派團(tuán)單管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司派團(tuán)單的管理流程，確保團(tuán)隊(duì)出行的順利安排，保障客戶(hù)和公司的權(quán)益，提高服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)營(yíng)效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及派團(tuán)單的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于國(guó)內(nèi)旅游團(tuán)隊(duì)、出境旅游團(tuán)隊(duì)、商務(wù)考察團(tuán)隊(duì)等的派遣與管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：派團(tuán)單信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映團(tuán)隊(duì)出行的各項(xiàng)要求和細(xì)節(jié)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的工作失誤。2.及時(shí)性原則：派團(tuán)單應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成流轉(zhuǎn)和審批，確保團(tuán)隊(duì)能夠按照預(yù)定計(jì)劃順利出行。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在派團(tuán)單管理過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免推諉扯皮現(xiàn)象。4.保密原則：對(duì)于派團(tuán)單中涉及的客戶(hù)信息、行程安排等敏感內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、派團(tuán)單的內(nèi)容與格式（一）基本信息1.團(tuán)隊(duì)名稱(chēng)：應(yīng)準(zhǔn)確反映團(tuán)隊(duì)的性質(zhì)和主要目的，例如"[公司名稱(chēng)]員工獎(jiǎng)勵(lì)旅游團(tuán)"、"[客戶(hù)名稱(chēng)]商務(wù)考察團(tuán)"等。2.團(tuán)隊(duì)編號(hào)：為每個(gè)團(tuán)隊(duì)設(shè)定唯一的編號(hào)，便于管理和查詢(xún)。3.出行日期：明確團(tuán)隊(duì)出發(fā)和返回的具體日期。4.行程天數(shù)：計(jì)算團(tuán)隊(duì)在目的地的停留天數(shù)。5.出發(fā)地：注明團(tuán)隊(duì)出發(fā)的城市或地點(diǎn)。6.目的地：詳細(xì)列出團(tuán)隊(duì)前往的目的地城市或地區(qū)。（二）人員信息1.領(lǐng)隊(duì)姓名：指定負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)全程組織和協(xié)調(diào)的領(lǐng)隊(duì)人員。2.團(tuán)員人數(shù)：明確團(tuán)隊(duì)中游客的具體數(shù)量。3.團(tuán)員名單：包括團(tuán)員的姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式等詳細(xì)信息。（三）行程安排1.每日行程：按照時(shí)間順序詳細(xì)描述團(tuán)隊(duì)每天的活動(dòng)安排，包括參觀景點(diǎn)、用餐地點(diǎn)、住宿酒店等。2.交通安排：說(shuō)明團(tuán)隊(duì)在行程中所使用的交通工具，如飛機(jī)、火車(chē)、汽車(chē)等，并注明航班號(hào)、車(chē)次、車(chē)牌號(hào)等相關(guān)信息。3.特殊安排：如有特殊的活動(dòng)、會(huì)議、演出等安排，應(yīng)在派團(tuán)單中詳細(xì)注明。（四）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1.住宿標(biāo)準(zhǔn)：明確團(tuán)隊(duì)住宿酒店的星級(jí)或檔次要求。2.餐飲標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定團(tuán)隊(duì)用餐的標(biāo)準(zhǔn)，如早餐為酒店自助早餐，正餐為[X]菜[X]湯等。3.導(dǎo)游服務(wù)：說(shuō)明導(dǎo)游的服務(wù)級(jí)別和要求，如全程陪同導(dǎo)游、當(dāng)?shù)刂形膶?dǎo)游等。（五）費(fèi)用明細(xì)1.團(tuán)費(fèi)總額：列出團(tuán)隊(duì)所需支付的全部費(fèi)用金額。2.費(fèi)用構(gòu)成：詳細(xì)說(shuō)明團(tuán)費(fèi)中各項(xiàng)費(fèi)用的組成，如交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、門(mén)票費(fèi)用、導(dǎo)游費(fèi)用等。