監理資料管理培訓

目錄二項目部資料管理的現狀二監理資料管理相關規定項目監理資料的管理職責監理資料存檔的具體做法

監理資料查找竣工監理資料移交前言前言澄清一些觀念：正如汪總在2010年半年工作總結會上所講：“監理資料管理是基礎工作，是項目部做沒做工作的證據；管好現場和做好資料是項目部監理工作的核心體現”。因此，公司每位員工必須清楚地知道：1、監理資料是項目監理工作質量的直接體現，監理資料管理的混亂，足以說明監理項目部的監理工作不到位。2、不懂監理資料組成內容、編寫要求、管理規定的項目監理人員，即使具有中、高級職稱，也不能算是稱職的監理人員，更不會是稱職的項目總監。3、項目監理資料的管理不是資料員一個人的事情，監理項目部各級人員都對項目監理資料的管理負有不同的管理職責。4、公司對資料員崗位的定位是監理員級，資料員不等同于文員，今后項目的資料員逐步成為流動崗位，每位監理員要想晉升為工程師崗位，必須有半年以上的資料管理經歷。一、項目部資料管理現狀1、剖析一下現狀：項目資料管理現狀大多數項目部項目部架構不清晰、監理資料管理職責分工不明確、項目資料管理由資料員包辦。所以很多人忙過之后，不知道忙了些什么。或者有些人看起來繁忙，實則悠閑。所以項目資料管理不到位少數項目部項目部架構清晰、監理資料管理職責分工比較明確、項目各級人員都有不同的資料管理職責。所以項目部每個人都盡職盡責，努力完成自己職責范圍內的工作。所以項目資料管理較好剖析2、當前項目資料管理存在的主要問題：項目資料歸檔不符合公司要求項目歸檔資料滯后項目人員對資料存放查找不熟悉項目歸檔資料缺失嚴重歸檔監理資料內容不完整歸檔監理資料內容不正確驗收資料內容不真實其他：行文不規范；字跡不清晰；用詞不準確；簽字不完整等等。當前項目資料管理主要問題一、項目部資料管理現狀3、具體問題：1）一些項目資料管理分工混亂。一些項目涉及到資料的相關工作均由資料員完成（如專題會議紀要、檢驗批簽字蓋章等），造成資料員工作量加大，而資料員本職的資料整理、歸檔等工作沒有及時完成；一些項目離開資料員就無法找資料，或者大概知道資料在哪，有資料員在就是資料員的責任，造成項目其他員工對公司資料管理模式不清楚。一、項目部資料管理現狀專題紀要資料員一、項目部資料管理現狀2）一些項目資料管理混亂。一些項目資料室內的資料到處堆放，資料沒有及時處理或歸檔；資料保存混亂，查找困難；保存的資料不完整、不整齊整潔；已歸檔的資料，因有人查閱未及時放回原處，造成資料缺失。一、項目部資料管理現狀3)一些項目的資料沒有嚴格按照公司ISO9001文件的要求進行歸檔，造成各項目資料各有各的“特色”，沒有達到公司資料統一、規范的要求。一、項目部資料管理現狀4）檢驗批資料簽字不規范。

在同一個項目上，檢驗批簽字也是各有“特色”一、項目部資料管理現狀5）現場發現的質量、安全隱患情況未及時發文要求施工單位整改，監理工程師通知單、安全隱患整改通知單、停工令等監理資料未及時封閉。6)現場旁站完成后未及時形成旁站記錄；有些項目為應付政府檢查臨時編制旁站記錄；旁站記錄內容不詳實。7)監理規劃未及時更新，監理細則的編制流于形式，未根據實際情況編制。二、監理資料管理相關規定1、我司監理項目部監理資料管理應遵循的規范規定建設工程監理規范GB50319—2000建設工程施工質量驗收統一標準GB50300—2001監理資料的內容及監理資料的管理建筑工程分部分項的劃分及驗收資料的規定建設工程文件歸檔整理規范GBT50328-2001建筑工程文件歸檔整理的相關規定公司ISO9001質量管理體系文件WI-4.1監理資料管理指引公司監理資料管理的要求、方法及內容公司工程監理檔案管理制度公司對工程監理檔案管理的職責分工及管理規定公司質量管理體系記錄表格公司環境與安全管理體系記錄表格公司三個管理體系對形成表格資料的具體要求工程所在地城建檔案館的有關規定當地城建檔案館對工程檔案資料表格等的具體要求二、監理資料管理相關規定2、項目監理資料的構成項目部監理資料施工監理過程應當形成的監理資料公司三個管理體系運行應當形成的記錄資料公司相關規章制度運行要求形成的記錄資料

