上，就不會出現你說的情況了。 1.24問：在使用 Word 的樣式之后，如標題 1、標題 2 之類的， 在這些樣式 前面總會出 現一個黑黑 的方塊，雖然打印的 時候看不 到，但看著總是 不舒服，有沒有辦法 讓它不要顯 示呢？ 答：“視圖”“顯示段落標志”，把前面的勾去掉。其實這個很有用 ，可以便于知道哪個是標題段落 第一、 Word 問答 7 1.25問：文章第一頁 下面要寫作 者聯系方式 等。通常格式是 一 條短劃線，下面是聯

12、系 方式，基金支持等 。這樣的格式 怎么做出 來？就是注明頁 腳嗎？ 答：插入腳注和尾注 1.26問：文字雙欄，而有一張圖 片特別大，想通欄顯示 ，應該 怎么操作？ 答：可以選擇的內容，按雙欄排。選擇其他內容，按單欄排。 1.27問：Word 里面如何不顯 示回車換行 符？ 答：把視圖-顯示段落標記的勾去掉或工具-選項-視圖-段落標記 1.28問：有沒有方法 把 Word里的軟回車 一下子替換 掉？識別出 來的文字全帶著 軟回車，能把他們一 次全刪掉嗎 ？ 答：查找替換，按 CTRL+H；軟回車好象是l，在特殊字符里有 1.29問：在 Word里的框框里 怎么打勾？ 答：畫個文本框，文本框里寫

13、一個鉤，然后拖過去；或者先在 WORD 里插入 符號“”，然后選中“”，到-格式-中文版式-帶圈字符-選“” 1.30問：還是不行，這樣拷過去 的框框字體 是 windings 的，而 原來的是宋體的，兩者有很大 的區別。 答：根據模板新建專業型傳真，里面有框，雙擊后打勾，copy 就ok 1.31問：Word 中怎么在一個 英文字母上 打對號？ 答：透明方式插入圖片對象，內容是一個 第一、 Word 問答 8 1.32問：Word 里怎么顯示修 訂文檔的狀 態？文檔修訂后 ，改后 標記很多，但是在菜單 里沒有“顯示修訂最 終狀態”等，怎么調 出來？ 答：工具自定義命令類別（工具）命令（修訂）

14、把“修訂 ”等拖到工具欄上 1.33問：怎樣把許多 分開的 Word 文檔合并成一個文 檔。我的 論文是按照章節分 開寫的，但現在圖書 館要提交電 子版的學位 論 文，是一個文檔 的，我找了很多 選項但好象 不能合并，選擇插入 文件功能，可以加入內 容，但文檔中的 頁眉卻插不 進去，有誰有 高見？ 答：acrobat6 可以直接把多個文檔打印成一個 pdf 文檔。可以提交 pdf 格 式的論文，先一個一個word 文檔轉換為 pdf 格式的，然后在 pdf 文檔菜單的文件 菜單中，選上作為 pdf 格式打開，追加上就可。 1.34問：Word 里面要寫方程 式怎么辦啊 ？ 答：插入對象公式編輯

15、器equation，如果沒有公式編輯器 Equation，要 自己從光盤中安裝，或者安裝 Mathtype 公式編輯器 按右鍵把它拖出來插入命令自定義工具 應該是倒過來 1.35問：想在 Word 里面表示矩陣，怎樣才能畫 出那個很大 的 矩陣括號？ 答：裝公式編輯器 mathtype 好了：） 1.36問：Word 的公式編輯器 怎么安裝？ 答：工具自定義插入公式編輯器，把它拖到工具條上即可；或者安裝 OFFICE后，再次安裝，選增加功能吧，會有提示的 第一、 Word 問答 9 1.37問：Word2000 下調用公式編輯 器的快捷鍵 ? 答：點擊菜單工具-自定義，點擊對話框下方鍵盤，在類

16、別里選擇 插入，在命令里選擇InsertEquation，指定你的快捷方式 1.38問：Word 中出現公式的 行往往要比 只有文字的 行來得寬， 如何把這些 行改的跟只 有文字的行 一樣寬？ 答：段落行距設為固定值即可。這樣會有一個問題，比如設置為18 磅，有些 公式符號（特別是有下標的）不能全部顯示打印稿可以顯示。怎么解決這個問題 ？這個如何解決還需要考慮。 1.39問：我的文檔就 是公式多，應該怎么辦 ？ 答：公式多的時候，最好的消除這個問題的辦法就是每打幾個公式就要存盤 ，如果連續打太多，就會出現這個問題。出現問題的時候： 選中所有內容，ctrlC 把 WORD所有文檔關閉， 最關鍵：

