行政快遞收發管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政快遞收發管理工作，確保快遞收發流程順暢、高效、準確，保障公司文件、資料及物品的及時傳遞與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的行政快遞收發工作。（三）基本原則1.準確及時原則：確保快遞信息準確無誤，按照規定時間和要求進行收發，不延誤、不丟失。2.安全保密原則：對涉及公司機密、重要文件和資料的快遞，采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。3.責任明確原則：明確各環節工作人員的職責，做到責任到人，便于追溯和管理。二、快遞收發流程（一）寄件流程1.寄件申請公司員工因工作需要寄發快遞時，應填寫《行政快遞寄件申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、聯系方式，收件人姓名、地址、聯系電話，寄件內容（包括文件名稱、數量、物品清單等），寄件原因及預計重量等信息。對于涉及公司重要文件、合同、標書等敏感信息的寄件，需在申請表上特別注明，并按照公司保密規定進行審批。2.審批流程普通寄件申請由部門負責人審核簽字后，即可提交至行政部門。重要文件、涉及金額較大的物品寄件申請，需經部門負責人、分管領導審批簽字后，方可提交行政部門。行政部門收到寄件申請表后，對填寫內容的完整性、準確性進行審核。如發現問題，及時與寄件人溝通修改。審核通過后，安排快遞寄發。3.快遞選擇行政部門根據寄件的緊急程度、重量、目的地等因素，選擇合適的快遞公司。優先選擇與公司簽訂合作協議、服務質量好、價格合理的快遞公司。對于緊急文件，優先選擇能提供加急服務的快遞公司，確保文件及時送達。4.物品包裝寄件人負責對寄件物品進行妥善包裝，確保物品在運輸過程中不受損壞。對于易碎品，應使用專門的防震材料進行包裝，并在外包裝上注明"易碎品"字樣。對于液體、粉末等特殊物品，應按照快遞公司的規定進行包裝和標識，確保運輸安全。5.信息填寫與交寄行政人員協助寄件人準確填寫快遞運單信息，確保收件人姓名、地址、聯系電話等信息無誤。將填寫好的快遞運單粘貼在包裹上，并對包裹進行稱重、計費，完成交寄手續。留存快遞運單底聯，以便跟蹤查詢快遞物流信息。（二）收件流程1.快遞接收行政部門指定專人負責接收快遞，每天定時到快遞公司營業點領取公司的快遞包裹。領取快遞時，仔細核對快遞數量、外觀是否完好，如有破損、丟失等異常情況，當場與快遞公司工作人員溝通并做好記錄，要求快遞公司出具相關證明。2.初步分揀將取回的快遞包裹帶回公司后，在專門的快遞收發區域進行初步分揀。按照收件部門、寄件人等信息進行分類整理，確保同一部門的快遞集中放置。3.通知收件人通過公司內部通訊工具（如企業微信、釘釘等）或電話等方式，及時通知收件人領取快遞。告知收件人快遞的單號、寄件人信息、大致內容等關鍵信息。4.收件確認收件人領取快遞時，需在《行政快遞收件登記表》上簽字確認。登記表應記錄快遞單號、收件人姓名、部門、領取時間等詳細信息。對于重要文件或物品的收件，收件人應在確認無誤后，注明文件或物品的狀態（如已完好接收等）。5.特殊情況處理若收件人無法及時領取快遞，行政人員應與收件人溝通協調，確定代領人或重新安排領取時間。代領人領取快遞時，需提供收件人的授權委托書及本人有效身份證件，并在收件登記表上注明代領情況。對于多次通知仍未領取的快遞，行政部門應及時與快遞公司溝通，了解快遞的退回原因，并根據實際情況進行處理。如因收件人原因導致快遞退回，相關費用由收件人承擔。三、快遞費用管理（一）費用標準1.公司根據與快遞公司簽訂的合作協議，確定不同類型快遞的費用標準。費用標準應明確首重、續重價格，以及不同地區的收費差異等信息。2.對于特殊快遞服務（如加急件、保價件等），費用按照快遞公司的規定另行收取。（二）費用結算1.行政部門每月定期統計公司快遞費用支出情況，填寫《行政快遞費用結算表》，詳細記錄寄件日期、快遞單號、寄件人、收件人、費用明細等信息。2.將《行政快遞費用結算表》提交至財務部門進行審核。財務部門核對快遞費用的真實性、合理性后，按照公司財務制度進行結算付款。3.快遞費用的結算周期為自然月，快遞公司應在每月[具體日期]前提供上月的費用清單，行政部門應在收到清單后的[x]個工作日內完成核對和結算申請工作。（三）費用控制1.各部門應合理控制快遞費用支出，盡量選擇性價比高的快遞服務。