大型會議座次圖等證表卡

自動生成系統(tǒng)TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"一、《座次圖》自動生成模塊 03\o"CurrentDocument"二、《簽到索引表》自動生成模塊 11\o"CurrentDocument"三、桌牌自動批量生成模塊 13\o"CurrentDocument"四、《出席證》自動批量生成模塊 16\o"CurrentDocument"五、《合影站位圖》自動生成模塊 19\o"CurrentDocument"六、《宴請就座圖》自動生成模塊 21\o"CurrentDocument"七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性 24\o"CurrentDocument"八、其他技巧 25結(jié)束語 25大型會議座次圖等證表卡自動生成系統(tǒng)對于機關(guān)和企業(yè)的辦公室來說，組織會議是經(jīng)常性工作。在參加人數(shù)較多的會議中，座次圖的編排是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事先有組織地將參會人員座次安排好，一方面能讓參會者均勻分布在會場，避免會場各處太擁擠或太稀疏；另一方面，遵從于共同價值觀的座次順序，能讓參會人員都感到心安，是維護會議嚴肅性必要條件。傳統(tǒng)方法的排座次，是先畫一張空表，然后逐一填入人名。在這個過程中，要反復(fù)掂量誰在前、誰在后，不斷地調(diào)整和修改。大多數(shù)情況下，參會人員是按順序從中間向左右兩邊折返發(fā)散安排的，每當遇到增加或減少參會人員一哪怕只調(diào)整一個人，也往往需要推倒重來一次。不僅如此，一些會議還要求按順序的擺放桌牌，制發(fā)《出席證》，組織照相、就餐，使類似排座次圖的工作量翻倍。對個人而言，上述幾項工作是時間緊、壓力大的苦差事；對單位而言，將大量人員精力深陷在會議排座次之類的瑣碎事務(wù)上不利于提升在群眾中的形象，更不符合中央“反四風”精神。本文要介紹的方法，可以實現(xiàn)三個功能：1.當參會人員名單基本確定時，自動生成《座次圖》；2.當參會人員名單變化時，自動更新《座次圖》；3.自動生成與《座次圖》相配套的《合影站位圖》、《宴請就餐圖》、《簽到索引表》，批量且按順序自動生成“桌牌”和“《出席證》”，并且隨參會人員名單的變化而自動調(diào)整。簡言之，只要明確了參會人員名單的人名和順序，會議所需多數(shù)證表卡都自動生成和自動調(diào)整，讓會務(wù)準備工作變得輕松和從容。

一、《座次圖》自動生成模塊（一）原理傳統(tǒng)方法的原理傳統(tǒng)方法的原理《座次圖》自動生成模塊的原理，可以概括成“位置一編號一人名”。是對參會人員和會場里的每個座位都進行編號，將相同編號的人名與座位建立一一對應(yīng)聯(lián)系，使人名能夠自動填寫到相同編號對應(yīng)的會場座位中去。依照此方法建立的座次圖，數(shù)字編號是核心要素，借助于EXCEL軟件所擁有得數(shù)字處理優(yōu)勢，大大提升速度和準確性。（二）主要步驟由于使用現(xiàn)代人舉例容易不恰當不準確，本文虛擬了《水滸傳》中梁山108位好漢開招安大會的例子來介紹座次圖的制作。準備工作：打開一個EXCEL文件，將左下角三個選項卡分別改名為《人員名單》、《數(shù)字布局圖》和《座次圖》。然后開始以下三個步驟：第一步，在《人員名單》選項卡中，收錄所有參加會議的人員，并按照既定的規(guī)則從前往后依次編號（見圖1）。這里所說的規(guī)則，雖然不同類型的單位略有不同，但一般都是按照職級高低、身份尊卑從前向后排列的，即使是平級，也有大致固定的排列順序，如內(nèi)部的電話本、人員名冊等。梁山108個好漢是以第71回所挖出的石碣碑為依據(jù)排序的。順序排列好之后，可以請領(lǐng)導(dǎo)審閱過目，遇到順序不對、人名