17、出現一條信息，務必選擇“是” 重新打開 WORD 編輯器， ctrlV，粘貼 ctrlS，存盤 1.40問：怎樣在 Word 里面的公式編輯器 中輸入空格 ？ 答：ctrl+shift+space 1.41問：如何使 Word 中公式全都小一號 ？一個一個選 實在麻 煩 答：在 Mathtype 公式編輯器中： 首先，在 Mathtype 中的菜單 Size 中選 define,定義所需的字號大小； 再次，在 Mathtype 中的菜單 preferences 中的 equation preference的 sav e to file 存貯所定義的字號文件； 返回 word 中： 在 Math

18、type 菜單中選 Format equation: 1）在 MathType preference file 中，選你剛才所定義的文件； 第一、 Word 問答 10 2）在 Range 中，選 Whole document。 最后，選 OK，即 OK 了。 1.42問：如何將 Word 中的公式編緝拉到 外面? 答：工具自定義命令插入右邊找公式編輯器，往上拖 1.43問：怎樣可以去 掉 Word里面公式，或是圖片上 方總是出現 的灰色的橫 條啊？ 以前沒有的，不知道怎么跑出來了，看著怪暈糊的。 答：工具選項-視圖-域底紋，選不顯示，或選取時顯示，就可以了 1.44問：整個論文用 一個 Wo

19、rd 文檔，太大，不好編輯，一個地 方有增刪，后面那么長 一個文檔版 面分布會變 得亂七八糟 ，特別 是圖表之類的東東 。想讓每章的 偶數頁自動 顯示自己的 章號和題 目，Word 里這個能夠自 動實現嗎？ 答：不要整個論文放一個 WORD 文檔，一章一個，然后每章就可以奇偶分開 處理了 1.45問：論文按照章 節寫的，想把它們合 并成一個文 件，并保 持原有的文件格式 。采用了在文 件末尾插入 分節符的方 法，但插 入后有些文件的部 分格式發生 了變化，請問如何解 決？ 答：用主控文檔的方法比較好，在大綱模式里設置的；采取插入文件的方式 ，格式有些變化 1.46問：Word 里邊怎么樣顯 示

20、行號？ 答：在頁面設置那里，板式選項，最下面有個行號選項 第一、 Word 問答 11 1.47問：Word 里面怎么插入 半個空格？ 答：先在 word 的工具欄上，點中雙箭頭那個紐，就可以看到原先看不到的 空格，然后再編輯一下這個空格的大小，比如小五或小四什么的。 1.48問：只要一回車 ，或是改變光 標位置的任 何操作，都會使 上一行的）變成，有人遇到過 這個問題么 ？ 答：是不是設置了自動替換啊，符號里的自動替換看看吧！ 1.49問：Word 有沒有可以按 單詞的首字 母進行排序 ？就是從 A-Z 進行排 答：表格中的內容可以按照拼音排序，弄到 excel 里，排序，再回來 1.50問

21、：怎么在 Word 里面打R2? 答：先打 R2，然后用鼠標選中 2,同時按Ctrl，“shift”和+ 1.51問：Word 中發現空格都 是小圓點，是怎么回事 情？每輸入 一個空格就出現 一個小圓點 ，怎么把它消 除掉啊？這個空格會 打 印出來嗎？ 答：不會打印出來，如果想不顯示：工具選項視圖 格式標記中前面的 勾去掉即可 1.52問：Word 如何使兩個表 格能排在一 起？我做的表格 每一個 都比較小，但是表格數 比較多，我想兩個表 格排成一行 ，請問該 怎么做？ 答：試試在局部分欄，每個分欄中一個表格。 第一、 Word 問答 12 1.53問：為什么換機 器打開 Word 文檔排版變

22、了？在一臺機器 上排好板的 Word 文檔換在另一 臺機器打開 就變了？頁碼都不對 了，怪哉。 答：是默認的頁面設置不一樣吧，或者版本不同 1.54問：Word 里面插入表格 的問題，同一表格前 后兩行被分 在 了不同的頁上，想限制他們 在同一頁怎 么做？ 答：轉換成圖文框可能更容易排版一點，或者加個文本框 1.55問：怎么在 Word 里畫坐標圖?在 Word里有了坐標 圖，文 字卻加不加去怎么辦 ? 答：作圖時直接將文字加上去；word 中的繪圖工具條，文字環繞里面尋找合 適的方案，把圖放在文字的底層 1.56問：Word 文件有密碼，怎么辦呢？ 答：找破解軟件，比如 advanced_o

