1、文書檔案管理辦法根據公司發展的新形勢以及新形勢對文書檔案工作的新要求，在二00二年版文書檔案管理制度和文書檔案查（借閱）規定的基礎上，結合當前機構人員設置等因素，為做好文書檔案工作，為生產經營工作更好地服務，特制定公司文書檔案管理辦法。第一章 文印室室管理規規定第二條 公司的的文件，有有打印必必要時方方予打印印。內部部傳遞的的簡單請請示報告告或其他他不需打打印的文文件，一一般不予予打印。第三條 公司發發文，需需由起草草人定稿稿抄正，經經有批準準發文權權的領導導簽字同同意后方方準打印印。一般般文件的的打印、復復印、傳傳真，須須經所在在部門負負責人簽簽字同意意后才予予辦理；部門經經理不在在時，可可

2、經總裁裁辦公室室主任同同意后辦辦理。第四條 私人資資料，不不得在公公司打印印、復印印或用公公司傳真真機傳送送，以免免影響公公司的正正常工作作。第五條 文印室室工作人人員應認認真做好好本職工工作，按按時完成成任務。對對收到的的文件資資料，應應及時給給有關部部門、人人員送發發，或及及時通知知有關人人員到文文印室取取回，不不得延誤誤。第六條 文印室室人員應應樹立嚴嚴格的保保密觀念念，不得得隨意將將打印、復復印或傳傳真資料料中有關關商業秘秘密或公公司管理理中須保保密的事事項透露露給他人人，不得得載留任任何文件件。第七條 文印室室對送來來打印、復復印、傳傳真的文文件資料料，應做做好登記記，并在在月終作作

3、統計核核算。屬屬業務部部門的，由由各部門門承擔費費用；屬屬行政、管管理部門門的，統統一列行行政開支支。第二章 文件收收發規定定第一條 公司的的文件由由辦公室室負責起起草和審審核，公公司總經經理簽發發；公司司各部門門的文件件由各部部門負責責起草，辦辦公室審審核，總總經理簽簽發。第二條 文件簽簽發后，送送辦公室室統一安安排打字字，打印印后送回回起草部部門校對對，校對對無誤方方能復印印蓋章。第三條 文件和和原稿，由由辦公室室分類歸歸檔、保保存備查查。第四條 屬于秘秘密的文文件，按按保密制制度辦理理。第五條 文件統統一由辦辦公室負負責發送送。送件件人應將將文件內內容、報報送日期期、部門門、接件件人等事

4、事項登記記清楚，并并向文件件簽發人人報告報報送結果果。第六條 外來的的文件由由辦公室室專人負負責簽收收，并分分類登記記。由辦辦公室主主任提出出處理意意見后，簽簽收人應應于接件件當日即即按文件件的要求求報送給給有關部部門，不不得積壓壓遲誤；屬急件件的，應應在接件件后即時時報送。第七條 傳閱文文件由辦辦公室專專人負責責收回，對對領導指指示的文文件，辦辦公室應應及時組組織傳達達和落實實。第三章 公司報報刊郵件件函電收收發制度度第一條 全公司司公私報報刊、外外來郵件件、外發發公啟、函函電等由由公司收收發室負負責收發發。第二條 外發函函電要求求。1各部門門因公需需外發函函、電，經經辦人員員應于每每天下午

5、午點以以前將函函件、電電報底稿稿送到收收發室，另另填寫掛掛號、平平信、電電報外發發登記表表。2每天下下午點以前前，公司司收發室室應將當當日外發發函、電電清點，累累計送交交郵局寄寄發。第三條 外來郵郵件管理理1外來郵郵件一律律公司收收發室簽簽收分發發。2凡掛號號、紙包包、包裹裹單、貨貨運單等等由收發發室通知知收件人人到收發發室當面面簽收。3一般公公啟函、電電和公司司內職工工私人信信件，由由收發室室開具清清單分放放到各單單位信報報箱內。4私人不不明平信信一律放放到（信信架）信信袋內，由由個人自自取。5不論公公私郵件件，收發發室應隨隨到隨清清，及時時分發，不不得丟失失損壞，擱擱置延誤誤；對國國外來函

6、函應檢查查封口、郵郵戳，如如發現被被拆封或或郵票被被撕應拒拒絕簽收收，并向向郵局反反映查明明原由。6凡掛號號信、匯匯款單、包包裹單、貨貨運單等等的收件件人，在在收發室室通知發發出后，應應隨即到到收發室室領取郵郵單，并并及時去去郵局取取款取件件。超期期罰款收收發室概概不負責責。第四條 報刊收收發（1）收發發員每天天對郵局局送來的的報刊應應對照郵郵局分送送清單分分類清點點，發現現有差錯錯應及時時登記并并要求補補缺退任任。 （2）收發發員收到到郵局送送來的報報刊后應應及時分分發、不不得耽擱擱延誤。收收發員清清點分發發報刊時時間為小時時，任何何人不得得進入收收發室。第四章 公司文文件管理理規定（一）總

7、則則第一條 為減少少發文數數量，提提高辦文文速度和和發文質質量，充充分發揮揮文件在在各項工工作中的的指導作作用，特特制訂本本制度。第二條 文件管管理內容容主要包包括：上上級函、電電、來文文，同級級函、電電、來文文，本廠廠上報下下發的各各種文件件、資料料。第三條 按照黨黨政分工工的原則則，全廠廠各類文文件分別別由黨委委辦公室室和廠部部辦（以以下簡稱稱兩辦）歸歸口管理理。（二）收文文的管理理第四條 公文的的簽收1凡來廠廠公啟文文件（除除廠領導導訂啟的的外）均均由廠收收發員登登記簽收收（由上上級或郵郵電局機機要通訊訊員直送送機要室室的機要要文件除除外）后后分別交交兩辦機機要秘書書拆封。在在簽收和和拆