出錯、由于特殊原因需要將一些人提前、放后等情況時，都可以比較容易的調(diào)整，然后重新編號。一般情況下編號為純數(shù)字，遇到有發(fā)言、領(lǐng)獎等特殊情況時可將這些人單獨變編號，如“發(fā)1、發(fā)2……”除此之外的其他人員再按數(shù)字排列。ABCDEF編號姓名職緩單位及職務(wù)房間號聯(lián)系方式11宋江天罡梁山泊總兵都頭領(lǐng)雁臺東正房呼保義，噪2盧俊義天罡梁山泊總兵都頭領(lǐng)雇臺四止房玉嗖麟43吳用天罡掌管機密軍師雁臺東正房智多星54公孫鼠天罡掌管機密軍師雁臺西止房入云龍65關(guān)勝天罡馬軍五虎將大關(guān)之外正東旱寨大刀76林沖天罡馬軍工虎將六關(guān)之外正西旱寨豹子頭87秦明天於馬軍五虎將玄關(guān)之外正南旱寨薜靂火98呼延灼天罡馬軍五虎將大關(guān)之外正北旱寨雙鞭109花榮天罡馬軍八虎騎兼先鋒使忠義堂右邊房小李廣1110柴進天罡掌管錢糧頭領(lǐng)忠義堂左邊房小旋國1211李應(yīng)天罡掌管錢糧頭領(lǐng)忠義堂左邊房撲天雕1312朱仝天罡馬軍八虎騎兼先鋒使山前南路第三關(guān)美髯公1413魯智深天罡步軍頭銜山前南路第二關(guān)花和尚1514武松天罡步軍頭領(lǐng)山前南路第二關(guān)行者1615董平天罡馬虎將玄關(guān)之外正西旱寨雙槍將1716張清天罡馬軍八虎騎兼先鋒使第二坡右一帶房沒羽箭1817楊天罡馬軍八虎騎兼先鋒使六關(guān)之外正北旱寨青面蒙1913於T天罡馬軍人虎騎兼先鋒便大關(guān)之外正東旱寨金槍手2019索超天罡馬軍八虎騎兼先鋒使六關(guān)之外正南旱寨急先鋒2120戴宗天罡總探聲息頭領(lǐng)第二坡右一帶房神行太保2221M唐天罡步軍頭領(lǐng) 圖1東山一關(guān)赤笑鬼2322李逵天罡步軍頭痂 、北山一關(guān)黑旋風24請注意rm梟室A虎騎兼十南加龍25★瞥意:當姓南福兼（如9部L，要在兩字嘴加攔21，個空格雷圖是金個空格。山前南路第三關(guān)抻翅虎27一失,本例中希特螂留意弼編號，在“A列南7^名”在9B列江龍弭,—an2西塞水繇鯉V L -,■? ??人二TT，,,蜜立施太箴29徐寧“卿編亍是18'酶水整小七丁”的編號疆源塞。蜻火反3029阮小五天罡四寨水軍頭領(lǐng)東北水寨短命二郎；313G張順天罡四寨水軍頭領(lǐng)西南水寨iMt,詼31阮小七天罡四寨水軍頭領(lǐng)西北水寨活閻羅3332楊雄天罡步軍頭領(lǐng)西山一美病關(guān)索3433石秀天罡步軍頭領(lǐng)西山一關(guān)拚命三郎

第二步，在《數(shù)字布局圖》選項卡中畫出會場座位擺放圖。具體擺幾排、每排幾個人、有無過道，都要依據(jù)會場條件和會議要求而定。之后依據(jù)一定的規(guī)則對這些座位進行編號（見圖2），編號后可以請領(lǐng)導(dǎo)過目認可。編號可以手填，更多的是找到規(guī)律后用公式批量填寫。一?一本例中，共6排，每排I班個人，中間有一個過道（左邊9人，右邊9人）。按照一般的規(guī)律，第一排過道右邊為1號，左邊為2號，然后向左右和后面發(fā)散展開，全部編號分布在從B4到T9的長方形區(qū)域內(nèi)。★請注意：《數(shù)字布局圖》與《人員名單》兩個表中“編號”的格式要相同，內(nèi)容要能一一對應(yīng)，這是本系統(tǒng)的核心設(shè)置。★本例中，請?zhí)貏e留意：“18”所在位置是“第1排，左1"，也就是B4單元格，“31”在“第2排，右7"，也就是R5單元格。

