某公司招采管理中心制度匯編?一、總則（一）目的為規(guī)范公司招采管理中心的各項(xiàng)工作，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司招采管理中心負(fù)責(zé)的所有采購(gòu)項(xiàng)目，包括但不限于物資采購(gòu)、工程采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，確保競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)均等。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)流程和信息應(yīng)公開(kāi)透明，接受監(jiān)督。4.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)招采管理中心設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)采購(gòu)一部、采購(gòu)二部、采購(gòu)三部等不同部門，每個(gè)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置相應(yīng)崗位。（二）職責(zé)分工1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)招采管理中心的工作，制定年度工作計(jì)劃和目標(biāo)。審核重大采購(gòu)項(xiàng)目的方案和合同。協(xié)調(diào)與公司其他部門及外部相關(guān)單位的關(guān)系。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)分管部門的日常管理。審核分管部門的采購(gòu)文件和合同。組織處理采購(gòu)過(guò)程中的突發(fā)問(wèn)題。3.部門職責(zé)采購(gòu)一部：負(fù)責(zé)[具體物資類別1]的采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)執(zhí)行等。采購(gòu)二部：負(fù)責(zé)[具體物資類別2]的采購(gòu)工作，流程與采購(gòu)一部類似。采購(gòu)三部：負(fù)責(zé)[具體物資類別3]的采購(gòu)工作，承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)。4.崗位職責(zé)采購(gòu)專員：負(fù)責(zé)具體采購(gòu)項(xiàng)目的操作，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商聯(lián)系、采購(gòu)談判、合同簽訂等。質(zhì)量檢驗(yàn)員：參與采購(gòu)物資的檢驗(yàn)工作，確保物資質(zhì)量符合要求。合同管理員：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、履行跟蹤及歸檔等工作。三、采購(gòu)流程（一）需求申報(bào)1.公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至招采管理中心。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.招采管理中心收到采購(gòu)需求申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總分析。2.根據(jù)需求的緊急程度、采購(gòu)金額等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，形成考察報(bào)告。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入符合條件的供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交相關(guān)資質(zhì)證明文件。招采管理中心組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后納入公司供應(yīng)商庫(kù)。3.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)劃分，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)金額、物資特性等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，必須進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)。2.采購(gòu)文件編制采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目特點(diǎn)和采購(gòu)方式，編制采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)需求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.發(fā)布采購(gòu)信息對(duì)于公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等采購(gòu)方式，通過(guò)指定媒體發(fā)布采購(gòu)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)等，向供應(yīng)商庫(kù)中的合格供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)。4.開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)或談判按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)或談判活動(dòng)。開(kāi)標(biāo)過(guò)程中，當(dāng)眾宣讀供應(yīng)商的投標(biāo)報(bào)價(jià)等信息。評(píng)標(biāo)委員會(huì)或談判小組按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判要求，對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或談判響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審和比較。5.確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標(biāo)通知書或成交通知書。采購(gòu)部門與中標(biāo)或成交供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，簽訂采購(gòu)合同。（五）合同簽訂與執(zhí)行1.合同簽訂合同管理員根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。2.合同執(zhí)行采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。質(zhì)量檢驗(yàn)員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。（六）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)員等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，按照合同約定處理，如退貨、換貨等。2.付款供應(yīng)商提交付款申請(qǐng)及相關(guān)發(fā)票等資料后，采購(gòu)部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間安排付款。（七）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)過(guò)程中形成的各類文件、資料，包括采購(gòu)需求申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，由合同管理員負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。2.采購(gòu)檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，妥善保管，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、采購(gòu)方式管理（一）公開(kāi)招標(biāo)1.適用范圍：采購(gòu)金額達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)且符合相關(guān)規(guī)定的項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序編制招標(biāo)文件。發(fā)布招標(biāo)公告。發(fā)售招標(biāo)文件。接收投標(biāo)文件。開(kāi)標(biāo)。評(píng)標(biāo)。定標(biāo)。發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的。采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的。