8、封時時，收發發員和機機要秘書書均需注注意檢查查封口和和郵戳。對對開口和和郵票撕撕毀函件件應查明明原因，對對密件開開口和國國外信函函郵票被被撕應拒拒絕簽收收。2對上級級機要部部門發來來的文件件，要進進行信封封、文件件、文號號、機要要編號的的“四對口口”核定，如如果其中中一項不不對口，應應立即報報告上級級機要部部門，并并登記差差錯文件件的文號號。第五條 公文的的編號保保管1兩辦機機要秘書書對上級級來文拆拆封后應應及時附附上“文件處處理傳閱閱單”，并分分類登記記編號、保保管。須須由工廠廠承辦或或歸檔的的廠領導導親啟文文件，廠廠領導啟啟封后，也也應分別別交兩辦辦辦理正正常手續續。2本廠外外出人員員開會

9、帶帶回的文文件及資資料應及及時分別別送交兩兩辦機要要秘書進進行登記記編號保保管，不不得個人人保存。第六條 公文的的閱批與與分轉1凡正式式文件均均需分別別由兩辦辦主任（或或副主任任）根據據文件內內容和性性質閱簽簽后，由由機要秘秘書分送送承辦部部門閱辦辦，重要要文件應應呈送廠廠領導（或或分管領領導）親親自閱批批后分送送承辦部部門閱辦辦，為避避免文件件積壓誤誤事，一一般應在在當天閱閱簽完緊緊急文件件要月即即辦。2一般函函、電、單單據等，分分別由兩兩辦機要要秘書直直接分轉轉處理。如如涉及幾幾個單位位會辦的的文件，應應同主辦辦單位聯聯系后再再分轉處處理。3為加速速文件運運轉，機機要秘書書應在當當天或第第

10、二天將將文件送送到廠領領導和承承辦部門門如關系系到兩個個以上業業務部門門應按批批示次序序依次傳傳閱最遲遲不得超超過2天天（特殊殊情況例例外）。第七條 文件的的傳閱與與催辦1傳閱文文件應嚴嚴格遵守守傳閱范范圍和保保密規定定，不得得將有密密級的文文件帶回回家、宿宿舍或公公共場所所，也不不得將文文件轉借借其他人人閱看對對尚未傳傳達的文文件不得向外泄露露內容。2閱讀文文件應抓抓緊時間間，當天天閱完后后應在下下班前將將文件交交機要室室，閱批批文件一一般不得得超過22天，閱閱后應簽簽名以示示負責。如如有領導導“批示”、“擬辦意意見”，兩辦辦應責成成有關部部門和人人員按文文件所提提要求和和領導批批示辦理理有

11、關事事宜。3閱文時時不得抄抄錄全文文，不得得任意取取走文件件夾內任任何文件件及附件件，如確確系工作作需要，要要辦理借借閱手續續，以防防止丟失失泄密。4文件閱閱完后，應應送交兩兩辦機要要秘書，切切忌橫傳傳。5兩辦機機要秘書書對文件件負有催催辦檢查查督促的的責任，承承辦部門門接到文文件、函函電應立立即指定定專人辦辦理。不不得將文文件壓放放分散，如如需備查查，應按按照有關關保密規規定，并并征得兩兩辦同意意后，予予以復印印或摘抄抄，原件件應及時時歸檔周周轉。6按照閱閱文范圍圍，離、退退休干部部，一般般由有關關部門定定期組織織學習有有關文件件，或由由兩辦機機要室通通知到機機要室閱閱文。（三）發文文的管理

12、理第八條 發文的的規定1全廠上上報下發發正式文文件的權權力集中中于廠部部，各群群眾團體體和部門門一律不不得自行行向上、向向下發送送正式文文件。2各群眾眾團體、部部門需要要向上反反映匯報報重要情情況或向向下安排排布置重重要工作作要求發發文應向向廠部提提出發文文申請，并并將文件件底稿交交廠辦審審核。廠廠部同意意發文，則則由廠辦辦按機構構設置與與業務分分工統一一歸口以以廠字發文文。3對全廠廠影響較較大，涉涉及兩個個以上廠廠領導分分管范圍圍的文件件，須由由廠長批批準簽發發。其余余文件均均由分管管廠領導導批準簽簽發。第九條 發文的的范圍1凡是以以廠部名名義發出出的文件件、通告告、決定定、決議議、請示示報

13、告、編編寫的會會議紀要要和會議議簡報，均均屬發文文范圍。2廠部下下發文件件主要用用于：（1）公布布全廠規規章制度度；（2）轉發發上級文文件或根根據上級級文件精精神制訂訂的工廠廠文件；（3）公布布工廠體體制機構構變動或或干部任任免事項項；（4）公布布全廠性性的重大大生產、技技術、經經營管理理、政治治工作、生生活福利利等工作作的決定定；（5）發布布有關獎獎懲決定定和通報報；（6）其他他有關全全廠的重重大事項項。3廠部上上行文、外外發文主主要用于于：（1）對上上級機關關呈報工工作計劃劃、請示示報告、處處理決定定；（2）同兄兄弟單位位聯系有有關工廠廠重大生生產、技技術、人人事勞資資、物資資供應、科科研

14、、基基建、經經營管理理等事宜宜。4在工廠廠日常生生產、技技術、經經營管理理中，有有關圖紙紙、技術術文件、工工藝修改改、審批批工作、安安排部、署署傳達上上級指示示等事項項，應按按有關制制度辦理理，經分分管廠領領導批準準后，由由主管業業務科室室書面或或口頭通通知執行行，一般般不用廠廠部文件件發布。5凡各業業務科室室如開專專題會議議所作的的決定，一一般都不不應發文文，不備備查考，可可以科室室名義用用工作作簡訊發發會議紀紀要。6各業務務科室與與外單位位發生的的一般業業務聯系系，可用用各科室室的名義義對外發發函（應應各自編編號備查查），不不用廠部部名義發發文。（四）發文文程序與與要求第十條 發文程程序規

15、定定1各單位位需要發發文，應應事先向向廠部提提出申請請；2廠部同同意發文文時，主主辦單位位應以國國家法令令、上級級指示或或工作實實際需要要草擬文文件初稿稿；表23-66表格管管理登記記表申請單位申請年月日日表格名稱表格編號表格用途備 考3草擬文文稿必須須從全廠廠角度出出發，做做到情況況確實、觀觀點鮮明明、條理理清楚、層層次分明明、文字字簡練、標標點符號號正確、書書寫工整整，嚴禁禁使用鉛鉛筆、圓圓珠筆、紅紅墨水和和彩筆書書寫；4文稿擬擬就后，擬擬稿人應應填附發發文稿紙紙首頁，詳詳細寫明明文件標標題、發發送范圍圍、印刷刷份數、擬擬稿單位位與擬稿稿人，并并簽名、蓋蓋章、標標定日期期和密級級；5廠辦應

