印章使用管理制度?一、總則1.目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。3.印章管理原則印章保管與使用相分離原則，確保印章使用的審批、監(jiān)管與操作相互制衡。嚴(yán)格審批原則，所有印章使用必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用。規(guī)范使用原則，印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途、范圍和程序進行，確保印章使用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。安全保密原則，加強印章保管，防止印章丟失、被盜用或濫用，確保印章使用信息的安全保密。二、印章的種類與規(guī)格1.公章定義：公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，代表公司的意志和行為，具有最高的法律效力。規(guī)格：公章一般為圓形，直徑根據(jù)公司規(guī)模和相關(guān)規(guī)定確定，中央刊五角星，五角星外刊企業(yè)名稱，自左而右環(huán)行。2.合同專用章定義：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件，明確公司在合同關(guān)系中的權(quán)利和義務(wù)。規(guī)格：合同專用章一般為圓形，直徑比公章略小，中央刊五角星，五角星外刊企業(yè)名稱及"合同專用章"字樣，自左而右環(huán)行。3.財務(wù)專用章定義：專門用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)活動，是公司財務(wù)運作的重要標(biāo)識。規(guī)格：財務(wù)專用章一般為圓形，直徑根據(jù)銀行要求和公司實際情況確定，中央刊五角星，五角星外刊企業(yè)名稱及"財務(wù)專用章"字樣，自左而右環(huán)行。4.法人章定義：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章，常用于特定的財務(wù)文件、授權(quán)委托書等重要文件的簽署。規(guī)格：法人章一般為方形，尺寸根據(jù)實際需要確定，刻有法定代表人姓名。5.部門章定義：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章確認(rèn)，代表部門行使相應(yīng)的職權(quán)。規(guī)格：部門章一般為圓形，直徑根據(jù)部門實際情況確定，中央刊部門名稱，自左而右環(huán)行。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司因工作需要刻制印章，需由相關(guān)部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司提供的規(guī)格、樣式和內(nèi)容進行刻制，不得擅自更改。印章刻制完成后，由申請部門指定專人領(lǐng)取，并進行登記。領(lǐng)取人應(yīng)在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、印章名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.印章啟用新印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，明確印章的使用范圍、審批流程和保管要求等事項。公示期一般為[X]個工作日，公示無異議后方可正式啟用。印章啟用時，由行政部門負(fù)責(zé)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。行政部門應(yīng)將印章啟用信息及時通知各相關(guān)部門和人員，并在公司印章管理臺賬中進行詳細(xì)記錄。四、印章的保管1.保管原則實行專人保管制度，每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。印章保管應(yīng)做到安全可靠，存放于專門的保險柜或安全箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管職責(zé)公章保管職責(zé)負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自攜帶公章外出。嚴(yán)格按照公章使用審批流程，審核用印文件，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕蓋章。在用印過程中，監(jiān)督用印情況，確保用印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，用印后及時登記用印臺賬。定期對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。合同專用章保管職責(zé)負(fù)責(zé)合同專用章的保管，按照合同專用章使用規(guī)定，辦理合同蓋章手續(xù)。對合同文本進行初審，檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。在合同蓋章過程中，確保用印文件與合同文本一致，用印后在合同專用章使用臺賬上進行詳細(xì)記錄。配合合同管理部門做好合同歸檔工作，提供合同蓋章相關(guān)資料。財務(wù)專用章保管職責(zé)負(fù)責(zé)財務(wù)專用章的保管，嚴(yán)格按照財務(wù)制度和審批流程使用財務(wù)專用章。對涉及財務(wù)收支、資金結(jié)算等財務(wù)文件進行審核，確保用印文件真實、合法、有效。在用印過程中，監(jiān)督財務(wù)用印情況，防止財務(wù)風(fēng)險，用印后及時登記財務(wù)專用章使用臺賬。定期與財務(wù)部門核對賬目，確保財務(wù)專用章使用記錄與財務(wù)賬目相符。法人章保管職責(zé)負(fù)責(zé)法人章的保管，按照法人授權(quán)范圍使用法人章。對需要法人簽字并加蓋法人章的文件進行審核，確保文件內(nèi)容符合公司決策程序和相關(guān)規(guī)定。在使用法人章時，嚴(yán)格按照審批流程辦理，確保用印文件與審批內(nèi)容一致，用印后及時登記法人章使用臺賬。妥善保管法人章使用授權(quán)書等相關(guān)文件，以備查閱。部門章保管職責(zé)負(fù)責(zé)部門章的保管，按照部門工作需要使用部門章。對部門內(nèi)部文件、通知、報表等用印申請進行審核，確保用印內(nèi)容符合部門職責(zé)和工作要求。在用印過程中，監(jiān)督部門章使用情況，防止部門章濫用，用印后及時登記部門章使用臺賬。定期將部門章使用情況向部門負(fù)責(zé)人匯報，接受部門內(nèi)部監(jiān)督。五、印章的使用1.