/2010年2月26日星期五SAPFI財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能詳解1SAPR/3系統(tǒng)中的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)1.1企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化企業(yè)經(jīng)營管理的全球化和多元化推動(dòng)了世界範(fàn)圍內(nèi)企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化，並且使業(yè)務(wù)流程日益複雜。這種趨勢推動(dòng)了產(chǎn)品和業(yè)務(wù)流程的革新和對(duì)資訊高速公路的應(yīng)用。所有這些都要求以更短的反應(yīng)時(shí)間來進(jìn)行更多的協(xié)調(diào)與控制工作。有時(shí)效性的決策必須基於不斷地提供的即時(shí)的資訊。SAPR/3系統(tǒng)提供包括所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)處理流程的集成的解決方案。1.2管理手段由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)和金庫三個(gè)模組組成的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)是整個(gè)解決方案中重要的部分。通過財(cái)會(huì)子系統(tǒng)內(nèi)不同的模組之間的聯(lián)繫和與其他應(yīng)用模組如後勤和人力資源模組的集成，SAPR/3的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)就成為公司所有部門的管理工具。與後勤供應(yīng)鏈中從采購到銷售的資料介面能夠優(yōu)化經(jīng)營管理業(yè)務(wù)流程，而包括與客戶、供應(yīng)商以及金融機(jī)構(gòu)的策略性業(yè)務(wù)夥伴在內(nèi)的功能則更進(jìn)一步強(qiáng)化了SAP的解決方案的有效性。1.3決策的基礎(chǔ)除了提供財(cái)會(huì)資料，財(cái)會(huì)子系統(tǒng)必須首先為公司的戰(zhàn)略決策處理經(jīng)營資料。對(duì)經(jīng)營狀況的計(jì)畫、控制和監(jiān)測功能都已經(jīng)參加到文檔和管理功能中。SAPR/3系統(tǒng)的財(cái)會(huì)子系不受公司規(guī)模的局限。小到一個(gè)銷售代理辦事處，大到一個(gè)跨國集團(tuán)公司均可以應(yīng)用其功能。該系統(tǒng)同時(shí)也能適應(yīng)不同行業(yè)和國家的需要。預(yù)先設(shè)定的系統(tǒng)可以直接用於不同的行業(yè)，例如特別設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表等1.4國際性的應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)於跨國公司，R/3系統(tǒng)提供了可塑性很強(qiáng)的可應(yīng)用於不同國家的功能。R/3系統(tǒng)能夠滿足一些主要的工業(yè)化國家在多語種、多幣種以及那些在稅收政策、報(bào)表和支付方式方面的特殊需求。運(yùn)用SAPR/3系統(tǒng)可以構(gòu)築一個(gè)能夠?qū)Σ煌瑖液偷貐^(qū)的子公司進(jìn)行法定會(huì)計(jì)合併的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。1.5主要功能模組SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)向您提供一整套強(qiáng)有力的應(yīng)用模組。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)(FI)：由總分類帳、應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、固定資產(chǎn)、法定合併以及特殊統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)功能組成；金庫模組(TR)：由現(xiàn)金管理、金庫管理和基金管理組成；管理會(huì)計(jì)(CO)：由一般費(fèi)用本錢核算、生產(chǎn)本錢核算和獲利能力分析組成；以上模組提供了處理經(jīng)營管理業(yè)務(wù)的根本功能，並且滿足了基於決策需求的報(bào)表功能。SAPR/3系統(tǒng)還針對(duì)您的業(yè)務(wù)提供了一些集成的、強(qiáng)有力的附加功能。投資管理(IM)：該模組允許用戶在整個(gè)公司範(fàn)圍內(nèi)對(duì)資產(chǎn)投資項(xiàng)目作計(jì)畫，並且對(duì)每一項(xiàng)具體的投資進(jìn)行控制。業(yè)務(wù)計(jì)畫與控制(EC)：包括管理合併和利潤中心會(huì)計(jì)核算。執(zhí)行資訊系統(tǒng)(EIS)：提供更廣泛的業(yè)務(wù)資料。1.6財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一個(gè)有效的、現(xiàn)代的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)必須滿足內(nèi)部的和法定的會(huì)計(jì)核算方面的要求。法定會(huì)計(jì)必須能夠按有關(guān)規(guī)定向股東、債權(quán)人、勞工組織以及社會(huì)公眾披露並提供所需的資訊，而有效的公司管理會(huì)計(jì)必須包括控制和轉(zhuǎn)移的功能。1.6.1適用性SAPR/3系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)資訊的公開性依據(jù)有關(guān)各國會(huì)計(jì)法規(guī)進(jìn)行了相應(yīng)的定義，同時(shí)也適用於國際性的企業(yè)。R/3的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)符合40多個(gè)主要工業(yè)國其中包括中華人民共和國的會(huì)計(jì)法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，在此，SAP公司保證其軟體系統(tǒng)符合國際性應(yīng)用的要求。1.6.2集成性SAPR/3系統(tǒng)的集成性確保了會(huì)計(jì)資訊能夠滿足自動(dòng)更新的要求。當(dāng)用戶在後勤模組處理業(yè)務(wù)時(shí)，例如物料的收到和發(fā)運(yùn)，這些業(yè)務(wù)所引起的財(cái)務(wù)上的變動(dòng)將立即自動(dòng)地記入會(huì)計(jì)系統(tǒng)。SAPR/3系統(tǒng)充分考慮了關(guān)於公司和財(cái)稅方面的法規(guī)。此外，SAPR/3系統(tǒng)為其用戶提供了電子化處理同業(yè)務(wù)夥伴之間的資料交換的功能，例如與客戶、供應(yīng)商、銀行、保險(xiǎn)公司以及其他信貸機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來。獲取資訊是任何業(yè)務(wù)往來的重要組成局部。明晰的參考資料和各種協(xié)定保證了自動(dòng)處理功能，即便用戶沒有完整的資訊也不妨礙業(yè)務(wù)，比方處理付款。一般講，只有一些例外情況才需要手工處理。SAPR/3的工作流功能包括：?定義週期性業(yè)務(wù)處理任務(wù)；?將這些週期性業(yè)務(wù)指定到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門；?保證用戶要求的期限1.6.3關(guān)於各類憑證的原則在SAPR/3系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務(wù)都將依據(jù)憑證的有關(guān)規(guī)定記帳。這種規(guī)定將保證從資產(chǎn)負(fù)債表到每一張憑證的審計(jì)線索。在用戶完成記帳之後，可以立即看到憑證本身，科目的餘額以及相關(guān)科目的清單。用戶也可以立即對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表和損益表進(jìn)行分析，當(dāng)然，這一切都是清晰準(zhǔn)確地顯示在您的電腦螢?zāi)簧稀?.6.4文檔系統(tǒng)完整的文檔系統(tǒng)也是綜合的與集成的控制系統(tǒng)的根本要素。只有對(duì)所有的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的確認(rèn)才能保證對(duì)企業(yè)的決策層和經(jīng)營層的監(jiān)測。財(cái)會(huì)子系統(tǒng)確保用戶的控制部門能即時(shí)地提供相關(guān)資訊。財(cái)會(huì)子系統(tǒng)由以下模組組成：?總分類帳?法定合併?應(yīng)付帳款?應(yīng)收帳款?固定資產(chǎn)?特殊分類帳1.6.5會(huì)計(jì)科目表總分類帳會(huì)計(jì)核算所使用的會(huì)計(jì)科目表既可以用於單個(gè)的公司，也可以運(yùn)用於整個(gè)集團(tuán)公司。如果SAP的系統(tǒng)必須同時(shí)滿足跨國公司和特定國家的法規(guī)的要求，用戶可以分別定義會(huì)計(jì)科目表，保證財(cái)會(huì)方面的功能。SAP提供的樣板會(huì)計(jì)科目表可以使用戶方便地實(shí)現(xiàn)這方面的功能。當(dāng)然，用戶也可以重新創(chuàng)建一個(gè)(或多個(gè))會(huì)計(jì)科目表。1.6.6貨幣為了滿足許多國家對(duì)貨幣的法規(guī)的要求，SAP系統(tǒng)允許用戶同時(shí)使用多達(dá)三種貨幣作為記帳和結(jié)算的本位幣。所有的業(yè)務(wù)處理均能以記帳本位幣、集團(tuán)公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。R/3系統(tǒng)提供了自動(dòng)處理有關(guān)外幣評(píng)估、資訊分類以及應(yīng)收帳款到期處理的功能。這些將對(duì)用戶的月末和年終結(jié)算有很大幫助。1.6.7資產(chǎn)負(fù)債表SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)可以根據(jù)不同的類型，維護(hù)不同的資產(chǎn)負(fù)債表：?科目餘額清單?資金流的分析表?結(jié)算日期的資產(chǎn)負(fù)債表?年度財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當(dāng)?shù)年P(guān)於企業(yè)運(yùn)作狀況的資訊。在後勤和人力資源管理子系統(tǒng)發(fā)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)也會(huì)即時(shí)地更新有關(guān)記錄。在後勤子系統(tǒng)記錄的業(yè)務(wù)處理會(huì)自動(dòng)地記入財(cái)會(huì)系統(tǒng)，如果有必要，也能記入管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)。這就保證了在後勤子系統(tǒng)發(fā)生的諸如收到貨物和銷售產(chǎn)品這樣一些業(yè)務(wù)，能夠同時(shí)反映到財(cái)會(huì)系統(tǒng)中，有效地保證了資料的一致性。同樣地，諸如工資、獎(jiǎng)金等業(yè)務(wù)也會(huì)得到同樣的處理。1.6.8明細(xì)分類帳除了能夠?qū)⑨崆谧酉到y(tǒng)與財(cái)會(huì)子系統(tǒng)集成之外，在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)內(nèi)，總分類帳同樣能夠與明細(xì)分類帳緊密連接。所有與明細(xì)分類帳中借方和貸方科目(包括固定資產(chǎn)模組)有關(guān)的業(yè)務(wù)，均會(huì)同時(shí)反映到總分類帳和資產(chǎn)負(fù)債表上。因此，明細(xì)分類帳與總分類帳之間總是一致的。1.6.9合併財(cái)務(wù)報(bào)表與單獨(dú)的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表相比，合併財(cái)務(wù)報(bào)表已經(jīng)顯得日益重要。SAP系統(tǒng)允許客戶能夠選擇多種方式來對(duì)集團(tuán)公司下屬的各個(gè)子公司的業(yè)績進(jìn)行評(píng)估。集團(tuán)公司的合併資產(chǎn)負(fù)債表不是簡單地將子公司的資產(chǎn)負(fù)債表進(jìn)行簡單地相加而得。