檔案、資料管理規定?一、總則1.目的為加強公司檔案、資料的科學管理，確保檔案、資料的完整、準確、系統和安全，提高檔案、資料的利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案、資料的管理。3.職責分工綜合管理部門負責制定和完善檔案、資料管理的各項規章制度，并監督執行。集中統一管理公司的各類檔案，包括但不限于行政檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等，進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。負責檔案、資料的日常保管、借閱、查閱、歸還等管理工作，確保檔案、資料的安全和完整。定期對檔案、資料進行清查、盤點，對損壞、變質的檔案、資料及時進行修復和處理。負責組織開展檔案、資料的信息化建設，建立電子檔案管理系統，實現檔案、資料的數字化存儲和檢索利用。各部門負責本部門工作中形成的各類檔案、資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案、資料的真實性、完整性和準確性。明確本部門檔案、資料管理的兼職人員，負責與綜合管理部門溝通協調，做好本部門檔案、資料的日常管理和移交工作。根據工作需要，及時向綜合管理部門申請查閱、借閱檔案、資料，并按照規定使用和歸還。二、檔案、資料的收集與整理1.收集范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等材料，均屬收集范圍。具體包括但不限于：行政管理類：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、合同協議、證照印章、辦公自動化文件等。人事管理類：員工檔案、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利文件、人事任免文件等。財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預算與決算資料、稅務資料等。業務經營類：市場調研報告、銷售合同、客戶資料、項目文檔、招投標文件、技術資料、產品研發資料、生產記錄等。其他類：公司榮譽證書、宣傳資料、照片、錄音錄像資料等。2.收集要求各部門應明確檔案、資料收集的責任人，按照規定的時間和要求及時收集本部門工作中形成的各類檔案、資料，確保無遺漏。收集的檔案、資料應內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，同時保持材料的原始性和真實性，不得隨意涂改、偽造。對于電子文件，應按照公司電子文件管理相關規定進行收集，確保電子文件的格式規范、存儲完整，并與紙質文件內容一致。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。歸檔的文件材料應齊全完整，已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。整理過程中應按照分類方案進行分類，同一類別的文件應按照時間順序或重要程度排列，編號清晰，便于查找。4.整理方法行政管理類檔案按照文件的性質、內容和形成時間，分為上級文件、公司文件、部門文件等類別，每類再按照發文時間順序排列。對每份文件進行編號，編號應具有唯一性，便于檢索和管理。編制文件目錄，包括文件編號、文號、標題、發文時間、發文部門等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。人事管理類檔案按照員工類別，分為在職員工檔案、離職員工檔案等。在職員工檔案按照個人信息、工作經歷、培訓記錄、績效考核、薪酬福利等類別進行整理，每份材料應注明日期，并按照時間順序排列。離職員工檔案應包括離職手續辦理資料、離職審計報告等相關材料，單獨整理成冊。建立員工檔案索引，記錄員工姓名、檔案編號、入職時間、崗位等信息，方便查詢。財務管理類檔案按照會計年度和檔案類別，分為會計憑證、賬簿、報表、審計報告等類別。會計憑證應按照月份和記賬順序裝訂成冊，每冊應編制封面，注明年度、月份、憑證起止號等信息。賬簿應按照總賬、明細賬、日記賬等分別整理，每本賬簿應編制目錄，注明賬戶名稱、頁碼等信息。報表應按照年度和月份整理，編制報表清單，注明報表名稱、報送日期等信息。審計報告應按照審計項目分別整理，每份報告應注明審計時間、審計機構等信息。業務經營類檔案根據業務類型和項目特點，制定具體的分類方案。例如，銷售業務檔案可按照客戶類別、合同簽訂時間、項目進展階段等進行分類；項目文檔可按照項目名稱、項目周期、文檔類型等進行分類。對于每個項目或業務單元，應建立項目檔案清單，記錄項目名稱、檔案編號、檔案內容簡介、形成時間等信息。業務經營類檔案中的技術資料、產品研發資料等應按照專業領域和技術流程進行整理，確保資料的系統性和完整性。其他類檔案照片檔案應按照拍攝時間、主題、地點等進行分類整理，每張照片應注明拍攝日期、拍攝者、照片內容說明等信息，并沖印成冊或制作電子相冊。錄音錄像檔案應按照錄制時間、主題、內容等進行分類整理，標注錄制日期、錄制人、時長等信息，并存儲在合適的介質上。公司榮譽證書、宣傳資料等應按照類別和時間順序整理，建立清單，注明證書名稱、頒發單位、頒發時間、資料名稱、制作時間等信息。三、檔案、資料的歸檔1.歸檔時間各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案、資料整理完畢，并移交至綜合管理部門歸檔。對于重要的或緊急的項目檔案、資料，應在項目結束后[規定時間]內及時歸檔。2.歸檔程序各部門檔案、資料整理人員應填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案、資料的名稱、數量、類別、起止時間等信息，一式兩份，雙方簽字確認。綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案、資料進行核對、檢查，確認無誤后，在《檔案移交清單》上簽字，并將其中一份返還給移交部門留存，另一份作為檔案歸檔依據。檔案管理人員按照檔案整理要求對歸檔的檔案、資料進行進一步整理、編目、裝訂等工作，確保檔案符合歸檔標準，并將其歸入相應的檔案類別和保管期限。四、檔案、資料的保管1.保管場所綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案、資料。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.保管方式檔案、資料應按照類別、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找和利用。