廣州某有限公司采購管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范廣州某有限公司（以下簡稱"公司"）的采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、高效性，保障公司物資供應，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資和服務的采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、勞務外包等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足業(yè)務需求的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，嚴格按照既定的標準和程序進行采購決策。歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責和權(quán)限，避免多頭采購和管理混亂。二、采購管理組織與職責1.采購決策機構(gòu)公司設立采購管理委員會，作為采購決策的最高機構(gòu)。采購管理委員會由公司高層管理人員組成，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)等。其職責如下：審議采購戰(zhàn)略和政策：制定公司采購戰(zhàn)略和政策，指導采購工作的方向和重點。審批重大采購項目：對金額較大、影響重大的采購項目進行審批，確保采購決策符合公司整體利益。協(xié)調(diào)采購工作中的重大問題：解決采購部門與其他部門之間的矛盾和問題，促進采購工作的順利進行。2.采購執(zhí)行部門采購部是公司采購工作的執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務的實施。其主要職責包括：制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資需求情況，編制年度、月度采購計劃。選擇供應商：通過市場調(diào)研、供應商評估等方式，篩選合格的供應商，建立供應商檔案。實施采購活動：按照采購計劃和采購流程，與選定的供應商進行商務談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。采購成本控制：通過談判、招標、詢價等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，如供應商違約、價格波動等。3.需求部門公司各部門作為物資和服務的需求部門，負責提出采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并配合采購部進行供應商選擇、采購合同簽訂和驗收等工作。其主要職責包括：提交采購申請：根據(jù)本部門業(yè)務需要，及時向采購部提交采購申請，確保采購需求準確、合理。參與供應商選擇：提供對供應商的評價意見，協(xié)助采購部選擇合適的供應商。組織驗收工作：對采購物資進行驗收，確保物資符合質(zhì)量要求，并及時反饋驗收結(jié)果。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務需要填寫采購申請單：詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間、用途等信息。采購申請單應經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部。緊急采購申請：對于因生產(chǎn)經(jīng)營急需的物資或服務，需求部門可填寫緊急采購申請單，并說明緊急原因。緊急采購申請單應優(yōu)先處理，采購部應盡快安排采購。2.采購審批采購部收到采購申請單后：對采購申請的必要性、合理性進行初步審核。審核內(nèi)容包括采購物資是否在公司預算范圍內(nèi)、是否符合公司采購政策等。對于金額較小的采購申請：由采購部負責人審批；對于金額較大的采購申請，采購部應提交采購管理委員會審批。采購管理委員會根據(jù)審批權(quán)限和相關(guān)規(guī)定進行審批，并出具審批意見。3.采購計劃制定采購部根據(jù)采購申請單和審批意見：結(jié)合公司庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等信息。采購計劃應報采購部負責人審核：確保采購計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購工作的執(zhí)行依據(jù)。4.供應商選擇與管理市場調(diào)研：采購部通過多種渠道進行市場調(diào)研，收集供應商信息，包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面的情況。供應商篩選：根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，采購部對潛在供應商進行篩選，確定符合公司要求的供應商名單。篩選過程中可參考供應商的資質(zhì)證書、業(yè)績案例、客戶評價等因素。供應商評估：采購部組織相關(guān)部門對篩選后的供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、財務狀況、信譽等方面。評估可采用實地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式進行。建立供應商檔案：采購部對評估合格的供應商建立檔案，記錄供應商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。供應商動態(tài)管理：采購部定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果對供應商進行分級管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至淘汰。5.采購實施采購方式選擇：采購部根據(jù)采購物資的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。招標采購：對于金額較大、技術(shù)復雜、競爭激烈的采購項目，采購部可采用招標采購方式。招標采購應按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進行，發(fā)布招標公告、編制招標文件、組織開標、評標、定標等工作。競爭性談判采購：對于技術(shù)復雜、規(guī)格型號不明確、市場競爭不充分的采購項目，采購部可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應邀請不少于三家供應商參與談判，通過多輪談判確定成交供應商。