使用范圍公章使用范圍以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等具有法律效力的文件。公司對外發(fā)布的各類公文、通知、函件等正式文件。公司向政府部門、上級單位報送的重要報告、報表、證明等文件。公司辦理各類資質(zhì)證書、許可證、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)業(yè)務(wù)的文件。其他需要加蓋公章的文件或事項。合同專用章使用范圍公司簽訂的各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟業(yè)務(wù)文件。與合同相關(guān)的補充協(xié)議、變更協(xié)議等文件。其他需要加蓋合同專用章的合同類文件。財務(wù)專用章使用范圍公司財務(wù)結(jié)算憑證、票據(jù)（如支票、匯票、本票等）的蓋章。財務(wù)報表、財務(wù)審計報告等財務(wù)文件的蓋章。稅務(wù)申報、繳納稅款等稅務(wù)相關(guān)文件的蓋章。其他涉及公司財務(wù)收支、資金結(jié)算等財務(wù)活動的文件蓋章。法人章使用范圍法定代表人授權(quán)委托書的蓋章。涉及公司重大決策、重要合同等需要法定代表人簽字并加蓋法人章的文件蓋章。其他按照公司規(guī)定需要法定代表人簽字并加蓋法人章的文件蓋章。部門章使用范圍部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章確認(rèn)。部門與其他部門之間的工作聯(lián)系函件的蓋章。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他需要加蓋部門章的文件或事項。2.使用流程用印申請申請人需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。用印文件需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，確保文件內(nèi)容真實、合法、有效，符合公司規(guī)定和審批流程。涉及重大事項或金額較大的合同等文件，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可申請用印。用印審批將填寫完整的《印章使用申請表》及相關(guān)文件提交至印章保管部門。印章保管人員按照印章使用審批流程，對用印申請進行審核。審核內(nèi)容包括用印文件是否經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印事項是否符合印章使用范圍、用印內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤等。對于不符合規(guī)定的用印申請，印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章，并說明理由。對于符合規(guī)定的用印申請，印章保管人員在《印章使用申請表》上簽署審批意見，并注明審批日期。用印操作用印申請人在印章保管人員監(jiān)督下，在指定位置加蓋印章。印章應(yīng)加蓋清晰、端正，不得模糊、重疊或偏斜。涉及多頁文件的，應(yīng)在文件首頁和騎縫處分別加蓋印章。用印完畢后，印章保管人員應(yīng)在用印文件上進行登記，注明用印日期、印章名稱、用印份數(shù)、用印申請人等信息，并在《印章使用申請表》上簽字確認(rèn)用印完成。用印登記印章保管人員應(yīng)建立健全印章使用臺賬，對每一次印章使用情況進行詳細(xì)記錄。臺賬內(nèi)容應(yīng)包括用印日期、用印文件名稱、用印事項、用印份數(shù)、用印申請人、審批人、印章名稱等信息。印章使用臺賬應(yīng)定期進行核對和整理，確保記錄準(zhǔn)確無誤，便于查詢和追溯。每月末，印章保管人員應(yīng)將本月印章使用情況進行匯總統(tǒng)計，形成《印章使用情況月報表》，報行政部門和財務(wù)部門備案。六、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，導(dǎo)致印章不再使用時，由行政部門負(fù)責(zé)填寫《印章停用申請表》，注明停用印章名稱、停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。行政部門應(yīng)及時將印章停用信息通知各相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進行公示。公示期一般為[X]個工作日，公示無異議后方可辦理印章停用手續(xù)。印章停用后，保管人員應(yīng)立即將印章封存，并妥善保管。不得擅自使用或銷毀停用印章。2.印章銷毀對于已停用且不再使用的印章，由行政部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保印章無法恢復(fù)使用。一般可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在印章管理臺賬中。同時，應(yīng)將銷毀的印章殘片妥善保存[X]年，以備查閱。七、印章使用監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對印章使用情況進行審計監(jiān)督，檢查印章使用是否符合規(guī)定的審批流程、使用范圍和保管要求等。行政部門負(fù)責(zé)對印章保管和使用情況進行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。如發(fā)現(xiàn)印章保管人員或用印申請人存在違規(guī)行為，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照公司規(guī)定進行處理。各部門負(fù)責(zé)人對本部門印章使用情況負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，應(yīng)定期檢查本部門印章使用記錄，確保印章使用規(guī)范、安全。2.外部監(jiān)督接受上級主管部門、政府相關(guān)部門等外部機構(gòu)對公司印章使用情況的監(jiān)督檢查。對于外部監(jiān)督檢查提出的問題，公司應(yīng)積極配合整改，并及時將整改情況反饋給相關(guān)部門。建立健全印章使用投訴舉報機制，接受公司員工和社會公眾對印章使用違規(guī)行為的投訴舉報。對于投訴舉報事項，公司應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。八、違規(guī)處理1.對違反印章使用管理制度，擅自使用印章、未按規(guī)定審批用印、印章保管不善導(dǎo)致印章丟失或被盜用等行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因印章使用違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失