第三步，在《座次圖》選項卡中，將《數(shù)字布局圖》內(nèi)容完全復(fù)制過來，去掉其中的編號。在原來編號區(qū)域（B4到19）使用VLOOKUP函數(shù)定義公式。首先，在左上角的B4單元格內(nèi)輸入如下內(nèi)容：=VLOOKUP（數(shù)字布局圖！B4,人員名單!$A:$B,2,0）鼠標懸停在這個單元格右下角約1秒會出現(xiàn)一個很小的“+”符便完成了第一排的函數(shù)公式便完成了所有6排的函數(shù)公按回車鍵，這個單元格內(nèi)會自動出現(xiàn)兩個字“徐寧”。B4到T9鼠標懸停在這個單元格右下角約1秒會出現(xiàn)一個很小的“+”符便完成了第一排的函數(shù)公式便完成了所有6排的函數(shù)公號，請按住鼠標左鍵不放，向右拖拽定義，鼠標仍然不松手，再向下拖拽式定義。最后，進行必要的格式調(diào)整，可看到下表內(nèi)容，這就是我們所需要的《座次圖》（圖3）。■ ?■ ?二顧大所謂“必要的格式調(diào)整”，包括：1.將所有單元格文字豎行排列（右鍵，設(shè)置單元格格式-對齊一文字方向一豎向）；2.將原先過道位置（K4：K9）的內(nèi)容清空，表格邊框變?yōu)闊o色，填充顏色變?yōu)闊o色。3.對B4到T9區(qū)域內(nèi)的字體大小進行調(diào)整，如果四個字的人名，可以縮小字號以確保完全顯示。★請注意：1、在定義公式時，“$人：$8"中的“$”表示的絕對引用，不能隨便不寫。2、函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器（圖4）逐個找參數(shù)，避免手工輸入容易出錯。lookup_value：待查找值table_array：被查找數(shù)據(jù)表格范圍col_index_num：向右查找的列數(shù)range_lookup：查找類型，一般為0★本例中，請?zhí)貏e留意：“徐寧”所在的位置為“第1排，左1"，也就是B4單元格，在《數(shù)字布局圖》選項卡中B4單元格中的內(nèi)容是“18”，在《人員名單》選項卡中編號18的人為“徐寧”。同樣的，“阮小七”所在的位置為R5單元格。在《數(shù)字布局圖》選項卡中，R5單元格中的內(nèi)容是“31”。在《人員名單》選項卡中編號31的人為“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。上述不是巧合，而是VLOOKUP函數(shù)自動將人名、編號、位置聯(lián)系到了一起。VLOOKUP函數(shù)會以《數(shù)字布局圖》相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到《人員名單》對應(yīng)的人名，將其“搬運”到函數(shù)被定義的位置。VLOOKUP函數(shù)的工作機制是本系統(tǒng)的核心知識。（三）VLOOKUP函數(shù)的運作機制VLOOKUP是EXCEL軟件中一個查找引用類函數(shù)。其格式為：%=VLOOKUP（待查找值，被查找數(shù)據(jù)表格范圍，向右查找的列數(shù)，0）《座次圖》B4單元格位置之所以最后能被自動填入“徐寧”。函數(shù)是一種公式和規(guī)則，計算機是執(zhí)行者，當我們在《座次圖》第1排左1（軟件中的“B4”單元格）定義了上圖所列的函數(shù)公式時，一系列指令將排隊交給計算機去完成（見圖6箭頭走向）：.首先，VLOOKUP函數(shù)要求計算機到《數(shù)字布局圖》中查看相同位置（第1排左1，也就是“B4”單元格）上的數(shù)字，查看的結(jié)果是“數(shù)字18”。.然后，VLOOKUP函數(shù)將另外一個表《人員名單》從A列到B列的區(qū)域圈出，吩咐計算機攜帶剛剛找到的“數(shù)字18”，沿著這一區(qū)域最左邊的一列（也就是A列）從上至下搜尋比對，結(jié)果在第19行中間找到了。VLOOKUP函數(shù)命令計算機腳步停在這里待命（待命的位置是單元格A19）。.接著，VLOOKUP函數(shù)要求計算機以《人員名單》表上的A19單元格為起點，向右挪到第2列L到達“寶藏”所在地819單元格。這個“寶藏”就是兩個字：“徐寧”。.最后，VLOOKUP函數(shù)命令計算機將在搜尋到的“徐寧”這兩

