Word2010文檔處理案例教程項目七

文檔高級編排與審閱任務二任務三任務四任務一設置分隔符及添加頁眉和頁腳應用樣式檢查審閱與加密文檔應用郵件合并設置文檔分欄在文檔中插入公式任務五任務六一、設置分隔符二、添加頁眉、頁腳和頁碼任務一設置分隔符及添加頁眉和頁腳三、修改與刪除頁眉和頁腳四、設置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳一、設置分隔符

Word的分隔符包括分節符和分頁符。通過為文檔分頁和分節，可以靈活安排文檔內容。

節是文檔格式化的最大單位，只有在不同的節中，才可以對同一文檔中的不同部分進行不同的頁面設置，如設置不同的頁眉、頁腳、頁邊距、文字方向或分欄版式等格式。

此外，通常情況下，用戶在編輯文檔時，系統會自動分頁。如果要對文檔進行強制分頁，可通過插入分頁符實現。

插入分節符；確定要分節的位置后選擇“下一頁”項插入分頁符；確定要分頁的位置后選擇“分頁符”項

刪除分頁符的方法與刪除分節符相同。此外，如果未看到分頁符或分節符標記，可單擊“開始”選項卡上“段落”組中的“顯示/隱藏編輯標記”按鈕

。二、添加頁眉、頁腳和頁碼

頁眉和頁腳分別位于頁面的頂部和底部，常用來插入頁碼、時間和日期、作者姓名或公司徽標等內容。

打開文檔后進入頁眉和頁腳編輯狀態，選擇頁眉樣式并輸入頁眉文本

單擊“轉至頁腳”按鈕，進入頁腳編輯狀態，然后輸入頁腳文本選擇系統內置的某些頁腳樣式時，會自動添加頁碼。如果沒有添加，我們也可將插入點置于要添加頁碼的位置，然后在“頁碼”列表中選擇添加頁碼的位置三、修改與刪除頁眉和頁腳

要修改頁眉和頁腳內容，只需在頁眉或頁腳位置雙擊鼠標進入頁眉和頁腳編輯狀態，此時可參考修改正文的方法修改頁眉或頁腳。要更改系統內置的頁眉或頁腳樣式，可在“頁眉和頁腳工具

設計”選項卡的“頁眉和頁腳”組中重新選擇一種樣式。

刪除頁眉線：選中頁眉線上方的段落標記，然后在“開始”選項卡的“邊框”列表中選擇“無框線”項四、設置首頁不同或奇偶頁不同的頁眉和頁腳

使用Word編排長文檔（1節或多節）時，每節的首頁通常不要頁眉和頁腳，并且奇數頁和偶數頁的頁眉和頁腳內容和位置有時候也不相同。例如，在編排雙面打印或印刷的文檔時，通常將偶數頁的頁眉和頁腳居中或靠左顯示，而奇數頁的頁眉和頁腳居中或靠右顯示。

進入頁眉和頁腳編輯狀態，選中“首頁不同”和“奇偶頁不同”復選框，此時在該節的首頁、奇數頁和偶數頁的頁眉和頁腳分別以不同的文字標識，分別輸入頁眉和頁腳文本即可在此對話框可設置頁碼格式一、設置分欄二、插入分欄符任務二

設置文檔分欄默認創建的文檔只有一欄，為使文檔更加美觀和便于閱讀，我們可對文檔進行多欄排版。例如報刊、雜志的內頁通常都采用多欄排版。一、設置分欄將插入符置于文檔的任意位置或選定要分欄的文本，單擊“頁面布局”選項卡上“頁面設置”組中的“分欄”按鈕

，在展開的列表中選擇“兩欄”或“三欄”項，即可將文檔等寬分欄示。若在展開的列表中選擇“偏左”或“偏右”項，可將文檔不等寬分欄。

要將文檔分為更多的欄或設置分欄選項，可在“分欄”列表底部選擇“更多分欄”項，打開“分欄”對話框，在“列數”編輯框中輸入要分成的欄數，然后選中“欄寬相等”復選框，單擊“確定”按鈕，即可將所選文本等寬分為多欄。

