檔案管理辦法修改稿?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。3.定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。建立健全檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。負責檔案的安全保護工作，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全與完整。積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案資料支持。組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時保管工作。定期將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關工作，如檔案的查詢、借閱等。督促本部門員工及時將工作中形成的文件材料交兼職檔案員整理歸檔，確保檔案的齊全完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、審計報告等。公司各類會議文件、記錄、紀要等，包括公司級會議、部門會議、專題會議等。公司各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的文件，如合同協(xié)議、項目計劃、工作報告、技術文件、業(yè)務報表等。公司行政管理工作中形成的文件，如人事檔案、考勤記錄、財務報表、辦公文件等。公司對外宣傳、公關活動中形成的文件，如宣傳資料、新聞稿件、活動照片、視頻等。公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門及員工應及時將工作中形成的文件材料移交兼職檔案員，不得積壓、延誤或私自留存。歸檔的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。電子文件應確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式存儲，并進行必要的備份。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。采用年度機構（部門）保管期限分類法進行整理。首先按年度將檔案分開，然后在每個年度內(nèi)按機構（部門）分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類。對每份文件進行編號，編制歸檔文件目錄，目錄應包含文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。對破損的文件應進行修復，字跡模糊或易褪色的文件應進行復制或摘抄。四、檔案的分類與編號1.分類行政管理類：包括公司組織架構、人事管理、行政管理、財務管理、審計監(jiān)察等方面的文件。業(yè)務管理類：涵蓋公司各類業(yè)務活動的文件，如市場營銷、項目管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、采購管理、銷售管理等。技術研發(fā)類：涉及公司技術研發(fā)過程中產(chǎn)生的文件，如研發(fā)項目計劃、技術方案、實驗報告、專利申請等。合同協(xié)議類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。黨群工作類：如黨組織建設、工會工作、共青團工作等方面的文件。聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。實物檔案類：如公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、紀念品等。2.編號檔案編號采用"年度+分類代碼+順序號"的結構。年度用四位數(shù)字表示，如"2023"。分類代碼根據(jù)上述分類分別用兩位字母表示，例如行政管理類為"XG"，業(yè)務管理類為"YW"等。順序號為每類檔案內(nèi)按歸檔順序編制的流水號，用四位數(shù)字表示，不足四位的前面補零。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為"2023XG0001"。五、檔案的保管1.保管期限劃分永久：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司設立、變更、注銷的文件，重要的合同協(xié)議，年度財務決算等。長期：保存期限為1650年的檔案。如一般性業(yè)務文件、中期項目資料等。短期：保存期限為15年以下的檔案。如一般性的行政文件、臨時性業(yè)務資料等。2.保管方式檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、溫濕度控制設備等，確保檔案的安全保管。檔案應按分類順序上架存放，標識清晰，便于查找。對電子檔案應進行定期備份，存儲于不同介質(zhì)，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.庫房管理檔案庫房應保持清潔、整齊，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。嚴格控制庫房的溫濕度，溫度一般保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、高效、便捷的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項工作提供及時有效的服務。嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，履行必要的審批手續(xù)。2.查閱程序公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門對查閱申請進行審核，批準后安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等。查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復印或摘抄的內(nèi)容。3.借閱程序因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對所借檔案妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。如有違反，應承擔相應的責任。借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。對擬銷毀的檔案應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.銷毀《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔保存。八、檔案信息化管理1.信息化建設目標逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.數(shù)字化處理對重要檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行分類存儲和備份。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保其真實性、完整性和可讀性。3.信息化系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便