質量管理體系：文件收發記錄、規范清單、場地移交記錄等等；環境與安全管理體系：環境因素識別評價匯總表等監理規劃、監理細則、施工圖紙清單、檢驗批資料等員工內部調動單（工程部）資產調撥申請單（行政）、申請開具監理費發票申請（財務）員工培訓記錄、考勤表（人力）計算機設備收貨確認單（信息化）二、監理資料管理相關規定3．監理資料編制要求

序號要求具體要求1）及時性監理項目部各崗位監理人員必須及時地進行記錄和整理工程監理資料2）真實性內容必須真實，不得弄虛作假，不得擅自涂改原始記錄，并能夠反映工程實際情況3）準確性監理檢查驗收資料行文規范、字跡要清楚、用詞準確，簽字齊全。能夠用數據反映的應填寫具體數字，確實不能用數據表示的，盡量用語言描述清楚。避免使用“符合施工驗收規范”、“情況屬實”等空洞無物的籠統結論4）系統性監理資料既能反映監理工作全過程，又能反映監理工作的連續性、系統性，避免前后不銜接的現象二、監理資料管理相關規定4、監理項目部文件編號：監理項目部歸檔監理資料的編號形式為：XXXXXXX/XX/XX/XXX①②③④

1）說明：①項目代碼，同監理合同號，由經營管理部統一編號，如FJ08025。②卷號，01～15。③類號，A～AZ。④資料順序號，根據資料形成時間先后順序編寫。001－999，若順序號超過999，則從第一位開始用小寫英文字母繼續編號，如a01-a99，b01-b99，依次類推。

2）編號舉例：FJ08025/01/H/003；FJ08025/09/AC/006三、項目監理資料的管理職責1、總監在資料管理中的職責

根據《建設工程監理規范》（GB50319-2000）中規定：“建設工程監理應實行總監理工程師負責制”，“總監主持整理工程項目的監理資料”。同時，汪總在2010年半年工作總結會上也指出“總監是資料管理的第一責任人”。由此可見，總監在項目的資料管理中起著舉足輕重的作用。

總監對資料的重視程度及熟悉程度直接影響一個項目資料做的好壞。1)負責本監理項目監理資料管理的領導工作；2）督促本項目相關責任人完成工程監理資料的收集、整理、歸檔及移交工作；3）負責檢查并保持本監理項目部歸檔監理資料的真實、準確、合法及完整，并保持與工程進度同步。三、項目監理資料的管理職責◆首先，總監要做好項目部內部人員資料管理分工，加強項目部內部資料管理交底（公司檔案管理制度、監理資料管理指引等），在項目內部例會上應對項目部員工強調資料管理重要性，要求各工程師積極配合資料員做好資料收集工作，督促施工單位及時或提前上報相關檢驗批資料，做到工程資料與實體同步。◆理清項目資料管理流程、規范資料填寫內容。在項目剛開工的首次例會及主要分包進場的首次例會中，要提出監理配合要求，明確相關方資料管理流程；現場分包較多及相關聯單位資料混亂時（如檢驗批無編號、材料、機械進場資料混亂或分部分項工程劃分不清、檢驗批簽字混亂等），總監要組織相關單位進行交底，規范資料填寫內容。(檢驗批簽字范例)三、項目監理資料的管理職責主持編寫項目監理規劃、審批項目監理細則，審批及簽發施工過程中各類文件審核工程師及監理員的監理日記及旁站記錄（每周審核一次，檢查工程師或監理員現場檢查情況）項目結束時，無論此時總監在該項目或調離該項目（除離職），總監要安排專人完成竣工資料的整理及歸檔工作，只有項目的竣工資料（交檔案館、業主、公司）完成時，總監才算完成該項目的總監理工程師工作。三、項目監理資料的管理職責2、專業工程師在資料管理中的職責:1）負責本人所分管監理工作范圍內相關工程監理資料的收集、整理和審核工作。2)負責及時將本人所分管監理工作范圍內的相關工程監理資料向項目部專職（兼職）資料員移交。負責完成相關專業監理細則、專題紀要（也可指導監理員完成）、監理工作總結的編制；工程資料的審核及簽字。（注：現在很多項目都是掛一些有證的監理工程師，在檢驗批簽字時，資料上應雙簽，既要有蓋章人的簽字，也要有現場驗收人員的簽字）三、項目監理資料的管理職責及時將設計變更內容在圖紙上加以標注、寫明變更日期，并加受控章。監理日記的填寫配合資料員，督促相關單位提交現場安全及質保資料。（根據公司檢查工作指引及政府檢查表格，配合資料員收集齊相關資料）完成總監交代的其他相關資料管理工作。3、監理員在資料管理中的職責:協助工程師完成檢驗批的簽字、蓋章及整理工作，在工程師的指導下完成專題會議紀要的編制。