16、應根據廠廠部的要要求和上上級有關關指示精精神、有有關文件件規定，對對文稿進進行審查查和修改改。對涂涂改不清清、文字字錯漏嚴嚴重、內內容不妥妥、格式式不符的的文稿應應退回擬擬稿單位位重新擬擬稿；6經廠辦辦審查修修改后的的文稿，送送部門主主管領導導核稿（對對文稿內內容、質質量負責責）；7對審核核時修改改較多，有有礙打印印和存檔檔的文稿稿，應由由擬稿部部門重新新謄寫清清楚； 8需經會會簽的文文稿，應應在交付付打印前前送會簽簽部門會會簽；9文稿審審核會簽簽后，按按批準權權限的規規定呈送送廠部領領導審定定批準簽簽發；10經領領導批準準簽發后后的文稿稿交廠辦辦機要秘秘書統一一編號送送打字室室打印；11文件

17、件打印清清樣，應應由擬稿稿人校對對，校對對人員應應在發文文稿上簽簽名；12文件件打字后后，由廠廠辦派專專人按數數印刷，再再由兩辦辦機要秘秘書分發發并檢查查落實情情況，對對印刷質質量不好好的文件件，機要要秘書應應拒絕蓋蓋印分發發。（五）文件件的借閱閱和清退退第十一條 各部部門有關關工作人人員因工工作需要要借閱一一般文件件，需經經本部門門負責人人簽寫便便條，對對有密級級的文件件須兩辦辦主任同同意后方方可借閱閱。第十二條 借閱閱文件應應嚴格履履行借閱閱登記手手續，就就地閱看看，按時時歸還。任任何人不不得將文文件帶走走或全文文抄錄，不不允許拆拆卷和在在文件上上勾畫等等。第十三條 兩辦辦機要秘秘書對承承

18、辦的公公文應抓抓緊催辦辦，應定定期對事事情已經經辦妥的的本廠文文件和上上級要求求限期清清退的文文件，進進行收繳繳清退工工作。（一一般為月月底一小小清，季季末一中中清，年年終一總總清）。如如發現文文件丟失失，必須須及時查查明原因因和責任任者，并并如實向向領導報報告。第十四條 各部部門應指指定一位位責任心心強的同同志負責責文件收收交、保保管、保保密、催催辦檢查查工作。（六）文件件的立卷卷與歸檔檔第十五條 文件件的歸檔檔范圍1凡下列列文件統統一分別別由兩辦辦負責歸歸檔：（1）上級級機關來來文，包包括上級級對工廠廠報告、申申請的批批復；（2）廠部部發出的的報告、指指示、決決定、決決議、通通報、紀紀要、

19、重重要通知知、工作作總結、領領導發言言和生產產經營工工作的各各類計劃劃統計、季季度、年年度報表表等；（3）廠長長辦公室室、廠務務會、工工廠管理理委員會會、中層層干部會會以及各各種專業業例會記記錄；（4）廠一一級組織織召開的的代表大大會所形形成的報報告、總總結、決決議、發發言、簡簡報、會會議記錄錄等；（5）有保保存價值值的人民民來信，來來訪記錄錄及處理理結果；（6）參加加上級召召開的各各種會議議帶回的的文件、資資料及本本廠在會會上匯報報發言材材料等；（7）上級級機關領領導同志志來廠檢檢查視察察工作的的報告、指指示記錄錄，以及及本廠向向上級進進行匯報報的提綱綱和材料料；（8）反映映本廠生生產、經經

20、營活動動、先進進人物事事跡及廠廠領導工工作等的的音像攝攝制品；（9）工廠廠日志和和大事記記；（10）工工廠向上上級請示示批復的的文件及及上報的的有關材材料。2業務科科室、各各群眾團團體日常常工作中中形成的的活動資資料，由由各業務務科室、群群眾團體體負責立立卷歸檔檔。第十六條 立卷卷要求1文件立立卷應按按照內容容、名稱稱、作者者、時間間順序，分分門別類類地進行行整理歸歸檔。2立卷時時，要求求把文件件的批復復、正本本、底稿稿、主件件、附件件收集齊齊全，保保持文件件材料的的完整性性。3要堅持持平時立立卷與年年終立卷卷歸檔相相結合的的原則。重重要工作作、重要要會議形形成的文文件材料料，要及及時立卷卷歸

21、檔。4上年度度形成的的文件材材料，要要求在下下年度55月份以以前整理理完。66月份正正式向檔檔案館（室室）移交交，清單單一式兩兩份（接接交單位位各留存存一份備備查）。（七）文件件的銷毀毀第十七條 對于于多余、重重復、過過時和無無保存價價值的文文件，廠廠辦機要要室應定定期清理理造冊，并并按上級級有關規規定，辦辦理申請請銷毀手手續。第十八條 經審審核同意意銷毀的的文件，應應派專車車分別由由廠辦機機要秘書書和正（副副）主任任護送到到上級機機關指定定的紙廠廠監視銷銷毀。第五章 公司文文書管理理制度（一）總則則第二條 所謂“文書”是指業業務工作作上往來來公文、報報告會議議決議、規規定、合合同書、專專利許

22、可可證書、電電報、各各種賬簿簿圖表、參參考書等等一切業業務用書書與公文文。第三條 全部文文書歸公公司所有有并收藏藏，任何何個人不不得私自自占有。第四條 必須嚴嚴格保守守文書的的機密。第五條 文書按按下列要要點處置置或辦理理：1凡重要要事宜的的指示、請請示、匯匯報、報報告、傳傳達、答答復等等等，一律律以“文書”的形式式進行。所所有文書書的處置置都必須須以“準確”與“迅速”為原則則，必須須明確責責任。2即使在在緊急狀狀況下以以口頭或或電話形形式處置置的事項項，事后后也必須須以文書書形式記記錄下來來。第六條 文書的的管理原原則規定定如下：1文書的的收發、領領取與寄寄送，原原則上由由總公司司總務部部負