個字搬運到函數(shù)出生的地方---位于《座次圖》第二排最左邊的B4單元格。.推而廣之，通過拖拽方式為《座次圖》每個單元格建立函數(shù)公式，完成全圖人名填充。至此，創(chuàng)建《座次圖》的任務(wù)完成。VLOOKUP豳數(shù)運作機制示意圖《人員名單》U士上天母馬軍八虎騎刑天罡馬軍八虎騎常天罡馬軍八虎驗出20天罡馬軍八虎騎《數(shù)字布局圖》《座次圖》姓名職級單位及］第僚18VLOOKUP豳數(shù)運作機制示意圖《人員名單》U士上天母馬軍八虎騎刑天罡馬軍八虎騎常天罡馬軍八虎驗出20天罡馬軍八虎騎《數(shù)字布局圖》《座次圖》姓名職級單位及］第僚181左1左2左3左4左5I第1排徐張武朱柴4十王清松仝迸[第2排燕青解珍楊雄張川頁張橫L第3排呂凌振燕順歐刪芾讓圖6二、《簽到索引表》自動生成模塊對于已經(jīng)編排了《座次圖》的會議，簽到環(huán)節(jié)可以直接勾畫人名，節(jié)省了每人簽字的時間。但是面對一張寫滿人名的《座次圖》，參會人員迅速找到自己的名字依然不容易，每個人多出的十幾秒，最后會造成簽到擁擠的場面，這是我們應(yīng)該努力避免的。《簽到索引表》能將所有參會人員按照姓氏拼音或單位職務(wù)排列，每個人名字后面都注明在第幾排、左數(shù)（右數(shù)）第幾號，簽到處工作人員可以幫助參會人員迅速找到在《座次表》中的位置，避免簽到處擁堵。（一）建立《簽到索引表》選項卡，打開《數(shù)字布局圖》，選中數(shù)字編號區(qū)域和周圍標注縱向排號、橫向座位號的區(qū)域（具體為A3：U9區(qū)域），復(fù)制。然后到《簽到索引表》，點擊A1單元格，右鍵-選擇性粘貼，在對話框中選中“數(shù)值”和“轉(zhuǎn)置”兩項，得到如圖7的表格，此表相當于將《數(shù)字布局圖》逆時針旋轉(zhuǎn)了90度。L！....B旦…！—F一一g—.1 第1排第2排第3排第4排第5排第6排-71左1 18 36 54 72 90 108ABD13左2 16 34 52 70 88 1064左3 14 32 50 68 86 1042縱向排號橫向座位號布局圖數(shù)字參會名單人名5 左4 12 30 48 66 84 1026 左5 10 28 46 64 82 1。0 !%-第1排左側(cè)17|左6 8 26 44 62 80 98；4第立左側(cè)21681左7 6 24 42 60 78 965第1由-左側(cè)導(dǎo):149 左§ 4 22 40 58 76 94io 左9 2 20 38 56 74 921 '111 :6第注-左側(cè)412等步驟.47-左側(cè)5W第讓-左側(cè)6,8：,右1 1 19 37 55 73 91.4第立二左側(cè)76.13 右2 3 21 39 57 75 9314 右3 5 23 41 59 77 951011第立左側(cè)3左側(cè)94；,2]:17 25 43 61 79 97;第小二過道過道F圖7k27 45 63 81 99二右側(cè)11.圖8 11 29 47 65 83 1。1二右側(cè)23.’-—師1CL1X1-' J.U OX FJ \J1 UUj右忌15（二）通過6剪切、粘貼，該表多監(jiān)列贏字編號變。成一列b，—一數(shù)字^再將原來將％列的“左1、左2?形成每個數(shù)字編號對應(yīng)排號、座位號匕有側(cè)S9，?右IS”等二內(nèi)容多次復(fù)制為粘貼,1.3勺表格，a8。15（三）使用VLOOKUP函￡,^^，^找到」每個23餐-25應(yīng)的召/會人員第建第器左側(cè)1左側(cè)2睡 rr-第摭左側(cè)3

姓名。具體為:在D3單元格輸入“=VLOOKUP（C3,人員名單！$A:$B,2,0）”含義是帶著C3格內(nèi)的數(shù)字（“18”）到《人員名單》選項卡的A列內(nèi)找，找到后向右挪到第2列，把其中的內(nèi)容（“徐寧”）搬到D3中來。然后，選中D3單元格向下拖拽，將每個人名、編號與縱向排號、橫向座位號聯(lián)系起來，形成《座次索引表》（圖9）。（四）將《位置索引表》按照姓名排序或者按照編號排序，才形成兩種便于簽到時迅速找到參會人員位置的《簽到索引表》。上面的圖10按人名張、姓李、姓陳的都在-排序后，按人名索引-母牛.一制一參會名單人名上面的圖10按人名張、姓李、姓陳的都在-排序后，按人名索引-母牛.一制一參會名單人名縱向排號橫向座位號0秦明第1排右側(cè)4R出勒排佛哪右側(cè)5；右側(cè)T勒排右側(cè)BS施恩第洲右惻2,石秀第洲右側(cè)呂石勇第6排右側(cè)5時遷第涮右側(cè)g史進彰邦右側(cè)備宋江第1排右側(cè)1宋清第5排左側(cè)呂宋萬第5排左側(cè)5?都立會排右側(cè)2,?.孫新笫6投左側(cè)5孫二娘第6排右側(cè)T索超言由右側(cè)1T湯隆第5排右側(cè)W陶宗旺第5排右側(cè)多童猛第4排右側(cè)呂童成第4排左惻3王英第4排左側(cè)金,王定六第涮左側(cè)3)魏定國靠排右惻5吳用第諭右側(cè)2武松第1排左側(cè)3；工工兀笫h]L第耕F左側(cè)序」拼音^排列一.蜜腓:阮氏兄*^^r，第3起各姓氏按MN0P排序后，按編號索引編號參會名單人名問號縱排橫向座位號13魯智深第1排右側(cè)T14武松第嘟左側(cè)315董平第1排右側(cè)g16張清第1排左側(cè)217第嘟右側(cè)9由《-徐寧一一岸1排左側(cè)1第2排右側(cè)1:.-20戴宗第2排左側(cè)9-21劉唐第2排右側(cè)2空李逵第2排左側(cè)Z.23史進第2排右側(cè)3,24程弘第2排左側(cè)T站雷橫第2排右側(cè)4:翳李俊第2排左側(cè)627阮小二第2排右側(cè)5為張橫第2排左側(cè)529.阮小五第2排右側(cè)6融川川1f靠排左側(cè)4包（阮小七.漳2排右側(cè)T-32第2排左側(cè)3石秀第2徘右側(cè)Z-.34解蟒第2排左側(cè)2_35一解寶第2排右側(cè)9圖11燕青第2排左側(cè)1朱武第3排右側(cè)1黃信第3排左側(cè)9初TT笆飛址若例g宣贊第3排左側(cè)E::弟都在一起，同樣，姓音排列，便于認識參會人而快速找到他的位置；圖11按照編號排列，便于不認識的參會人員報出自己的單位職務(wù)后推測到編號范圍，然后快速找到位置。由于人名是從《人員名單》用VLOOKUP函數(shù)計算而來，故當參會人員增加、減少或調(diào)整時，兩種《簽到索引表》都會隨之自動更新。12