2.邀請(qǐng)程序確定邀請(qǐng)供應(yīng)商名單。向邀請(qǐng)供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。后續(xù)程序與公開(kāi)招標(biāo)類似。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式：招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。2.談判程序成立談判小組。制定談判文件。確定邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單。談判。確定成交供應(yīng)商。簽訂合同。（四）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序成立詢價(jià)小組。確定被詢價(jià)的供應(yīng)商名單。向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單。供應(yīng)商報(bào)價(jià)。確定成交供應(yīng)商。簽訂合同。（五）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源方式采購(gòu)：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的。發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的。必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.采購(gòu)程序提出申請(qǐng)。進(jìn)行論證。確定供應(yīng)商。簽訂合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與準(zhǔn)入1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)渠道網(wǎng)絡(luò)搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索相關(guān)供應(yīng)商信息。行業(yè)推薦：向行業(yè)協(xié)會(huì)、同行企業(yè)等咨詢推薦供應(yīng)商。供應(yīng)商自薦：接收供應(yīng)商主動(dòng)提交的自薦材料。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件具有合法經(jīng)營(yíng)資格，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等證件齊全。具有良好的信譽(yù)和商業(yè)道德，無(wú)不良記錄。具備相應(yīng)的生產(chǎn)能力或服務(wù)能力，能夠滿足公司采購(gòu)需求。產(chǎn)品質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具有質(zhì)量保證體系。具有完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的售后服務(wù)需求。3.準(zhǔn)入流程供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》及相關(guān)資質(zhì)證明文件。招采管理中心組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，將供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫(kù)。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.評(píng)價(jià)指標(biāo)質(zhì)量指標(biāo)：包括產(chǎn)品合格率、退貨率等。交貨期指標(biāo)：按時(shí)交貨率等。價(jià)格指標(biāo)：采購(gòu)價(jià)格合理性等。服務(wù)指標(biāo)：售后服務(wù)響應(yīng)速度、服務(wù)質(zhì)量等。2.評(píng)價(jià)周期定期評(píng)價(jià)：每季度或每半年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評(píng)價(jià)。不定期評(píng)價(jià)：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行不定期評(píng)價(jià)。3.考核方式評(píng)分制：根據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，按照得分情況進(jìn)行等級(jí)劃分。一票否決制：對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨期延誤等重大問(wèn)題的供應(yīng)商，實(shí)行一票否決，取消其合作資格。4.結(jié)果應(yīng)用對(duì)于評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.信息更新要求供應(yīng)商定期更新公司信息，包括聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力等。招采管理中心及時(shí)掌握供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)變化情況。2.重新評(píng)估當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生重大變化，如股權(quán)變更、生產(chǎn)地址變更、經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整等，重新對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，確定是否繼續(xù)合作。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、物資短缺等。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)物資質(zhì)量不符合要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。3.交貨期風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商未能按時(shí)交貨，導(dǎo)致項(xiàng)目延誤。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不完善、合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛等。5.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定價(jià)格波動(dòng)時(shí)的調(diào)整方式。適當(dāng)儲(chǔ)備物資，應(yīng)對(duì)物資短缺情況。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，明確質(zhì)量責(zé)任。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審核，確保其質(zhì)量體系穩(wěn)定運(yùn)行。3.交貨期風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確交貨期及違約責(zé)任。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況。對(duì)于關(guān)鍵物資，制定備用采購(gòu)方案，防止因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹诱`。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)合同管理，合同條款應(yīng)明確、詳細(xì)、合法，避免模糊不清和歧義。合同簽訂前進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同合法有效。建立合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)處理合同糾紛。5.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和信譽(yù)評(píng)估，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商合作。要求供應(yīng)商提供擔(dān)保或保證金，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)采取替代措施。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.招采管理中心內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行日常監(jiān)督。2.定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)文件的規(guī)范性、合同簽訂與履行情況等。3