23、責。2分公司司或分支支機構的的文書管管理，另另有文書書管理細細則做出出規定。（二）文書書的收發發第七條 到達文文書全部部由文書書主管部部門接收收，并按按下列要要點處置置：1一般文文書予以以啟封，分分送各部部門。2私人文文書不必必開啟，直直接送收收信人。3分送各各部門的的文書若若有差錯錯，必須須立即退退回總務務部。（三）文書書的處理理第八條 文書按按機密程程度可分分為以下下幾類：1絕密。指指極為重重要并且且不得向向無關人人員泄漏漏內容的的文書。2秘密。指指次重要要并且所所涉及內內容不能能向公司司內外無無關人員員透露的的文書。第六章 公司文文書制作作制度第一條 適應范范圍凡公司內的的公務文文件，除

24、除有特殊殊規定外外，一律律依照本本制度制制作。發往公司以以外的文文件除有有特殊規規定外，也也適用本本制度。第二條 名義公務文件的的往來以以各部門門經理的的名義簽簽署，有有些簡單單事項的的文件，應應以部門門的名義義簽署。第三條 呈交公公司經理理的文件件凡需呈遞公公司經理理文件，須須逐級上上報。各各級主管管須在調調查核實實的基礎礎上寫出出意見，注注明需呈呈報經理理的理由由，然后后上報。若若不需呈呈報，則則在該文文書右上上方空白白處注明明公司部部門的名名稱、文文號、年年月日。第四條 文書格格式1公務文文件應使使用楷書書，盡可可能簡單單準確。2陳述理理由和經經過時，若若正文繁繁復，則則將此部部分內容容

25、作為附附件記在在另外的的文件上上。第五條 文件編編碼文件上應有有制發單單位規定定的號碼碼，還應應標明與與此份文文件有關關的關鍵鍵詞及復復文文件件的號碼碼和年月月日，以以便處理理。第六條 書寫格格式1通常在在第一行行寫文號號，第二二行寫文文件內容容的標題題，另起起一行寫寫制發年年月日、制制發者名名稱，再再一行寫寫明收文文件人的的姓名，然然后再寫寫文件內內容。2在屬于于提復審審報的情情況下，通通常采取取在文件件末尾處處用后記記的形式式證明，在在文件末末尾隔一一行處寫寫下復審審件的號號碼、必必要事項項、年月月日及復復審者姓姓名。3由經理理發出的的指令性性文件上上應有各各收件單單位的名名稱，必必要時要

26、要寫上號號碼和年月日日。第七條 簽署應應用文件制發者者及收件件者應注注明職務務，根據據情況只只署姓名名。在文文件制發發者個人人（或單單位）的的下方蓋蓋上制發發者個人人或制發發單位的的印章，作作為文件件處理的的依據。但但同時發發往多個個單位的的文件如如通知等等，為了了簡便，多多采用印印制好的的印刷品品，此時時簽名或或蓋印可可省略。第八條 封簽上上的記錄錄文件信封上上的記錄錄，依照照以下各各條進行行。1在用于于普通文文件的信信封上，要要寫明送送達單位位的名稱稱，同時時在左側側寫上是是否加急急、掛號號等，并并在其下下寫上發發文號碼碼，信封封背面寫寫發文單單位。2秘密文文件的信信封上，除除要在正正面的

27、左左側寫上上“秘”外，其其他參照照第一項項。3必須由由收文者者親自開開啟的文文件，信信封上要要寫姓名名并在左左側寫上上“親啟”字樣。4機密文文件要用用二層信信封，內內封上寫寫文件標標題，外外封上的的標志參參照以上上各條在在左側寫寫明“秘”的字樣樣。5文件內內特別需需要保密密的或有有其他重重要內容容的在信信封上要要標明“秘”的字樣樣。6本條第第一項中中所列內內容，除除有關機機密的外外，簡易易的文件件可依照照第二條條進行，只只要在封封面左下下角用小小號字印印上單位位名即可可。第九條 文件用用紙文件所用紙紙張另行行規定（略略）。第十條 墨水文件原則上上應用黑黑色墨水水書寫，在在使用墨墨水時要要選用性

28、性能較好好的紙張張，文字字應清晰晰可辨。第十一條 文件件種類的的區分部門經理發發文應根根據文件件的不同同作用，按按以下原原則區別別使用不不同文種種。1提案，不不僅僅是是發出的的指令，而而且希望望將其意意見進行行廣泛討討論。2承認，就就有關事事務進行行認定。表23-99 定定期報表表發送記記錄報表名稱類 別報告提出日日期份數呈 送 單單 位日報月報年報1現金收收支表隔日或翌月月1日1副總經理2營業報報告表隔月初日2自存副總經理3損益表表隔月153自存副總經理總經理4資產負負債表”567891011121314151617181920212223243請求，所所報內容容等候裁裁定。4報告，關關于指

29、示示的答復復性匯報報。5申請，請請求對自自己或有有關事項項處理的的許可和和承認，也也可用于于單方面面提出申申請。第十二條 指示示類文件件的區別別公司總經理理及各部部門經理理對下屬屬發布的的文件按按下列要要求區別別使用。1指示，對對申請、請請示及要要求的答答復。2傳達，有有關事務務上的指指令。第十三條 電文文依靠電信傳傳達的文文件，要要求特別別簡明，避避免使用用容易誤誤解的文文字，并并省略敬敬語以使使電文簡簡短。電電報通常常在結尾尾處注明明發電單單位的代代號。重重要的電電信文書書，在發發出電報報的同時時，還應應將有關關材料以以書寫或或印刷的的方式送送交發件件人。第十四條 本制制度自頒頒布之日日起

30、實施施第七章 公司文文書收發發制度第一條 范圍本公司文件件（本公公司及其其事務所所之間的的書信、文文件、傳傳票、小小包裹等等）以及及公司外外文件的的收發、分分發等均均按本制制度執行行。第二條 統管部部門文書的收發發、分布布等事務務，由本本公司及及各事務務所的總總務部統統一管理理。第三條 部門文文書責任任者在部處室中中設文書書負責人人，負責責本部門門內文件件的分發發、保管管等工作作。第四條 文書的的收受對公司外來來文書的的接收由由總務部部收件室室負責。第五條 收文的的處理收文中除親親啟信函函、掛號號信、傳傳遞證明明外，其其余一般般信函應應全部拆拆封，拆拆封后，以以件為單單位將收收文印章章蓋在文文