也可在“分欄’對話框的“寬度”編輯框中設置欄寬，在“間距”編輯框中輸入欄間距。若選中“分隔線”復選框，還可在欄與欄之間設置分隔線，使各欄之間的界限更加明顯。此外，還可在“應用于”下拉列表框中選擇分欄的應用范圍，如應用于整篇文檔、當前選擇的文本還是本節。二、插入分欄符一般情況下，文檔內容在分欄版式中的流動總是按照從左至右的順序，在填滿一欄后再開始新的一欄。但有時為了強調文檔內容的層次感，常常需要將一些重要的段落從新的一欄開始，這種排版要求可以通過在文檔中插入分欄符來實現。

將插入符置于需要插入分欄符的位置，然后在”分隔符列表中“選擇”分欄符“項一、樣式的分類二、創建和應用樣式任務三

應用樣式三、修改和清除樣式樣式是一系列格式的集合，它是Word中最強有力的工具之一，使用它可以快速統一或更新文檔的格式。例如，一旦修改了某個樣式，所有應用該樣式的內容格式會自動更新。同時，利用樣式還可輔助提取目錄。一、樣式的分類

在Word2010中，樣式有三類，一類是段落樣式，一類是字符樣式，還有一類是鏈接段落和字符樣式。字符樣式只包含字符格式，如字體、字號、字形等，用來控制字符的外觀，在“樣式”窗格中標記有字符符號

。要應用字符樣式，需要先選中要應用樣式的文本。段落樣式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用來控制段落的外觀。在“樣式”窗格中標記有段落符號

。當需要對一個段落應用段落樣式時，只需將插入符置于該段落中即可。用戶可對一段文本應用段落樣式，對其中的部分文字應用字符樣式。鏈接段落和字符樣式，這類樣式包含了字符格式和段落格式設置，它既可用于段落，也可用于選定字符。在“樣式”窗格中標記有一個段落符號和字符符號

。二、創建和應用樣式

在Word2010中，系統為用戶提供了多種內置樣式，如“正文”、“標題1”、“標題2”和“標題3”等，用戶在編排文檔時可直接套用這些樣式，也可以根據需要創建或修改樣式。

應用系統內置樣式設置樣式名稱、樣式類型、樣式基準、樣式字符格式創建樣式應用創建的樣式三、修改和清除樣式

將鼠標指針移至要修改的樣式上方，然后單擊右側出現的下拉按鈕，從展開的列表中選擇“修改”選項，在打開的對話框中進行修改操作并確定選擇“刪除XXX”，會將所選樣式刪除（但不能刪除系統內置的樣式）；選擇“清除X個實例的格式”，會將應用該樣式的文本或段落的格式清除；選擇“選擇所有X個實例”選項，可選中文檔中應用該樣式的所有文本。其中，清除樣式和刪除樣式后，所有應用該樣式的文本將應用正文樣式任務四在文檔中插入公式一、在文檔中插內置入公式二、編寫公式從事教育工作的老師和科技人員，經常要編輯與數學運算有關的文檔，使用Word2010內置的公式可快速在文檔中插入公式，或根據需要使用“公式工具

設計”選項卡自己編寫公式。一、在文檔中插內置入公式

要在文檔中插入系統內置的公式，可單擊“插入”選項卡上“符號”組中的“公式”按鈕

下方的三角按鈕，在展開的列表中顯示了二次公式、二項式定理、傅里葉級數、勾股定理、和的展開式、三角恒等式等，單擊所需的公式，即可將其插入到文檔中。單擊公式右側的三角按鈕，在展開的列表中選擇相應選項，可設置公式的對齊方式二、編寫公式若公式列表中的內置公式無法滿足實際需要，可直接單擊“符號”組中的“公式”按鈕

