行政管理制度傳媒公司?總則制度目的本行政管理制度旨在規范傳媒公司內部行政事務的管理，確保公司各項工作有序開展，提高工作效率，保障公司的正常運營，為實現公司的戰略目標提供有力支持。適用范圍本制度適用于傳媒公司全體員工，包括但不限于公司總部各部門、分公司、子公司以及駐外辦事處的員工?；驹瓌t1.合法性原則：各項行政管理制度的制定應符合國家法律法規的要求，確保公司運營活動的合法性。2.規范化原則：明確各項行政事務的流程、標準和責任，實現行政工作的規范化、標準化管理。3.效率原則：優化行政工作流程，減少不必要的環節，提高工作效率，降低運營成本。4.服務原則：行政部門應樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優質、高效的服務，保障公司業務的順利進行。辦公環境管理辦公區域規劃1.根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公地點。2.辦公區域應設置必要的功能區域，如會議室、接待區、休息區等，并確保布局合理，方便員工使用。辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，并定期進行維護和更新，確保設備正常運行。2.根據工作需要，為各部門配備相應的辦公文具、文件資料柜等辦公用品。辦公環境維護1.保持辦公區域的整潔衛生，每日安排專人進行清掃，定期進行全面清潔消毒。2.員工應保持個人辦公區域的整潔，物品擺放整齊有序，不得在辦公區域內堆放雜物。3.愛護辦公設施和公共財物，不得隨意損壞或挪用，如有損壞應及時報告并照價賠償。4.維護辦公區域的安靜，避免大聲喧嘩、播放高分貝音樂等影響他人工作的行為。辦公用品管理辦公用品采購1.行政部門負責制定辦公用品采購計劃，根據各部門的需求和庫存情況，定期采購辦公用品。2.采購辦公用品時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。3.采購的辦公用品應及時入庫，并進行登記和驗收，確保數量、規格和質量符合要求。辦公用品發放1.員工根據工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人審批后，到行政部門領取辦公用品。2.行政部門按照審批后的申請表發放辦公用品，并做好發放記錄，注明領用日期、物品名稱、數量等信息。3.對于限量使用的辦公用品，如筆記本、簽字筆等，應嚴格控制發放數量，避免浪費。辦公用品使用與節約1.員工應合理使用辦公用品，避免浪費，如紙張應雙面打印、復印，墨盒、硒鼓等應及時更換，以延長使用壽命。2.鼓勵員工自帶水杯，減少一次性紙杯的使用；提倡無紙化辦公，盡量通過電子文檔進行文件傳遞和存儲。3.行政部門定期對辦公用品的使用情況進行統計和分析，根據實際情況調整采購計劃，提高辦公用品的使用效率。會議管理會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會等，由公司管理層主持，各部門負責人參加，總結工作進展，安排下一階段工作任務。2.部門會議：由各部門自行組織召開，傳達公司會議精神，安排本部門工作，解決部門內部問題。3.專項會議：針對公司特定項目、業務或問題召開的會議，如項目策劃會、業務研討會、問題解決會等。4.臨時會議：因工作需要臨時召集的會議，時間和參會人員根據具體情況確定。會議組織1.會議通知：會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并通過郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發送會議通知。2.會議準備：會議組織者應提前做好會議場地布置、資料準備、設備調試等工作，確保會議順利進行。3.會議記錄：安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決議事項等，會議結束后及時整理會議紀要，并發送給參會人員。會議紀律1.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應提前向會議組織者請假。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、打瞌睡等。3.嚴格遵守會議保密制度，對于會議討論的機密事項，不得擅自泄露。會議決議執行與跟蹤1.會議決議形成后，相關部門和人員應按照決議要求認真執行，并及時反饋執行情況。2.行政部門負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和督促，定期向公司管理層匯報執行進度，確保決議事項得到有效落實。