3.付款方式：明確客戶(hù)的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（六）其他事項(xiàng)1.特殊要求：記錄客戶(hù)提出的特殊要求，如特殊飲食需求、無(wú)障礙設(shè)施要求等。2.備注信息：可填寫(xiě)其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，如團(tuán)隊(duì)的特殊情況、注意事項(xiàng)等。（七）格式規(guī)范派團(tuán)單應(yīng)采用統(tǒng)一的格式模板，確保內(nèi)容清晰、易讀。模板應(yīng)包括上述各項(xiàng)內(nèi)容，并預(yù)留足夠的空間供填寫(xiě)詳細(xì)信息。同時(shí)，派團(tuán)單應(yīng)使用A4紙張打印或電子文檔形式保存，確保字跡清晰、排版整齊。三、派團(tuán)單的生成與發(fā)放（一）業(yè)務(wù)部門(mén)提交1.當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶(hù)達(dá)成合作意向并確定團(tuán)隊(duì)出行計(jì)劃后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)客戶(hù)需求和公司標(biāo)準(zhǔn)，填寫(xiě)派團(tuán)單的相關(guān)內(nèi)容。2.填寫(xiě)完成后，業(yè)務(wù)人員需對(duì)派團(tuán)單進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核內(nèi)容包括行程安排是否合理、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定、費(fèi)用明細(xì)是否清晰等。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人收到業(yè)務(wù)人員提交的派團(tuán)單后，應(yīng)對(duì)派團(tuán)單進(jìn)行全面審核。2.審核重點(diǎn)包括團(tuán)隊(duì)出行的可行性、客戶(hù)需求的滿(mǎn)足程度、費(fèi)用預(yù)算的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)人員溝通并進(jìn)行修改。3.審核通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在派團(tuán)單上簽字確認(rèn)，并將派團(tuán)單提交至下一環(huán)節(jié)。（三）相關(guān)部門(mén)會(huì)簽1.根據(jù)團(tuán)隊(duì)出行的具體情況，派團(tuán)單需提交至財(cái)務(wù)部門(mén)、導(dǎo)游部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核費(fèi)用明細(xì)和付款方式，確保費(fèi)用核算準(zhǔn)確無(wú)誤，并對(duì)客戶(hù)的付款能力進(jìn)行評(píng)估。3.導(dǎo)游部門(mén)確認(rèn)是否有合適的導(dǎo)游人員可供派遣，并對(duì)行程安排提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，如景點(diǎn)游覽時(shí)間是否合理、當(dāng)?shù)亟煌顩r是否熟悉等。4.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)行程安排，對(duì)所需的交通、住宿、餐飲等服務(wù)進(jìn)行詢(xún)價(jià)和預(yù)訂，確保各項(xiàng)服務(wù)能夠按時(shí)、按質(zhì)提供。如遇特殊情況無(wú)法滿(mǎn)足客戶(hù)要求，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通協(xié)商解決方案。5.各相關(guān)部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽，并在派團(tuán)單上簽字確認(rèn)。如對(duì)派團(tuán)單內(nèi)容有異議，應(yīng)在會(huì)簽意見(jiàn)中詳細(xì)說(shuō)明，并提出修改建議。（四）最終審批1.經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后的派團(tuán)單，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)派團(tuán)單進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注團(tuán)隊(duì)出行的整體風(fēng)險(xiǎn)、客戶(hù)滿(mǎn)意度以及與公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的契合度等方面。3.審批通過(guò)后，分管領(lǐng)導(dǎo)在派團(tuán)單上簽字批準(zhǔn)。