合併資產(chǎn)負(fù)債表應(yīng)當(dāng)反映對(duì)資產(chǎn)、應(yīng)收帳款、債務(wù)、利潤和銷售收入進(jìn)行重新分類、評(píng)估和合併。1.6.10法定合併在SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的法定合併模組中，對(duì)這一功能有非常形象的描述。通過與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的集成，資料可以直接從各個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)表中匯總過來，這就使法定合併的業(yè)務(wù)處理大為簡化，此外，還可以減少因?yàn)椴煌能涹w的使用而造成的資料轉(zhuǎn)移中帶來的錯(cuò)誤。除了法定合併以外，SAP系統(tǒng)允許用戶在計(jì)畫值的基礎(chǔ)上經(jīng)常地結(jié)算和作合併會(huì)計(jì)報(bào)表，另外，用戶還可以對(duì)不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域自行定義報(bào)表。1.6.11應(yīng)收帳款應(yīng)收帳款模組是在SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中對(duì)客戶帳戶進(jìn)行監(jiān)測與控制的模組。在此模組中，帳戶分析、示警報(bào)告、逾期清單以及靈活的催款功能，都使用戶可以方便地處理客戶未清項(xiàng)。而信函功能能適合任何企業(yè)的要求，可以用於付款通知書、對(duì)帳單和帳戶清單。在收款時(shí)，用戶既可以用簡便的直接輸入方式，也可以使用自動(dòng)資料傳輸方式。同銷售與分銷模組、現(xiàn)金管理模組以及在損益表中的客戶特定的功能之間的介面，為所有業(yè)務(wù)處理提供更多的資訊。此外，SAP的信貸管理、流動(dòng)資金計(jì)畫以及利潤核算功能也能提供即時(shí)的和一致化的資料。1.6.12應(yīng)付帳款SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的應(yīng)付帳款模組對(duì)所有供應(yīng)商的財(cái)會(huì)資料進(jìn)行管理。它是與採購模組集成的一個(gè)局部，也是銷售與分銷模組中關(guān)於發(fā)貨、發(fā)票和付款資料的來源。包括折扣在內(nèi)的付款功能可以用正規(guī)的書面形式和電子資料交換媒介(如EDIFACT,EDI)來處理。系統(tǒng)支援所有國際支付方式。為檢索未清項(xiàng)，系統(tǒng)提供帳戶分析、逾期分析、以及風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)偟墓δ堋Ｔ趹?yīng)收帳款模組中，餘額審計(jì)線索、帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業(yè)務(wù)處理。1.6.13固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算在SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模組中，參加了許多新功能。它們反映了在固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域中的新需求，如：?在生產(chǎn)自動(dòng)化方面日益增長的需求?品質(zhì)要求不斷提高?越來越複雜的設(shè)備和更多的法規(guī)方面的要求SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模組能涵蓋所有主要工業(yè)國家在法定報(bào)表和對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估方面的要求。能處理資產(chǎn)的購置、廢棄、轉(zhuǎn)移和折舊等業(yè)務(wù)的輸入、計(jì)算和處置。除了法定的對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估，用戶可以自定義許多折舊和評(píng)估的方法。系統(tǒng)提供了靈活的功能使用戶可以對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行不同方式的折舊、估算利息以及保險(xiǎn)金方面的處理。同樣，用戶也可以在內(nèi)局部析時(shí)選擇不同的指標(biāo)和順序來處理報(bào)表功能。用戶自定義的對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估模擬優(yōu)化了用戶的計(jì)畫處理。這種模擬的功能為用戶提供了對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的不同視角，並且能處理計(jì)畫值和實(shí)際的投資。1.6.14特殊分類帳SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的特殊分類帳模組為特定的客戶提供了特殊的計(jì)算功能。在此模塊中，一個(gè)分類帳可以通過對(duì)科目的特殊設(shè)置(如本錢中心、產(chǎn)品等)，獲得不同的視角來反映科目的餘額。它能滿足不同的廠商對(duì)報(bào)表的要求。用戶可以對(duì)每一個(gè)分類帳進(jìn)行計(jì)畫、分配和貨幣轉(zhuǎn)換處理。當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，這些特殊分類帳也能自動(dòng)地更新。2財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)一個(gè)有效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)不僅僅包括帳本、科目和憑證，組織結(jié)構(gòu)也是其根本組成局部。組織結(jié)構(gòu)針對(duì)公司制度、稅收制度和管理上的要求來設(shè)置參數(shù)。2.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的集成SAPR/3系統(tǒng)運(yùn)用明確的或隱含的科目分配原則，將相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)單元來更新分類帳。系統(tǒng)還允許用戶在那些屬於SAPR/3管理會(huì)計(jì)模組中的管理會(huì)計(jì)專案，如本錢中心、訂單、本錢物件和利潤中心等之間轉(zhuǎn)移實(shí)際價(jià)值。對(duì)當(dāng)前公司結(jié)構(gòu)和未來策略的描述取決於用戶在SAPR/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中如何使用這些組織結(jié)構(gòu)的術(shù)語：?集團(tuán)公司?公司?公司代碼?業(yè)務(wù)部門?利潤中心2.2公司代碼在最簡化的情況下，公司代碼就是一個(gè)會(huì)計(jì)實(shí)體，在其內(nèi)部沒有任何法定報(bào)表的要求。在比較複雜的公司結(jié)構(gòu)中，R/3系統(tǒng)的分級(jí)功能往往用於劃分或集成公司的組成局部，這就引出了兩個(gè)通常的公司概念集中式模式和分散式模式。2.3集中式公司的管理模式公司代表了一個(gè)獨(dú)立法人實(shí)體，由一個(gè)或多個(gè)公司代碼組成。公司代碼是一個(gè)法定的會(huì)計(jì)主體。在公司代碼中確定會(huì)計(jì)年度、幣種以及稅務(wù)報(bào)表。業(yè)務(wù)部門能幫助描述出企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)。用戶可以用業(yè)務(wù)部門來對(duì)產(chǎn)品組或地區(qū)性結(jié)構(gòu)的資產(chǎn)和盈虧狀況進(jìn)行分析。利潤中心是一個(gè)富有靈活性的管理會(huì)計(jì)概念，用於對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的職責(zé)進(jìn)行分析。一個(gè)公司內(nèi)部的一些專案如本錢中心、資產(chǎn)、物料以及象生產(chǎn)和客戶訂單等衡量企業(yè)經(jīng)營狀況的專案都被歸結(jié)於利潤中心。此外，利潤中心中的內(nèi)容要比業(yè)務(wù)部門更為詳盡。2.4分散式公司的管理模式公司是一個(gè)獨(dú)立法人實(shí)體，在此同集中式相同。公司代碼在這種模式下表示一些高度獨(dú)立並且分散式的業(yè)務(wù)單位，這些部門可以彙集到會(huì)計(jì)單元中。SAPR/3的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)能夠自動(dòng)處理跨公司代碼的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)對(duì)每個(gè)涉及這類業(yè)務(wù)的公司代碼產(chǎn)生憑證。業(yè)務(wù)部門和利潤中心的概念在此與集中式模式中相同。2.4.1分散式系統(tǒng)（ALE）這裏對(duì)公司業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的考慮超出了電腦系統(tǒng)在描述一個(gè)公司的業(yè)務(wù)流程方面的局限。公司業(yè)務(wù)是可以分離的。例如，分散式的後勤系統(tǒng)與一個(gè)集中式的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的組合，或者一個(gè)分散式的客戶和供應(yīng)商管理系統(tǒng)與一個(gè)集中式的金庫子系統(tǒng)的組合。用戶可以使用應(yīng)用連接系統(tǒng)(ALE)在幾個(gè)子系統(tǒng)之間完成這種組合，它允許財(cái)會(huì)子系統(tǒng)保持集中式的功能。系統(tǒng)能以高度的協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)的匯總來防止資料的冗餘。此外，現(xiàn)代的財(cái)會(huì)系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個(gè)確保會(huì)計(jì)資料的適用性和完整性的工具，它們已經(jīng)成為適應(yīng)變化中的業(yè)務(wù)環(huán)境的靈活的電算化系統(tǒng)了。2.5集團(tuán)公司報(bào)表2.5.1集團(tuán)公司複雜的組織日益需要一個(gè)全景式的會(huì)計(jì)報(bào)表。與單獨(dú)的會(huì)計(jì)報(bào)表相比，集團(tuán)公司會(huì)計(jì)報(bào)表顯得越來越重要。另一個(gè)趨勢是，用在特定的方針下作出的資產(chǎn)負(fù)債表來描述一個(gè)集團(tuán)公司。這同單獨(dú)的會(huì)計(jì)報(bào)表是不同的。集團(tuán)公司可以細(xì)分為一些合併的單元。它們可以是象業(yè)務(wù)部門那樣基於法規(guī)要求的獨(dú)立的公司。在集中化的公司裏，經(jīng)營性的公司代碼中的資料都直接集中到集團(tuán)公司總分類帳中。否則，這些資料就週期性地使用ALE協(xié)定記錄到集團(tuán)公司總分類帳中。用戶可以從非SAP的系統(tǒng)中獲得資料，SAP為此提供特殊的工具。對(duì)法定合併單位和集團(tuán)公司進(jìn)行重組的能力是國際性會(huì)計(jì)系統(tǒng)的根本要求。SAP的系統(tǒng)滿足用戶對(duì)資料在法規(guī)方面的要求，這也包括滿足全國性的和地區(qū)性的分散式公司的要求。3作為系統(tǒng)集成的中心總分類帳作為R/3財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的集成的中心，總分類帳為對(duì)外會(huì)計(jì)的要求提供廣泛的功能。其公開性、集成的資料流程和對(duì)用戶友好的介面，滿足了作為現(xiàn)代的，國際化使用的財(cái)會(huì)系統(tǒng)的要求，簡化了財(cái)務(wù)決策的業(yè)務(wù)處理流程。集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業(yè)務(wù)流程的資料。在滿足國際會(huì)計(jì)慣例的前提下，用戶可以用不同的會(huì)計(jì)科目表和貨幣將有關(guān)專案記帳到總分類帳中。使用多種資產(chǎn)負(fù)債表結(jié)構(gòu)的靈活的報(bào)表功能可以從不同的匯總層次上向用戶提供明晰的相關(guān)資料。此外，系統(tǒng)可以讓用戶方便地查尋科目的餘額和行專案。