詢價采購：對于規(guī)格型號明確、市場供應充足、價格相對透明的采購項目，采購部可采用詢價采購方式。詢價采購應向不少于三家供應商發(fā)出詢價函，比較各供應商的報價和其他條件，確定成交供應商。單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應按照公司內(nèi)部規(guī)定進行審批，并與供應商進行商務談判，確定采購價格和其他條款。簽訂采購合同：采購部與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同應包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同應報采購部負責人審核簽字后生效。6.采購合同執(zhí)行與跟蹤供應商發(fā)貨通知：采購合同簽訂后，采購部應及時通知供應商發(fā)貨，并要求供應商提供發(fā)貨憑證和預計到貨時間。到貨跟蹤：采購部應跟蹤采購物資的到貨情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。如發(fā)現(xiàn)物資未按時到貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部應及時與供應商溝通，督促供應商解決問題。驗收：物資到貨后，需求部門應按照采購合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收合格后，需求部門應填寫驗收報告，并簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部，采購部應與供應商協(xié)商解決問題，如退貨、換貨、補貨等。7.付款管理付款申請：采購部根據(jù)采購合同約定和驗收報告，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息。付款申請單應經(jīng)采購部負責人審核簽字后提交給財務部。財務審核：財務部收到付款申請單后，對付款申請的真實性、合法性、準確性進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同是否有效、驗收報告是否齊全、付款金額是否與合同約定一致等。審核通過后，財務部按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。付款方式：公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。具體付款方式應根據(jù)采購合同約定和公司財務制度執(zhí)行。四、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中的風險進行識別和評估：識別的風險包括但不限于供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、交貨期風險、法律風險等。風險評估可采用定性和定量相結(jié)合的方法：對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施針對不同等級的風險：采購部應制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應采取重點監(jiān)控、制定應急預案等措施；對于中風險事件，應加強管理、定期評估風險狀況；對于低風險事件，可采取常規(guī)的控制措施。供應商違約風險應對：在采購合同中明確違約責任條款，要求供應商提供履約保證金或銀行保函；加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應商的履約能力；建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應商違約行為。質(zhì)量風險應對：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購物資的檢驗和驗收；選擇質(zhì)量信譽良好的供應商，要求供應商提供質(zhì)量認證文件；定期對供應商的質(zhì)量管理體系進行評估，督促供應商改進質(zhì)量管理。價格風險應對：建立價格監(jiān)控機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢；采用多種采購方式，通過招標、詢價、談判等方式降低采購價格；與供應商簽訂價格調(diào)整條款，約定價格波動時的調(diào)整方式。交貨期風險應對：在采購合同中明確交貨期條款，要求供應商提供詳細的交貨計劃；加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解生產(chǎn)進度和運輸情況；建立交貨期預警機制，對可能延遲交貨的情況提前采取措施，如催促供應商加快生產(chǎn)、調(diào)整采購計劃等。法律風險應對：加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)；在采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，避免合同糾紛；加強與律師事務所等專業(yè)機構(gòu)的合作，及時咨詢法律問題，防范法律風險。五、采購績效評估1.評估指標采購成本：衡量采購部在采購過程中降低成本的能力，包括采購價格、采購費用等指標。采購質(zhì)量：評估采購物資的質(zhì)量符合要求的程度，可通過驗收合格率、退貨率等指標進行衡量。交貨期：考核采購物資按時到貨的情況，以交貨準時率為主要指標。供應商管理：評價采購部對供應商的管理水平，包括供應商滿意度、供應商淘汰率等指標。采購效率：反映采購工作的完成速度和效率，可通過采購周期、采購申請?zhí)幚砑皶r率等指標進行評估。2.評估方法定期評估：采購部定期（如每月、每季度）對采購績效進行評估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，按照評估指標進行計算和分析。對比評估：將采購績效與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進行對比，找出差距和不足，明確改進方向。綜合評估：綜合考慮采購成本、質(zhì)量、交貨期、供應商管理等多個方面的因素，對采購績效進行全面、客觀的評價。3.評估結(jié)果應用績效反饋：采購部將評估結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員，讓其了解采購工作的成效和存在的問題。改進措施制定：根據(jù)評估結(jié)果，采購部制定針對