31、件上方方空白處處、將信信封附上上用別針針別在一一起。收件室將全全部收文文的收受受日期、發發文單位位、發文文者姓名名、文件件標題、內內容概要要、分發發地點等等項目登登在收收文簿上上，并將將文件及及收文簿簿一并交交給總務務部經銷銷。第六條 審核以以及分發發批示總務部經理理在對文文件及收收文簿加加以審核核后，對對收件室室做出分分發批示示。當總務部經經理外出出時，如如有事務務急需處處理，可可由副經經理代理理承擔上上述工作作。第七條 分發收件室將“收文簿簿”及文件件分發各各部門，各各部門的的文書負負責人應應該在收收文簿上上蓋印簽簽收。第八條 處部門門內部文文書處理理文書負責人人在收到到文件上上加蓋傳傳閱

32、印，并并遞交有有關部門門。有關部門經經理閱文文后對文文書負責責人做出出分發傳傳閱的批批示，文文書負責責人據此此分發文文件給有有關工作作人員。在文書承辦辦量、分分發量較較大的部部門，可可設文書書整理簿簿，并據據此處理理文件。第九條 發送文書的發送送全部由由總務部部收件室室負責，在在特殊必必要時亦亦可由適適當的業業務部辦辦理。第十條 部門內內總發送送文書的的處理文書發送者者在信封封上寫清清收件人人地點、姓姓名，并并注明是是否采用用掛、快快遞等方方式。文書負責人人將本部部門文件件分類別別，請示示發送。第十一條 發送送的處理理總務部發件件室將各各部處室室交來的的所發文文的發文文日期、發發送地點點、發文

33、文者名稱稱（全名名）、內內容等項項目登記記在“發文簿簿”上，貼貼好郵票票投遞出出去。第十二條 投遞遞文件投遞通通常一天天三次，按按以下時時間投出出：第一次上午午十點；第二次下午午三點；第三次下午午五點。遇有緊急投投遞的文文書，可可不受上上述時間間限制。第十三條 郵票票的收付付保管郵票購入、付付出、保保管等情情況，應應登記在在“郵票收收付保管管明細表表”，并在在年末計計算出余余額，與與現存郵郵票數量量加以核核對。第十四條 公司司內部的的定期專專遞不利用國家家郵政，而而是通過過公司內內部定期期專遞發發送的信信函、文文書、傳傳票、小小包裹、錢錢款以及及其他物物品的收收集和遞遞送，可可依照本本制度的的

34、有關規規定辦理理。對本公司及及各事務務所之間間的定期期專遞的的管理由由各事務務所總務務室負責責。第十五條 定期期專遞收收發文簿簿的制作作在發送定期期專遞時時，各部部門應在在定期專專遞收文文簿上登登記其內內容，一一式二頁頁，副頁頁留存，正正頁與發發送物品品同時放放入定期期專遞箱箱定期專專遞收發發文簿，作作為發文文單位記記錄，可可代替發發文簿，每每天進行行整理清清點。對對于收文文部門，定定期專遞遞收發文文簿，可可代替收收文簿，每每天進行行整理清清點。第八章 公司文文書處理理制度（一）總則則第一條 范圍本公司文書書處理均均按本制制度執行行。在特特殊情況況下的應應急處理理，事后后也須按按本制度度補齊有

35、有關手續續。第二條 定義本制度所指指文書，包包括以下下內容：1高層決決策文書書以及基基層下達達的文件件。2部門會會議文書書與轉閱閱文件。3合同書書、證券券、證書書和勞動動協議書書。4志愿書書、違約約收文、往往來公文文、專利利證明和和注冊登登記文書書。5收支預預算與決決算書、賬賬本票據據、憑證證、各種種明細表表、各種種規定與與計劃書書。6往來書書信、電電報、任任命書、意意見書。7各種報報告、各各種統計計表。其中“1”與“2”項文書書的處理理，原則則上按會會議決定定處理。第三條 類別劃劃分上述文書按按機密程程度、可可劃分為為以下幾幾類：1機密文文書（1）絕密密。（2）秘密密。（3）保密密。2普通文

36、文書，即即機密文文書以外外的文書書。3其他文文書，如如公開發發行的書書籍、雜雜志、報報紙，以以及調查查資料類類的印刷刷品或復復印謄寫寫物品的的。第四條 適用原原則（二）文書書的收發發第五條 收發到達本公司司的文書書，原則則上由總總務部或或者另行行規定的的其他部部門接受受。所有有文書按按下列原原則處置置或送發發：1普通文文書全部部由接受受部門開開啟或開開封。啟啟封時，編編上文書書的收發發編號，注注明收發發日期；在文書書登記簿簿上作好好登記；由接受受部門的的主管，或或者由指指定的文文書保管管員送交交有關部部門有關關人員；文書當當事人必必須簽名名蓋章領領取文書書。但是是不涉及及特別事事項的文文書，可

37、可以簡化化登記手手續。2絕密文文書或親親啟文書書，必須須直接送送交當事事者，由由文書當當事者開開封與處處置。第六條 制度時時間外的的處理1值班人人員能夠夠判定為為是緊急急重要的的文書，或或者直接接寫給公公司高層層領導的的文書，應應立即通通知秘書書室主任任；其他他次重要要文書，只只需通知知收發室室的主任任，并按按其指示示處理。2所有到到達的文文書，值值班人員員都必須須一一作作好登記記，于此此后第一一個工作作日早晨晨轉交收收發室。 第七條 收發決決定所有文書的的接受、轉轉交、登登記與領領取事宜宜，都必必須由收收發室主主任做出出決定與與指示。第八條 設立信信使在文書的接接受與處處理過程程中，各各部門