特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模組報(bào)表系統(tǒng)的補(bǔ)充，完成其無法達(dá)到的功能。會(huì)計(jì)年曆可以用於控制週期性的工作如期末結(jié)算等，它可以幫助用戶建立工作計(jì)畫，並將不同的工作分配給特定的人。4總分類帳根本術(shù)語4.1公司代碼根據(jù)國際會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)(IAS)，法定的或獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核心概念。對(duì)獨(dú)立會(huì)計(jì)實(shí)體的一個(gè)根本要求是披露資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。在SAP系統(tǒng)中，公司代碼就代表了獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體。它是從許多不同的業(yè)務(wù)部門中匯總會(huì)計(jì)資料的中心組織結(jié)構(gòu)單元。公司代碼也是對(duì)外會(huì)計(jì)系統(tǒng)的最小組織結(jié)構(gòu)單位，它代表了一個(gè)完整獨(dú)立的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。一個(gè)公司代碼將綜合考慮稅務(wù)、商務(wù)和其他方面的因素，與一個(gè)獨(dú)立的法人公司非常相似。公司代碼在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的功能是什麼？公司代碼是財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的中心組織結(jié)構(gòu)單元，它控制了資產(chǎn)負(fù)債表和損益表資料的披露。4.2業(yè)務(wù)部門公司代碼是一個(gè)法定實(shí)體，代表一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位，除此之外，用戶還可以在公司代碼之外建立代表特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或責(zé)任中心的組織結(jié)構(gòu)，可以將輸入到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的資料分配到指定的單元中，業(yè)務(wù)部門中可以包括各種單位，如產(chǎn)品組、利潤中心、工廠、辦公室等。在一張憑證上，每一個(gè)記帳到總分類帳中的行專案均可以指定到某個(gè)業(yè)務(wù)部門。在此，系統(tǒng)還允許用戶對(duì)記帳到不同的公司代碼中的資料組合成新的資料匯總。所有主要的會(huì)計(jì)項(xiàng)目，如完整的損益表、固定資產(chǎn)、應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、庫存貨物等，均可以在業(yè)務(wù)部門中得到評(píng)估。業(yè)務(wù)部門在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的功能是什麼？業(yè)務(wù)部門是在公司代碼之外的一個(gè)組織結(jié)構(gòu)，它為企業(yè)內(nèi)部的業(yè)績評(píng)估提供了不同的層次和視角。4.3憑證4.3.1憑證原則SAPR/3的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)遵循嚴(yán)格的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證原則。所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都以會(huì)計(jì)憑證方式記帳到會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。憑證是一個(gè)資料載體，它包含了能影響科目餘額的資料，即行專案。憑證具有以下功能：?準(zhǔn)備創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表的直接資料來源；?通過憑證，用戶可以將有關(guān)資料分配到本錢中心、訂單和專案中；?它為許多明細(xì)分類帳的業(yè)務(wù)處理如付款和催款等提供資料。一個(gè)獨(dú)特的憑證創(chuàng)建系統(tǒng)、結(jié)算記帳規(guī)則和嚴(yán)格地審核憑證的格式與內(nèi)容的體系，確保了只有完整正確的憑證才能記帳到財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組中，所有的科目餘額和匯總資料都能正確地回溯到每一個(gè)正確記帳的憑證中。為了能用唯一的標(biāo)準(zhǔn)來處理大量的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組提供以下功能：?用獨(dú)特的記帳和輸入規(guī)則來創(chuàng)建憑證；?由大量的參數(shù)來控制憑證輸入。憑證抬頭是憑證的重要組成局部。憑證抬頭包括憑證號(hào)碼和憑證日期等資料，憑證的主體是若干個(gè)行專案，它們都代表了特定的業(yè)務(wù)。行專案中記錄了業(yè)務(wù)金額、科目和附加的科目分配。4.3.2根本憑證參數(shù)以下根本憑證參數(shù)是用於標(biāo)識(shí)每一個(gè)業(yè)務(wù)處理的：?憑證類型：憑證類型包含用於管理不同的憑證的控制資料；?記帳碼(輸入類型)：記帳碼用於確定行專案記帳的方向，借記或貸記。它還確定了記帳科目的類型(總帳科目或明細(xì)分類帳帳戶)和記帳資料登錄的螢?zāi)桓袷健?憑證號(hào)碼：每一張憑證都有唯一的號(hào)碼，有的是系統(tǒng)自動(dòng)分配，有的是用戶自定義。在任何情況下，SAP系統(tǒng)確保憑證號(hào)碼的唯一性。系統(tǒng)允許用戶按業(yè)務(wù)類型(發(fā)票、預(yù)付定金等)定義憑證號(hào)碼值的範(fàn)圍，這就意味著不同的憑證能被正確地分類和存儲(chǔ)。?科目內(nèi)容和類型：包括付款條件和其他科目的指定。SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組提供所有關(guān)於憑證管理方面的功能，包括在以前的會(huì)計(jì)期間記帳等。在憑證記帳後，其資料可以顯示、更改、沖銷和歸檔。整個(gè)憑證始終是一個(gè)單元，而憑證之間的聯(lián)繫也始終存在。獨(dú)特的憑證原則確保了所有集成的系統(tǒng)和其業(yè)務(wù)或行項(xiàng)目在業(yè)務(wù)上的連接。4.3.3更改憑證憑證在被記帳後也可以更改，當(dāng)然，所有影響科目餘額的欄位是不可更改的，這些欄位包括：?記帳金額?科目號(hào)碼?記帳碼?會(huì)計(jì)年度?稅額有些可以更改的欄位取決於同財(cái)會(huì)子系統(tǒng)一起安裝的模組，用戶可以對(duì)其他欄位定義相應(yīng)的規(guī)則，確定在什麼情況下，什麼時(shí)候和如何進(jìn)行更改。用戶可以指定某些科目分配可以在記帳期間未關(guān)閉時(shí)更改，還可以設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)，確保資料不被更改。在會(huì)計(jì)部門結(jié)算後，把資料傳送到其他系統(tǒng)中。更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。只要有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，用戶可以方便地切換顯示與修改而不會(huì)丟失當(dāng)前顯示的視圖。在SAP財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組中，憑證有什麼功能？SAP的綜合憑證管理體系符合憑證的根本原則，憑證可以快捷方便地按用戶的需要進(jìn)行調(diào)整，並且正確地記帳。4.4會(huì)計(jì)科目表SAPR/3的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組能滿足在法規(guī)、資金流和記帳分類方面的要求，提供靈活可變的方式來建立總分類帳。會(huì)計(jì)科目表是會(huì)計(jì)系統(tǒng)用來記錄資產(chǎn)價(jià)值和價(jià)值流的分類系統(tǒng)，此外，它還確保了科目文本的正確翻譯。在SAP系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)科目表有以下形式：?作為經(jīng)營需要的會(huì)計(jì)科目表。經(jīng)營用的會(huì)計(jì)科目表包含了日常經(jīng)營管理所需要的科目，也允許進(jìn)行特殊的，在公司範(fàn)圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和本錢核算都使用同一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。?作為地區(qū)性的會(huì)計(jì)科目表。地區(qū)性的會(huì)計(jì)科目表包含了為滿足當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)法規(guī)而設(shè)的科目。記帳的資料是基於政府的規(guī)定和預(yù)先定義的一些規(guī)則而處理的，其項(xiàng)目和經(jīng)營用的會(huì)計(jì)科目表有所區(qū)別。?作為集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)科目表。集團(tuán)公司會(huì)計(jì)科目表包含了在集團(tuán)公司內(nèi)使用的所有科目，其記帳資料是基於外部集團(tuán)公司會(huì)計(jì)的要求，集團(tuán)公司會(huì)計(jì)科目表的項(xiàng)目與經(jīng)營用會(huì)計(jì)科目表不同。SAP系統(tǒng)提供定義不同的會(huì)計(jì)科目表的功能，使靈活多變的評(píng)估成為可能。記帳資料可以在公司的層次結(jié)構(gòu)的不同層面上處理。日常的憑證是記帳到經(jīng)營性會(huì)計(jì)科目表中的，同樣，用戶也能按某個(gè)國家的特定要求進(jìn)行會(huì)計(jì)評(píng)估，也可以將經(jīng)營用會(huì)計(jì)科目表與集團(tuán)公司的需要相結(jié)合。4.4.1會(huì)計(jì)科目表的組織結(jié)構(gòu)為了滿足不同的要求來建立會(huì)計(jì)科目表，SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組提供兩種不同的方式來建立一個(gè)或多個(gè)會(huì)計(jì)科目表：?使用集中式的組織結(jié)構(gòu)，用戶指定一個(gè)特定的，通常是在集團(tuán)公司層面上包括所有科目的會(huì)計(jì)科目表，供在集團(tuán)公司內(nèi)的所有公司代碼使用。?使用分散式的組織結(jié)構(gòu)，在公司代碼層面建立會(huì)計(jì)科目表，對(duì)每一個(gè)公司代碼定義一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。它們可以是跨國公司，有許多分部和利潤中心，以及跨幾個(gè)行業(yè)的集團(tuán)公司。4.4.2在多種語言方面的靈活性只要指定所需要的語言代碼，每個(gè)會(huì)計(jì)科目表就可以被翻譯成多種語言。SAPR/3的國際性設(shè)置使用戶在同一會(huì)計(jì)科目表中使用多種語言。其科目名稱在用多種語言輸入後，可以為用戶顯示其所需的語言的內(nèi)容。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組中的會(huì)計(jì)科目表有什麼功能？會(huì)計(jì)科目表在不同層次上的使用，使用戶可以在公司結(jié)構(gòu)的不同層次上處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。4.5總分類帳科目每一個(gè)用於記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的資訊，這些資訊是保存在每個(gè)科目的主記錄中的，它們控制著對(duì)該科目的記帳和對(duì)記帳資料的處理。4.5.1總帳科目主記錄的結(jié)構(gòu)總帳科目主記錄分為兩局部：?關(guān)於會(huì)計(jì)科目表的資料。這局部資料用於整個(gè)主記錄，如總帳科目號(hào)碼，科目名稱，確定科目是資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益表科目。此外，用戶還可以用它來規(guī)定主記錄中用於公司代碼局部的資料的有關(guān)控制資訊，如科目組和螢?zāi)桓袷健?