裝修公司印章管理制度?一、總則（一）目的為加強公司印章管理，維護公司利益，規范印章使用流程，特制定本制度。本制度適用于公司總部及各分支機構的所有印章管理。（二）適用范圍本制度所指印章包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、業務專用章以及各部門專用章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、遺失等情況發生。3.規范性原則：明確印章使用流程，規范印章使用審批，保證印章使用的嚴肅性和規范性。4.責任性原則：印章使用人應對印章使用的真實性、合法性負責，對因印章使用不當造成的后果承擔相應責任。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.申請：因工作需要刻制印章的部門或個人，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.審核：行政管理部門對申請進行審核，重點審查印章刻制的必要性、名稱與公司規定的一致性等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.刻制：經公司分管領導審批同意后，由行政管理部門統一安排具有資質的印章刻制單位進行刻制。刻制單位應嚴格按照公司提供的樣式和規格進行制作，確保印章質量。4.備案：印章刻制完成后，行政管理部門應將印章的印模留存一份備案，并將印章的相關信息（包括印章名稱、刻制時間、啟用時間、保管人等）登記在《公司印章管理臺賬》上。（二）印章啟用1.通知：印章刻制完成并備案后，行政管理部門應及時通知相關部門和人員印章已刻制完成，并明確啟用時間。2.啟用儀式：對于重要印章（如公司公章、合同專用章等），可舉行簡單的啟用儀式，由公司領導宣布印章正式啟用。3.啟用登記：印章啟用時，應在《公司印章管理臺賬》上記錄啟用日期、啟用人等信息，并由啟用人簽字確認。三、印章的保管（一）保管原則1.專人保管：各類印章應指定專人負責保管，保管人應具備高度的責任心和保密意識。2.分散保管：為確保印章安全，原則上不同類別的印章應由不同的人員保管，不得由一人同時保管兩枚及以上重要印章（如公章、財務專用章等）。3.保險柜存放：重要印章應存放在保險柜中，保險柜鑰匙和密碼應分別由不同人員保管，確保保險柜的安全。（二）保管人職責1.妥善保管印章：保管人應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章損壞、遺失或被盜用。如發現印章有損壞、遺失等情況，應立即向行政管理部門報告，并采取相應的補救措施。2.嚴格執行使用規定：保管人應嚴格按照本制度規定的印章使用流程進行用印，對不符合規定的用印申請有權拒絕，并及時向上級領導報告。3.做好印章使用記錄：保管人應認真填寫《印章使用登記表》，詳細記錄印章使用日期、使用部門、使用人、用印事由、蓋章文件名稱及份數等信息。4.定期檢查印章：保管人應定期檢查印章的保管情況，確保印章存放安全、完好。如發現印章有異常情況，應及時向行政管理部門報告，并配合進行調查處理。（三）印章交接1.交接原因：印章保管人因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應及時辦理交接手續。2.交接程序：填寫交接清單：交接雙方應共同填寫《印章交接清單》，詳細列出交接印章的名稱、數量、規格、啟用時間、保管期限等信息。核對印章：交接雙方應仔細核對印章的真偽、完好情況等，確保交接的印章與清單一致。簽字確認：交接雙方在《印章交接清單》上簽字確認，并注明交接日期。監交：印章交接時，應由行政管理部門指定專人進行監交，確保交接過程的規范、公正。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、報告、合同、協議等的簽署，以及其他需要代表公司行使權力或承擔責任的事項。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類合同、協議等經濟業務文件。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權范圍內的文件簽署、財務審批等事項。5.業務專用章：根據公司業務需要，用于特定業務領域的文件簽署、證明等，如工程專用章用于裝修工程相關文件。6.部門專用章：由各部門根據工作需要自行刻制，用于本部門內部的文件、通知、報表等的蓋章。部門專用章不得用于對外簽訂合同、協議等具有法律效力的文件。（二）使用流程1.填寫申請表：用印人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱及份數、用印時間等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審批：一般事項：對于一般性文件用印，由部門負責人審批后，即可到印章保管人處用印。重要事項：涉及公司重大決策、合同簽訂、對外擔保、資金支付等重要事項的用印，需經公司分管領導或法定代表人審批。3.用印：印章保管人在收到經審批的《印章使用申請表》后，應認真核對申請表上的各項信息與用印文件內容是否一致。確認無誤后，在用印文件上加蓋相應印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印情況。