WI-7.4.3物品采購管理規定?一、目的規范公司物品采購流程，確保所采購物品符合公司需求，保證采購活動的高效、透明、合規，降低采購成本，提高公司經濟效益。二、適用范圍本規定適用于公司內所有物品的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、原材料、零部件等。三、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據各部門需求和庫存情況，合理安排采購任務。2.尋找、篩選、評估供應商，建立和維護供應商檔案。3.執行采購談判，簽訂采購合同，確保采購條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.定期提交物品需求計劃，詳細說明所需物品的名稱、規格、數量、用途等信息。2.參與供應商的評估和選擇，提供專業意見。3.協助采購部門進行采購合同的審核，確保合同條款滿足實際需求。4.負責對采購物品進行驗收，反饋驗收結果。（三）財務部門1.審核采購預算，確保采購活動在預算范圍內進行。2.參與采購合同的審核，重點審核付款條款。3.辦理采購款項的支付手續，對采購費用進行核算和監督。（四）質量管理部門1.對采購物品的質量標準提出明確要求。2.參與重要采購項目的供應商評估，從質量角度提供意見。3.在采購物品到貨時，進行質量抽檢或檢驗，確保符合質量要求。四、采購流程（一）需求計劃提報1.各部門應根據工作需要和庫存狀況，每月末提交下月的物品需求計劃。需求計劃應詳細列出所需物品的名稱、規格型號、數量、預計使用時間等信息。2.對于臨時性或緊急性的物品需求，需求部門應填寫《緊急物品采購申請表》，注明需求原因、預計到貨時間等，經部門負責人審批后提交采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求計劃后，進行匯總和分析。結合庫存情況，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、采購時間、預算金額等。2.對于金額較大或對公司運營有重大影響的采購項目，采購部門應組織相關部門進行專題討論，評估采購的必要性和可行性，形成采購方案報公司領導審批。（三）供應商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。收集供應商的相關信息，包括公司概況、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等。2.根據采購物品的特點和要求，制定供應商評估標準。評估標準可包括但不限于營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績案例、財務狀況等方面。3.采購部門對潛在供應商進行實地考察或要求其提供樣品進行測試，評估其實際能力和產品質量。4.組織相關部門（如需求部門、質量管理部門、財務部門等）對供應商進行綜合評估，填寫《供應商評估表》。評估結果分為合格、不合格、待觀察等。對于合格供應商，納入公司供應商檔案管理。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門選擇合適的供應商進行采購談判。談判內容包括采購價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購人員應收集市場價格信息，與供應商進行充分溝通和協商，爭取有利的采購條件。談判過程中，可參考同類產品的市場價格和歷史采購價格。3.根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保條款清晰、準確、合法。合同內容應包括但不限于采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨地點、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等。4.采購合同起草完成后，提交給需求部門、財務部門、質量管理部門等相關部門進行審核。各部門應從自身職責角度對合同條款進行審查，提出修改意見。5.采購部門根據審核意見對采購合同進行修改完善，報公司領導審批。經審批通過后，與供應商簽訂正式采購合同。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據合同條款下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等。2.將采購訂單發送給供應商，并要求供應商簽字確認。同時，采購部門應留存采購訂單副本，作為跟蹤采購進度的依據。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，了解訂單的生產進度、發貨情況等。2.對于預計不能按時交貨的供應商，采購部門應及時與其溝通，了解原因，并要求其采取措施確保按時交貨。如供應商無法按時交貨，采購部門應評估對公司生產運營的影響，并及時向上級匯報。3.根據實際情況，采購部門可采取催貨措施，如電話催貨、郵件催貨、實地催貨等，確保采購物品按時、按量、按質到達公司。（七）到貨驗收1.采購物品到貨前，采購部門應通知需求部門和質量管理部門做好驗收準備。2.采購物品到貨時，由需求部門和質量管理部門按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收內容包括物品的名稱、規格、數量、外觀質量、性能指標等。3.驗收合格后，需求部門填寫《物品驗收單》，并簽字確認。對于驗收不合格的物品，質量管理部門應出具《不合格品報告》，說明不合格原因。采購部門應及時與供應商溝通，協商處理辦法，如退貨、換貨、補貨等。4.供應商應在規定時間內對不合格品進行處理。處理完成后，重新進行驗收，直至驗收合格。（八）付款結算1.采購物品驗收合格后，采購部門應將發票、驗收單、采購合同等相關憑證提交給財務部門。2.財務部門按照采購合同約定的付款方式和期限，對相關憑證進行審核。審核無誤后，辦理付款手續。3.對于預付款項的采購項目，財務部門應在供應商發貨前進行預付款項的支付，并跟蹤采購進度，確保預付款項的合理使用。4.對于貨到付款的采購項目，財務部門應在收到驗收合格的相關憑證后及時付款。5.財務部門應定期對采購費用進行核算和統計，分析采購成本，為公司成本控制提供數據支持。五、采購預算管理1.采購部門應根據公司年度經營計劃和財務預算編制采購預算。采購預算應明確各項采購物品的預計金額，確保采購活動在預算范圍內進行。2.采購預算編制完成后，提交給財務部門進行審核。財務部門應結合公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行合理性審查。3.采購預算經公司領導審批后，作為采購活動的控制依據。在采購過程中，如因特殊情況需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，說明調整原因和調整金額，經相關部門審核和公司領導審批后執行。六、供應商管理1.建立供應商檔案，對供應商的基本信息、評估記錄、采購合同、交貨情況、售后服務等進行詳細記錄。2.定期對供應商進行評估和考核，評估指標可包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多的合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.加強與供應商的溝通與合作，定期召開供應商會議，反饋公司需求和意見，共同探討改進措施，提高供應鏈的整體效率和質量。4.鼓勵供應商進行技術創新和產品升級，以滿足公司不斷發展的需求。對于能夠提供優質產品和服務的供應商，給予適當的獎勵和優惠政策。七、采購風險管理1.識別采購過程中的風險，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、合同風險等。2.針對不同的風險，制定相應的風險應對措施。例如，對于供應商違約風險，可在合同中明確違約責任條款，并要求供應商提供擔保；對于質量風險，加強到貨驗收環節的管理，增加抽檢頻次等。3.定期對采購風險進行評估和監控，及時發現新的風險點，并調整風險應對措施。確保采購活動的順利進行，降低風險對公司造成的損失。八、監督與審計1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購費用的支出情況等。2.審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議。采購部門和相關部門應根據審計意見及時進行整改，規范采購行為。3.接受公司內部各部門和員工的監督，對于違反采購管理規定的行為，任何部門和個人