23、ffice_2000_password_recovery_pro_v1. 03，但不一定好用。 1.57問：怎么給 Word 文檔加密？ 答：打開文檔，另存為工具常規選項打開、修改權限密碼，保存 1.58問：Word 文件怎么轉化 為 postscript 文件？ 答：先轉化為 pdf，然后打印到文件，通過 distiller 生成 ps。 第一、 Word 問答 13 1.59問：Word 無法識別 origin 中的漢字怎么 辦？用 origin 做的 圖形中有漢字 ，copy 到Word 中就成了問號 ，因此我不得 不先用 export 把圖形變為 jpg 文件才能解決這個 問題，有沒有

24、方便 的解 決辦法？ 答：ORIGIN 里面的字體改成宋體或者仿宋 1.60問：請教怎么把 Origin 中的圖表拷貝到 Word？ 答：點 origin 的 Edit 菜單里的 copy page 到word 里粘貼就行了 1.61問：把 origin 的圖復制粘貼到 Word，總有一大塊 的空白， 這個空白有 什么工具可 以去掉嗎？還有就是用 Word 自帶的圖表工 具畫圖時，也是有一大 塊空白去不 掉，這個可以解 決嗎？ 答：右鍵選擇圖片工具欄，點裁減 1.62問：插入的圖片 為什么老是 處于頁面的 頂端，想拖下來放 到其他地方 ，卻又自動跑 到頂端去，就是拖不下 來，請問該如何 處理？

25、 答：改變圖片的屬性，就可以了。 1.63問：如何保證一 幅圖像固定 在某一段的 后面，另一段的前 面，而不會因為 前面段落的 刪減而位置 改變？ 答：右鍵點擊圖片設置對象格式版式嵌入型 1.64問：如何把在 Word 里面圖形工具畫 的圖轉化為 jpg？ 答：另存為 html 格式，然后在 html 文件對應的文件夾里找 第一、 Word 問答 14 1.65問：請問什么格 式的圖片插 入 Word最清晰？手頭持有 png 和 tif 格式，復制粘貼到 Word 中模糊一片，請問轉換成 什么圖片 格式用于 Word 最清晰？什么方法（插入圖片來 自文件還是 直接 復制粘貼）對清晰度有 否影響

26、？ 答：emf，eps 等矢量圖最清晰，不會因為縮放損失分辨率，而 jpeg，bmp 等 點陣圖就不行了。 1.66問：在 Word中如何讓圖 片的左、上、下邊都是文 本？ 答：在分欄的數量為 1 的情況下實現。圖片選中后右鍵，設置圖片格式-版 式-四周型就可以了 1.67問：jpg 文件插入 Word 文件以后怎么讓文件 變小？jpg 格 式圖片插到 Word 文件以后文件變 的巨大，有什么方法 可以讓它 小一點？最好能一張 軟盤放的下 。 答：兩個方法： 用 photoshop改變圖片的分辨率，當然要看得清楚，然后插入 word word 有強大的壓縮功能，把文檔另存為比如：temp.do

27、c，看看是不是小了 很多。 1.68問：Matlab 仿真圖片大家一般怎 么弄到 word 里面的?相對 橫軸和縱軸修改一 下的說 答：一般都是在Matlab 里面把所有的直接修改好了，然后再保存的時候用 j pg 格式，在 word中間導入就好了 1.69問：如何向 Word 中的圖片添加文本 ？想在圖片上 輸入一 些說明文字。 答：插入文本框，將版式設成“懸浮” 在 WORD的繪圖工具里面有個自選圖形，找到你要的括號，直接在頁面上畫就 可以了。可以移動，大小也可以改。然后把他挪到文字邊上，即可。一個小竅門 就是用 CTRL+箭頭可以進行微調。 第一、 Word 問答 15 如果你覺得經常需

28、要對這些文字編輯，怕圖形錯位的話，可以將需要的文字 打在一個文本框里，記得將文本框設置成透明無色的（這樣就看不見文本框了） ，然后將文本框和你的括號（或其他符號）組合成一個圖形，就萬無一失了。 1.70問：AUTOCAD 的圖拷貝到 Word 下如何處理? 答：有幾種辦法：一是可以在WORD 中進行 CAD編輯的方法：將 CAD 的背景設 為白色，然后將 CAD 窗口縮小，到你想復制的圖形的大小，正好可以容納就可以 了，否則 WORD 里面有很大的空白，然后，拷貝，選中所有的圖形中的線條，右 鍵。到 WORD中粘貼。二是，先轉為 wmf 文件，具體先將窗口縮小，如上，然后， 按 emport，