紙質檔案應采用檔案盒、檔案柜等進行存放，檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限等信息；電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并建立備份機制，定期進行數據備份，防止數據丟失。對于重要的或珍貴的檔案、資料，如公司歷史檔案、重大項目檔案、重要合同協議等，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲、定期檢查等。3.保管期限檔案、資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關規定和公司實際情況確定。永久保管的檔案：公司設立、變更、終止的文件材料；公司章程、股東名冊、股權結構、注冊資本、營業執照等文件；公司重要合同協議、重大決策文件、財務審計報告等具有重要歷史價值和法律憑證作用的文件。長期保管的檔案：公司經營管理活動中形成的重要文件材料，如年度工作計劃與總結、人事任免文件、重要會議記錄、業務合同等，保管期限一般為[X]年。短期保管的檔案：公司一般性工作文件材料，如日常辦公文件、一般性業務資料等，保管期限一般為[X]年。檔案保管期限屆滿后，由綜合管理部門會同相關部門進行鑒定，經公司領導批準后，按照規定進行銷毀或繼續保存。五、檔案、資料的借閱與查閱1.借閱規定公司內部人員因工作需要借閱檔案、資料時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案、資料的名稱、用途、借閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交至綜合管理部門審批。綜合管理部門檔案管理人員根據申請內容進行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案、資料，需經公司分管領導批準后方可借閱。借閱人員應按照批準的借閱時間和范圍使用檔案、資料，不得擅自轉借他人或帶出公司。如需延長借閱時間，應提前辦理續借手續。借閱人員在借閱期間應妥善保管檔案、資料，不得涂改、損壞、丟失。如發現檔案、資料有損壞或丟失情況，應及時向綜合管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。借閱完畢后，借閱人員應按時歸還檔案、資料，由檔案管理人員進行核對、檢查，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。2.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱檔案、資料時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案、資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交至綜合管理部門審批。綜合管理部門檔案管理人員根據申請內容進行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案、資料，需經公司分管領導批準后方可查閱。查閱人員應在檔案管理人員指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案、資料帶出查閱場所。查閱過程中如需摘錄或復印檔案、資料內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行登記。查閱完畢后，查閱人員應將檔案、資料歸還原位，不得隨意亂放。檔案管理人員應對查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。六、檔案、資料的鑒定與銷毀1.鑒定工作綜合管理部門應定期組織檔案、資料的鑒定工作，一般每[X]年進行一次。鑒定工作由綜合管理部門會同相關部門組成鑒定小組，對保管期限屆滿的檔案、資料進行全面審查和鑒定。鑒定小組應根據檔案、資料的保存價值和歷史意義，結合公司實際情況，確定檔案、資料的存毀意見。鑒定意見應形成書面報告，經公司領導批準后執行。2.銷毀程序對于決定銷毀的檔案、資料，應編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案、資料的名稱、數量、類別、保管期限等信息，一式兩份，經鑒定小組負責人和公司領導簽字確認。檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案、資料的信息無法恢復。銷毀過程應由專人負責監督，并在《檔案銷毀清單》上記錄銷毀時間、地點、方式等信息。銷毀完畢后，《檔案銷毀清單》一份留存綜合管理部門作為檔案銷毀記錄，另一份與相關審批文件一起歸檔保存。七、檔案、資料的信息化管理1.信息化建設目標建立完善的電子檔案管理系統，實現檔案、資料的數字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。通過信息化手段，對檔案、資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、鑒定、銷毀等全過程進行規范化管理，確保檔案信息的安全和完整。2.電子檔案的收集與整理各部門應按照公司電子文件管理相關規定，及時將工作中形成的電子文件收集整理，并移交至綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對接收的電子文件進行格式轉換、元數據著錄、分類整理等工作，確保電子文件符合電子檔案管理系統的要求，并與紙質檔案內容一致。3.電子檔案的存儲與備份電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等多種存儲方式進行數據備份，確保數據的安全性和可靠性。定期對電子檔案進行數據備份，備份數據應異地存放，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。4.電子檔案管理系統的使用與維護公司員工應通過電子檔案管理系統進行檔案、資料的查閱、借閱等操作，遵守系統的使用規定和操作流程。綜合管理部門應安排專人負責電子檔案管理系統的日常維護和管理，及時處理系統故障和數據問題，確保系統的正常運行。定期對電子檔案管理系統進行升級和優化，提高系統的性能和功能，滿足公司檔案管理工作的需要。八、監督與考核1.監督檢查綜合管理部門應定期對各部門檔案、資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案、資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等情況。對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改情