項目文檔管理規范內部資料項目文檔管理規范2015年x月x日目錄1. 編寫目的 22. 適用范圍 23. 文檔規范 23.1 基本情況 23.2 文檔命名規則 23.3 文檔封面要求 33.4 修訂記錄要求 33.5 頁眉/頁腳的要求 43.6 正文格式要求 43.7 新建文檔要求 53.8 文檔變更要求 53.9 其他要求 54. 文檔目錄結構 55. 文檔管理 66. 文檔模板 6修訂紀錄修訂時間內容摘要修訂版本修訂人2015-x-x編寫初稿V1.0xx編寫目的為保證項目實施過程中項目文檔的規范性和有效性，積累項目經驗，形成項目知識文檔，為項目的有效推進和建設打下基礎，特制定此文檔管理規范。適用范圍本規定適用于項目組成員在項目中所提交的文檔。文檔規范基本情況文檔規范包括：文檔命名原則、封面的要求、修訂記錄要求、頁眉/頁腳的要求、正文格式要求、需求類文檔格式、模板等幾個方面，下面從個別方面詳細介紹，并適當舉例。文檔命名規則XXXX_ZZZV99_YYYYYY.FFF格式XXXX--文檔類型：直接填寫中文，參考類型如下：產品需求培訓文檔會議紀要問題記錄項目管理文檔模板測試計劃測試報告測試方案用戶調研系統設計分享項目計劃開發計劃項目總結規范指引學習總結工作計劃ZZZV99--項目+版本號：大寫V后跟數字，建議是小數點形式。例如：媽媽100V4.0，商家中心V3.2等YYYYYY--主題：可以是中英文，長度自行控制，盡量保持短小，精簡。例如：免費試用、商品分類優化等，讓人感覺清晰易懂。FFF--文件擴展名：按Windows標準。例如:.doc.ppt.xls下面以產品需求文檔命名為例子：需求：產品需求_媽媽100V3.2_免費試用.doc細則：產品需求_媽媽100V3.2_會員成長值體系細則.xls原型：產品需求_媽媽100V3.2_免費試用原型.rp文檔封面要求文檔封面的基本要素是文檔名稱和文檔編寫日期，也可注明適配的系統等等，其具體格式如下：修訂記錄要求修訂記錄主要體現文檔的修改情況，目的是對文檔編寫過程進行追溯。基本要素包括修訂人、修訂時間和變更內容說明、修訂版本。文檔后續的變更，建議使用紅色加下劃線字體。具體格式如下：修訂時間內容摘要修訂版本修訂人2015-05-05編寫初稿V1.0XXX2015-05-06根據評審會議討論結果，增加部分試用規則說明V1.1XXX頁眉/頁腳的要求對于一般的文檔，頁眉要求如下（建議套用模板的）：頁眉的左上方是“媽媽100”圖標，中間是文檔名稱，對于較長的文件名稱一般只寫文件類別名稱，譬如XXX項目軟件需求說明書，一般寫為“軟件需求說明書”。右上角顯示“內部資料”。正文格式要求對于正文要求為：標題采用四號宋體加粗的格式，可采用多級標題，而正文都是采用小四宋體，1.5倍行距。下圖是文檔正文的格式：新建文檔要求盡可能通過模板新建文檔，從其他格式轉換的文檔也必須遵守格式要求；按命名規則設置文檔名，文檔在提交前不放入正式文檔的目錄，可先放在個人文檔目錄下。文檔變更要求變更文檔時務必更改文檔修訂記錄的內容。正文的修改部分要求用下劃線，字體用紅色標識。修改文檔時請使用“修訂”功能，以便更好的了解修改的內容，以及查閱最終版本。文檔變更后，通過必要的途徑通知項目相關人，例如通過郵件通知或者公告通知的方式，避免新的文檔產生后還有大量的使用者使用舊的文檔。保留所有原有版本備查。其他要求文檔目錄采用自動生成方式，一般不超過三級。正文中引用的文件或表單，需要單獨編制，并在附件中列出。在模板中用于說明的文字，要求用藍色標識，使用時刪除。英文縮寫及專用名詞必須以全“大寫”字母表示，如MKT。粘貼圖片應采用“.JPG”、“.GIF”等經過壓縮的圖片格式，不能使用“.BMP”等未經壓縮的圖片格式。注意控制文檔的頁數和大小，原則上不超過100頁和不大于10M，若文檔的頁數和大小超過限制，應采用附件形式對文檔分拆成冊。文檔目錄結構為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系，對各類文檔進行分類管理。項目文檔的目錄結構建議如下：子目錄暫不做細分，如果一個目錄內文檔比較多，可新建目錄來存放。以產品需求為例，如果“免費試用”模塊有多個需求文檔，可以新建“免費試用”目錄，把相關文檔都存放在此目錄內，便于查找，也避免因存放路徑過多，遺漏了個別文檔。文檔管理全部項目文檔均由專門的項目文檔管理人員按本規范要求進行監督和管理。文檔管理人員需對項目文檔、目錄定期進行備份。個人文檔供項目成員進行文檔交流所用，由個人自行備份，也可上傳到項目或者團隊的分享目錄中。文檔模板面對各類紛繁復雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上，都會有影響，所以在文檔管理過程中需要建立一套文檔的模板。在建立文檔模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