29、選中線條，存儲。WORD 中，插入，圖形，來自, 文件，找到文件就 可以插入了。 1.71問：文章用 Word 打開時，原有的公式 全是紅叉，以及 Word 中圖變成red cross（紅叉）怎么辦？ 答：基本上沒有辦法挽救回來了，只能重新插一遍圖。據微軟的技術支持所 說，紅叉是由于資源不夠引起的。也就是說，如果你所編輯的文檔過大，可能因 為資源問題導致圖片無法調入，從而顯示紅叉。可是實際情況是，有時候所編輯 的文檔并不大，可是還是出現紅叉。這就可能是因為你設置了快速保存，在選項 菜單中可以找到。 這是由 WORD 的文檔結構所決定的。當你設置為快速保存時，每次保存的時 候只是把你改動過的部分

30、添加到文檔尾部，并不重寫文檔本身，以達到快速的目 的。所以，你會看到一個本來并不長的文檔的實際大小可能有好幾兆。當取消了 快速保存后，文檔長度將大大減小。還有一個減小紅叉出現可能性的辦法是把圖 片的屬性中的浮動去掉。這樣可能在編輯的時候有一定的困難，但是對于避免 紅叉的出現確實很靈。 再說一句，一旦紅叉出現了，應該是沒有辦法恢復的，只有再重新貼圖。 1.72問：如果 Word 突然定在那里了怎么 辦？ 答：重新打開會回復，或者在 word 自身的templates 里面找到近期文件，重 寫的不用太多。 第一、 Word 問答 16 1.73問：如何解決 word 說磁盤已滿不讓 保存的問題 ？

31、 答：有時候，當要保存一個文件時，Word 會彈出一個對話框說是磁盤空間已 滿，無法保存文件，可實際上磁盤上空間還很大。這是非常令人惱火的一件事情 。這一信息最常見的原因是 Temp文件夾已經達到了一個文件夾中可以包含的最多 文件數的上限。這時的解決方法很簡單：在【資源管理器】中右擊安裝有 Window s 系統的磁盤，在出現的快捷菜單中單擊【屬性】，將出現【屬性】對話框，從 【常規】選項卡中選擇【磁盤清理】按鈕，此時將出現【磁盤清理】對話框。執 行磁盤清理完畢以后，Windows 會彈出一個新的對話框。 在【要刪除的文件】框中選中【臨時文件】選項，然后選擇【確定】。Wind ows 將刪除臨

32、時文件。要人工刪除臨時文件，進入臨時文件夾，刪除任何舊的臨 時文件（臨時文件以波浪號開始，以tmp 擴展名結束），返回 Word，再次試著 保存文件。如果此時還不能正確保存文檔，可以采取以下的方法，步驟如下： （l）按 CtrlA 選定整個文檔。 （2）按 CtrlC 將整個文檔復制到內存中。 （3）關閉 Word 程序。此時系統會提示：您將大量文本放在了剪貼板 中，是否希望在退出 Word 后這些文本仍可用于其他程序？。 （4）選擇【是】按鈕。 （5）重新打開 Word 程序。 （6）按 CtrlV，將復制下來的文本粘貼到新文件中。 注意：在刪除臨時文件時，可能會出現一個對話框，提示不能刪除

33、正在使用 的文件。 這是因為 Windows 運行的時候，需要不斷地用到一些臨時文件。因而，在人 工刪除臨時文件時，試著在開始時只刪除幾個文件，然后對桌面上的回收站進行 清空。否則可能無法刪除所有選擇的文件。 第第二二章章論論文文 Word 技技巧巧小小結結 前一段時間用 Word2000 寫論文，越來越覺得Word 設計者獨具匠心。我從初 中開始用 Word5.0，一直用到現在這個版本，其間用它排過兩本書，大概用過超 過 80%的功能（粗略地按 help 統計），包括自己寫宏和帶對話框的 Word Basic ，應該說比較有發言權。微軟的東東總的來講讓我滿意的很少（Windows 一日不 消

