竣工檔案編制及報(bào)送規(guī)定?一、總則1.目的竣工檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，是評(píng)定工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)，也是工程交付使用后進(jìn)行維修、改造、管理以及工程擴(kuò)建、改建的重要憑證。為加強(qiáng)竣工檔案管理，確保竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司投資建設(shè)的各類工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造等項(xiàng)目的竣工檔案編制及報(bào)送工作。3.編制原則竣工檔案應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性的原則。必須如實(shí)反映工程建設(shè)全過程的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分類科學(xué)，排列有序，便于查閱和利用。竣工檔案的編制應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，實(shí)行"誰形成、誰整理"的責(zé)任制，各部門和參建單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理本部門或本單位形成的工程文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位移交。二、竣工檔案的內(nèi)容及分類竣工檔案應(yīng)包括工程前期文件、工程施工文件、工程竣工圖、工程竣工驗(yàn)收文件等。具體分類如下：1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)、項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及批復(fù)等文件。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證件。工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。工程合同，包括勘察合同、設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同等。2.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等文件。工程測(cè)量、地質(zhì)勘察記錄，包括測(cè)量放線記錄、地質(zhì)勘察報(bào)告等。材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。隱蔽工程驗(yàn)收記錄，包括基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽部位的驗(yàn)收記錄。分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，包括各分項(xiàng)、分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、評(píng)定表等。工程質(zhì)量事故處理記錄，包括質(zhì)量事故報(bào)告、處理方案及處理結(jié)果等。施工日志，記錄每日工程施工情況。工程變更文件，包括工程變更通知、變更圖紙、變更洽商記錄等。3.工程竣工圖建筑竣工圖，包括建筑各層平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖等。結(jié)構(gòu)竣工圖，包括基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)平面圖、柱網(wǎng)布置圖、梁配筋圖、板配筋圖等。電氣竣工圖，包括電氣系統(tǒng)圖、平面圖、控制原理圖、設(shè)備布置圖等。給排水竣工圖，包括給排水系統(tǒng)圖、平面圖、管道節(jié)點(diǎn)圖等。通風(fēng)與空調(diào)竣工圖，包括通風(fēng)與空調(diào)系統(tǒng)圖、平面圖、設(shè)備布置圖等。消防竣工圖，包括消防系統(tǒng)圖、平面圖、設(shè)備布置圖等。其他專業(yè)竣工圖，根據(jù)工程實(shí)際情況編制。4.工程竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、建設(shè)依據(jù)、工程質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)論等。工程質(zhì)量保修書，明確工程質(zhì)量保修范圍、期限和責(zé)任等。工程竣工結(jié)算報(bào)告及審核意見。工程竣工決算報(bào)告及審計(jì)報(bào)告。工程竣工驗(yàn)收備案表及相關(guān)證明文件。三、竣工檔案的編制要求1.紙質(zhì)文件編制要求紙張規(guī)格：一般采用A4幅面（297mm×210mm）。對(duì)于圖紙等較大幅面的文件，應(yīng)折疊成A4幅面后裝訂。書寫材料：應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆等。字跡要求：字跡應(yīng)清晰、工整、規(guī)范，不得潦草、模糊。簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰，符合相關(guān)規(guī)定。裝訂要求：應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬夾或塑料夾裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不缺頁(yè)。2.電子文件編制要求格式要求：電子文件應(yīng)采用通用的、不易損壞的格式，如PDF、DOC、XLS、DWG等。對(duì)于掃描件，應(yīng)采用清晰、可識(shí)別的掃描格式，如JPEG、TIFF等。命名要求：電子文件的命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，能夠反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。一般采用"項(xiàng)目名稱+文件類別+日期+序號(hào)"的方式命名，如"XX項(xiàng)目可行性研究報(bào)告20XX010101"。存儲(chǔ)要求：電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤、光盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件目錄索引，便于查找和管理。3.竣工圖編制要求竣工圖應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際完成情況進(jìn)行繪制，必須與工程實(shí)際相符。不得將設(shè)計(jì)變更內(nèi)容簡(jiǎn)單地標(biāo)注在原施工圖上，而應(yīng)重新繪制竣工圖。竣工圖的繪制應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求，圖面應(yīng)清晰、整潔，線條應(yīng)流暢、準(zhǔn)確。竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖紙右下角的圖標(biāo)欄上方空白處。竣工圖章的內(nèi)容應(yīng)包括"竣工圖"字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期等。竣工圖應(yīng)編制竣工圖目錄，竣工圖目錄應(yīng)包括圖號(hào)、圖名、編制日期等內(nèi)容，且應(yīng)與竣工圖內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。