關(guān)於公司代碼的資料。這局部資料包含了如何控制業(yè)務(wù)資料的輸入與記帳的參數(shù)，如何管理科目的資料，以及其他與公司代碼相關(guān)的資料，如貨幣、稅碼、統(tǒng)馭科目、行專案的顯示和未清項(xiàng)的管理等。基於公司的組織結(jié)構(gòu)，兩局部資料既可以分開處理，也可以同時(shí)處理。這就允許用戶按自己公司的慣例來控制對(duì)主記錄的責(zé)任。比方，用戶可以在整個(gè)集團(tuán)公司內(nèi)預(yù)先定義好所有科目中關(guān)於會(huì)計(jì)科目表局部的資料，而屬於各子公司的雇員則只有權(quán)力來處理關(guān)於公司代碼的資料，當(dāng)然，用戶也可以給其雇員處理兩局部資料的許可權(quán)。4.5.2對(duì)主記錄的處理SAP系統(tǒng)可以將創(chuàng)建、修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。用戶可以對(duì)其雇員按照職責(zé)要求給予不同的許可權(quán)。每一個(gè)新的主記錄都被分配到一個(gè)科目組中，科目組是以以下指標(biāo)來對(duì)總帳科目進(jìn)行分類的：?科目號(hào)碼的分配。對(duì)於有相同或相似用途的科目，如銀行存款科目等，用戶可以為之預(yù)定義總帳科目號(hào)碼的數(shù)字範(fàn)圍。?用戶介面的螢?zāi)桓袷健Ｓ脩艨梢詫?duì)總帳科目組指定一些強(qiáng)制性的或選擇性的字段，不需要的欄位可以去掉。SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組為創(chuàng)建總帳科目主記錄提供多種方式，這些方式使用戶能靈活簡便地在系統(tǒng)中設(shè)定所需要的會(huì)計(jì)科目表。用戶既可以使用系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)科目表樣本，也可以自己建立會(huì)計(jì)科目表，以下方式可供用戶選擇使用：?複製一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。用戶可以使用系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)科目表作樣本，複製一個(gè)自己的會(huì)計(jì)科目表，再根據(jù)需要，對(duì)其作一些改動(dòng)。?參照方式。參照系統(tǒng)中現(xiàn)有的會(huì)計(jì)科目表，把所需要的樣本科目設(shè)置到其中，讓系統(tǒng)自動(dòng)建立所有科目。當(dāng)用戶使用標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)時(shí)，這種方式最好。當(dāng)然用戶應(yīng)當(dāng)給科目新的名稱和號(hào)碼。?資料傳送方式。在先前系統(tǒng)中使用的總帳科目主記錄可以傳送到R/3系統(tǒng)中。?樣本科目方式。在系統(tǒng)中預(yù)先定義一些樣本科目，對(duì)許多科目的主記錄中的欄位預(yù)先定義。這種方式在用戶有幾個(gè)公司代碼且它們的業(yè)務(wù)根本相似時(shí)最好。用戶也可以修改、凍結(jié)或刪除個(gè)別的主記錄中的欄位，也能增加一些欄位或增加新的總帳科目。系統(tǒng)提供了靈活多變的查尋功能，所有的輸入都被記錄下來，以保證對(duì)主記錄維護(hù)的正確性。4.5.3行專案顯示行專案顯示的功能使用戶能得到某個(gè)科目中的未清項(xiàng)、統(tǒng)馭科目和暫存項(xiàng)目的概況，用戶能夠確定哪些專案應(yīng)當(dāng)顯示在螢?zāi)簧稀＜词乖陲@示清單已經(jīng)出現(xiàn)在螢?zāi)簧蠒r(shí)，用戶也能動(dòng)態(tài)地改變顯示。多種分類排序的選擇，如按號(hào)碼、憑證日期、科目分配等，使用戶能以對(duì)話模式來選擇、匯總和排列所需要的憑證專案。查尋和匯總功能在相應(yīng)的屏幕上可以方便地地使用。行專案顯示功能適用於：?在一個(gè)公司代碼中的一個(gè)科目?用任務(wù)清單方式顯示集團(tuán)公司中的一個(gè)科目組用戶可以隨時(shí)從行專案清單切換到單個(gè)憑證的顯示。行專案清單可以由系統(tǒng)輸出或在試算表軟體中處理，還可以通過SAP辦公室管理系統(tǒng)以電子郵件方式發(fā)給特定的人，他們可以將其存入自己的微機(jī)中，用Excel軟體處理。4.5.4科目餘額只要當(dāng)憑證記帳到某一個(gè)科目，該科目的餘額就被更新。用行專案顯示的功能可以指出憑證中哪個(gè)行項(xiàng)目被記帳到相應(yīng)的科目，用戶可以顯示科目餘額和相應(yīng)的憑證的行項(xiàng)目。科目餘額按會(huì)計(jì)期間分借貸方向用戶顯示了與之相關(guān)的業(yè)務(wù)資料的概況。可用的分類指標(biāo)包括科目號(hào)碼、公司代碼、會(huì)計(jì)年度、業(yè)務(wù)部門和幣種。在科目餘額顯示中，用戶可以直接進(jìn)入行專案顯示。在SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組中，總帳科目的功能是什麼？大於總帳科目和其功能，以確保對(duì)業(yè)務(wù)處理的正確記帳，同時(shí)有效地管理憑證和顯示行專案。5總分類帳的主要業(yè)務(wù)處理5.1計(jì)畫如果用戶需要一份有意義的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，那麼資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中不同形式的計(jì)畫和實(shí)際值的比較就很重要了。由於以下原因，計(jì)畫功能在SAP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組中具有重要意義。?計(jì)畫中包括了公司代碼、業(yè)務(wù)部門和總帳科目；?會(huì)計(jì)期間的詳細(xì)資料；?所有的相關(guān)參數(shù)；?以不同的形式保存的。在一個(gè)公司代碼中，用戶可以對(duì)科目或科目與業(yè)務(wù)部門的組合作計(jì)畫。計(jì)畫是基於資產(chǎn)負(fù)債表和損益表結(jié)構(gòu)的。SAP的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)包括一些以樹狀結(jié)構(gòu)顯示的可更改的計(jì)畫模式，用戶可以對(duì)以下方面輸入計(jì)畫值：?完整的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表?業(yè)務(wù)部門當(dāng)計(jì)畫值輸入後，用戶能夠作以下工作：?自動(dòng)分配?按期間分配?作為參考?結(jié)轉(zhuǎn)?複製它們可以快捷地以不同的形式顯示並用於比較。在預(yù)定義有關(guān)參數(shù)和結(jié)構(gòu)的前提下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組能自動(dòng)處理計(jì)畫功能。另外，用戶可以方便地增加，改寫和選擇資料，這就確保了在所有層次上進(jìn)行計(jì)畫。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組的計(jì)畫的靈活性是如何體現(xiàn)的？總分類帳的計(jì)畫功能可以在不同的組織結(jié)構(gòu)、期間和不同的形式中單獨(dú)執(zhí)行。用戶可以預(yù)定義其結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。5.2總分類帳科目記帳5.2.1一次性記帳的原則所有需要記帳的業(yè)務(wù)都必須在遵循有關(guān)記帳的規(guī)則的前提下記入公司代碼中的相關(guān)部門與科目中。只有在保證原始資料的前提下，記帳的資料才有可能是精確、可靠和完整的，這就意味著所有公司實(shí)體的原始資料的來源與責(zé)任部門均處於監(jiān)控之中。總分類帳的記帳資料來源於以下方面：?如果SAP物料管理系統(tǒng)(MM)也安裝使用並且集成到系統(tǒng)中的話，諸如發(fā)貨等經(jīng)營業(yè)務(wù)就會(huì)自動(dòng)地記帳到總分類帳中；?在明細(xì)分類帳中的記帳，例如SAP的固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算模組被使用與集成，資產(chǎn)的購置會(huì)生成總分類帳的憑證記帳；?在總分類帳中的直接記帳。與此同時(shí)，必須考慮與管理會(huì)計(jì)模組的關(guān)係。憑證、科目的分配和對(duì)業(yè)務(wù)的記帳均取決于集成系統(tǒng)的類型。記帳的憑證、原始資料和科目的分配都同時(shí)反映在總帳和明細(xì)分類帳上5.2.2資料集成明細(xì)分類帳在以下層次上與總分類帳完全、綜合地集成：?主記錄?業(yè)務(wù)資料?報(bào)表主資料的集成包括了會(huì)計(jì)科目表和與本錢核算相關(guān)聯(lián)的明細(xì)分類帳的所有科目關(guān)係。主資料的參數(shù)也可以共用，資料可以相互檢驗(yàn)正確性與有效性。記帳資料的集成反映在以下方面：?中央資料庫是唯一的業(yè)務(wù)資料的存儲(chǔ)倉庫；?核心憑證的有關(guān)行專案中包含原始資料和相應(yīng)的科目之間的聯(lián)繫。一個(gè)共用的資料庫意味著：?不會(huì)產(chǎn)生和維護(hù)資料冗餘；?可以完全驗(yàn)證的文檔和檢查系統(tǒng)；?對(duì)所有應(yīng)用模組可以全面地存取資料；?報(bào)表和資訊系統(tǒng)的完整的設(shè)置。資料的集成是明顯的，因?yàn)閷?duì)於一個(gè)業(yè)務(wù)處理的所有憑證都是通過預(yù)定義的科目之間的關(guān)係而聯(lián)繫在一起的。所有的明細(xì)分類帳均能集成在一起是非常重要的。在各個(gè)業(yè)務(wù)層次上徹底的資料集成是SAP系統(tǒng)的一個(gè)重要的優(yōu)勢，每個(gè)記過帳的業(yè)務(wù)將自動(dòng)影響所有相關(guān)的評(píng)估，自動(dòng)傳輸?shù)馁Y料確保了一個(gè)即時(shí)的和網(wǎng)路化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有效性。5.2.3明細(xì)分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致帶有各種資產(chǎn)和資產(chǎn)負(fù)債表科目的會(huì)計(jì)科目表為總帳和各明細(xì)分類帳之間建立了記帳的關(guān)聯(lián)。統(tǒng)馭科目的作用是當(dāng)在明細(xì)分類帳中發(fā)生記帳業(yè)務(wù)時(shí)，其行專案將自動(dòng)地記帳到相應(yīng)的總分類帳科目(統(tǒng)馭科目)中，並且其結(jié)果將反映到資產(chǎn)負(fù)債表上。對(duì)總帳科目餘額的更新是自動(dòng)地並且同時(shí)發(fā)生的，這就確保了：?總分類帳與明細(xì)分類帳始終是一致的；?集成的報(bào)表可以顯示在明細(xì)分類帳中記帳的具體憑證；?財(cái)會(huì)資訊系統(tǒng)可以馬上使用所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)；?財(cái)會(huì)資訊系統(tǒng)可以馬上顯示所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)；5.2.4資料登錄的工具SAPR/3系統(tǒng)提供眾多的資料登錄工具和自動(dòng)功能，這意味著大量不同的記帳資料可以有效、正確和完整地輸入到系統(tǒng)中。使用系統(tǒng)的授權(quán)功能，每一個(gè)相關(guān)的人士可以使用許多這類功能來滿足特定的需求。系統(tǒng)提供以下功能來幫助憑證輸入：1.技術(shù)性的輸入工具：?資料維護(hù)?附加功能和調(diào)整未完成的資料登錄?對(duì)統(tǒng)計(jì)性的注釋項(xiàng)的記帳?資料值的傳送2.參考方式：?借用已經(jīng)記帳的憑證、樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入3.自動(dòng)記帳?週期性記帳處理?關(guān)聯(lián)性記帳(現(xiàn)金折扣、增值稅等)4.控制功能?對(duì)憑證中欄位的格式與內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)?對(duì)憑證的確認(rèn)5.2.5附加的檢驗(yàn)功能SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組允許用戶對(duì)每個(gè)使用者和每一局部的資訊定義附加檢驗(yàn)，例如，可以對(duì)每個(gè)使用者在以下應(yīng)用領(lǐng)域檢查其是否可以記帳：?