對于不必要的快遞寄件，應盡量減少或通過其他方式（如電子郵件、內部文件傳輸等）進行信息傳遞。2.行政部門定期對公司快遞費用進行分析，對比不同快遞公司的服務質量和價格，根據實際情況調整合作快遞公司，優化快遞費用支出。如發現某部門快遞費用異常偏高，應及時與該部門溝通，了解原因并采取相應措施進行控制。四、快遞信息管理（一）信息記錄1.行政部門應建立完善的快遞信息管理臺賬，對每一筆快遞收發業務進行詳細記錄。臺賬內容包括快遞單號、寄件人姓名、部門、聯系方式，收件人姓名、部門、地址、聯系電話，寄件內容、寄件日期、收件日期、快遞費用等信息。2.對于重要快遞的相關文件（如寄件申請表、審批文件、快遞運單底聯等），應進行分類整理、歸檔保存，以便日后查閱和追溯。（二）信息查詢與跟蹤1.公司員工可通過行政部門查詢快遞物流信息。行政人員應及時為員工提供準確的快遞單號、物流狀態等信息。2.行政部門指定專人負責跟蹤重要快遞的物流信息，確保快遞按時、安全送達。如發現快遞出現延誤、異常等情況，應及時與快遞公司溝通協調，采取相應措施解決問題，并向相關部門和人員反饋進展情況。（三）信息保密1.嚴格遵守公司保密制度，對快遞信息中涉及公司機密、敏感信息的內容進行保密。未經授權，不得向任何第三方泄露快遞信息。2.行政部門負責快遞信息管理的工作人員，應妥善保管快遞信息資料，防止信息丟失、被盜或被篡改。如因工作需要查閱快遞信息，應按照公司規定的審批流程進行操作。五、快遞收發人員職責（一）行政部門職責1.制定和完善公司行政快遞收發管理制度，并組織實施。2.負責公司快遞寄件和收件的日常管理工作，包括寄件申請審核、快遞選擇、包裝指導、信息填寫、交寄與接收、分揀、通知收件人等環節的操作。3.建立快遞信息管理臺賬，記錄快遞收發業務信息，跟蹤快遞物流狀態，及時處理快遞異常情況。4.定期統計公司快遞費用支出情況，與財務部門進行費用結算和核對工作。5.負責與快遞公司溝通協調，處理快遞服務質量問題、費用爭議等事項。6.對公司員工進行快遞收發相關知識和制度的培訓與指導，提高員工的快遞使用規范意識。（二）寄件人職責1.按照公司規定填寫《行政快遞寄件申請表》，確保寄件信息準確、完整。2.對寄件物品進行妥善包裝，確保物品在運輸過程中的安全。3.配合行政部門完成寄件手續，提供必要的文件和資料。4.按照審批流程申請寄件，對重要文件和涉及公司敏感信息的寄件，嚴格遵守公司保密規定。5.負責跟蹤寄件的物流信息，及時了解快遞送達情況。（三）收件人職責1.及時關注行政部門通知，在規定時間內領取快遞。2.領取快遞時，認真核對快遞信息，在《行政快遞收件登記表》上簽字確認。3.如發現快遞有破損、丟失或與寄件信息不符等情況，及時與行政部門和快遞公司聯系，說明情況并配合處理。4.對重要文件和物品的收件，妥善保管，確保信息安全和物品完好。六、考核與監督（一）考核內容1.對行政部門快遞收發工作的考核，主要包括快遞收發流程的執行情況、快遞信息管理的準確性和及時性、快遞費用控制情況、與快遞公司的溝通協調能力等方面。2.對寄件人考核內容包括寄件申請的規范性、寄件信息的準確性、包裝的合理性、遵守保密規定等情況。3.對收件人考核內容包括領取快遞的及時性、收件確認的準確性、對快遞異常情況的處理能力等方面。（二）考核方式1.行政部門定期對快遞收發工作進行自查，填寫自查報告，總結工作中的經驗和問題，提出改進措施。2.公司內部設立監督機制，由其他部門員工對快遞收發工作進行監督和評價，收集反饋意見。3.根據考核內容和方式，定期對相關人員進行考核評分，考核結果與績效獎金、評優評先等掛鉤。（三）監督措施1.行政部門負責人定期檢查快遞收發工作記錄和臺賬，確保工作流程規范執行，信息記錄準確完整。2.財務部門定期對快遞費用支出情況進行審計，檢查費用的合理性和合規性，防止出現浪費和違規支出情況。3.公司設立投訴郵箱和電話，接受員工對快遞收發工作中存在問題的投訴和建議。對投訴和建議進行及時處理和反饋，不斷改進工作質量。七、培訓與宣傳（一）培訓1.行政部門定期組織公司員工進行快遞收發相關知識和制度的培訓。培訓內容包括快遞收發流程、費用管理、信息安全、包裝要求等方面。2.通過培訓，使員工了解公司快遞收發管理制度的要求，掌握正確的寄件和收件操作方法，提高員工的快遞使用規范意識和安全保密意識。3.根據員工崗位特點和實際需求，有針對性地開展培訓，如新員工入職培訓、重點崗位專項培訓等，確保培訓效果。（二）宣傳1.利用公司內部宣傳欄、企業微信公眾號、釘釘群等渠道，宣傳公司行政快遞收發管理制度的內容和要求，提高制度的知曉度。2.發布快遞收發工作的溫馨提示和注意事項，如不同季節快