監理日記的填寫。完成旁站記錄，并做好相關資料的整理工作。完成總監及工程師安排的其他資料管理工作。三、項目監理資料的管理職責4、資料員在資料管理中的職責:1）負責本監理項目部工程監理資料的整理、歸檔和保管工作。2）負責工程竣工后向城建檔案館、項目業主、公司檔案室移交工程監理檔案資料。收發文整潔、清晰明了，能較快的查找到某份文件的收發文記錄往來資料及時整理、及時歸檔，保證保存的資料完整、整齊、整潔；資料室內保持整潔、有序。歸檔資料嚴格按照公司9001文件要求進行整理，包括文件夾標簽、卷內目錄等。三、項目監理資料的管理職責完成監理周報、監理周例會紀要、監理月報等文件的編制，完成公司CDMS系統的填報及公司季度信息的上報工作。做好電子版資料的收集、整理工作。根據公司或政府檢查表格，及時提醒總監和工程師完成相關文件的編制和收集。項目竣工后，完成各方的資料交檔工作。完成總監安排的其他監理資料管理工作。1、監理資料目錄監理資料目錄分為卷外目錄索引及卷內目錄1）卷外目錄索引即為《項目監理部資料目錄索引》。

資料目錄索引是資料管理的關鍵，掌握了資料目錄，資料員就能順利將資料歸檔、項目上其他人員也能順利地查找資料。四、監理資料存檔的具體做法四、監理資料存檔的具體做法2）卷內目錄1）卷內目錄分為《卷內冊目錄》和《冊內文件目錄》，每一卷各冊的首頁為《卷內冊目錄》，列明本卷共分為幾冊，每冊存放哪幾類文件。2）每一卷各冊的次頁是本冊所存放文件的《冊內文件目錄》，列明本冊全部文件的目錄。四、監理資料存檔的具體做法2、資料分卷各監理項目部存檔資料共分十五卷，每各卷內容為：01卷、合約類文件；02卷、指導性文件；03卷、開工竣工資料；04卷、相關單位往來文件；05卷、施工單位往來文件；06卷、設計管理文件；07卷、監理簡報工作總結；08卷、會議紀要；09卷、質量控制；10卷、物料管理；11卷、投資控制；12卷、進度控制；13卷、安全監理；14卷、公司及項目部內務資料；15卷、其他文件注意：這15卷也是各卷的第一冊集中放在項目資料柜中標簽詳細做法請參考公司的CI手冊四、監理資料存檔的具體做法各卷資料內容1）每卷資料內容分為若干類，編號從A～AZ，見項目部資料目錄索引2）目錄索引中含蓋的內容為規定的類號。索引中未包含的資料內容，項目上可在后面自行增加類別。項目也可根據工程實際情況對類別進行分專業、分單位編