一個(gè)科目?一個(gè)業(yè)務(wù)部門?一個(gè)公司代碼?一個(gè)本錢中心?一個(gè)本錢物件對(duì)在憑證中的關(guān)聯(lián)資料的有效性檢驗(yàn)確保了所輸入資料的正確性。5.2.6多種貨幣的處理能力財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組允許用戶同時(shí)使用三種貨幣，以下貨幣類型是系統(tǒng)提供的：?集團(tuán)公司貨幣?全球公司貨幣?硬通貨?索引貨幣在憑證上用戶可以用任選的貨幣處理，與此同時(shí)，在總帳科目中將記錄相關(guān)的貨幣金額。總分類帳確保了經(jīng)營業(yè)務(wù)的集成，所有業(yè)務(wù)處理只需要輸入一次原始記錄，其資料可以集中處理和用於評(píng)估。5.2.7未清項(xiàng)管理在每個(gè)總分類帳科目中都可以使用未清項(xiàng)管理，這個(gè)功能使用戶可以根據(jù)憑證來結(jié)清借貸方餘額。使用未清項(xiàng)管理功能的科目可以在業(yè)務(wù)處理中更新餘額。5.3結(jié)算5.3.1在會(huì)計(jì)年度內(nèi)的結(jié)算每天的結(jié)算不必通過記帳來調(diào)整。當(dāng)用戶輸入有關(guān)業(yè)務(wù)憑證後，可使用以下報(bào)表的功能：?每天的準(zhǔn)確無誤的科目餘額以及憑證的行項(xiàng)目；?用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。憑證日記帳具有重要的核對(duì)總和對(duì)帳功能，而且可以為期間結(jié)算提供精確的資料。用戶可以對(duì)每個(gè)公司代碼和科目定義兩個(gè)未結(jié)算的期間。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組允許客戶用月結(jié)算來為年終結(jié)算作週期性的資料準(zhǔn)備工作。用戶可以使用以下標(biāo)準(zhǔn)程式來處理結(jié)算：?用統(tǒng)馭項(xiàng)來更新餘額審計(jì)線索；?建立一個(gè)完整的、自定義的和可排序的日記帳；?對(duì)憑證和其總計(jì)金額進(jìn)行對(duì)帳；?對(duì)憑證進(jìn)行重新組織和歸檔處理。這些準(zhǔn)備工作對(duì)那些在年終結(jié)算程式中要使用的科目和行專案進(jìn)行了處理，此外，年終結(jié)算所使用的所有功能均可以用於月度或季度結(jié)算。每天和月度結(jié)算使用戶可以觀察和評(píng)估明細(xì)的盈虧資料。5.3.2年終結(jié)算年終結(jié)算可以基於月度結(jié)算的資料，但這並非必須要這麼做。SAP系統(tǒng)為年終結(jié)算提供一系列特定的功能，用於處理相應(yīng)的科目和行專案。以下是對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表作調(diào)整的重要步驟：?關(guān)閉記帳期間；?對(duì)未清項(xiàng)和總帳科目餘額進(jìn)行外幣評(píng)估；?按付款期限對(duì)包括未清項(xiàng)在內(nèi)的客戶和供應(yīng)商列出收付款清單；?確定客戶帳戶中的貸項(xiàng)和供應(yīng)商帳戶中的借項(xiàng)；?對(duì)外幣評(píng)估、調(diào)整和待攤預(yù)提項(xiàng)記帳；?列印資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。以下是一些即時(shí)性的工具，它們可以為最終的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表作準(zhǔn)備：?科目記帳的總金額?未清項(xiàng)餘額審計(jì)線索?餘額結(jié)轉(zhuǎn)其他標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表如關(guān)於未清項(xiàng)的報(bào)表，可以用於分析與監(jiān)測，它們?yōu)楫?dāng)前的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與年終結(jié)算建立了聯(lián)繫。所有的報(bào)表均可以互動(dòng)式地使用。總帳中重要的評(píng)估有以下這些：?科目餘額表?資產(chǎn)負(fù)債表與損益表?總分類帳?增值稅報(bào)表?憑證日記帳?記帳總金額?行專案清單?未清項(xiàng)餘額審計(jì)線索?總分類帳科目清單由於年度結(jié)算是高度自動(dòng)化的，因此有關(guān)報(bào)表的生成是非常快捷與可靠的。5.3.3結(jié)算報(bào)表5.3.3.1評(píng)估的層次通常一個(gè)公司都有其資產(chǎn)負(fù)債表和經(jīng)營組織結(jié)構(gòu)的責(zé)任中心層次，前者是會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，而後者則是內(nèi)部管理的要求。上述的兩種層次結(jié)構(gòu)是不同的。由於經(jīng)營管理上的需要，與內(nèi)部管理相關(guān)的會(huì)計(jì)結(jié)構(gòu)通常使用另一種層次結(jié)構(gòu)。一個(gè)有效的報(bào)表系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能結(jié)合這兩種層次結(jié)構(gòu)來使用相關(guān)資料，這些資料一方面可以供資產(chǎn)負(fù)債表和損益表使用，另一方面又可為內(nèi)部核算所用。這就意味著用戶可以選擇任何局部的業(yè)務(wù)資料來顯示業(yè)務(wù)部門的狀況，可以對(duì)一個(gè)跨公司代碼的業(yè)務(wù)部門作相應(yīng)的評(píng)估。5.3.3.2報(bào)表結(jié)構(gòu)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組為結(jié)算提供了許多報(bào)表，它們使用戶可以直接從記帳資料中生成與評(píng)估報(bào)表，作為總分類帳的一個(gè)重要組成局部，資產(chǎn)負(fù)債表和損益表應(yīng)當(dāng)對(duì)所有業(yè)務(wù)定義。資產(chǎn)項(xiàng)與負(fù)債項(xiàng)或者是費(fèi)用項(xiàng)與收入項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在報(bào)表中分別定義。用戶應(yīng)當(dāng)考慮以下幾個(gè)方面：?明細(xì)資料的層次和科目的分類?資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中的專案與其子專案中科目的指定?文本資訊的分配?是否顯示總金額SAP系統(tǒng)允許用戶使用許多種資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，這種功能使用戶可以對(duì)現(xiàn)存的科目按以下考慮的方面來分析與評(píng)估：?商務(wù)和稅務(wù)方面的法規(guī)?集團(tuán)公司的要求?經(jīng)營管理的需要用戶還可以把本錢從不同的會(huì)計(jì)科目表中匯總到一個(gè)報(bào)表裏。系統(tǒng)允許用戶從不同的會(huì)計(jì)科目表中對(duì)公司代碼的科目產(chǎn)生不同類型的報(bào)表進(jìn)行分析與處理。5.3.3.3資產(chǎn)負(fù)債表和損益表用戶可以隨時(shí)使用對(duì)話模式生成資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，包括分期間、計(jì)畫值與實(shí)際值對(duì)以下資料進(jìn)行比較：?不同的科目和記帳憑證的增加值；?通過明細(xì)分類帳查尋有關(guān)的行專案；?詳細(xì)的說明文本；?圖形化的處理；?資料評(píng)估與分析。此外，資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的結(jié)構(gòu)還具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1.不同形式的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表可多達(dá)10個(gè)層次；2.不同類型的處理?到報(bào)表期間為止的累計(jì)值?餘額結(jié)轉(zhuǎn)後的期初餘額?用戶所選擇的任何期間段的會(huì)計(jì)資料3.不同類型的價(jià)值(計(jì)畫值與實(shí)際值)，不同期間(當(dāng)年與去年)和不同形式的差異(絕對(duì)值、百分比)的比較；4.多種貨幣。一個(gè)綜合的報(bào)表系統(tǒng)確保了對(duì)結(jié)算資料的準(zhǔn)備工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組的結(jié)帳是如何完成的？財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組對(duì)年度的會(huì)計(jì)資料以高度自動(dòng)化的方式直接作結(jié)算準(zhǔn)備工作。6財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)(FIS)是基於SAP的綜合資訊倉庫(EIS)的互動(dòng)式資訊系統(tǒng)，它使用戶可以在指定的資料參數(shù)的基礎(chǔ)上對(duì)相應(yīng)的財(cái)會(huì)資料作評(píng)估。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)對(duì)以下領(lǐng)域的經(jīng)營管理提供有效和綜合的支援：?不同幣種的分析?總分類帳科目分析?資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的分析總帳科目資訊系統(tǒng)同資產(chǎn)負(fù)債表與損益表一樣是基於總帳科目的業(yè)務(wù)資料。其主要報(bào)表的類型就是資產(chǎn)負(fù)債表的分析和資產(chǎn)負(fù)債表的主要資料的報(bào)表。資產(chǎn)負(fù)債表的分析是按資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的層次結(jié)構(gòu)而輸入資訊系統(tǒng)中的。系統(tǒng)允許用戶按照實(shí)際值和計(jì)畫值作多種形式的分析，年度、半年、季度和月度比較均可。用戶也可以生成各種主要資料報(bào)表，同時(shí)參照系統(tǒng)提供的樣本。用戶可以對(duì)所有的組織結(jié)構(gòu)單元(如公司代碼、公司和業(yè)務(wù)部門)和各種會(huì)計(jì)期間(會(huì)計(jì)年度與會(huì)計(jì)期間)進(jìn)行評(píng)估。報(bào)表既可以用公司代碼的貨幣，也可以用其他平行使用的貨幣如集團(tuán)公司貨幣、硬通貨等。有了以上手段，用戶可以根據(jù)經(jīng)營或法規(guī)的要求，從業(yè)務(wù)中提取出相應(yīng)的資料，同時(shí)還可以迅速地通過自定義的路徑找到所需要的資訊。上述的財(cái)會(huì)資訊系統(tǒng)的均有以下功能：?用設(shè)置參數(shù)的方法來自定義、選擇、評(píng)估與分析；?用對(duì)話模式在螢?zāi)簧线B接；?與自定義的處理流程與報(bào)表相結(jié)合；?用文本、注釋和消息的技術(shù)與所有業(yè)務(wù)流程集成。SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組是如何支援經(jīng)營管理的？一個(gè)符合所有經(jīng)營業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)法規(guī)要求的、詳盡的、互動(dòng)式的資訊系統(tǒng)支援所有的系統(tǒng)功能。7特別用途的分類帳7.1對(duì)象如果用戶將其他系統(tǒng)與SAP的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)一起使用，SAP為所有的應(yīng)用模組提供多種評(píng)估方式，包括傳統(tǒng)的科目分析和對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的結(jié)算報(bào)表。它們通常是基於總帳科目和每月的借貸方記帳餘額。在本錢會(huì)計(jì)核算中，系統(tǒng)提供的評(píng)估功能是基於責(zé)任中心或成本的彙集者(如定單或本錢結(jié)算對(duì)象)。