記錄歸檔、保管規定?一、總則1.目的為了加強公司各類記錄的有效管理，確保記錄的完整性、準確性和可追溯性，規范記錄的歸檔與保管工作，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司內部各部門在經營管理、生產活動、質量控制、安全管理等過程中產生的各類記錄，包括但不限于文件、報表、合同、協議、報告、檢驗檢測記錄、會議記錄、培訓記錄等。3.職責分工各部門：負責本部門記錄的產生、收集、整理和初步審核，并按規定的時間和要求移交至公司檔案室。檔案室：負責公司記錄的集中歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等管理工作，確保記錄的安全和完整。質量管理部門：負責對記錄的形成、歸檔和保管情況進行監督檢查，確保記錄符合質量管理體系要求。

二、記錄的分類與編號1.記錄分類行政類：包括公司文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結、人事檔案、行政辦公記錄等。財務類：包括財務報表、賬目記錄、憑證、審計報告、稅務資料等。業務類：根據不同業務板塊，如銷售業務記錄（銷售合同、訂單、客戶信息等）、采購業務記錄（采購訂單、供應商資料、采購發票等）、生產業務記錄（生產計劃、工藝文件、生產記錄、設備維護記錄等）、質量業務記錄（檢驗報告、質量控制記錄、不合格品處理記錄等）、研發業務記錄（項目計劃書、實驗記錄、研究報告等）等進行分類。安全類：包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告與處理記錄、應急演練記錄等。其他類：不屬于以上分類的其他記錄。2.記錄編號為便于記錄的識別、檢索和管理，對各類記錄進行統一編號。編號規則如下：編號組成：記錄編號由部門代碼+年份+順序號組成。部門代碼：采用兩位大寫字母表示各部門，具體如下：行政部：AD財務部：FL銷售部：SL采購部：CG生產部：SC質量部：ZL研發部：YF安全部：AQ其他：OT年份：采用四位阿拉伯數字表示記錄產生的年份。順序號：采用四位阿拉伯數字，按記錄產生的先后順序依次編號。示例：銷售部2023年第123號記錄編號為SL20230123。

三、記錄的產生與填寫1.記錄的及時產生各部門在業務活動開展過程中，應按照相關標準、規范和流程及時產生各類記錄，確保記錄與業務活動同步進行，不得事后補記或編造虛假記錄。2.記錄填寫要求內容真實準確：記錄應如實反映業務活動的實際情況，填寫的數據、信息應真實可靠，不得篡改、偽造或隱瞞事實。字跡清晰工整：記錄應使用鋼筆、中性筆或打印機等工具填寫，字跡應清晰、工整，易于辨認，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。完整無缺項：記錄應包含所有必要的信息，不得遺漏重要內容，確保記錄的完整性。對于有固定格式的記錄，應按照格式要求逐一填寫；對于無固定格式的記錄，應根據實際情況詳細記錄相關信息。簽字蓋章齊全：記錄應有記錄人、審核人、批準人等相關人員的簽字，并加蓋部門印章（如有需要），以明確責任。注明日期：記錄應注明產生的日期，日期格式應統一規范，采用年/月/日的形式。

四、記錄的收集與整理1.收集要求定期收集：各部門應指定專人負責記錄的收集工作，按照規定的時間周期（如每月、每季度等）對本部門產生的記錄進行收集，確保記錄不丟失、不遺漏。及時移交：收集后的記錄應及時移交至公司檔案室，不得在部門長期留存積壓。如遇特殊情況需要臨時留存的，應經檔案室同意，并在規定時間內移交。2.整理要求分類整理：檔案室在接收記錄后，應按照記錄分類標準對記錄進行分類整理，將同一類別的記錄集中存放，便于查找和管理。編號排序：對整理好的記錄按照編號順序進行排列，確保記錄的連續性和系統性。裝訂成冊：對于紙張較多、較為零散的記錄，應進行裝訂成冊，并在封面注明記錄名稱、編號、日期、部門等信息。編制目錄：根據記錄的分類和編號，編制記錄目錄，目錄應包含記錄名稱、編號、日期、保管期限等內容，以便于快速檢索和查閱記錄。

五、記錄的歸檔1.歸檔時間記錄應在整理完成后的[X]個工作日內歸檔至公司檔案室。對于重要緊急的記錄，應及時歸檔，確保記錄的時效性。2.歸檔流程填寫歸檔清單：檔案室接收記錄時，應填寫《記錄歸檔清單》，清單內容包括記錄名稱、編號、日期、部門、數量等信息，并由移交人和接收人簽字確認。辦理歸檔手續：移交人將整理好的記錄及《記錄歸檔清單》一并提交給檔案室，檔案室審核無誤后，辦理記錄的歸檔手續，并將歸檔清單存檔一份，以備查閱。存放指定位置：檔案室按照記錄的分類和編號，將記錄存放在指定的檔案柜或存儲設備中，并在檔案柜或存儲設備上標明記錄類別和編號范圍，便于查找和管理。

