行政文檔歸類管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司行政文檔的管理，確保文檔的完整性、準確性和可查閱性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門、各崗位所產生的行政文檔，包括但不限于文件、報告、合同、會議紀要、通知、信函等。（三）管理原則1.集中統一原則：公司行政文檔由行政部門集中管理，確保文檔管理的規范化和標準化。2.分類清晰原則：根據文檔的性質、來源、用途等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格控制文檔的訪問權限，確保文檔的安全性和保密性。4.及時歸檔原則：各類文檔應在規定時間內及時歸檔，避免積壓和丟失。二、文檔分類（一）按文檔性質分類1.政策法規類：國家、地方政府及行業主管部門頒發的相關政策、法規、條例等文件。2.公司制度類：公司制定的各項規章制度、管理辦法、流程等文件。3.業務文檔類：與公司業務相關的合同、協議、項目文檔、業務報表等。4.行政辦公類：公司日常行政事務中產生的文件，如通知、報告、請示、會議紀要、信函等。5.人事檔案類：員工個人檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。6.財務檔案類：財務報表、賬目憑證、審計報告、稅務文件等。7.技術資料類：公司技術研發、產品設計、工藝流程等方面的文件資料。（二）按文檔來源分類1.內部文件：公司內部各部門、各崗位自行產生的文件。2.外部文件：來自公司外部的文件，如政府部門文件、合作伙伴文件、客戶文件等。（三）按文檔用途分類1.通用文檔：適用于公司全體員工的一般性文件，如公司簡介、規章制度手冊等。2.部門專用文檔：僅適用于特定部門的文件，如銷售部門的銷售合同模板、研發部門的技術規范等。3.個人專用文檔：與員工個人相關的文件，如員工工作計劃、述職報告等。三、文檔編號（一）編號規則1.政策法規類：編號格式為"ZF[年份][序號]"，例如"ZF2023001"，其中"ZF"代表政策法規類，"2023"為年份，"001"為序號。2.公司制度類：編號格式為"ZD[年份][序號]"，例如"ZD2023002"，其中"ZD"代表公司制度類，"2023"為年份，"002"為序號。3.業務文檔類：編號格式為"YW[年份][部門代碼][序號]"，例如"YW202301003"，其中"YW"代表業務文檔類，"2023"為年份，"01"為部門代碼（具體部門代碼見附件），"003"為序號。4.行政辦公類：編號格式為"xG[年份][月份][序號]"，例如"xG202305005"，其中"xG"代表行政辦公類，"2023"為年份，"05"為月份，"005"為序號。5.人事檔案類：編號格式為"RS[年份][員工編號]"，例如"RS20230010"，其中"RS"代表人事檔案類，"2023"為年份，"0010"為員工編號。6.財務檔案類：編號格式為"CW[年份][序號]"，例如"CW2023004"，其中"CW"代表財務檔案類，"2023"為年份，"004"為序號。7.技術資料類：編號格式為"JS[年份][項目代碼][序號]"，例如"JS202302006"，其中"JS"代表技術資料類，"2023"為年份，"02"為項目代碼（具體項目代碼見附件），"006"為序號。（二）編號分配1.編號由行政部門負責統一分配，各部門應按照編號規則對本部門產生的文檔進行編號。2.新的文檔編號應在文檔產生時及時確定，避免編號重復或遺漏。四、文檔收集與整理（一）收集職責1.各部門應指定專人負責本部門文檔的收集工作，確保文檔的及時、完整收集。2.對于重要文件或緊急文件，應及時報送行政部門。（二）收集范圍1.部門日常工作中產生的各類文件、報告、報表等。2.參加外部會議帶回的文件資料。3.與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。4.員工個人提交的工作計劃、總結、述職報告等。（三）整理要求1.收集到的文檔應進行初步整理，去除無關的附件、復印件等，確保文檔內容完整、清晰。2.按照文檔分類標準對文檔進行分類，同一類文檔應按照時間順序或重要程度進行排列。3.對于紙張文檔，應在文檔右上角空白處加蓋"文件章"，注明文檔編號、日期、部門等信息。4.對于電子文檔，應按照分類目錄進行存儲，并在文件名中體現文檔編號、日期、主題等信息。五、文檔歸檔（一）歸檔時間1.行政辦公類文檔應在文件辦理完畢后的[x]個工作日內歸檔。2.業務文檔類、人事檔案類、財務檔案類、技術資料類等應在每年年底前完成當年文件的歸檔工作。3.政策法規類、公司制度類文檔應在發布后及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門整理好的文檔應填寫《文檔歸檔清單》（見附件），一式兩份，一份隨文檔一起交行政部門，一份自留備查。2.行政部門收到各部門交來的文檔后，應進行核對，確保文檔編號、分類準確無誤。3.