這些功能也是基於每月的資料，包括附加的計(jì)算值、待攤和預(yù)提、以及按特定的參數(shù)所作的分配與分?jǐn)偂?.1.1分析公司上周銷售了多少塑膠製品？這些本錢發(fā)生在哪一個(gè)責(zé)任中心的什麼產(chǎn)品組中？以上問題都是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的總分類帳科目的餘額所無法答復(fù)的。用戶可以從管理會(huì)計(jì)模組中得到這些資料。管理會(huì)計(jì)模組的一個(gè)優(yōu)勢在於用戶可以顯示複雜的、與本錢相關(guān)的數(shù)值和結(jié)算資料流程。特別用途的分類帳系統(tǒng)向用戶提供一套附加的評(píng)估體系，它能讓用戶在傳統(tǒng)的科目基礎(chǔ)上使用公司自定義的帳戶系統(tǒng)。通過對(duì)不同應(yīng)用模組的欄位的組合，用戶可以生成與公司特定業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售分析報(bào)告，這種報(bào)告能方便地用於各種目的的評(píng)估。SAP系統(tǒng)允許用戶附加並定義一些在傳統(tǒng)的科目之外的帳戶來方便靈活地對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)估。7.2帳戶分配條件與總計(jì)格式7.2.1帳戶分配在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和其他模組中，所有與科目和附加帳戶的分配相關(guān)的欄位都能作為參數(shù)用於總計(jì)值的格式和用戶的公司的報(bào)表系統(tǒng)。通常報(bào)表會(huì)有各種要求，它們往往會(huì)基於以下指標(biāo)：?時(shí)間(年、季、月、周、日)；?類型(科目、本錢中心、產(chǎn)品、地區(qū))；?比較方式(實(shí)際值、預(yù)算、計(jì)畫值、分配值、數(shù)量)；?內(nèi)部與外部的要求(法定的帳簿、合併的財(cái)務(wù)報(bào)表等)；?特別選定的某些業(yè)務(wù)，例如，所有餘額超過100,000本位幣單位的銷售收入科目等。考慮到以上指標(biāo)，用戶可以同時(shí)更新不同的分類帳，可以指定將資料從哪些公司代碼或公司傳送到指定的分類帳。通過使用與特定公司業(yè)務(wù)相關(guān)的帳戶分配可以滿足不同的要求。7.3貨幣與數(shù)量7.3.1匯率在特別用途的分類帳中，用戶可以同時(shí)使用三種貨幣來評(píng)估經(jīng)營業(yè)績：?第一種貨幣是交易貨幣，它是處理經(jīng)營業(yè)務(wù)的原始貨幣；?第二種與第三種貨幣由用戶自定義。用戶可以選擇一種貨幣來滿足經(jīng)營要求，如公司代碼貨幣、集團(tuán)公司貨幣等，這種貨幣始終可以按憑證記帳時(shí)適用的匯率來兌換。7.3.2數(shù)量除了能用不同的幣種外，用戶還可以指定相關(guān)業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量單位。這一功能一般用於對(duì)總計(jì)資料的細(xì)分中。在一些行業(yè)中，一次業(yè)務(wù)交易有時(shí)會(huì)涉及幾種數(shù)量單位。例如，用戶有時(shí)會(huì)採購若干噸的貨物，可收到的卻是幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)集裝箱，在這種情況下，用戶可以在特別用途的分類帳中產(chǎn)生兩種單位的總計(jì)量。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組的特別用途分類帳中，SAP系統(tǒng)自動(dòng)地考慮了跨國公司對(duì)貨幣的特殊要求。7.4靈活定義的會(huì)計(jì)期間系統(tǒng)可以對(duì)每週甚至每天的銷售額進(jìn)行分析，基於業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，系統(tǒng)對(duì)各分類帳確定總計(jì)額的相關(guān)期間，因此，用戶可將一次業(yè)務(wù)指定到不同分類帳的不同期間裏。7.4.1記帳期間一個(gè)分類帳可以僅包含用於每週銷售報(bào)表的資料，然而，相關(guān)的業(yè)務(wù)則可以同時(shí)傳送到用於月度資產(chǎn)負(fù)債表的另一個(gè)分類帳中。在這種情況下，一個(gè)分類帳有52個(gè)期間，而另一個(gè)則只有12個(gè)期間。使用特殊用途的分類帳，用戶可以定義多達(dá)365個(gè)記帳期間來保證任何細(xì)節(jié)方面的報(bào)表系統(tǒng)。對(duì)記帳期間的靈活定義使會(huì)計(jì)分析可以在任何資料和期間內(nèi)進(jìn)行。特別用途的分類帳在SAP財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組中的特定是什麼？SAP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組的特別用途分類帳為用戶提供了多種選擇，能使用戶在選擇相關(guān)科目分配、期間和貨幣的基礎(chǔ)上，生成不同的報(bào)表供業(yè)務(wù)分析。7.5集成性7.5.1概況在SAP的特別用途的分類帳中的資料更新絕大多數(shù)是來源於在不同的公司代碼中的業(yè)務(wù)處理的輸入。這些資料立即或週期性地傳送到特別用途的分類帳中。此外，系統(tǒng)外的資料也能透過標(biāo)準(zhǔn)介面?zhèn)魉偷教貏e用途分類帳中。系統(tǒng)可對(duì)相應(yīng)的資料在有效性檢驗(yàn)。特別用途分類帳中的資料是自動(dòng)地從其他SAP模組或者非SAP的系統(tǒng)中傳來的。7.5.2主數(shù)據(jù)7.5.2.1主資料集成為了確保在系統(tǒng)中資料的一致性，所有傳送到特別用途分類帳的資料都徹底地檢驗(yàn)過，例如，特別用途分類帳用傳送的模組的主記錄的相關(guān)參數(shù)對(duì)有關(guān)項(xiàng)目如科目、本錢中心或產(chǎn)品等進(jìn)行帳戶分配，這意味著相關(guān)的欄位在傳送的模組中必須輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)。在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的主資料的集成確保了資料的一致性。7.5.3來自其他SAPR/3應(yīng)用模組的資料更新7.5.3.1資料傳送用戶可以指定哪些業(yè)務(wù)處理會(huì)更新特別用途分類帳的資料，比方：?財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組的記帳?物料管理模組的業(yè)務(wù)?訂單結(jié)算用戶也能用一些特定的方式來確定哪些業(yè)務(wù)處理會(huì)更新哪個(gè)帳戶。在用戶定義的規(guī)則和欄位之間的關(guān)係的組合的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)可以作有效性檢驗(yàn)、匯總以及一個(gè)或多個(gè)分類帳的累計(jì)，所定義的分類帳既可以即時(shí)，也可以定期地更新。用戶可以確定對(duì)不同的帳本進(jìn)行不同方式和時(shí)間的更新。7.5.4直接輸入資料7.5.4.1輸入資料當(dāng)用戶使用多個(gè)SAPR/3的模組時(shí)，特別用途分類帳得到的絕大多數(shù)資料是從其他模塊自動(dòng)傳輸來的，但偶爾用戶也要直接輸入一些資料，例如一些統(tǒng)計(jì)性的資訊等。系統(tǒng)為資料的直接輸入提供了一個(gè)特定的功能，資料可以作為特別用途分類帳專用的憑證形式直接輸入。運(yùn)用適當(dāng)?shù)膮?shù)，用戶可顯示這些特定的憑證。類似統(tǒng)計(jì)性的調(diào)整項(xiàng)資料可以直接輸入到特別用途分類帳中並且自動(dòng)地累計(jì)。7.5.5從非SAP的系統(tǒng)來的資料7.5.5.1非SAP系統(tǒng)特別用途分類帳為非SAP的系統(tǒng)的資料傳送提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的資料介面，當(dāng)用戶想要把SAP系統(tǒng)與非SAP的系統(tǒng)結(jié)合使用時(shí)，或者用戶想單獨(dú)使用特別用途分類帳時(shí)，特別用途分類帳就必須使用外部資料。在銀行業(yè)或保險(xiǎn)業(yè)，特別用途分類帳往往被單獨(dú)地使用。用戶可以在特別用途分類帳中將內(nèi)部和外部資料結(jié)合使用。7.5.6與其他SAP模組的協(xié)調(diào)一致7.5.6.1協(xié)調(diào)在特別用途分類帳中，用戶可以用指定的方式來確定哪些業(yè)務(wù)處理會(huì)影響哪些帳戶，因此，用戶需要能確保資料的一致性。SAP系統(tǒng)提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)程式來作帳戶的比較以保證資料的一致性，例如比較總帳科目的業(yè)務(wù)資料和一個(gè)用戶定義的帳戶的資料等。SAP系統(tǒng)能確保特別用途分類帳中的資料在任何時(shí)候均與其他模組保持一致。特別用途分類帳是如何在整個(gè)系統(tǒng)的資訊網(wǎng)路內(nèi)集成的？特別用途分類帳能自動(dòng)地接收從其他SAP模組或非SAP的系統(tǒng)中傳送來的資料，這些資料是按要求指定到特定的帳戶中的。7.6分配7.6.1概述7.6.1.1分配處理流程特別用途分類帳中的分配功能將發(fā)送方中的金額或數(shù)量的實(shí)際值或計(jì)畫值自動(dòng)地分配或分?jǐn)偟浇邮辗街校@種分配能以固定值、固定比例和動(dòng)態(tài)比例的方式來處理。例如，系統(tǒng)能對(duì)某個(gè)期間按雇員數(shù)或銷售額來分配。SAP財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的特別用途分類帳模組支援重複分配的方式，因?yàn)樾枰峙涞闹翟跀?shù)據(jù)庫中是分開存儲(chǔ)的。此外，用戶可以顯示不同的分配模式，資料的接收方也可以顯示資料的來源。特別用途分類帳支援不同層次結(jié)構(gòu)和重複的分配方式。7.6.2分配與分?jǐn)偣δ?.6.2.1分?jǐn)傤愋蚐AP系統(tǒng)提供以下兩種分?jǐn)偟母绢愋停?在一個(gè)領(lǐng)域內(nèi)分?jǐn)偅纾瑥囊粋€(gè)本錢中心分?jǐn)偟狡渌惧X中心；?在不同領(lǐng)域的資料項(xiàng)目之間分?jǐn)偅纾脩艨梢詫⒛钞a(chǎn)品組的運(yùn)費(fèi)分?jǐn)偟矫恳环N產(chǎn)品上。對(duì)以上兩種根本類型，用戶可以使用三種分?jǐn)偡绞剑?固定金額方式。用戶可以定義分?jǐn)偟浇邮辗降墓潭ń痤~；?固定百分比方式。用戶可以定義分?jǐn)偟浇邮辗降陌俜直冉痤~；?動(dòng)態(tài)方式。系統(tǒng)自動(dòng)地確定分?jǐn)偨痤~。根據(jù)參數(shù)，用戶可以指定單個(gè)的值、間隔和資料集。7.6.2.2資料集定義資料集這個(gè)術(shù)語在特別用途分類帳中是一個(gè)重要的單元，而資料集的定義對(duì)於報(bào)表、計(jì)畫和所有帳戶處理都是根本的前提。一個(gè)資料集描述了資料的結(jié)構(gòu)和資料之間的關(guān)系。對(duì)於總計(jì)數(shù)值的特定局部，用戶可以指定以下內(nèi)容：?簡單的數(shù)值條件，如銀行帳戶；?本錢中心的層次結(jié)構(gòu)；?各廠商或公司之間的多層次的關(guān)係。資料集中的資料可以用普通方式存儲(chǔ)並被上述功能調(diào)用。用戶可以用靈活的規(guī)則來分配有關(guān)數(shù)值。在特別用途分類帳中，業(yè)務(wù)值是如何分?jǐn)偟模快`活多變的分配與分?jǐn)偡绞綖楦鞴咎囟ǖ臉I(yè)務(wù)評(píng)估提供了分析的內(nèi)容。7.7計(jì)畫7.7.1概述如果用戶想把特別用途分類帳作為內(nèi)部控制的工具，系統(tǒng)就會(huì)要求適當(dāng)?shù)挠?jì)畫值和累計(jì)的實(shí)際值來作比較。計(jì)畫值不能通過業(yè)務(wù)處理來直接輸入，它只能對(duì)一個(gè)或幾個(gè)期間作為總計(jì)值輸入。如果有必要，資料可以用不同方式分配到不同的期間。因此，計(jì)畫數(shù)據(jù)的輸入要運(yùn)用同實(shí)際值輸入不同的方式來完成，為此，特別用途分類帳向用戶提供易於使用的計(jì)畫工具。特別用途分類帳提供易於使用的計(jì)畫功能。7.7.2計(jì)畫參數(shù)7.7.2.1計(jì)畫技術(shù)公司特定的計(jì)畫工作往往要花幾天甚至幾周的時(shí)間。計(jì)畫業(yè)務(wù)是基於那些在系統(tǒng)中作為參數(shù)存儲(chǔ)的資料與要求來進(jìn)行的，這些參數(shù)有獨(dú)一無二的標(biāo)誌與名稱，並且總是按這個(gè)名稱來調(diào)用的。