34、除藍屏，就一日不能登大雅之堂），Word 算頭一號。我看過一篇對微軟 Offic e 組總頭的專訪，他說市場調查顯示絕大多數用戶只用到 Word 很少的一點功能， 非常可惜。我相信這并非妄言。半月前我們實驗室有個哥們說 vi比 Word功能強 ，我聽著不服，讓他舉例。他說，vi 可以選定文本中的一列，Word 不行。我當 時無言以對，因為我確實不知道 Word 里怎么選定列，EditPlus 或者UltraEdit 第二、論文 Word 技巧小節 17 倒是可以，后來我看了幫助，才知道 Word 里按 Alt 拖鼠標是可以選列的。再早 些時候，PlateauWolf 曾經敏銳地觀察到 Word

35、 中文排版每行最后的標點符號參差 不齊，并因此大肆鼓吹 WPS 2000。我也是到最近才知道，Word 里有個選項，“ 排版時壓縮標點間距”，把它關了就沒事了。可見，往往弱的不是 Word而是我們 。 第三、用 Word排版論文的 技巧 18 第第三三章章用用 Word排排論論文文的的技技巧巧 插公式時經常需要讓公式居中對齊、行末的公式編號右對齊。只要設一個居 中制表位和一個右對齊制表位，輸入時按 TAB 即可。建議居中制表位位置用字符 做單位，比如五號字體在缺省 A4 頁面上是每行 40 字符，居中制表位就可以設在 20 字符處。 我的公式編號用 SEQ域輸入，從“插入”菜單選“域”即可。這

36、樣做的好處 是如果我有 100 個公式，在最開始插入一個新的，那么這 100 個公式的編號都要 加1。 如果手工修改會非常耗體，而 Ctrl+A 全部選定再 F9 更新域則十分快捷。 參考文獻用尾注，也在“插入”菜單里。缺省的是上標格式，按 Ctrl+可 以改成正常格式。好處也是可以自動排號。 圖片說明用題注。一般排版要讓題注寬度小于版心距，我用水平標尺上的懸 掛縮進加右縮進實現。 Word 表格中可以進行簡單的計算。比如我有一個表格，讓第三列的值顯示第 二列比第一列多百分之幾，用“表格”菜單的“公式”即可，不用 Excel 高射炮 轟蚊子。 對公式、尾注、圖片、表格的引用一概用交叉引用，“插

37、入”菜單下。好處 是可以做成超級鏈接，而且公式編號改動的話對這個公式的引用會跟著改。 所有的章節標題都用樣式，并且用多級項目符號列表。好處是標題編號（第 幾章、第幾節）可以自動生成，可以在文檔結構圖（“視圖”菜單）中瀏覽，可 以用垂直滾動條下方的定位按鈕快速定位，還可以生成目錄。我一般關閉“基于 所用格式定義樣式”這個自作聰明的功能，所有樣式都自己選。 我的圖片和表格做成嵌入式的，這樣不會亂跑。表格每個單元格水平垂直均 居中對齊（Word 2000 新增功能）。表格段落格式選“段中不分頁”，這樣不會 出現表格拆到兩頁上的惡心局面。 我的正文缺省樣式是首行縮進 2 字符。輸公式的時候要另起一行，

38、但是邏輯 上它應該跟前面的文字算作一段（鼠標三擊可以選定段），我用 Shift+Enter小 回車搞定。每次要輸入公式的時候，點到前一個包含公式的段，用格式刷復制即 可。 第五、快捷鍵 19 第第四四章章用用 Word編編輯輯論論文文的的幾幾個個建建議議 由于各方面的原因，大家主要還是用 Microsoft Word （以下簡稱 Word）編 輯論文。Word 在寫科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強大的功 能。如果不能充分利用這些功能，可能經常要為不斷地調整格式而煩惱。我把自 己以前使用 Word 的經驗和教訓總結一下，拋塊磚。 原則: 內容與表現分離 一篇論文應該包括兩個層次的

39、含義：內容與表現，前者是指文章作者用來表 達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等，而后者則 是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現， 例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現；而不同的內容可以使用相同 的表現，例如一個期刊上發表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關系不言 自明。在排版軟件普及之前，作者只需關心文章的內容，文章表現則由出版社的 排版工人完成，當然他們之間會有一定交互。Word 倡導一種所見即所得（WYSIW YG）的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內容的同時就可以設置 并立即看到其表現。可惜的是很多作者濫用WY