檔案管理檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、規章制度、會議記錄、工作計劃與總結、合同協議等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續、績效考核記錄、培訓記錄等。3.業務檔案：公司各類業務項目的策劃方案、合同文本、執行記錄、客戶資料等。4.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料。檔案收集與整理1.各部門負責收集和整理本部門產生的檔案資料，并定期移交至行政部門進行統一管理。2.行政部門對收集到的檔案資料進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規范性。檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保檔案資料的安全存放。2.建立檔案管理制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案資料的數量和質量準確無誤。3.嚴格控制檔案借閱權限，借閱檔案需填寫借閱申請表，經部門負責人和檔案保管部門審批后，方可借閱，并在規定時間內歸還。檔案銷毀1.對于已過保存期限或失去保存價值的檔案資料，由檔案保管部門提出銷毀申請，經公司管理層審批后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當的方式進行銷毀，并做好銷毀記錄，確保檔案信息的安全銷毀。車輛管理車輛使用1.公司車輛主要用于公務活動，如業務拜訪、客戶接送、會議組織、文件傳遞等。2.員工因工作需要使用公司車輛，應提前填寫車輛使用申請表，經部門負責人審批后，到行政部門辦理車輛使用手續。3.行政部門根據車輛使用情況，合理安排車輛調度，確保車輛使用的合理性和高效性。車輛調度1.行政部門負責制定車輛調度計劃，根據各部門的用車需求和車輛狀況，合理安排車輛的使用時間和行駛路線。2.在車輛調度過程中，應優先保障重要公務活動和緊急任務的用車需求，同時兼顧其他部門的工作需要。3.對于多人同時申請用車的情況，行政部門應根據工作的輕重緩急和車輛承載能力，進行合理調配。車輛維護與保養1.行政部門負責建立車輛檔案，記錄車輛的購置時間、行駛里程、維修保養記錄等信息。2.定期對車輛進行維護保養，按照車輛使用說明書的要求，按時更換機油、機濾、空濾等部件，確保車輛性能良好。3.車輛出現故障或損壞時，駕駛員應及時報告行政部門，行政部門安排維修人員進行維修，并做好維修記錄。駕駛員管理1.駕駛員應具備相應的駕駛證和從業資格證，遵守交通法規，確保行車安全。2.駕駛員應定期參加安全培訓和教育，提高安全意識和駕駛技能。3.駕駛員負責車輛的日常清潔和保養，保持車輛內外整潔衛生。4.駕駛員應嚴格遵守公司車輛使用規定，不得將車輛擅自借給他人使用，不得利用車輛從事與公務無關的活動。安全與保密管理安全管理1.安全制度：建立健全公司安全管理制度，明確安全責任，加強安全教育，提高員工的安全意識。2.辦公區域安全：加強辦公區域的安全防范措施，安裝監控設備、門禁系統等，確保辦公區域的人員和財產安全。3.消防安全：配備必要的消防器材，定期組織消防演練，確保員工熟悉消防知識和應急逃生技能，保障消防安全。4.信息安全：加強公司信息系統的安全管理，設置防火墻、加密數據等措施，防止信息泄露和網絡攻擊。保密管理1.保密制度：制定公司保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責任，加強對公司機密信息的保護。2.保密培訓：定期組織員工參加保密培訓，提高員工的保密意識和保密技能。3.文件保密：對涉及公司機密的文件、資料等進行嚴格管理，標明密級，限制知悉范圍，妥善保管。4.信息系統保密：對公司信息系統設置訪問權限，加強用戶認證和密碼管理，防止信息泄露。5.對外交流保密：在對外交流、合作等活動中，嚴格遵守保密規定，不得擅自泄露公司機密信息。費用報銷管理報銷范圍1.員工因公務發生的差旅費、業務招待費、辦公用品費、通訊費、交通費等費用，符合公司規定的可以報銷。2.報銷費用應真實、合法、有效，發票內容應與實際業務相符，不得虛開發票。報銷流程1.員工填寫費用報銷申請表，詳細注明費用發生的時間、地點、事由、金額等信息，并附上相關發票和憑證。2.將報銷申請表提交給部門負責人進行審批，部門負責人根據業務情況審核費用的合理性和必要性。3.經部門負責人審批后，報銷申請表提交給財務部門進行審核，財務部門審核發票的真實性、合法性以及報銷金額的準確性。4.財務部門審核通過后，報銷申請表提交給公司管理層進行最終審批，審批通過后予以