38、間間經常需需要相互互傳遞文文書；因因此，在在文書檔檔案室設設一名信信使，來來回傳遞遞各類文文書。（三）文書書的處理理第九條 處理原原則文書處理的的基本原原則是“準確”與“及時”，并且且明確文文書處理理的責任任者。第十條 成文原原則凡重要的往往來交涉涉，都必必須形成成“文書”或形成成記錄，即即使情況況特殊，也也必須事事后追憶憶，形成成“備忘錄錄”。第十一條 特例例對那些并不不重要的的事項，或或者通過過電話、會會面等簡簡單形式式處理的的事項，只只需要事事后將處處理結果果的要點點記錄下下來即可可。第十二條 處理理手續領取文書的的部門，按按下列規規定及時時予以處處理。1凡重要要事項，或或者異常常事項，

39、應應立即向向所在部部門主管管做出報報告，并并逐級向向上請示示，必要要情況下下必須與與其他部部門取得得聯系，等等候并按按照上級級指示，處處理文書書中涉及及的有關關事項。2如果文文書中涉涉及的事事項，與與其他部部門有關關，必須須在與其其他部門門取得聯聯系后達達成一致致意見再再行事。3在具體體處理時時，如果果認為有有必要請請其他部部門做出出配合，并并且其他他部門提提供配合合需要一一定的時時間，在在這種情情況下，應應事先征征得對方方的意見見。4如果事事情涉及及兩個以以上的部部門，并并且難以以判斷由由何部門門出面主主持時，應應聽取其其他部門門的處理理意見。第十三條 防止止拖延文書檔案部部門有責責任督促促

40、有關部部門處理理文書指指定的事事項，以以防止文文書的處處理延遲遲或停頓頓，如發發生延遲遲或停頓頓現象，應應立即交交文書檔檔案部門門處理。第十四條 重要要文書的的保管機要或絕密密文書以以及其他他重要文文件，必必須存放放在帶鎖鎖的檔案案文件柜柜中，予予以嚴格格保管。文件柜的存存放，必必須選擇擇在發生生意外時時，能夠夠安全、迅迅速轉移移出去，放放在容易易發現的的醒目位位置。（四）文書書的制作作第十五條 用紙紙的規格格制作文書的的用紙，除除特殊情情況外，原原則上采采用規格格。第十六條 字句句文書應以簡簡單明了了的文體體記述，采采用標準準的簡體體漢字，避避免使用用艱澀的的詞句。第十七條 文體體全部文書一

41、一律采用用書面文文體。第十八條 復印印絕密文書未未經主管管認可不不得擅自自制作或或復印副副本，在在特別有有必要的的情況下下，必須須注明包包括正本本在內共共復印多多少份，送送往何部部門等等等。第十九條 署名名在文書發送送與轉交交時必須須按下列列要求署署名，特特殊情況況或有專專項指示示的情況況除外。1代表公公司名義義締結的的合同書書、往來來公文、公公司公告告及向政政府機構構提交的的報告，全全部署名名“董事會會代表”。2對外廣廣告及宣宣傳，采采用公司司名稱。3除此之之外的文文書，署署上相關關業務部部門名稱稱，以及及部門經經理的職職務與姓姓名。不重要的文文書，只只需署上上經辦人人姓名。 （五）文書書整

42、理第二十條 編寫寫符號各種文書都都必須按按整理的的要求編編寫符號號，表示示文書的的類別，再再按符號號編輯數數字符號號，給各各文書排排序，以以便于檢檢索。第二十一條條 文文書的符符號與編編號按下下列規定定使用：1表示部部門名稱稱的符號號，用部部門名稱稱的第一一個漢字字，如制制造部門門、工藝藝室，用用“制、工工”表示。2文書類類別直接接用“絕密”、“密”等字樣樣表示。3各種文文書，按按先后順順序用自自然數排排序編號號。4同一文文書或同同一名稱稱的文書書，追加加一組自自然數，用用“-”隔開，如如“制、工工、密000155-0001”。編號號按年度度更新。第二十二條條 填填寫文書書登記簿簿所有文書的的

43、符號與與編號都都必須填填寫在“文書登登記簿”上。第二十三條條 整整理文書處理完完結之后后，按文文書的符符號與編編號進行行編輯整整理。將將大部分分沒有必必要查詢詢與翻閱閱的歸為為一類進進行；另另一類需需要經常常查閱的的文書，盡盡管文書書處理已已經結束束，但文文書的效效用還沒沒有終結結，仍需需要單獨獨整理。第二十四條條 保保管文書整理后后，大量量不重要要的文件件直接送送總務部部門保管管，其他他少量的的重要文文書，在在一定的的期限內內由責任任部門妥妥善保管管。（六）文書書的送發發與交接接第二十五條條 主主管部門門全部文書的的發送與與交接，由由總務部部負責。在在特殊情情況下，公公司內文文書的送送發與交

44、交接，由由相應的的部門負負責。第二十六條條 絕絕密與親親啟文書書絕密與親啟啟文書必必須加封封，并在在封面上上加蓋“轉交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章章。第二十七條條 轉轉交郵寄寄予面呈呈送交的重要要文書，必必須在封封面上加加蓋“轉交”、“郵寄”與“面呈”字樣印印章，分分別表示示“可以由由專職傳傳遞員以以外的人人員轉交交，或在在書信接接受者不不在的情情況下留留下文書書，囑咐咐由指定定傳遞者者當面呈呈交的文文書”；“可以通通過郵寄寄傳遞的的文書”；“必須由由指定傳傳遞者當當面呈交交的文書書”。第二十八條條 填填寫送發發登記簿簿所有送發文文書，按按“轉交”、“郵寄”與“面呈”，分別別填寫送送發登記

45、記簿。對于“面呈呈”文書，還還必須在在相應的的備注欄欄目注明明送交過過程的要要點，以以及領取取文書的的當事人人簽名蓋蓋章。 （七）文書書的存檔檔與廢除除第二十九條條 存存檔由本公司總總部的行行政室，按按文書的的整理符符號與編編號進行行編輯歸歸檔。第三十條 編輯輯行政室按年年度把重重要的、經經各部門門整理編編號的文文書，進進行匯總總，分編編裝訂成成冊，存存入檔案案。會計計文書則則按會計計年度編編輯成冊冊。一些些不太重重要的文文書，不不必按文文書類別別編輯，只只需按年年度匯集集成冊。第三十一條條 分分編標準準存檔文書按按部門，以以文書的的符號獨獨立分編編成冊。第三十二條條 保保存期限限保存期限按按