這些計(jì)畫參數(shù)描述了用戶的計(jì)畫的基礎(chǔ)值和系統(tǒng)建議的計(jì)畫值，用戶可以在整個(gè)計(jì)畫期內(nèi)使用這些計(jì)畫值。此外，這些計(jì)畫參數(shù)還可以與用戶的許可權(quán)相連接，對(duì)特定的使用者限制使用特定的參數(shù)。在計(jì)畫參數(shù)中存儲(chǔ)的資訊包括以下內(nèi)容：?計(jì)畫的基礎(chǔ)值?貨幣(業(yè)務(wù)貨幣、第二與第三貨幣)?數(shù)量(初始量與附加量)?分?jǐn)偞a(標(biāo)準(zhǔn)的或用戶自定義的)?輸入單位(百、千、百萬)?計(jì)畫值的小數(shù)位數(shù)?計(jì)畫版本?計(jì)畫對(duì)象在計(jì)畫任務(wù)執(zhí)行時(shí)，不同的計(jì)畫參數(shù)值可以臨時(shí)更改。通常的計(jì)畫資料在計(jì)畫參數(shù)中指定。7.7.3計(jì)畫分?jǐn)偣δ?.7.3.1計(jì)畫分?jǐn)偼ǔＧ闆r下，用戶應(yīng)將整個(gè)年度或季度的計(jì)畫金額或數(shù)量輸入到系統(tǒng)中，然後再按一個(gè)或多個(gè)分配碼分?jǐn)偟接?jì)畫期間中去。用戶可以對(duì)不同的處理物件如總銷售額或總?cè)藛T開支用不同的分配碼來處理。一個(gè)分配碼在被定義後仍可用於不同的處理物件。例如，當(dāng)用戶在進(jìn)行產(chǎn)品組計(jì)畫時(shí)，用一個(gè)名稱為“金屬板材〞的代碼來分配金屬板材的產(chǎn)品組，或?qū)Π氤善肥褂靡粋€(gè)標(biāo)準(zhǔn)的分配碼，這些代碼也可以用於生產(chǎn)計(jì)畫中的本錢中心計(jì)劃。這些分配碼存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，並且可以用於附加的計(jì)畫期間和計(jì)畫版本。因此，年度的總金額能方便地按公司的有關(guān)要求分配到各計(jì)畫期間內(nèi)。此外，用戶還能將金額和數(shù)量直接輸入到各期間中。公司指定的分?jǐn)偣δ茉试S用戶對(duì)總計(jì)值作基於期間的或個(gè)別的計(jì)畫。7.7.4計(jì)畫值7.7.4.1輸入計(jì)畫值計(jì)畫值的輸入必須基於計(jì)畫參數(shù)，尤其是預(yù)定義的輸入結(jié)構(gòu)。例如，用戶可以指定一個(gè)與實(shí)際資料的帳戶分配（本錢中心）不同的計(jì)畫層次（如本錢中心範(fàn)圍）。用戶基於計(jì)畫參數(shù)來進(jìn)行計(jì)畫工作，用分?jǐn)偣δ?平均分?jǐn)?和分配碼(月工作日法)來將總計(jì)值分?jǐn)偟接?jì)畫期間中。如果有必要，用戶可以用自定義的值來取代系統(tǒng)自動(dòng)生成的建議值。特別用途分類帳既允許集中式的計(jì)畫(如對(duì)所有本錢中心按類型計(jì)畫)，也支持分散式的計(jì)畫(如對(duì)單個(gè)本錢中心計(jì)畫)，用戶還可以在螢?zāi)簧匣?dòng)式地更改計(jì)畫的深度。系統(tǒng)對(duì)集中式和分散式計(jì)畫輸入計(jì)畫值提供全面的支持。在特別用途分類帳中計(jì)畫的地位如何？特別用途分類帳以其成熟的計(jì)畫功能而成為公司內(nèi)部控制的根本單元。7.8報(bào)表7.8.1概述如果用戶使用預(yù)定義生成的符合公司要求的報(bào)表來匯總資料時(shí)，特別用途分類帳就尤其有用。7.8.1.1報(bào)表編寫器SAP系統(tǒng)提供了幫助用戶對(duì)帳並檢查資料和為內(nèi)部和外部審計(jì)生成檢查路徑的標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表。用戶還可以運(yùn)用報(bào)表編寫器來為各自公司的報(bào)表提供資料。用戶無須具有編程式的能力就能使用報(bào)表編寫器來生成報(bào)表，通過各種自定義的報(bào)表，用戶可以按不同的領(lǐng)域來評(píng)估總計(jì)資料。7.8.1.2報(bào)表生成器報(bào)表生成器是生成報(bào)表的另一個(gè)工具，其根本功能和報(bào)表編寫器相似，用戶可以在使用報(bào)表生成器時(shí)運(yùn)用大局部報(bào)表編寫器的功能，然而用戶不必瞭解報(bào)表編寫器的控制單元，如數(shù)據(jù)集等，就可以在報(bào)表生成器上工作。當(dāng)用戶用報(bào)表生成器生成報(bào)表時(shí)，可以用圖形化方式來顯示報(bào)表的行與列的位置，與實(shí)際產(chǎn)生的報(bào)表完全相同，即所謂“所見即所得〞。靈活的報(bào)表是特別用途分類帳的強(qiáng)有力的工具。7.8.2報(bào)表定義7.8.2.1報(bào)表設(shè)計(jì)SAP的報(bào)表定義方式是功能表驅(qū)動(dòng)方式，用戶不必?fù)?dān)心如何得到所需的資料。因此，用戶可以把注意力集中在如何在報(bào)表中安排與顯示所需要的資料。用戶應(yīng)確定以下內(nèi)容：?在使用系統(tǒng)預(yù)定義的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表時(shí)，確定報(bào)表格式的參數(shù)值，如列的寬度；?在報(bào)表的行中使用哪個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和匯總的層次；?在報(bào)表的列中應(yīng)該顯示什麼數(shù)值，實(shí)際值、計(jì)畫值、月度值還是年度值；?選擇哪些資料；?是否使用公式，計(jì)算處理哪些數(shù)值；?報(bào)表中的文本。報(bào)表的行列格式的定義與報(bào)表本身是相互獨(dú)立的。這些格式結(jié)構(gòu)可以分開維護(hù)，並且其他報(bào)表也可以使用這些結(jié)構(gòu)。報(bào)表編寫器和報(bào)表生成器允許用戶設(shè)計(jì)符合各自公司業(yè)務(wù)要求的報(bào)表。7.8.3可變的輸出媒介7.8.3.1報(bào)表輸出報(bào)表既可以互動(dòng)式地生成，亦可以採用大量處理的方式。以下輸出媒介由用戶選擇：?螢?zāi)?印表機(jī)?順序檔?微機(jī)文件?使用SAP的圖形化業(yè)務(wù)功能的圖形格式用戶可以生成一個(gè)或多個(gè)報(bào)表，也可以保存報(bào)表，留待以後評(píng)估，保存下來的報(bào)表也可以被別人使用。報(bào)表可以用多種媒介生成。7.8.4互動(dòng)式報(bào)表7.8.4.1使用對(duì)話方式顯示報(bào)表當(dāng)用戶為在螢?zāi)簧蠈?duì)報(bào)表作分析，用戶可以互動(dòng)式地更改報(bào)表的結(jié)構(gòu)。例如，用戶可以做以下工作：?更改細(xì)節(jié)和匯總的層次；?更改報(bào)表的列的內(nèi)容；?切換到另一個(gè)報(bào)表；?通過報(bào)表的行深入到具體的憑證；?通過報(bào)表的選擇功能生成圖形；?列印局部或整個(gè)報(bào)表。這些功能使用戶能迅速在相應(yīng)的層次上獲得所需的資料。通過分析報(bào)表資料能獲得所需要的最新的資訊。用戶能使用什麼評(píng)估的功能？特別用途分類帳的全面、靈活和易於使用的報(bào)表功能為用戶的業(yè)務(wù)決策提供了有效的控制工具。8財(cái)會(huì)日曆財(cái)會(huì)日曆是計(jì)畫與監(jiān)控的工具，它為結(jié)算提供了方便。財(cái)會(huì)日曆主要用於計(jì)畫、評(píng)估和對(duì)與結(jié)算相關(guān)的業(yè)務(wù)作有效性檢驗(yàn)。結(jié)合SAP系統(tǒng)的工作流程管理功能，財(cái)會(huì)日曆允許用戶對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)任務(wù)作計(jì)畫，某些這類計(jì)畫是週期性的，例如催款、自動(dòng)支付以及其他匯總業(yè)務(wù)。它還能幫助用戶將這些任務(wù)分配給特定的人，並且按時(shí)發(fā)出通知。所有具有相應(yīng)許可權(quán)的人都可以在任何時(shí)間使用與這些需要處理的任務(wù)和處理物件相關(guān)的資料，雇員們可以明確地知道自己將要處理的業(yè)務(wù)，例如，每個(gè)雇員均確切地知道什麼時(shí)候月度結(jié)算必須結(jié)束。所有這些任務(wù)均能預(yù)先計(jì)畫好，這就使每個(gè)人均瞭解這些任務(wù)。它們也可以按時(shí)間順序指定到特定的人員。財(cái)會(huì)日曆提供以下功能：1.顯示所有計(jì)劃好的任務(wù)：?對(duì)於將來，作為預(yù)計(jì)或概貌?對(duì)於過去，則作為檢查路徑或有效性檢查的工具2.對(duì)手工作業(yè)作計(jì)畫?定義週期性的標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)?對(duì)某個(gè)所有者指定任務(wù)?分配指定的任務(wù)?顯示一個(gè)任務(wù)的狀態(tài)財(cái)會(huì)日曆以多種模式支援業(yè)務(wù)處理：?說明某個(gè)任務(wù)計(jì)畫在什麼日期或期間進(jìn)行；?說明什麼人在特定的日期或期間裏處理某個(gè)業(yè)務(wù)。財(cái)會(huì)日曆的功能是什麼？財(cái)會(huì)日曆是對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的週期性任務(wù)進(jìn)行計(jì)畫和監(jiān)控的有效的工具。9應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)核算R/3系統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模組中的應(yīng)收帳款保有並管理客戶的會(huì)計(jì)資料。它也是銷售管理的組成局部。銷售和會(huì)計(jì)對(duì)資訊的要求相同，如：信用程度、支付行為等。因此，從交易的開始時(shí)(報(bào)價(jià)、訂貨)起，就應(yīng)限制風(fēng)險(xiǎn)。如果客戶的訂貨導(dǎo)致發(fā)貨，並開出發(fā)票，那麼這些交易就自動(dòng)地在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中記帳。這個(gè)過程的不同階段都會(huì)在包括流動(dòng)計(jì)畫變更在內(nèi)的現(xiàn)金管理及預(yù)測中即時(shí)地更新。為防止外幣兌換中的損失，外幣兌換業(yè)務(wù)被歸屬到外幣兌換管理中。與其根本的固定資產(chǎn)及資產(chǎn)負(fù)債表科目一起，這個(gè)會(huì)計(jì)科目表就形成中央記帳系統(tǒng)中總分類帳及各相應(yīng)客戶科目之間的聯(lián)繫。“自動(dòng)記帳原理〞的使用意味著，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)往來都同時(shí)地記帳到客戶科目中。這是通過指定的資產(chǎn)負(fù)債表科目，作為總分類帳的一個(gè)行項(xiàng)目，在總計(jì)的層次上完成的。這種密切協(xié)調(diào)的更新是自動(dòng)完成的，它保證了總分類帳科目和明細(xì)分類帳科目在指定的任何時(shí)刻都相互一致。用戶可以使用科目分析、預(yù)警報(bào)表、到期日清單和一個(gè)靈活的催款系統(tǒng)來追蹤未清項(xiàng)目。與之相聯(lián)繫的信函可為每個(gè)公司分別建立。這對(duì)付款通知、餘額確認(rèn)、對(duì)帳單或利息計(jì)算也同樣有效。進(jìn)帳通過各種對(duì)用戶友好的功能由人工計(jì)入相應(yīng)借項(xiàng)中。這也可以用EDI或電子對(duì)帳單來進(jìn)行電子化操作。借項(xiàng)憑單程式和支付則用支付程式來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。餘額清單、日記帳、餘額審計(jì)線索或若干相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表均可得到，以便在應(yīng)收科目會(huì)計(jì)中將交易製成憑證。為了進(jìn)行關(guān)鍵日期分析，要：?重新估價(jià)外幣專案?驗(yàn)明有貸方餘額的客戶?按剩餘有效期將最終餘額分類應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)核算不僅僅是正常會(huì)計(jì)方法的一個(gè)根本要素。它還通過它與銷售局部的緊密聯(lián)繫為有效的信貸管理提供資料。並通過它與現(xiàn)金管理及預(yù)測的聯(lián)繫為流動(dòng)規(guī)劃的最正確化提供資訊。9.1客戶主記錄9.1.1主記錄的重要性客戶主記錄包含了公司與客戶的業(yè)務(wù)關(guān)係中所需的一切資訊。