40、SIWYG，將內容與表現混雜在一起 ，花費了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。 本文所強調的“內容與表現分離”的原則就是說文章作者只要關心文章的內 容，所有與內容無關的排版工作都交給 Word 去完成，作者只需將自己的排版意 圖以適當的方式告訴 Word。因為 Word 不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟件 ，不要只拿它當記事本或寫字板用。主要建議如下。 1.一定要使用樣式，除了 Word 原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以 自定義樣式。如果你發現自己是用選中文字然后用格式欄來設定格式的，一定要 注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。 對于相同排

41、版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式。這樣做能大大減少工作量 和出錯機會，如果要對排版格式（文檔表現）做調整，只需一次性修改相關樣式 即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。 2.一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發現自己打了編號， 一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設 置標題樣式來實現，表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見 第 x 章、如圖 x 所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以 后，當插入或刪除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護 。并且可以自動生成圖、表目錄

42、。公式的編號雖然也可以通過題注來完成，但我 另有建議，見 5。 3.一定不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中 文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進 等來進行。如果發現自己打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來 避免。同理，一定不要敲回車來調整段落的間距。 4.繪圖。統計圖建議使用 Execel 生成，框圖和流程圖建議使用Visio畫。如 果不能忍受 Visio 對象復制到 Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比 Vi 第五、快捷鍵 20 sio 弱，使用不比 Visio 難，速度卻快多了。如果使用 Word 的

43、繪圖工具繪圖，最 好以插入Word 圖片的方式，并適當使用組合。 5.編輯數學公式建議使用 MathType5.0，其實 Word 集成的公式編輯器是它 的 3.0 版。安裝 MathType后，Word 會增加一個菜單項，其功能一目了然。一定 要使用 MathType 的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊，還 可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大 了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。 6.參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，已經 太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養成看文章的同 時就整理

44、參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Wo rd 沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 R eference Manager，它與 Word 集成得非常好，提供即寫即引用（Cite while yo u write，簡稱 Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關信息，如 篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會為你生成非常 美觀和專業的參考文獻列表，并且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的 。這除了可以保持格式上的一致、規范，減少出錯機會外，更可以避免正文中對 參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。并且從

45、長遠來說，本次輸入的參 考文獻信息可以在今后重復利用，從而一勞永逸。類似軟件還有 Endnote 和 Bibl ioscape。Endnote 優點在于可以將文獻列表導出到 BibTeX 格式，但功能沒有Ref erence Manager 強大。可惜這兩個軟件都不支持中文，據說 Biblioscape 對中文 支持的很好，我沒有用過，就不加評論了。 7.使用節。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以 插入分節符，并設置當前節的格式與上一節不同。 上述 7 點都是關于排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的 內容，文章的表現就交給 Word 去處理。如果你發現自己正

46、在做與文章內容無關 的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下 Word 的幫助，因為 Word 早已提供了足 夠強大的功能。 我不懷疑 Word 的功能，但不相信其可靠性和穩定性，經常遇到“所想非所 見”、“所見非所得”的情況讓人非常郁悶。如果養成良好的習慣，這些情況也 可以盡量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。建議如下： 8.使用子文檔。學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格， 比較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件里，打開、保存、關閉都需要很長 的時間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設置 樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，

47、也只有一章的損失 ，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創建子文檔，個人感覺比 先寫子文檔再插入到主控文檔要好。 9.及時保存，設置自動保存，還有一有空就 Ctrl+s。 10.多做備份，不但 Word 不可靠，Windows 也不可靠，每天的工作都要有備 份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word 提供了版本管理的功能，將一個文檔 的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文 第五、快捷鍵 21 件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還 是多處備份吧 11.插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文 檔時發

48、現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。 其他建議: 12.使用大綱視圖寫文章的提綱，調整章節順序比較方便 13.使用文檔結構圖讓你方便的定位章節 14.使用文檔保護，方便文章的審閱和修改 上面的建議并不全面，但相信比較管用。如果還有疑問，自己花些時間研究 一下Word 的幫助，相信會有事半功倍的效果 第第五五章章快快捷捷鍵鍵 Ctrl Ctrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+Alt A 全選 all大寫 allcaps顯示所有標 題 B 粗體 bold粗體 bold C 拷貝 copy格式拷貝 copy format關閉預覽 cancel 版權 copyrigh