46、下列規規定確定定：1永久保保存。凡凡屬于規規則、指指令、決決議、訴訴訟、重重要契約約、證書書、統計計及會計計文書，以以及員工工人事勞勞資文書書，都歸歸為“永久保保存”文書。2保存十十年，類類似永久久保存文文件性質質。沒有有必要永永久保存存的文書書，合議議書、志志愿書、違違約書、往往來公文文、復命命書、報報告書和和重要往往來信函函等等，可可以保存存十年。3保存五五年。保保存期從從編輯日日起算，次次重要且且沒必要要保存十十年的文文書，可可保存五五年。第三十三條條 廢廢除保存期滿或或者在保保存期內內沒必要要繼續保保存的文文書，應應及時予予以廢除除或銷毀毀。廢除除必須經經有關部部門合議議，報總總裁認可

47、可，由文文秘室執執行。如果對廢除除沒有疑疑義，應應即刻予予以廢除除或銷毀毀。第九章 公司文文書收發發作業規規范第一條 主管部部門本公司所有有外來文文書，都都由總務務部文秘秘室統一一接受。第二條 處理方方法文秘室按下下列規定定處理所所到達的的文書：1把公司司文書與與私人文文書區分分開來。2由文秘秘室直接接開啟送送達的公公司文書書，并在在文書的的空白處處加蓋收收發印章章，注明明收發日日期。3對于送送達各部部門且不不能開啟啟的，估估計涉及及內容與與事項重重要的文文書，以以及絕密密文書，只只需在封封面上加加蓋文秘秘室收發發印章，注注明收發發日期。第三條 登記凡符合下列列規定的的文書，都都必須做做好登記

48、記。 1在一般般文書或或送交部部門的普普通文書書中，如如果判定定或者未未開啟也也能判斷斷是重要要的文書書，或者者夾帶重重要物品品的文書書。2專人傳傳遞送達達的文書書，3標有“絕密”或“親啟”字樣的的文書。第四條 電報、快快遞文書書文秘室必須須優先處處理電報報、特快快專遞類類文書，不不得拖延延。第五條 公休日日到達的的文書凡下班后、或或者缺席席工作時時間以外外到達的的文書，一一律由值值班留守守人員接接收，于于此后第第一個工工作日早早晨移交交文秘室室。第六條 分發文書的分發發按下列列要點進進行：1寫給各各部門的的文書，經經登記后后直接分分發給各各部門的的主管。2重要文文書、專專遞文書書或者夾夾有重

49、要要物品的的文書，直直接送交交文書接接受人，在在接受人人不在的的情況下下，囑托托部門主主管轉交交。領取取文書者者必須在在登記簿簿上簽名名蓋章。3文書中中一切夾夾帶或附附有的物物品，必必須原樣樣送到當當事人手手中。4私人信信件直接接分送本本人（在在特殊情情況下也也可由代代理者領領取），在在必要情情況下，讓讓領取者者在登記記簿上簽簽名蓋章章。第七條 回復各部門在接接到文書書時，應應給文秘秘室一個個回復，表表示那些些需要回回復的文文書已經經收到。第八條 退回分送給各部部門的文文書，如如果出現現差錯，或或不是所所在部門門接收的的文書，應應直接退退回文秘秘室，再再由文秘秘室處理理。第九條 電報電電話記錄

50、錄收到電報后后在“文書登登記簿”上做好好登記，接接到電話話后填寫寫“電話記記錄傳票票”。但普普通的電電話不必必記錄。第十章 公司重重要文件件保管處處理規定定第一條 范圍本公司所有有重要文文件的收收藏、保保管、處處理一律律按本規規定擬明明事項執執行。第二條 種類重要文件分分為以下下四種，分分別處理理。1最重要要文件（日日常用）。2最重要要文件（非非日常用用）。3一般重重要文件件（日常常用）。4一般重重要文件件（非日日常用）。其中最重要要文件是是指該文文件的丟丟失，將將給工作作造成重重大影響響的文件件；一般般重要文文件是指指其重要要程度輕輕于前者者的文件件。日常用文件件是指工工作人員員在日常常業務

51、中中需經常常查考、放放在辦公公桌近旁旁的文件件；非日日常用文文件是指指除特殊殊情況外外不必經經常查考考的文件件。第三條 保管場場所在緊急情況況下，重重要文件件的收藏藏、保管管場所應應按照如如下規定定加以保保管，但但根據文文件的性性質、數數量及處處理方法法的不同同亦可作作適當變變更。1地下室室內貴重重物品庫庫應存放放對于公公司特別別重要的的材料。2各業務務部門保保險柜存存放各部部室的最最重要文文件。3地下室室倉庫存存放以上上文件之之外的最最重要文文件和一一般重要要文件中中日常用用部分。4各分公公司保險險柜存放放最重要要文件、一一般重要要文件中中的日常常用部分分。5現場保保管（在在各部、室室的辦公

52、公地點以以適當的的方法整整理保管管）。上上級對現現場保管有特特別指示示的時候候，保管管人員應應根據上上級指示示采用相相應的方方法保管管。第四條 分類保保管期限限各種重要文文件的分分類保管管期限及及保管場場所可另另行規定定。對前項文件件進行保保管時，同同一內容容的系統統文件必必須按地地區加以以區分后后保管，最最重要文文件更應應如此。第五條 重要文文件的另另行保管管重要的賬票票或文件件，在沒沒有其他他材料可可以替代代時，即即在確認認除原件件外沒有有其他可可以反映映其內容容的文件件，該件件如發生生丟失將將給工作作造成重重大障礙礙時，需需將該件件做出表表示其內內容的特特別標記記，辦理理另置安安全場所所

53、保管的的有關手手續。第六條 保管的的主管部部門重要文件的的搬出及及收藏，由由各業務務主管部部門負責責實施，倉倉庫內文文件的整整理保管管由總務務部門承承擔。各業務主管管部門應應對各自自保管的的文件內內容及保保管位置置加以記記錄，并并提交總總務部門門。總務務部在安安置文件件時應考考慮到平平時的使使用頻率率。第七條 搬運、收收藏時間間將各業務主主管部門門文件搬搬出加以以收藏時時須按如如下規定定執行。但但在公司司有特別別指示時時須遵照照執行。1正常情情況下文文件處理理完結時時。2在特別別緊急危危險時。 3在發表表緊急狀狀態宣言言時，第八條 倉庫內內的保管管位置收藏文件在在倉庫的的位置，根根據文件件的數