4.留存文件：用印完成后，印章保管人應將《印章使用申請表》及用印文件復印件留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況：如遇緊急情況需要立即用印，但無法按照正常審批流程進行審批時，用印人應電話向相關領導請示，經同意后可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續。2.異地用印：因業務需要在異地用印時，應通過傳真、掃描等方式將用印文件及《印章使用申請表》發送回公司，按照正常審批流程進行審批。審批通過后，由印章保管人將印章郵寄給指定的用印人，并告知用印人使用注意事項。用印人在用印完成后，應及時將用印文件及《印章使用申請表》寄回公司存檔。五、印章的停用與銷毀（一）停用原因1.機構變更：因公司機構調整、重組等原因，導致印章不再使用。2.業務調整：由于公司業務范圍變化，相關印章已無需使用。3.印章損壞：印章因長期使用或其他原因出現損壞，無法正常使用。4.其他原因：因法律法規、政策調整或其他不可抗力因素，導致印章需要停用。（二）停用程序1.通知：行政管理部門應及時發布印章停用通知，明確停用印章的名稱、停用日期等信息，并通知相關部門和人員停止使用該印章。2.收回印章：印章保管人在收到停用通知后，應及時將停用印章收回，并妥善保管。3.登記備案：行政管理部門應在《公司印章管理臺賬》上記錄印章停用日期、停用原因等信息，并將停用印章的印模留存一份備案。（三）銷毀程序1.申請：對于需要銷毀的印章，由印章保管人填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用日期、銷毀原因等信息，并經部門負責人簽字確認后，報行政管理部門審核。2.審核：行政管理部門對申請進行審核，重點審查印章銷毀的必要性、銷毀方式等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.銷毀：經公司分管領導審批同意后，由行政管理部門指定專人負責組織印章銷毀工作。印章銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保印章無法被恢復使用。4.監銷：印章銷毀過程中，應由行政管理部門、審計部門等相關人員進行監銷，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、監銷人員等信息。監銷人員應在登記表上簽字確認，確保銷毀過程的真實性和規范性。5.存檔：印章銷毀完成后，行政管理部門應將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關資料留存歸檔，以備查閱。六、印章管理的監督與檢查（一）監督部門公司行政管理部門負責對印章管理工作進行全面監督與檢查，定期或不定期對印章的保管、使用情況進行抽查。（二）檢查內容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在保險柜中，保險柜鑰匙和密碼是否分別由不同人員保管，印章保管人是否嚴格執行印章保管職責。2.印章使用情況：檢查印章使用流程是否規范，用印申請是否經過審批，《印章使用登記表》記錄是否完整、準確，印章使用是否符合規定的使用范圍。3.印章交接情況：檢查印章交接手續是否齊全，交接清單填寫是否規范，交接雙方及監交人是否簽字確認。4.印章停用與銷毀情況：檢查印章停用通知是否及時發布，停用印章是否及時收回并妥善保管，印章銷毀程序是否符合規定。（三）問題處理1.發現問題：在監督檢查過程中，如發現印章管理存在問題，檢查人員應及時填寫《印章管理檢查問題記錄表》，詳細記錄問題的具體情況、發現時間、責任人等信息。2.整改要求：針對檢查中發現的問題，行政管理部門應及時向責任部門或責任人發出《印章管理整改通知書》，要求其限期整改，并提交整改報告。3.跟蹤復查：行政管理部門應對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力的部門或責任人，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。七、法律責任（一）違規責任1.未經審批用印：對于未經審批擅自使用印章的行為，公司將視情節輕重，對責任人給予批評教育、警告、罰款等處罰；如因未經審批用印給公司造成經濟損失或其他不良影響的，責任人應承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。2.違規保管印章：因印章保管人保管不善，導致印章被盜用、冒用、遺失等情況發生，給公司造成損失的，保管人應承擔相應的賠償責任；如因保管人故意或重大過失導致上述情況發生的，公司將依法追究其法律責任。3.違規使用印章：印章使用人在使用印章過程中，如故意隱瞞用印事實、提供虛假信息或擅自改變用印內容等，給公司造成損失的，使用人應承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。（二）法律風險防范1.加強培訓：公司應定期組織印章管理相關人員進行法律法規培訓，提高其法律意識和風險防范能力。2.完善制度：不斷完善印章管理制度，明確各環節的操作流程和責任，確保制度的科