如審批不通過(guò)，應(yīng)明確指出問(wèn)題所在，并要求業(yè)務(wù)部門(mén)重新修改完善派團(tuán)單。（五）派團(tuán)單發(fā)放1.派團(tuán)單經(jīng)最終審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)將派團(tuán)單發(fā)放給相關(guān)人員。2.發(fā)放對(duì)象包括領(lǐng)隊(duì)、導(dǎo)游、司機(jī)、酒店、餐廳等與團(tuán)隊(duì)服務(wù)相關(guān)的各方。發(fā)放方式可以采用紙質(zhì)文檔打印分發(fā)或電子文檔發(fā)送的形式，確保各方能夠及時(shí)獲取派團(tuán)單信息。3.在發(fā)放派團(tuán)單時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)向接收方詳細(xì)介紹團(tuán)隊(duì)的基本情況、行程安排、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等重要信息，確保各方對(duì)團(tuán)隊(duì)服務(wù)要求有清晰的了解。同時(shí)，提醒接收方如有任何疑問(wèn)或問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通聯(lián)系。四、派團(tuán)單的執(zhí)行與跟蹤（一）領(lǐng)隊(duì)職責(zé)1.領(lǐng)隊(duì)作為團(tuán)隊(duì)的核心組織者，應(yīng)全面負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)在出行過(guò)程中的各項(xiàng)事務(wù)。2.認(rèn)真閱讀派團(tuán)單，熟悉團(tuán)隊(duì)行程安排、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、特殊要求等內(nèi)容，確保對(duì)團(tuán)隊(duì)情況有充分的了解。3.在出發(fā)前，組織團(tuán)員召開(kāi)行前說(shuō)明會(huì)，向團(tuán)員詳細(xì)介紹行程安排、注意事項(xiàng)、應(yīng)急處理措施等信息，解答團(tuán)員的疑問(wèn)。4.在行程中，嚴(yán)格按照派團(tuán)單的要求組織團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，確保團(tuán)隊(duì)按時(shí)、按質(zhì)完成各項(xiàng)行程安排。協(xié)調(diào)導(dǎo)游、司機(jī)等各方人員之間的工作關(guān)系，及時(shí)解決團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)的問(wèn)題和突發(fā)情況。5.關(guān)注團(tuán)員的需求和意見(jiàn)，及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)，以便對(duì)后續(xù)服務(wù)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。同時(shí)，負(fù)責(zé)收集團(tuán)員的評(píng)價(jià)和建議，為公司提升服務(wù)質(zhì)量提供參考依據(jù)。6.行程結(jié)束后，領(lǐng)隊(duì)?wèi)?yīng)認(rèn)真總結(jié)團(tuán)隊(duì)出行情況，填寫(xiě)領(lǐng)隊(duì)日志，并將相關(guān)資料及時(shí)提交給業(yè)務(wù)部門(mén)。（二）導(dǎo)游職責(zé)1.導(dǎo)游應(yīng)根據(jù)派團(tuán)單的要求，為團(tuán)隊(duì)提供專(zhuān)業(yè)、優(yōu)質(zhì)的導(dǎo)游服務(wù)。2.提前熟悉行程安排和景點(diǎn)情況，做好充分的準(zhǔn)備工作。在接團(tuán)時(shí)，向團(tuán)員熱情介紹當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、歷史文化等信息，豐富團(tuán)員的旅行體驗(yàn)。3.按照行程安排，合理引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)參觀游覽景點(diǎn)，確保團(tuán)員能夠充分了解景點(diǎn)的特色和價(jià)值。注意控制游覽時(shí)間，避免出現(xiàn)行程延誤或時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的情況。4.負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)在當(dāng)?shù)氐慕煌ā⒉惋嫛⒆∷薜确矫娴膮f(xié)調(diào)工作，確保各項(xiàng)服務(wù)符合派團(tuán)單規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。