四、竣工檔案的整理1.整理原則竣工檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.整理方法分類組卷：按照竣工檔案的內(nèi)容分類，將同一類別的文件組成一卷或若干卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度排列。編號(hào)編目：對(duì)每一卷檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)編制檔案總目錄，檔案總目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案題名、編制日期、保管期限等內(nèi)容。裝訂編頁(yè)：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，并編寫頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫在頁(yè)面的右上角，正面編在右上角，背面編在左上角。裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、檔案題名、保管期限等內(nèi)容。然后，將檔案盒上架存放，便于查找和利用。五、竣工檔案的報(bào)送1.報(bào)送時(shí)間各參建單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的竣工檔案報(bào)送建設(shè)單位。建設(shè)單位應(yīng)在收到竣工檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)，組織相關(guān)部門對(duì)竣工檔案進(jìn)行審核。審核合格后，建設(shè)單位應(yīng)將竣工檔案報(bào)送當(dāng)?shù)貦n案管理部門備案。2.報(bào)送內(nèi)容紙質(zhì)檔案：應(yīng)報(bào)送一式[X]套，其中原件[X]套，復(fù)印件[X]套。復(fù)印件應(yīng)加蓋單位公章，并注明"與原件相符"字樣。電子檔案：應(yīng)報(bào)送一式[X]套，存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤或光盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并提供電子文件目錄索引。3.報(bào)送要求報(bào)送的竣工檔案應(yīng)符合本規(guī)定的編制及整理要求，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。報(bào)送的竣工檔案應(yīng)裝在專門的檔案盒內(nèi)，并在檔案盒上標(biāo)明項(xiàng)目名稱、檔案類別、檔案編號(hào)、保管期限等內(nèi)容。報(bào)送的竣工檔案應(yīng)附有檔案移交清單，檔案移交清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案題名、編制日期、移交單位、移交人、接收單位、接收人等內(nèi)容。移交清單應(yīng)由移交單位和接收單位雙方簽字確認(rèn)。六、竣工檔案的審核1.審核組織建設(shè)單位應(yīng)成立竣工檔案審核小組，由建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括建設(shè)單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理等。審核小組負(fù)責(zé)對(duì)竣工檔案進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容檔案的完整性：審核竣工檔案是否涵蓋了工程建設(shè)全過程的文件資料，是否齊全完整。檔案的準(zhǔn)確性：審核竣工檔案中的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。檔案的系統(tǒng)性：審核竣工檔案的分類、組卷、編號(hào)、編目等是否符合要求，是否系統(tǒng)規(guī)范。檔案的規(guī)范性：審核竣工檔案的編制格式、書寫材料、簽字蓋章等是否符合規(guī)定，是否規(guī)范統(tǒng)一。3.審核程序初審：審核小組對(duì)報(bào)送的竣工檔案進(jìn)行初步審查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性等方面是否存在問題。初審合格后，審核小組應(yīng)出具初審意見。整改：對(duì)于初審中發(fā)現(xiàn)的問題，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)參建單位進(jìn)行整改。參建單位應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整改后的竣工檔案重新報(bào)送建設(shè)單位。終審：審核小組對(duì)整改后的竣工檔案進(jìn)行終審，確認(rèn)檔案符合要求后，出具終審意見。終審合格的竣工檔案方可報(bào)送當(dāng)?shù)貦n案管理部門備案。七、竣工檔案的保管期限竣工檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定以及工程的重要性、特殊性等因素確定。一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)、項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及批復(fù)等重要文件。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證件。工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工結(jié)算報(bào)告及審核意見、工程竣工決算報(bào)告及審計(jì)報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收備案表及相關(guān)證明文件等。2.長(zhǎng)期保管工程招投標(biāo)文件、工程合同等。工程施工文件中的重要文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量、地質(zhì)勘察記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程竣工圖中的建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖等主要圖紙。3.短期保管工程施工文件中的一般性文件，如施工日志、工程變更文件等。工程竣工圖中的電氣竣工圖、給排水竣工圖、通風(fēng)與空調(diào)竣工圖、消防竣工圖等其他專業(yè)圖紙。八、竣工檔案的利用1.利用原則竣工檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。2.利用方式查閱：建設(shè)單位及相關(guān)部門因工作需要查閱竣工檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱：外單位因工作需要借閱竣工檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。復(fù)制：因工作需要復(fù)制竣工檔案時(shí)，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明"復(fù)制件"字樣。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查建設(shè)單位應(yīng)定期對(duì)各參建單位的竣工檔案編制及報(bào)送工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)竣工檔案的日常管理，確保檔案的安全和完整。2.考核評(píng)價(jià)