49、t 符號 D 字體格式 dot分散對齊 distribute插入日期 date E 居中對齊 Center修訂 edit編輯郵件合 并數據 插入尾注 endnote F 查找 find定義字體 font插入合并域 插入腳注 footnote G 定位 go to H 替換 huan應用隱藏格 式 hide I 斜體 italic斜體 italic 預覽 preview J 兩端對齊 adjust K 超級鏈接 link小型大寫字 母預覽郵件合 并自動套用格 式 L 左對齊 lef列表樣式 list顯示Listnum 域 M 左縮進 margin減少左縮進打印已合并 文檔 批注 動詞 margi

50、n N 新建 new降級為正文 normal合并文檔普通視圖 O 打開 open 標記目錄項大綱視圖 outline P 打印 print定義字符大 小 pound插入頁碼 page頁面視圖 page Q 取消段落格 式 quit symbol 字體 quick R 右對齊 right 頁眉頁腳鏈 接 注冊商標 register? S 保存 save定義樣式 style 拆分窗口 Split T 首行縮進 indent減小首行縮 進時間 time商標 trademarkrm U 下劃線 underline下劃線 underline更新域 update更新表格格 式 第五、快捷鍵 22 V 粘貼

51、格式粘貼 插入自動圖 文集 W 寫盤關閉 write只給詞加下 劃線 word X 剪切 標記 index entry Y 重復 重復查找 Z 撤消默認字體樣 式 返回 0 段前 6p 切換 1 單倍行距 顯示“標題 1”應用“標題 1” 2 雙倍行距 顯示“標題 2”應用“標題 2” 3 鎖定 顯示“標題 3”應用“標題 3” 5 1.5 倍行距 應用“標題 3”應用“標題 5” = 下標和正常 切換上標與正常 切換 第第六六章章功功能能鍵鍵 Shift Ctrl Ctrl+Shift Alt Alt+ShiftCtrl+Alt F1 獲得聯機 幫助 Office 助 手 內容敏感 型幫助或

52、 展現格式 定位至下一 域 定位至前一 域 Microsoft 系統信息 F2 移動文字 或圖形 復制文本 打印預 覽 保存打開 F3 插入“自 動圖文集 ” 詞條 改變字母 大小寫 剪切到 “圖文場 ”插入“圖文場 ” 中的內容 創建“自動 圖文集 ” 詞條 F4 重復上一 操作 重復“查 找或定位 ” 關閉窗 口 退出 Word 退出 Word F5 定位 移動到前 一處修訂 還原文 檔窗口 文檔大 小 編輯書簽 還原程序窗 口大小 F6 定位至下 一窗格 定位至前 一窗格 定位至 下一窗 口 定位至前一 窗口 F7 拼寫同義詞庫 “控制” 菜單中 的“移動 命令。 更新 Word 源 文

53、檔中 鏈接 的信息 查找拼寫錯 誤（自動拼 寫檢查） 中英詞典 F8 擴展所選 內容 縮小所選 內容 “大小” 命令 擴展所選內 容（或塊） 運行宏 第五、快捷鍵 23 F9 更新選定 域 在域代碼 和其結果 之間進行 切換 插入空 域 解除域的鏈 接 在所有域和 它們的結果 之間進行切 換 中運行 Gotobutton 或 Macrobutton F10 激活菜單 欄 顯示快捷 菜單 將文檔 窗口最 大化 激活標尺 將程序窗口 最大化 F11 定位至下 一域 定位至前 一域 鎖定域 解除對域的 鎖定 顯示 Visual Basic代碼 F12 另存為保存打開打印 第六 功能鍵 24 第第七七

54、章章 Word 表表格格處處理理技技巧巧 文字巧妙轉 換成表格 通常大家制作表格時，都是采用表格和邊框工具來繪制表格，或者利用“表格 插入表格”命令來定制表格，請問如已輸入了文字，則有沒有辦法讓文字快速 產生表格呢？ 答：有，可以用 Word 提供的表格與文字之間的相互轉換功能完成。具體方法是 這樣： （1）按照自己的計劃先將表格中的各項內容輸入 Word 文件中，在這需注意的是， 一定要利用一種特別的分隔符隔開準備產生表格列線的文字內容，該分隔符可以 是逗號、制表符、空格或其他字符。 （2）選中需產生表格的文字內容，在菜單欄單擊“表格轉換文本轉換成表 格”命令，在彈出的對話框中的“文字分隔符