三、桌牌自動批量生成模塊與《座次圖》密切相關(guān)的會議桌牌，目前也大多手工錄入。除了速度慢、易錄錯之外，還容易與人員調(diào)整變化相脫節(jié)。有時為了節(jié)約，會盡量使用以前用過的舊桌牌（不足的新制），但這樣做核對翻找的工作量很大，且新制桌牌與舊桌牌往往在字體格式和紙張顏色上有明顯差別。本文介紹的“桌牌自動批量生成模塊”依托《座次圖》生成系統(tǒng)而建，二者同步生成、同步調(diào)整，而且按照《座次圖》布局將一整排的桌牌按順序批量打印出來。制作方法：（一）建立《桌牌》選項卡（圖12）。將A1：B1單元格合并，輸入“第1排”。將A列從A2開始向下的單元格每兩個合并為1個大單元格，共合并出19個，即A2：A3合并、A4：A5合并……A38：A39合并，B列也同樣辦理。（快速合并的方法：選中A2：A39，復(fù)制，點擊B2，右鍵--粘貼）。選中A2：A39單元格，右鍵一設(shè)置單元格格式一對齊一方向一負90度，選中B2：B39單元格，右鍵一設(shè)置單元格格式一對齊一方向一90度，實現(xiàn)桌牌文字背靠背。（二）選中A2與A3合并的大單元格，定義VLOOKUP函數(shù)：==VLOOKUP（$A$1,座次圖！$A:$T,ROW（）/2+1,0）此函數(shù)“$A$1”指的是A1單元格內(nèi)的內(nèi)容“第1排”。“座次圖！$A：$T”指的是座次圖中A列到T列的所有內(nèi)容，我們之前所排座次圖的所有人名及排號都在這個范圍（圖3）。ROW（）是一個算所在單元格行號的函數(shù)，A2單元格內(nèi)的ROW（）等于2,ROW（）/2+1=2。13函數(shù)含義是：帶著A1格的內(nèi)容（“第1排”）到《座次圖》選項卡的A列內(nèi)找，在A4單元格找到“第1排”，然后以此為起點向右挪到第2歹L把其中的內(nèi)13容(“徐寧”)搬過來。(三)選中A2單元格，向下拖拽，生成一整排桌牌(單面)。★對于A4：A5單元格來說，盡管是由兩個單元格合并的，但計算機默認它是A4單元格。由于“$A$1”和“座次圖！$人：$「，都用“$”進行了絕對引用的設(shè)置，故在A4：A5單元格內(nèi)拖拽后而生成的公式還是“==VLOOKUP($A$1，座次圖!$A:$T，ROW()/2+1，0)”，但是徐0洶()/2+1”變化了，對于A4來說，ROW()=4,ROW()/2+1=3,函數(shù)計算的結(jié)果是在《座次圖》選項卡以A4單元格為起點向右挪到第3歹工所得結(jié)果是“張清”。同理，A4：A5單元格內(nèi)結(jié)果為“武松”、之后依次是朱仝、柴進、呼延灼……，直至A38：A39為楊志。AB(1DEFGI]I,TKLIIN0PQRSTU1主席臺23左1去左'左&左5左白去E7左*左0:右1左i2右3X34右5有6右T右8右9徐百艮武朱柴呼方*公來$毛關(guān):晟花李魯HC楊第1排延孫智第1排.4寧寶1松仝進灼￥在勝江下目勝E月榮應(yīng)深邛匕志燕%￥楊張張李月1李戴索文：1J史11阮阮石L解第2排小小第2排5青S金雄順橫俊弓L逵宗超1身進才黃二七更r寶呂§爐建歐蕭單卓韋宣黃朱?小郝1法魏斐鄧楊i蔣第3排定冬讖辨6方JK順鵬讓圭S§贊信武§工文3己國官飛君￡版JJ(三)i桌牌‘語項圖12)的B2單元元格輸入公再向仟施討拽在B列【得到另一.面"牌，它與五列I桌牌的1內(nèi)容相同，第4排7格式哼背^A堅.腐出來后沿著A列B列之間的間隔線粽之后就可以(插入塑料卡形成雙面:￥(圖1F［左側(cè)圖度杜李湯，鄒第5排A <第5排8(四P)將：于馨有內(nèi)孕的區(qū)域設(shè)為打和區(qū)堆，調(diào)整行和列的悔小小使麋塑料啊、。合理設(shè)置單袁甯邊匡實線，萍第6排景定大二偉L第6排g1n住身生六青新挺wL福富貴IS慶5左勇嫂娘匹1遷

