公司會議管理制度1?一、總則1.目的為了規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確公司各類會議的組織、召開、記錄、跟進等流程，使會議成為公司信息傳遞、決策制定、工作協調與溝通的有效平臺，促進公司各項工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項會議、臨時會議等。3.會議管理原則高效務實原則：會議應注重實效，精簡會議議程和時間，避免形式主義，確保會議能夠解決實際問題，推動工作進展。充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好充分準備，明確會議目的、議題、資料等，提高會議效率。溝通順暢原則：營造良好的會議氛圍，鼓勵參會人員積極發言、充分溝通，確保信息準確傳遞，避免出現誤解或溝通不暢的情況。責任明確原則：明確會議相關人員的職責，確保會議組織、記錄、跟進等工作落實到人，對會議決議的執行情況進行有效監督。二、會議分類及組織1.公司例會定義：公司例會是公司定期召開的會議，旨在總結工作進展、部署工作任務、溝通協調各部門工作。召開時間：每周[X]上午[X]點召開，如遇節假日或特殊情況，提前或順延至合適時間。參會人員：公司高層領導、各部門負責人。會議組織：由總經理辦公室負責組織，提前[X]天通知參會人員會議主題、議程等信息。會議組織人員應提前做好會議場地、設備等準備工作。會議議程：各部門負責人匯報上周工作完成情況及本周工作計劃。公司領導對各部門工作進行點評和指導。討論公司重要事項，如業務進展、財務狀況、人事變動等?？偨浝砜偨Y上周公司整體工作情況，部署本周重點工作任務。2.部門會議定義：部門會議是各部門內部召開的會議，用于傳達公司會議精神、安排部門工作、溝通部門內部成員工作進展等。召開時間：由各部門自行確定，原則上每周至少召開[X]次，可根據部門工作實際情況靈活安排。參會人員：部門全體成員。會議組織：由部門負責人負責組織，提前[X]天確定會議時間、地點、議程等信息，并通知部門成員。會議組織人員應提前準備好會議所需資料。會議議程：部門負責人傳達公司相關會議精神?？偨Y部門上周工作完成情況，分析存在的問題及解決方案。安排本周部門工作任務，明確各成員工作職責和時間節點。成員匯報工作進展、分享工作經驗或提出工作中遇到的困難，共同討論解決方案。3.專項會議定義：專項會議是針對公司特定業務、項目或問題召開的會議，旨在深入研究、討論和解決相關專項工作。召開時間：根據專項工作的需要和緊急程度確定，由相關部門或項目負責人提出申請，經公司領導批準后召開。參會人員：與專項工作相關的部門負責人、業務骨干及其他相關人員。會議組織：由提出申請的部門或項目負責人負責組織，提前[X]天確定會議主題、議程、參會人員名單等信息，并通知參會人員。會議組織人員應準備好專項工作的相關資料，如項目方案、數據報表、分析報告等。會議議程：專項工作負責人介紹專項工作的背景、目標、進展情況及存在的問題。參會人員對專項工作進行討論，提出意見和建議。針對專項工作中存在的問題，共同研究解決方案，明確責任人和時間節點。確定專項工作的下一步工作計劃和重點任務。4.臨時會議定義：臨時會議是因公司突發情況、緊急工作需要或其他特殊原因臨時召開的會議。召開時間：根據具體情況隨時確定，由相關領導或部門提出召開申請，經批準后及時組織召開。參會人員：根據會議主題和目的確定，原則上要求與事件相關的人員參加。會議組織：由提出申請的領導或部門負責組織，迅速通知參會人員會議時間、地點、議程等信息。會議組織人員應在最短時間內準備好相關資料或信息。會議議程：根據臨時會議的主題和目的確定，重點解決緊急問題或部署緊急工作任務。三、會議準備1.會議主題和議程確定會議組織者應提前明確會議主題，確保會議圍繞主題展開討論，避免議題分散。根據會議主題，制定詳細的會議議程，合理安排會議時間和內容順序。會議議程應提前發送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好準備。2.會議資料準備根據會議主題和議程，準備相關的會議資料，如工作報告、數據報表、分析報告、項目方案、規章制度等。資料應確保準確、完整、清晰，能夠支持會議討論和決策。對于需要參會人員提前閱讀或研究的資料，應提前發送給參會人員，并預留足夠的時間供其準備。3.會議場地和設備準備根據會議規模和參會人數，選擇合適的會議場地，確保場地寬敞、明亮、通風良好，具備必要的會議設備，如投影儀、音響系統、麥克風、白板等。在會議前對會議設備進行調試，確保設備正常運行，避免因設備故障影響會議進行。同時，準備好紙筆、便簽紙等文具，供參會人員記錄使用。4.參會人員通知會議組織者應按照確定的參會人員名單，提前[X]天通過郵件、短信、即時通訊工具等方式通知參會人員會議的時間、地點、主題、議程等信息。通知應明確要求參會人員提前做好準備，準時參加會議。