55、位置”選項中選逗號（一定要和輸 入表格內容時的分隔符一致），同時按所要的表格形式對其他選項做適當的調整。 7.2 用“+”、“-”號巧制表格 表格制作一般的 Word 用戶都會，但如果只利用鍵盤上的“+”號和“-”號來快 速完成表格制作，可能很多朋友都不會，它的具體操作方法又是如何進行？ 答：利用鍵盤上的“+”與“-”號制作表格，有時會給我們帶來更高的效率。在 制作前首先得明白“+”號表示下面將產生一列線條，而“-”號起到連線的作用， 其具體制作方法是：首先在要插入表格的地方輸入“+”號，用來制作表格頂端 線條，然后再輸入“-”號，用來制作橫線（也可以連續輸入多個“-”號，“- ”號越多表格越

56、寬），接著再輸入一些“+”號（“+”號越多，列越多）。完成 后再按回車鍵，便可馬上得到一個表格。 小提示：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，則可將光標 移到表格內最后一個回車符號前，按“Tab”鍵或回車鍵（Enter），即可在表格 后插入行。 第七、 Word 表格處理技巧 25 7.3 輕松微調行 列寬度 在 Word中制作表格時，有時需要對行列寬度進行一些微調，請問除了進行表格屬 性外，有沒有其他更方便的方法呢？ 答：在進行 Word 表格編輯時，如果要知道行或列的寬度，只需在按住鼠標左鍵 調行的同時按下右鍵，標尺上（調整行時會在垂直標尺上顯示，而在調整列時會 在水平標尺

57、上顯示）就會顯示出行或列的尺度。 小提示：此時表格標尺的精確度為 0.01 字符。 7.4表格行列寬 度調整技巧 表格在制作完成后常需進行一些調整，而在調整中有沒有技巧呢？ 答：技巧當然有，下面就給大家介紹一下如何對表格行列寬度進行調整的技巧。 首先選中要調整的行或列，并在選擇區域上單擊鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇 “表格屬性”選項，然后再根據實際情況選擇“行”或“列”選項卡（若要調整 行高度則選擇“行”選項卡，要調整列寬度則選擇“列”選項卡），再選擇“指 定高度”復選框，然后在其后輸入具體數值，完成后單擊“確定”按鈕便可設置 完成。當然若不需達到如此精確度，也可利用鼠標拖動表格線的方式進行調整

58、， 在調整的過程中，如不想影響其他列寬度的變化，可在拖動時按住鍵盤上的 “Shift”鍵；而若不想影響整個表格的寬度，可在拖動時按住“Ctrl”鍵。 7.5 如何讓文字 自動適合單 元格 當在 Word 表格中輸入文字時，很多用戶都遇到過表格單元格被“擠開”的現象， 請問有沒有辦法讓文字能夠根據單元格的大小而自動調整自身的大小呢？ 答：可以，只需進行一些小設置即可做到。具體設置方法是： （1）選中要設置自動調整的單元格。 （2）在 Word菜單欄單擊“表格表格屬性”命令。 （3）再在“表格”選項卡下單擊“選項”按鈕打開“表格選項”對話框，取消 選擇“自動重調尺寸以適應內容”復選框。 （4）單擊

59、“確定”按鈕返回“表格屬性”對話框，然后選擇“單元格”選項卡， 再單擊“選項”按鈕，在新打開的對話框中選擇“適應文字”復選框即可。 第七、 Word 表格處理技巧 26 7.6快速縮放表 格 在 Word中制作好表格后，若發現需對整個表格進行縮放，請問有沒有辦法一次對整 個表格完成縮放？ 答：在Word 2000 及Word XP 中，我們只要將指針停留在表格內部任意一處，稍等 片刻便可在表格右下角看到一個尺寸控點（一個小“口”字形），將鼠標指針移至 該表格尺寸控點上（此時指針會變成二四象限傾斜的雙向箭頭），按下鼠標左箭再 往需要的方向拖動表格，便可實現表格的整體縮體。 7.7表格的整體 移動

60、 上面講到怎樣對表格進行整體縮放，那么如果要對整個表格進行位置移動，請問 該如何操作呢？ 答：同樣在 Word 2000 及Word XP 中也提供了這種功能，在將指針移到表格上任 意單元格上，稍等片刻便可在表格最左上端出現一個移動控點（一個小“田”字 形），將鼠標移到控點上方（指針變成四個方向的箭頭形時），按下鼠標左鍵， 并移動鼠標便可將整個表格隨心所欲地在文件內進行移動。 7.8表格重復標 題一次設定 在制作一些長于一頁的表格時，對于標題很多朋友都采用復制粘貼的方法加上， 那么有其他更好的方法嗎？ 答：在 Word中要實現這個功能，其實相當簡單。首先選中要重復的表格標題，然 后單擊“表格標