利于打印之后的裁切和翻折。這樣，會場一整排的桌牌就能按照順序批量打印出來了。（五）將A1單元格內(nèi)的“第1排”依次手動改為“第2排”、“第3排E”……則會自動生成其他排的參會人員桌牌（圖13）。打印過程非常迅速，200個桌牌6分鐘內(nèi)即可生成和打印完畢。由于桌牌人名是自動9II架數(shù)沿著II《人員名動生成恭所以只要q《人銀單》無誤圖13 8單》二一，桌牌人1]□C就必定正確。圖te(誓》諼徑而且桌牌是按照《座次圖》每一排從左至右的順序打印出來的，所以在會場的擺放也會異常順利。★之所以要將一個桌牌生成在兩個單元格內(nèi)，是因為EXCEL中每個單元格行高最多409磅，也就是12厘米，而桌牌寬度往往在14厘米左右，占用兩個單元格，每個7厘米，才能確保桌牌尺寸。15★關(guān)于row()函數(shù)的說明：row()函數(shù)是求取單元格行號的函數(shù)，row()的值會隨著所在單元格的不同而不同，如在A39單元格內(nèi)輸入“二row()”，結(jié)果是39,在F88單元格內(nèi)輸入“=row()”，結(jié)果是88.row()函數(shù)在沿著列的方向從上到下批量生成公式方面有重要作用，使用時經(jīng)常要除以某個數(shù)，如本例桌牌生成中要除以2，之后的胸卡生成模塊的例子中要除以5，之所以這樣做，是因為一個桌牌占2行，一個胸卡占5行，通過除以所占的行數(shù)，算出這是第幾個桌牌、第幾個胸卡。不使用row()函數(shù)也能通過手動方式生成公式，但工作量會有較大增加，而且容易出錯。四、《出席證》自動批量生成模塊大型的高規(guī)格會議往往為每名參會人員制作《出席證》，其中制作分別標記每個人具體情況的記名《出席證》任務(wù)是很艱巨的，需要繁瑣的逐一錄入和反復(fù)核對。而本模塊可以實現(xiàn)記名證件的自動區(qū)域建立出16批量生成，原理與批量生成桌牌類似，具體為三步：區(qū)域建立出16批量生成，原理與批量生成桌牌類似，具體為三步：(一)建立《出席證》選項卡(圖14)，在A1：D5席證的模板，模板內(nèi)的數(shù)據(jù)共分為三類有9部分：第一類：所有胸卡的固定內(nèi)容，具體為3部分內(nèi)容“山東省濟寧府梁山招安動員大會”（A1：B1）、“出席證”（C4：D4）、“證號：”（C5）,這3項在圖14中已經(jīng)用陰影標出。第二類：照片（C1：D3），需要手動插入圖片，或者證件打印后手工粘貼照片。第三類：需要用函數(shù)公式輸入個性化內(nèi)容的區(qū)域。具體包括5部分內(nèi)容：證件號、姓名、單位及職務(wù)、縱向排號、橫向座位號。（二）確定《出席證》的證件號。出席證按照順序生成，由于數(shù)量較多，為了減少工作量和避免出錯，應(yīng)該自動生成。在D5單元格輸入：“=row（）/5"，運算結(jié)果為1。★定義證件號的函數(shù)在最后一行，由于每張出席證占5行，兩者相除就等于證件序號。如在D15單元格所輸入的“二row（）/5”，計算值為3，表示的是第3張出席證。（三）確定“姓名”和“單位及職務(wù)”。證件號確定后，用VLOOKUP函數(shù)到《人員名單》選項卡自動抓取內(nèi)容。在《人員名單》中，編號在A列，對應(yīng)證件號；姓名在B歹L單位及職務(wù)在D列。在A2單元格輸入“=VLOOKUP（D5,人員名單！$A：$D,2,0）”，運算結(jié)果為“宋江”在A4單元格輸入“=VLOOKUP（D5,人員名單!$A：$D,4,0）”，運算結(jié)果為“梁山泊總兵都頭領(lǐng)”（四）確定“縱向排號”、“橫向座位號”。證件號確定后，用VLOOKUP函數(shù)到《簽到索引表》選項卡（見圖11）自動抓取內(nèi)容。在《簽到索引表》中，編號在M歹J,對應(yīng)證件號，縱向排號在0列八橫向座位號在P列。17