及時(shí)處理團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)的問(wèn)題和突發(fā)情況，保障團(tuán)隊(duì)的安全和順利出行。5.配合領(lǐng)隊(duì)做好團(tuán)隊(duì)管理工作，維護(hù)團(tuán)隊(duì)秩序。關(guān)注團(tuán)員的身體狀況和情緒變化，提供必要的幫助和關(guān)懷。6.行程結(jié)束后，導(dǎo)游應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)導(dǎo)游服務(wù)反饋表，對(duì)團(tuán)隊(duì)服務(wù)情況進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，并收集團(tuán)員的意見(jiàn)和建議。同時(shí)，將導(dǎo)游服務(wù)反饋表提交給業(yè)務(wù)部門(mén)，作為導(dǎo)游工作考核的重要依據(jù)。（三）司機(jī)職責(zé)1.司機(jī)應(yīng)按照派團(tuán)單指定的時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)接送團(tuán)隊(duì)。確保車(chē)輛性能良好，提前做好車(chē)輛的清潔、保養(yǎng)和檢查工作，保證行車(chē)安全。2.根據(jù)行程安排，合理規(guī)劃行車(chē)路線(xiàn)，確保團(tuán)隊(duì)能夠按時(shí)到達(dá)目的地。注意行車(chē)安全，遵守交通規(guī)則，避免發(fā)生交通事故。3.協(xié)助領(lǐng)隊(duì)和導(dǎo)游做好團(tuán)隊(duì)的行李搬運(yùn)、人員上下車(chē)等服務(wù)工作。保持車(chē)內(nèi)整潔衛(wèi)生，為團(tuán)員提供舒適的乘車(chē)環(huán)境。4.在行車(chē)過(guò)程中，與領(lǐng)隊(duì)和導(dǎo)游保持密切溝通，及時(shí)了解團(tuán)隊(duì)的需求和行程變化。如遇特殊情況，按照領(lǐng)隊(duì)和導(dǎo)游的指示進(jìn)行處理。5.行程結(jié)束后，司機(jī)應(yīng)配合業(yè)務(wù)部門(mén)做好車(chē)輛的結(jié)算和交接工作。（四）業(yè)務(wù)部門(mén)跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)派團(tuán)單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保團(tuán)隊(duì)服務(wù)質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)和客戶(hù)要求。2.通過(guò)電話(huà)、短信、微信等方式與領(lǐng)隊(duì)、導(dǎo)游等相關(guān)人員保持溝通，了解團(tuán)隊(duì)的行程進(jìn)展、團(tuán)員反饋等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3.收集客戶(hù)對(duì)團(tuán)隊(duì)服務(wù)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。對(duì)于客戶(hù)提出的投訴，應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，確保客戶(hù)滿(mǎn)意度。4.根據(jù)團(tuán)隊(duì)服務(wù)情況，對(duì)派團(tuán)單執(zhí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)分析，為今后的團(tuán)隊(duì)服務(wù)提供參考和借鑒。（五）服務(wù)變更與調(diào)整1.在團(tuán)隊(duì)出行過(guò)程中，如因不可抗力因素、客戶(hù)需求變更等原因需要對(duì)行程安排、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)服務(wù)變更申請(qǐng)表，并提交至業(yè)務(wù)部門(mén)審核。2.業(yè)務(wù)部門(mén)收到服務(wù)變更申請(qǐng)表后，應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)估和審批。審批通過(guò)后，及時(shí)通知領(lǐng)隊(duì)、導(dǎo)游、司機(jī)等各方人員，并重新發(fā)放調(diào)整后的派團(tuán)單。3.在服務(wù)變更過(guò)程中，應(yīng)充分考慮客戶(hù)的利益和需求，確保調(diào)整后的服務(wù)能夠滿(mǎn)足客戶(hù)的期望。同時(shí)，做好相關(guān)費(fèi)用的核算和結(jié)算工作，避免出現(xiàn)費(fèi)用糾紛。五、派團(tuán)單的歸檔與保管（一）歸檔要求1.派團(tuán)單完成審批和發(fā)放后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將派團(tuán)單進(jìn)行歸檔保存。2.歸檔的派團(tuán)單應(yīng)保持完整、清晰，不得隨意涂改或損壞。