核對無誤的文檔應按照檔案管理要求進行裝訂、編目、上架等操作，建立檔案索引，便于查詢。4.行政部門應定期對歸檔文檔進行檢查，發現問題及時通知相關部門進行整改。六、文檔查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱文檔的，應填寫《文檔查閱申請表》（見附件），經所在部門負責人批準后，到行政部門查閱。2.涉及公司機密的文檔，需經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位因合作、審計等原因需要查閱公司文檔的，應提前向公司行政部門提交查閱申請，經公司領導批準后，由行政部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.申請人填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經相關領導批準后，交行政部門檔案管理人員。3.檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找相應文檔，提供給申請人查閱。4.申請人查閱完畢后，應在《文檔查閱登記表》（見附件）上簽字確認，歸還文檔。（三）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱文檔的，應填寫《文檔借閱申請表》（見附件），經所在部門負責人和行政部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.涉及公司機密的文檔，原則上不允許借閱，如確因工作需要借閱的，需經公司分管領導批準，并嚴格按照保密要求進行管理。（四）借閱流程1.申請人填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限等信息。2.申請表經相關領導批準后，交行政部門檔案管理人員。3.檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找相應文檔，辦理借閱手續，將文檔交給申請人。4.申請人借閱期滿后，應及時歸還文檔，檔案管理人員應檢查文檔是否完好無損，如有損壞或丟失，應按照相關規定進行處理。七、文檔保管與維護（一）保管環境1.行政部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文檔的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[x]℃[x]℃之間，濕度控制在[x]%[x]%之間。（二）保管期限1.政策法規類、公司制度類文檔應長期保管。2.業務文檔類、行政辦公類文檔根據其重要性和實際需要確定保管期限，一般為[x]年至[x]年不等。3.人事檔案類、財務檔案類、技術資料類等按照國家相關法律法規和公司規定執行保管期限。（三）定期盤點1.行政部門應定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，確保文檔的數量、質量與檔案記錄一致。2.盤點過程中發現的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理。（四）文檔維護1.對于紙質文檔，應定期進行檢查，發現紙張破損、字跡模糊等情況，應及時進行修復或復印備份。2.對于電子文檔，應定期進行數據備份，防止數據丟失。同時，要及時更新殺毒軟件，防止病毒感染。八、文檔銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且無繼續保存價值的文檔。2.因公司機構調整、業務變更等原因不再使用的文檔。3.涉及公司機密但已過保密期限且經公司領導批準銷毀的文檔。（二）銷毀流程1.行政部門應定期清理庫存檔案，確定需要銷毀的文檔清單，并填寫《文檔銷毀申請表》（見附件）。2.《文檔銷毀申請表》經公司分管領導批準后，方可進行銷毀操作。3.銷毀文檔時，應至少有兩名工作人員在場監督，并做好銷毀記錄，記錄內容包括銷毀日期、文檔名稱、編號、數量等。4.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文檔無法恢復。5.銷毀記錄應保存[x]年以上。九、保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的文檔。2.公司內部尚未公開的政策、規劃、決策等文件。3.客戶信息、合作伙伴信息等敏感文檔。（二）保密措施1.對涉及保密的文檔，應在文檔上加蓋"機密"、"秘密"等保密標識。2.嚴格控制保密文檔的查閱和借閱權限，僅限經過授權的人員查閱和借閱。3.查閱和借閱保密文檔時，應在專門的場所進行，不得將文檔帶出公司或轉借他人。4.對保密文檔的存儲設備應進行加密處理，并妥善保管，防止丟失或被盜。5.員工離職時，應將其所持有的保密文檔全部歸還公司，并辦理交接手續。（三）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守保密制度，對所接觸到