在A3單元格輸入“=VLOOKUP（D5,,簽到索引表！$M：$P,3,0）”，運算結(jié)果為“第1排”在B3單元格輸入“二VLOOKUP（D5,,簽到索引表！$M：$P,4,0）”，運算結(jié)果為“右側(cè)1”（五）批量復(fù)制。選中1-5行，復(fù)制，到第6行粘貼，可以立即生成2號盧俊義的證件，再到第11行粘貼，可以立即生成3號吳用的證件，以此類推，108人的出席證可以立即生成（圖15）。當《人員名單》出現(xiàn)變化時，《出席證》的人名、證件號、座位號都會隨之自動調(diào)整。山東濟寧南

梁山招安動員大會宋江第1排右記1梁山酒慈兵都頭領(lǐng)山東濟寧府

梁山招安劫強大會盧俊義第I排左狽性?梁山消總:其都頭領(lǐng)..山東濟寧南

梁山招安動員大會吳用第I排右側(cè)2山東濟寧南

梁山招安動員大會宋江第1排右記1梁山酒慈兵都頭領(lǐng)山東濟寧府

梁山招安劫強大會盧俊義第I排左狽性?梁山消總:其都頭領(lǐng)..山東濟寧南

梁山招安動員大會吳用第I排右側(cè)2掌管瓦密軍師山東濟寧府

梁山招安動員大會公孫勝第I排左側(cè)8：掌管機鎏軍師出席證證號：2出席證證號：3出席證證號：4馮軍五虎將18山東濟寧府梁山招安動員大會關(guān)勝第I排右派眼出席證證號：5第I排左側(cè)7馬軍五虎將山東濟寧府梁山招安劫前大會山東濟寧府

梁山招安動員大會秦明第I排右側(cè)4，馬軍五虎將山東濟寧南

梁山超安動員大會呼延灼第I排空側(cè)&馬軍五虎蔣山東濟寧府梁山招安動員大會<13A'l阮小五薰2排舞糠四寨水軍多軟出席證證號：勾山東濟寧府梁山招安曲員大會張順第2排左例41四寨水軍頭領(lǐng)出席證證包30山東濟寧府梁山招安劫熨大會阮小七 |生4第2排右側(cè)7四寨泰軍委領(lǐng)出席證證筆沉山東濟寧府梁山招安動員大會息 >k]I.楊萃著更:?第2排在側(cè)3步軍實領(lǐng)’出席證證中32五、《合影站位圖》自動生成模塊有些會議要組織參會人員合影留念，由于留給照相的時間一般都很短，為了加快組織速度，事前制發(fā)一張《合影站位圖》很有必要。《合影站位圖》也可自動生成和調(diào)整，其原理和制作步驟與《座次圖》基本相同（使用VLOOKUP函數(shù)），兩表合用同一張《人員名單》。制作過程分為兩個步驟：（一）合影數(shù)字布局圖（圖16）。建立《合影數(shù)字布局圖》選項卡，根據(jù)需要人數(shù)、場地等因素繪制合影座位的數(shù)字布局圖。需要注意2點：1、由于要求前后排人員交錯站立，要求使用將相鄰兩個單元格進行合并；2、主席臺領(lǐng)導(dǎo)參加照相，要在前排中間位置要專門留出。（二）生成《合影站位圖》（圖17）。建立《合影站位圖》選項卡，將《合影數(shù)字布局圖》選項卡所有內(nèi)容復(fù)制粘貼到相同位置，19