這些資料控制著記帳過程以及後續(xù)的處理，如支付和催款等。客戶主記錄也為會(huì)計(jì)及銷售局部提供有關(guān)客戶的資訊。客戶資料的記錄是集中地儲(chǔ)存於系統(tǒng)中。這就是說，這一資料記錄總是一致的，最新的，而且沒有多餘的內(nèi)容。客戶主記錄有以下特點(diǎn)：?它在任何時(shí)刻都能提供一個(gè)客戶的全部資料的概況?它允許靈活地獲取這些資料?它形成一個(gè)控制自動(dòng)催帳及自動(dòng)支付交易的資料庫客戶主記錄的安排也為某些特殊要求留有餘地。9.1.1.1一次性交易一次性帳戶允許對(duì)一次性客戶或交易不頻繁的客戶進(jìn)行有效管理並節(jié)約空間。一次性帳戶僅包含最核心的控制資訊，如統(tǒng)馭科目。這種帳戶並無客戶的專有資訊如位址或銀行資料等。客戶的姓名、位址、電話號(hào)碼、及銀行細(xì)節(jié)等則是在發(fā)票收到時(shí)提供的。用這種方法，一個(gè)一次性客戶主記錄就可用于多個(gè)客戶。支付或催款過程中所需的客戶專有資訊從發(fā)票獲得。9.1.1.2總部及分支機(jī)搆科目在某些行業(yè)中由公司的代理部門完成的共同任務(wù)也可通過客戶主記錄表現(xiàn)出來。如，分支機(jī)搆在當(dāng)?shù)匕l(fā)出採購定單而由總部為發(fā)票付款。通過將分支機(jī)搆科目和總部為發(fā)票付款，就可為供應(yīng)分支機(jī)搆的貨物開出發(fā)票。同時(shí)，銷售數(shù)字則記帳到總部科目。但是，有關(guān)分支機(jī)搆的資訊仍保存在憑證上。因而催款通知可送至分支機(jī)搆和總部。9.1.1.3代理付款人一位元代理付款人的帳號(hào)也可以輸入客戶主記錄中。借項(xiàng)憑單及銀行轉(zhuǎn)帳的還款由不同付款人的銀行資料決定。9.1.1.4代理的催款書收件人如果催款通知不準(zhǔn)送交應(yīng)收款已到期的客戶，那麼就能指出另一位催款書收件人。9.1.1.5分支公司如果發(fā)票是發(fā)給一個(gè)分支公司，那麼這一點(diǎn)就必須在集團(tuán)公司的合併中有所反映。集團(tuán)公司範(fàn)圍內(nèi)的業(yè)務(wù)往來所達(dá)成的所有銷售必須抵銷。這樣做時(shí)，集團(tuán)公司的統(tǒng)一公司代碼必須輸入到主記錄中。統(tǒng)一公司代碼在記帳時(shí)轉(zhuǎn)移到憑證中。客戶主記錄構(gòu)成處理同客戶間業(yè)務(wù)關(guān)係的靈活資料庫。它也為特殊要求提供空間(一次性交易)。9.1.2結(jié)構(gòu)主記錄的三局部式結(jié)構(gòu)能靈活地描繪出一項(xiàng)作業(yè)中的不同組織結(jié)構(gòu)：?一般性數(shù)據(jù)：這是與每一個(gè)公司代碼和公司中每一個(gè)銷售部門都同樣有關(guān)的資料?公司代碼的資料這是反映公司專有的，與客戶間協(xié)定的資料。?銷售資料：這是有關(guān)公司各銷售部門和銷售管道的不同特性的資料。一般性資料包括位址、電信資料(電話、電傳、傳真)、有關(guān)客戶的一般資料(工廠數(shù)、行業(yè)、集團(tuán)歸屬)以及銀行詳情。公司代碼資料包括支付條款和日期：?用於自動(dòng)支付交易(銀行托收)的，?用於信函的(帳號(hào)及客戶所有地負(fù)責(zé)人)?用於自動(dòng)催款過程的此外，總分類帳會(huì)計(jì)的統(tǒng)馭科目是在公司的層次上指明的。這個(gè)總分類帳科目的交易數(shù)位于記帳時(shí)在客戶科目中自動(dòng)更新。有關(guān)定單處理、裝運(yùn)、及發(fā)票等資料可在銷售專用的資料中找到。這一點(diǎn)在關(guān)於銷售與分銷模組的相應(yīng)SAP手冊(R/3的銷售和分銷)中有詳盡得多的說明。系統(tǒng)提供專門的選項(xiàng)來控制主資料的可靠度，使之與設(shè)置系統(tǒng)時(shí)公司的觀念一致。諸如一個(gè)新客戶是應(yīng)該將整個(gè)公司包括進(jìn)去還是只將其一個(gè)分支部門包括進(jìn)去的這類戰(zhàn)略性決策是集中地作出的。因此，所有資料區(qū)都能集中地輸入和更新。會(huì)計(jì)和銷售既可以一起保存一般性資料，也可以將資料分別地保存在它們相應(yīng)的區(qū)域中。客戶主記錄的結(jié)構(gòu)能支援一致地、無冗餘地使用會(huì)計(jì)及銷售資料。9.1.3編輯主記錄編輯客戶主記錄時(shí)分別有各種功能供使用，以便創(chuàng)建、更改和顯示。這些功能的授權(quán)是根據(jù)員工的責(zé)任範(fàn)圍來批準(zhǔn)的。每一個(gè)新的主記錄都必須分配給一個(gè)科目組。這樣就能夠按以下準(zhǔn)則來將客戶加以分類：?編號(hào)指定的類型每一個(gè)主記錄都有一個(gè)唯一的編號(hào)，這個(gè)編號(hào)可以是由系統(tǒng)指定(內(nèi)部指定)，也可以是由用戶指定(外部指定)。特別是當(dāng)編號(hào)是承接自一個(gè)前端系統(tǒng)時(shí)，外部編號(hào)指定就更合適。系統(tǒng)保證每一個(gè)帳號(hào)只被賦與一次。?帳號(hào)範(fàn)圍(編號(hào)區(qū)間)：編號(hào)區(qū)間是客戶定義的。供應(yīng)商和客戶可以定義成同一編號(hào)，或者也可以定義一種層級(jí)結(jié)構(gòu)。?用戶介面的安排(螢?zāi)粓D像)對(duì)於每一個(gè)客戶組，用戶可以指定哪些資料是強(qiáng)制性的，哪些資料是可選的。不需要的資料可以從介面上消隱掉。用這種方式，就只要求有公司需用於處理業(yè)務(wù)的那些資料。9.1.3.1輸入資料為保持資料無冗餘，系統(tǒng)提供了範(fàn)圍盡可能廣泛的支援。例如，用戶可以使用一些方便的尋查功能來創(chuàng)建一個(gè)現(xiàn)有帳戶的概況。一種自動(dòng)重複檢查功能可保證主記錄對(duì)於銷售和會(huì)計(jì)只創(chuàng)建一次。當(dāng)輸入新的主記錄時(shí)，一種拷貝功能可提供支援。一個(gè)主記錄中的數(shù)據(jù)可以包括進(jìn)一個(gè)新的主記錄之中。此外，一組客戶主記錄可以從一個(gè)公司代碼拷貝入另一公司代碼。9.1.3.2更改資料用戶可以指定哪些欄位可被更改。例如，授權(quán)可以用來防止統(tǒng)馭科目被修改。用戶隨時(shí)都可進(jìn)入用戶想更改的那些指定區(qū)域，如，只是支付資料系統(tǒng)將所作的全部更改加以記錄，從而在任何時(shí)刻都可得到一份更新後的概況。9.1.3.3顯示資料用戶可選擇用戶感興趣的區(qū)域加以顯示。用戶可以從當(dāng)前的主記錄顯示中調(diào)用另一個(gè)主記錄來顯示或加以更改，也可以從顯示中進(jìn)入更改功能。可設(shè)置的、易於使用的用戶介面使用戶能方便快捷地編輯和管理主記錄。什麼是客戶資料記錄功能？客戶資料記錄及其資料(到達(dá)總分類帳的路徑關(guān)於業(yè)務(wù)夥伴的資料)構(gòu)成應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)。它也是SAP系統(tǒng)中銷售功能和會(huì)計(jì)功能之間的聯(lián)繫。通過其特有的性質(zhì)，它提供專門的會(huì)計(jì)關(guān)聯(lián)。9.2科目有關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)9.2.1發(fā)票及貸項(xiàng)憑證集成地使用SAP的銷售及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，開票系統(tǒng)就能準(zhǔn)備好發(fā)票並將它記帳。來自另一個(gè)R/3開票系統(tǒng)的發(fā)票也可以通過介面轉(zhuǎn)至?xí)?jì)，然後這些發(fā)票就被記帳。只有不是在R/3系統(tǒng)中創(chuàng)建的發(fā)票才必須人工記錄。9.2.1.1憑證的格式一個(gè)憑證由憑證抬頭和若干行項(xiàng)目構(gòu)成。抬頭包含了適用於整個(gè)憑證的資料，包括憑證日期、號(hào)碼、以及類型。行項(xiàng)目包含付款條款、科目的歸屬、以及金額。某些行項(xiàng)目，如銷售稅，是由系統(tǒng)自動(dòng)生成的。這些行專案補(bǔ)充人工生成的專案使憑證完整。在憑證記帳之前，用戶可以調(diào)用並更改這些行項(xiàng)目中的任何一個(gè)。除上述會(huì)計(jì)憑證之外，系統(tǒng)還特備了幾種專門的憑證，如週期性條目、樣本憑證等。9.2.1.2週期性條目對(duì)於以金額相同為特徵的正常週期性交易，用戶可以生成週期性條目。這方面的一個(gè)例子就是按月分期付款客戶所付的應(yīng)收款。這些條目在它們生成的時(shí)候並不影響會(huì)計(jì)。反之，它們只是在執(zhí)行時(shí)記帳到會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。所謂的“週期性條目原始憑證〞包含為會(huì)計(jì)憑證記帳的資料，如金額與帳號(hào)等。它也包含控制資訊，如執(zhí)行的起止日期和最後期限資料等。9.2.1.3樣本憑證如果有關(guān)時(shí)間及金額的資料是記帳時(shí)的唯一不同之處，那麼就可以使用樣本憑證技術(shù)。如果把樣本憑證用作一個(gè)模型，則只需要很小的調(diào)整(如在記帳日期或金額等處)。如果用樣本憑證，一個(gè)已有會(huì)計(jì)憑證也可用作模型。9.2.1.4輸入工具系統(tǒng)提供若干支援功能以便輸入發(fā)票和貸項(xiàng)憑證。它們包括：?設(shè)定缺省值?簡單發(fā)票及貸項(xiàng)憑證的快捷條目?從以前的作業(yè)中摘出日期?多重交易中用戶定義的資料保存?編輯選項(xiàng)的調(diào)整?用於帳戶、本錢中心、等等的靈活查尋機(jī)制如果無法完成一個(gè)憑證的輸入，則輸入過程可在任何一處終止並保存起來。那麼憑證可以在以後完成並記帳。輸入的資料立即被檢查，並且在查出差錯(cuò)時(shí)提供修正。只有當(dāng)憑證是完整的而且沒有差錯(cuò)，它才可以被記帳(並從而更新交易數(shù)位)。完整的意思是：?借方/貸方餘額為零?已填入最低限度的科目，包括憑證日期、記帳日期、憑證類型、記帳關(guān)鍵字、帳號(hào)、以及金額等?系統(tǒng)設(shè)定時(shí)定義的所有要求的欄位均已填滿對(duì)於貸項(xiàng)憑證和轉(zhuǎn)帳，可以用帳面交易，此時(shí)支援功能可以類似地使用。9.2.1.5貨幣所有憑證都能以任何貨幣輸入。每個(gè)公司都賦於一種本位幣。可以指定多達(dá)兩種的其它貨幣。這種“平行貨幣〞同本位幣一樣地被處理和更新。系統(tǒng)儲(chǔ)存從憑證中找到的，以本位幣計(jì)和以憑證貨幣計(jì)的金額。一個(gè)包含逐日精確貨幣匯率的匯率表用來在本位幣與憑證貨幣之間換算。當(dāng)然，匯率也可以在記帳時(shí)直接指明。用戶可控制在製作憑證時(shí)是否本位幣和憑證貨幣這二者(或只是憑證貨幣一種)可以打開以便輸入。無論是用哪一種方式，兩種貨幣的金額在憑證顯示上都是可見的。憑證必須以本位幣計(jì)的和以憑證貨幣計(jì)的餘額均為零時(shí)方可記帳。由於換算而會(huì)在許多行中產(chǎn)生的一個(gè)小的舍入差值會(huì)自動(dòng)地被考慮到。客戶區(qū)中的交易數(shù)位只以本位幣計(jì)。“來自貨物及服務(wù)的應(yīng)收帳款〞統(tǒng)馭科目則以本位幣和以所有的記帳外幣計(jì)。輸入發(fā)票和貸項(xiàng)憑證時(shí)有範(fàn)圍廣泛的附加功能支持用戶。為自動(dòng)接受發(fā)票提供技術(shù)。9.2.2支付9.2.2.1收款收款處理由以下兩項(xiàng)操作組成：?將支付記帳?用客戶科目中的支付行專案結(jié)算未清的發(fā)票行項(xiàng)目這兩個(gè)步驟可用紙面支付人工完成，紙面支付有：?支票?轉(zhuǎn)帳?匯票如果關(guān)於待結(jié)算發(fā)票的資料不充分，則可用查尋條件來找出客戶的已付款專案。任何憑證專有的資訊均可用作查尋字。用戶可以搜集所需的資料。對(duì)於擴(kuò)展的銀行功能和金庫功能，快速輸入技術(shù)顯著地減少了人工處理。這包括：?人工對(duì)帳單?人工支票存入清單這些也可以自動(dòng)進(jìn)行：?電子對(duì)帳單?鎖箱(美國)?用支票掃描器的支票存入業(yè)務(wù)?POR程式(瑞士)如果已就借項(xiàng)憑單程式同客戶達(dá)成了協(xié)定，那麼全部發(fā)票均可使用支付程式按其到期日彙集起來。類似地，退款給客戶也可自動(dòng)執(zhí)行(通過支票或轉(zhuǎn)發(fā)票)。在“應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)核算〞一章中有對(duì)支付程式的詳細(xì)說明。9.2.2.2支付的人工收據(jù)人工收據(jù)支付時(shí)，將待結(jié)算的發(fā)票/貸項(xiàng)憑證的憑證號(hào)碼標(biāo)示在已有的轉(zhuǎn)帳