對于重要會議或需要參會人員匯報工作的會議，應提醒參會人員準備好相關匯報材料或發言內容。四、會議召開1.會議簽到在會議開始前[X]分鐘，會議組織者應安排專人負責會議簽到工作，確保參會人員按時簽到。簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。對于未按時簽到的參會人員，會議組織者應及時與其聯系，了解原因，并記錄在案。2.會議開場會議開始時，會議主持人應簡要介紹會議的主題、議程、目的和參會人員，強調會議紀律和注意事項。主持人應營造良好的會議氛圍，鼓勵參會人員積極參與會議討論，充分發表意見和建議。3.會議討論按照會議議程，依次進行各項議題的討論。參會人員應圍繞議題展開討論，積極發言，分享觀點和經驗，提出問題和建議。主持人應引導會議討論的方向和節奏，確保討論圍繞主題進行，避免出現跑題或爭論不休的情況。對于討論中出現的分歧和爭議，主持人應及時協調，引導參會人員通過溝通和協商解決問題。在討論過程中，會議組織者應安排專人負責記錄會議內容，記錄應準確、完整、清晰，包括會議討論的要點、提出的問題、達成的共識、決策結果等。記錄方式可采用手寫記錄或電子記錄，記錄人員應及時將記錄內容整理成會議紀要。4.會議決策對于會議討論的事項，需要做出決策的，應按照公司決策程序進行。決策過程應充分發揚民主，廣泛聽取各方意見，確保決策的科學性和合理性。決策結果應明確、具體，包括決策事項、責任人、時間節點等信息。會議主持人應在會議結束時宣布決策結果，并要求責任人認真落實。5.會議結束會議結束前，主持人應簡要總結會議的主要內容、討論結果和下一步工作計劃，再次強調會議決策的重要性和執行要求。參會人員應認真聽取主持人的總結發言，如有疑問或意見，應及時提出。會議結束后，參會人員應有序離開會議場地。會議組織者應及時清理會議場地，整理會議資料和設備。五、會議記錄與紀要1.會議記錄要求會議記錄應客觀、準確、完整地記錄會議內容，不得遺漏重要信息。記錄人員應忠實記錄參會人員的發言內容，包括觀點、建議、問題等，不得隨意篡改或歪曲發言者的原意。記錄內容應簡潔明了，使用規范的語言和格式。對于重要的發言內容和決策結果，應逐字記錄；對于一般性的討論內容，可進行簡要概括記錄。會議記錄應及時整理，確保記錄內容的準確性和完整性。記錄人員應在會議結束后[X]個工作日內將整理好的會議記錄提交給會議組織者。2.會議紀要編寫會議紀要由會議組織者負責編寫，應根據會議記錄和會議決策結果，對會議的主要內容、討論結果、決策事項等進行提煉和總結。會議紀要應重點突出，邏輯清晰，語言簡潔。紀要內容應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議討論的主要內容、決策結果、下一步工作計劃等信息。會議紀要應經會議主持人審核簽字后，發送給參會人員及相關部門。對于重要會議的會議紀要，還應報送公司領導審閱。3.會議記錄和紀要的存檔會議組織者應將會議記錄和紀要進行妥善存檔，建立會議檔案。會議檔案應按照會議類型、時間順序等進行分類管理，便于查閱和使用。會議記錄和紀要的存檔期限應根據公司相關規定執行，一般為[X]年。在存檔期限內，會議記錄和紀要應妥善保管，不得丟失或損壞。六、會議決議執行與跟進1.決議傳達會議組織者應及時將會議決議傳達給相關責任人及部門，確保決議內容得到準確理解和執行。傳達方式可采用會議紀要、郵件、即時通訊工具等。在傳達會議決議時，應明確決議事項、責任人、時間節點等要求，確保責任人清楚知道自己的工作任務和目標。2.執行監督責任人應按照會議決議的要求，認真組織實施相關工作，并定期向會議組織者或上級領導匯報工作進展情況。會議組織者或上級領導應對責任人的工作執行情況進行監督檢查，及時發現問題并督促整改。對于執行不力的責任人，應按照公司相關規定進行問責。3.決議變更在決議執行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更決議內容的，責任人應及時向上級領導匯報，并提出變更建議。上級領導應根據實際情況進行評估和決策，如需變更決議，應及時通知相關責任人及部門，并對變更后的決議內容進行傳達和執行監督。4.會議跟進會議組織者應定期對會議決議的執行情況進行跟進，了解工作進展和存在的問題，及時協調解決。跟進方式可采用電話溝通、現場檢查、工作匯報會等。對于重要會議決議的執行情況，會議組織者應形成跟進報告，向上級領導匯報。跟進報告應包括決議執行情況、取得的成效、存在的問題及下一步工作計劃等內容。七、會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代會。2.參會人員應提前做好準備，熟悉會議議程和相關資料，在會議期間認真聽取發言，積極參與討論，不得交頭接耳、玩手機、做與會議無關的事情。3.參會人員應尊重他人的發言權利，不得打斷他人發言或進行人身攻擊。發言應簡潔明了，觀點明確，避免冗長和無關的陳述。4.會議期間應保持良好的秩序，不得隨意走動或喧嘩。如有緊急情況需要離開會議場地，應向會議