將數(shù)字清除，設(shè)定這些部分的格式排列為從上到下（右鍵--設(shè)置單元格格式一對齊一方向，選縱向“文本”）。用生成《座次圖》的方法，使用VLOOKUP函數(shù)以《合影數(shù)字布局圖》相同位置的數(shù)字編號為媒介，找到《人員名單》對應(yīng)的人名，將其“搬運”到函數(shù)被定義的位置。具體做法是在B2單元格輸入：“二VLOOKUP（合影數(shù)字布局圖!B2，人員名單!$A：$B，2，0）”，函數(shù)計算結(jié)果為“段景住”。然后用拖拽方式大量復(fù)制函數(shù)公式，迅速生成《合影站位圖》。《合影站位圖》也可以設(shè)計人名索引，具體做法參見前文《簽到索引表》的制作方法。由于人名是從《人員名單》中自動生成的，所以當《人員名單》出現(xiàn)變化時，《合影站位圖》會隨之自動調(diào)整。《合影站位圖》效果：Ab|c|deIfIgIh]jRl：m|n|oP@r|s|t|uMw|xjJzAA同血如庇加朗燉1燈燃缸品處業(yè)0好檢底ASAT雨AVAW雨AY應(yīng)后曲B?dBDiBEg而gbh梁山“招安大會”合影站位圖1第4排時遷郁保四孫二果.顧大嫂石勇李云蔡?慶,施恩朱貴鄒淵揚隆李?忠.牡：遷曹正暮春,宋萬薛永周通杜興鄒桐朱富蔡福.李立.焦挺.孫新.張青王定六白勝段景住第4排2龔?fù)吻遴嵦靿坳愡_孟康金大堅項充孔明王英安道全凌振蔣敬郭盛皇甫端扈三垠樊瑞李衰馬麟楊春陶宗旺樂和第4排時遷郁保四孫二果.顧大嫂石勇李云蔡?慶,施恩朱貴鄒淵揚隆李?忠.牡：遷曹正暮春,宋萬薛永周通杜興鄒桐朱富蔡福.李立.焦挺.孫新.張青王定六白勝段景住第4排2龔?fù)吻遴嵦靿坳愡_孟康金大堅項充孔明王英安道全凌振蔣敬郭盛皇甫端扈三垠樊瑞李衰馬麟楊春陶宗旺樂和丁得孫燕順歐嘴蕭正單廷圭韓范宣贊黃信燕青.解珍楊雄張順張橫.李俊B橫阮小..二阮小五阮小七石秀解寶.朱武.孫立郝思文彭配魏定國裝宣鄧飛楊林穆弘李逵戴宗徐寧張清武松朱仝柒進呼延灼林沖公孫勝盧俊義張叔夜宿元景宋江吳用關(guān)勝秦明花榮李應(yīng)魯智深?F斗楊志索超劉唐史進照相機20六、《宴請座次圖》自動生成模塊會議若出現(xiàn)重大禮儀性宴請，宴請座次編排往往非常復(fù)雜。《宴請座次圖》自動生成模塊遵循之前會議《座次圖》、《合影站位圖》的創(chuàng)建思路，依然先制作《餐桌數(shù)字布局圖》，然后其所有內(nèi)容復(fù)制粘貼到新的《宴請座次圖》選項卡，利用VLOOKUP函數(shù)到《人員名單》中抓取人名。這一方法創(chuàng)設(shè)的就餐安排仍是與《人員名單》同步更新，對于“人民大會堂國慶招待會”之類的超大正式宴會能提高百倍以上的效率。（一）批量生成《就餐數(shù)字布局圖》建立《餐桌數(shù)字布局圖》選項卡，首先在A1：AC22區(qū)域畫一張桌子的數(shù)字布局圖，圓桌邊有12個座位（圖18）。只能將數(shù)字單獨放在一起。2.桌子中心的“第1桌”是用公式生成的，只要將M11：P1221

單元格合并，輸入“二人1”即可，放在中間比較醒目。.該桌12個座位的數(shù)字是利用公式自動生成，公式為：1號座位：N2單元格：（C1-1）*12+1，結(jié)果為1；2號座位：F4單元格：（C1-1）*12+2，結(jié)果為2；3號座位：V4單元格：（C1-1）*12+3，結(jié)果為3；4號座位：C8單元格：（C1-1）*12+4，結(jié)果為4以此類推……，設(shè)完全部12個座位的公式.在設(shè)置完后復(fù)制A1：AC22區(qū)域，在其他區(qū)域粘貼，然后更改每桌左上角的桌號，可以快速生成幾十桌、上百桌的《就餐數(shù)字布局圖》。（二）批量生成《宴請座次圖》.建立《宴請座次圖》選項卡（圖19），將《餐桌數(shù)字布局圖》全部內(nèi)容復(fù)制過來。.在A1：AC22區(qū)域（第1桌）的首座，也就是N2單元格輸入“=VLOOKUP（餐桌數(shù)字布局圖!N2,人員名單!$A：$B,2,0）”結(jié)果為“宋江”。圖19“宋江”。圖19.復(fù)制N2單元格內(nèi)容，點擊2號座位（F4單元格），右鍵一選擇性粘貼一公式，相當于將N2單元格的公式復(fù)制粘貼了過去，但一22

些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位置變化而有所變化，實際的公式內(nèi)容相當于“=VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖！F4，人員名單!$A：$B,2,0)”，結(jié)果為“盧俊義”。重復(fù)這個步驟到3號、4號座位選擇性粘貼公式，分別得到“吳用”、“關(guān)勝”…..完成第一桌的設(shè)置。4、在設(shè)置完后復(fù)制A1：AC22區(qū)域，在其他繼續(xù)選擇性粘貼公式，可以快速生成幾十桌、上百桌的《宴請就座圖》。《宴請就座圖》效果：七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性很顯然，本文