如有補(bǔ)充信息或變更記錄，應(yīng)在派團(tuán)單上進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注，并注明變更原因和時(shí)間。3.派團(tuán)單的歸檔應(yīng)按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)編號(hào)或出行日期等順序進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和查閱。（二）保管期限1.派團(tuán)單的保管期限為[X]年，自團(tuán)隊(duì)出行結(jié)束之日起計(jì)算。2.在保管期限內(nèi)，派團(tuán)單應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。如有需要查閱或使用派團(tuán)單，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案銷(xiāo)毀1.派團(tuán)單保管期限屆滿(mǎn)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.派團(tuán)單信息準(zhǔn)確性：考核派團(tuán)單填寫(xiě)的信息是否準(zhǔn)確、完整，有無(wú)因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的工作失誤。2.派團(tuán)單流轉(zhuǎn)及時(shí)性：考察派團(tuán)單在各部門(mén)之間流轉(zhuǎn)的時(shí)間是否符合規(guī)定要求，有無(wú)出現(xiàn)延誤現(xiàn)象。3.團(tuán)隊(duì)服務(wù)質(zhì)量：根據(jù)客戶(hù)反饋、領(lǐng)隊(duì)日志、導(dǎo)游服務(wù)反饋表等資料，評(píng)估團(tuán)隊(duì)的服務(wù)質(zhì)量是否達(dá)到派團(tuán)單規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和客戶(hù)期望。4.客戶(hù)滿(mǎn)意度：通過(guò)客戶(hù)調(diào)查、回訪(fǎng)等方式，了解客戶(hù)對(duì)團(tuán)隊(duì)服務(wù)的滿(mǎn)意度，作為考核的重要依據(jù)。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在派團(tuán)單管理和團(tuán)隊(duì)服務(wù)過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)、晉升機(jī)會(huì)等。2.具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)如下：派團(tuán)單信息準(zhǔn)確無(wú)誤，且在流轉(zhuǎn)過(guò)程中未出現(xiàn)任何延誤，為團(tuán)隊(duì)服務(wù)提供了有力保障，給予部門(mén)或個(gè)人[X]元獎(jiǎng)金。團(tuán)隊(duì)服務(wù)質(zhì)量得到客戶(hù)高度評(píng)價(jià)，客戶(hù)滿(mǎn)意度達(dá)到[X]%以上，且在行業(yè)內(nèi)獲得良好口碑，給予部門(mén)負(fù)責(zé)人[X]元獎(jiǎng)金，團(tuán)隊(duì)成員[X]元獎(jiǎng)金，并頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)。在派團(tuán)單管理或團(tuán)隊(duì)服務(wù)方面提出創(chuàng)新性建議或方法，為公司提高運(yùn)營(yíng)效率、降低成本、提升服務(wù)質(zhì)量做出顯著貢獻(xiàn)的，給予[X]元獎(jiǎng)勵(lì)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行推廣。（三）懲罰措施1.對(duì)于在派團(tuán)單管理和團(tuán)隊(duì)服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)失誤或違規(guī)行為的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.具體懲罰標(biāo)準(zhǔn)如下：因派團(tuán)單信息錯(cuò)誤導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)服務(wù)出現(xiàn)重大失誤或客戶(hù)投訴的，給予相關(guān)責(zé)任人警告處分，并罰款[X]元。派團(tuán)單流轉(zhuǎn)延誤，影響團(tuán)隊(duì)出行計(jì)劃的，給予部門(mén)負(fù)責(zé)人警告處分，相關(guān)責(zé)任人罰款[X]元。如延誤時(shí)間較長(zhǎng)，造成嚴(yán)重后果的，給予降職處理。團(tuán)隊(duì)服務(wù)質(zhì)量未達(dá)到派團(tuán)單規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，客