，此時在文檔的插入符處會顯示“在此處鍵入公式。”編輯框，同時顯示“公式工具

設計”選項卡。我們可在“結構”組中選擇公式結構，在“符號‘組中選擇公式運算符號，同時也可直接使用鍵盤輸入公式中的運算符號或數據，完成公式的制作。“符號”組中分類存放了公式中常用的符號“結構”組中分類存放了常用公式，如分數、積分等公式編輯框一、創建主文檔二、創建數據源任務五應用郵件合并三、郵件合并在日常辦公事務處理中，經常會遇到把一些內容相同的公文、信件或通知發送給不同的地址、單位或個人，這時我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能來方便地解決這個問題。執行郵件合并操作時涉及兩個文檔，主文檔文件和數據源文件。主文檔是郵件合并內容中固定不變的部分，即信函中通用的部分。數據源文件主要用于保存聯系人的相關信息。在執行郵件合并操作之前首先要創建這兩個文檔，然后將它們關聯起來，也就是標識數據源文件中的信息在文檔的什么位置出現。完成后“合并”這兩個文檔，就可以為每個收件人創建郵件。一、創建主文檔創建主文檔的方法與創建普通文檔相同。用戶還可對其頁面和字符等格式進行設置。

主文檔是郵件合并內容中固定不變的部分，即信函中通用的部分二、創建數據源

數據源文件主要用于保存聯系人的相關信息，用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數據源，如MicrosoftOutlook聯系人列表，Access數據庫，或Word文檔。Excel數據源三、郵件合并數據源和主文檔都創建好了，接下來就可以進行郵件合并。打開主文檔，選擇收件人

選擇數據源文件，定位插入符后選擇要插入的域Word將根據設置自動合并文檔并將全部記錄存放到一個新文檔中，合并完成的文檔的份數取決于數據表中記錄的條數一、檢查拼寫和語法錯誤二、為文檔添加批注任務六

檢查審閱與加密文檔三、修訂文檔四、加密文檔一、檢查拼寫和語法錯誤在輸入文本時，難免會出現拼寫和語法錯誤。Word提供了拼寫和語法檢查功能，可以在輸入文本的同時檢查拼寫及語法錯誤，或在文檔編輯完成后集中檢查，并提出修改建議。默認情況下，Word會在我們輸入文本的同時自動對其進行拼寫和語法檢查，用紅色波浪下劃線標識有拼寫錯誤或不可識別的單詞，用綠色波浪下劃線標識出現語法錯誤的內容語法錯誤拼寫錯誤此時，我們可以根據Word提出的修改建議對錯誤的內容進行修改，其方法為：在帶有波浪線的文字上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇修改建議。忽略：忽略拼寫和語法錯誤的單詞，并繼續進行檢查。全部忽略：忽略文檔中所有該單詞的拼寫錯誤。添加到詞典：將該單詞添加到Word的詞典中，Word將不再視該單詞為錯誤項。拼寫檢查：將打開“拼寫”對話框，以便指定附加的拼寫選項。二、為文檔添加批注

利用Word中的批注功能，審閱者可以方便地在文檔中插入對某些內容的說明或建議。同時，Word2010還可以不同的底紋顏色和用戶名稱對不同審閱者的批注加以區別。設置用戶名及其縮寫為文檔添加批注：選中要添加批注的文字，或直接將插入符置于要添加批注的地方，單擊“批注”組中的“新建批注”按鈕，在打開的批注框中輸入批注內容單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可查看各條批注刪除批注：將插入符定位在被批注的文本區或批注框中，然后單擊“批注”組中的“刪除”按鈕三、修訂文檔

使用Word2010的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對文檔所做的修改，而文檔創建者可以選擇接受或拒絕審閱者對文檔進行的修改。單擊“修訂”組中的“修訂”按鈕下方的三角按鈕，在展開的列表中選擇“修訂”，進