54、量量等由總總務部門門決定。在在搬運、收收藏文件件時要注注意準確確無誤地地將文件件置于各各自位置置。當確確認文件件數量大大，保管管場所不不足時，應應預先與與總務部部協商，要要求給予予增加或或變更保保管場所所。第九條 銷毀處處理對于保管期期滿的文文件，總總務部門門在征求求業務主主管部門門領導意意見后可可予以銷銷毀。第十條 向公司司外轉移移對于重要文文件，在在公司沒沒有特別別命令時時原則上上不允許許攜帶搬搬運至公公司以外外。分公司及工工廠的文文件，在在無特別別命令時時除第三三條之外外可參照照以上條條款執行行，并將將期滿文文件處理理方案呈呈報本公公司總務務部門。第十一章 文書書檔案立立卷歸檔檔制度（一

55、）總則則第一條 為加強強本公司司文書立立卷工作作，特制制定本制制度。第二條 歸檔的的文件材材料必須須按年度度立卷，本本單位內內部機構構在工作作活動中中形成的的各種有有保存價價值的文文件材料料，都要要按照本本制度的的規定，分分別立卷卷歸檔。第三條 公文承承辦部門門或承辦辦人員應應保證經經辦文件件的系統統完整（公公文上的的各種附附件一律律不準抽抽存）。結結案后及及時交專專（兼）職職文書人人員歸檔檔。工作作變動或或因故離離職時應應將經辦辦的文件件材料向向接辦人人員交接接清楚，不不得擅自自帶走或或銷毀。（二）文件件材料的的收集管管理第四條 堅持部部門收集集、管理理文件材材料制度度。各部部門均應應指定專

56、專（兼）職職文書人人員，負負責管理理本部門門的文件件材料，并并保持相相對穩定定。人員員變動應應及時通通知檔案案室。第五條 凡本公公司繕印印發出的的公文（含含定稿和和兩份打打印的正正件與附附件、批批復請示示、轉發發文件含含被轉發發的原件件）一律律由辦公公室統一一收集管管理。第六條 一項工工作由幾幾個部門門參與辦辦理，在在工作活活動中形形成的文文件材料料，由主主辦部門門收集歸歸卷。會會議文件件由會議議主辦部部門收集集歸卷。1公司工工作人員員外出學學習、考考察、調調查研究究、參加加上級機機關召開開的會議議等公務務活動的的相關人人員核報報旅費時時，必須須將會議議的主要要文件資資料向檔檔案室辦辦理歸檔檔

57、手續，檔檔案室簽簽字認可可后財務務部門才才給予核核報旅費費。2本公司司召開會會議，由由會議主主辦部門門指定專專人將會會議材料料、聲像像檔案等等向檔案案室辦理理歸檔手手續，檔檔案室簽簽字認可可后財務務部門才才給予報報銷會議議費用。第七條 各部門門專（兼兼）職文文書的職職責1了解本本部門的的工作業業務，掌掌握本部部門文件件材料的的歸檔范范圍，收收集管理理本部門門的文件件材料。2認真執執行平時時歸檔制制度，對對本部門門承辦的的文件材材料及時時收集歸歸卷，每每年的33月份前前應將歸歸檔文件件材料歸歸檔完畢畢，并向向檔案室室辦好交交接簽收收手續。3承辦人人員借用用文件材材料時，應應積極地地提供利利用，做

58、做好服務務工作，并并辦理臨臨時借用用文件材材料登記記手續。（三）歸檔檔范圍第八條 重要的的會議材材料包括括會議的的通知、報報告、決決議、總總結、領領導人講講話、典典型發言言、會議議簡報、會會議記錄錄等。第九條 上級機機關發來來的與本本公司有有關的決決定、決決議、指指示、命命令、條條例、規規定、計計劃等文文件材料料。第十條 本公司司對外的的正式發發文與有有關單位位來往的的文書。第十一條 本公公司的請請示與上上級機關關的批復復。第十二條 本公公司反映映主要職職能活動動的報告告總結。第十三條 本公公司的各各種工作作計劃、總總結、報報告、請請示、批批復、會會議記錄錄、統計計報表及及簡報。第十四條 信訪

59、訪工作材材料。第十五條 本公司司與有關關單位簽簽訂的合合同、協協議書等等文件材材料。第十六條 本公公司干部部任免的的文件材材料以及及關于職職工獎勵勵、處分分的文件件材料。第十七條 本公公司職工工勞動、工工資、福福利方面面的文件件材料。第十八條 本公公司的歷歷史沿革革、大事事記及反反映本公公司重要要活動的的剪報、照照片、錄錄音、錄錄像等。（四）平時時歸卷第十九條 各部部門都要要建立健健全平時時歸卷制制度。對對處理完完畢或批批存的文文件材料料，由專專（兼）職職文書集集中統一一保管。第二十條 各部部門應根根據本部部門的業業務范圍圍及當年年工作任任務，編編制平時時文件材材料歸卷卷使用的的“案卷類類目”

60、。“案卷類類目”的條款款必須簡簡明確切切，并編編上條款款號。第二十一條條 公公文承辦辦人員應應及時將將辦理完完畢或經經領導人人員批存存的文件件材料，收收集齊全全，加以以整理，送送交本部部門專（兼兼）職文文書歸卷卷。第二十二條條 專專（兼）職職文書人人員應及及時將已已歸卷的的文件材材料，按按照“案卷類類目”條款，放放入平時時保存文文件卷夾夾內“對號入入座”，并在在收發文文登記簿簿上注明明。（五）立卷卷案卷質質量要求求第二十三條條 為為統一立立卷規范范，保證證案卷質質量，立立卷工作作由相關關部室兼兼職檔案案員配合合，檔案案室文書書檔案員員負責組組卷、編編目。第二十四條條 案案卷質量量總的要要求是：