六、記錄的保管1.保管環境檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準要求：溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在40%60%之間。配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施設備：如滅火器、除濕機、防蟲藥品、監控設備等，確保記錄的安全保管。檔案柜應擺放整齊，便于存取記錄：不同類別的記錄應分開存放，避免混淆。2.保管期限根據記錄的重要性、性質和用途，確定不同記錄的保管期限：保管期限分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長期（[X]年以上）。具體保管期限規定如下：行政類：公司文件、通知、報告等一般保管期限為[X]年；人事檔案長期保管。財務類：財務報表、賬目記錄、憑證等保管期限為[X]年；審計報告、稅務資料等保管期限按照國家相關規定執行。業務類：銷售合同、采購訂單等重要業務記錄保管期限為[X]年；生產記錄、質量控制記錄等與產品質量相關的記錄保管期限為產品保質期后[X]年。安全類：安全管理制度、安全檢查記錄等保管期限為[X]年；事故報告與處理記錄長期保管。對于有特殊要求的記錄，其保管期限按照相關法律法規或合同約定執行：如某些合同約定的保密期限等。3.保管檢查檔案室應定期對記錄的保管情況進行檢查：檢查內容包括記錄的完整性、準確性、存放環境等，發現問題及時采取措施進行處理。每季度進行一次全面檢查：填寫《記錄保管檢查記錄表》，記錄檢查情況和發現的問題及處理結果。在每年年末對全年記錄保管情況進行總結分析：針對存在的問題制定改進措施，不斷提高記錄保管工作質量。

七、記錄的查閱與借閱1.查閱規定因工作需要查閱記錄的人員，應填寫《記錄查閱申請表》：注明查閱記錄的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到檔案室查閱。檔案室工作人員應根據查閱申請表提供的信息，協助查閱人員查找所需記錄：查閱人員只能在檔案室指定的區域內查閱記錄，不得擅自將記錄帶出檔案室。查閱記錄時，應保持記錄的整潔和完好：不得在記錄上涂改、標記、污損或抽取、撤換頁面。如需復印記錄，應經檔案室同意，并在復印件上注明用途和復印日期。查閱完畢后，查閱人員應及時將記錄歸還檔案室：檔案室工作人員核對無誤后，在《記錄查閱申請表》上簽字確認。2.借閱規定因特殊原因需要借閱記錄的人員，應填寫《記錄借閱申請表》：詳細說明借閱記錄的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日：如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管借閱的記錄：不得轉借他人，不得在記錄上擅自涂改、標注、污損或進行其他有損記錄完整性的行為。如發現記錄丟失或損壞，應及時報告檔案室，并承擔相應的賠償責任。借閱人員應在規定的借閱期限內歸還記錄：歸還時，檔案室工作人員應對記錄進行檢查，如無損壞、丟失等情況，在《記錄借閱申請表》上簽字確認。

八、記錄的銷毀1.銷毀條件記錄保管期限屆滿或已失去保存價值：經檔案室核實后，可按照規定程序進行銷毀。因其他特殊原因需要銷毀的記錄：如記錄涉及商業秘密已不再具有保密價值等，應經公司相關領導批準后進行銷毀。2.銷毀流程填寫銷毀申請表：由檔案室提出記錄銷毀申請，填寫《記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經檔案室負責人審核簽字后，報公司分管領導批準。編制銷毀清單：根據批準的銷毀申請，編制《記錄銷毀清單》，清單內容應與銷毀申請表一致，并由申請部門、檔案室等相關人員簽字確認。實施銷毀：由檔案室會同申請部門共同實施記錄銷毀工作，銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保記錄無法恢復。在銷毀過程中，應安排專人進行監督，確保銷毀工作徹底、安全。記錄銷毀記錄：對記錄銷毀過程進行詳細記錄，填寫《記錄銷毀記錄單》，記錄銷毀日期、地點、方式、監督人等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。銷毀記錄單應與銷毀清單一并存檔，保存期限與原記錄保管期限相同。

九、監督與考核1.監督檢查質量管理部門定期對各部門記錄的產生、收集、整理、歸檔和保管情況進行監督檢查：檢查內容包括記錄的填寫質量、完整性、準確性、歸檔及時性、保管環境等方面，發現問題及時提出整改要求，并跟蹤整改落實情況。檔案室負責對記錄的查閱、借閱和銷毀等管理工作進行日常監督：確保各項管理規定的執行到位，防止記錄丟失、損壞、泄露等情況發生。2.考核機制公司將記錄管理工作納入部門績效考核體系：對記錄管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對記錄管理工作不力，存在記錄丟失、損壞、未按時歸檔等問題的部門和個人進行批評教育，并根據情節輕重給予相應的經濟處罰。考核結果作為部門和個人年度評優評先、晉升晉級的重要依據之一：