1、中國農(nóng)機(jī)院ERP系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目采購管理概念培訓(xùn)編寫人：韓序編碼：編寫日期：版本：2目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶3概述可以這樣說，采購模塊的核心就是采購訂單，整個(gè)采購模塊的功能，都是圍繞著采購訂單的創(chuàng)建、審批、查詢、修改和接收這條主線來進(jìn)行的。采購訂單既是供應(yīng)商向我們送貨的依據(jù)，同樣也是我們與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算的依據(jù)。市場(chǎng)預(yù)測(cè)銷售訂單管理應(yīng)收款管理物料清單管理質(zhì)量管理計(jì)劃管理采購管理應(yīng)付款管理車間生產(chǎn)管理庫存管理資產(chǎn)管理成本管理現(xiàn)金管理總賬管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)4概述根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點(diǎn)：

2、供應(yīng)商管理 創(chuàng)建采購訂單 審批采購訂單 查看、修改采購訂單 接收5目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶6供應(yīng)商管理1、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地點(diǎn)：系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，允許根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，來定義供應(yīng)商名稱和供應(yīng)商地點(diǎn)，如以下圖：美元供應(yīng)商 A人民幣供應(yīng)商的有效性：對(duì)于某些供應(yīng)商來講，我們可能僅僅在某一段時(shí)間內(nèi)，會(huì)發(fā)生采購業(yè)務(wù)，但超過一定期限后，就不再合作，標(biāo)準(zhǔn)功能提供了供應(yīng)商有效期的控制，可以設(shè)定供應(yīng)商的失效時(shí)間。7供應(yīng)商管理2、合格供應(yīng)商列表：合格供應(yīng)商列表規(guī)定了，當(dāng)前系統(tǒng)中的所有供應(yīng)商中，哪些供應(yīng)商是可以進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的，我們

3、可以設(shè)定： 某一物料類別的合格供應(yīng)商列表 某一物料的合格供應(yīng)商列表 不使用合格供應(yīng)商列表對(duì)于一些比較貴重的原材料，需要嚴(yán)格控制采購的來源；對(duì)于相對(duì)沒有那么嚴(yán)格，但還是需要進(jìn)行一定控制的原材料，可能需要對(duì)采購來源做一個(gè)大體上的控制；對(duì)于一些常見且價(jià)值比較低的原材料，可能不需要進(jìn)行采購來源的控制。8目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶9創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？我們以怎樣的方式購買？關(guān)于創(chuàng)建采購訂單，希望大家結(jié)合系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，掌握以下三點(diǎn)：10創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購

4、買？ 不依賴于需求的戰(zhàn)略性采購，一般用于比較關(guān)鍵的原材料，或受行情影響較大的原材料。 由某部門提出申請(qǐng)，而由采購部負(fù)責(zé)進(jìn)行購買的物料，如辦公用品。 為滿足正常的生產(chǎn)需求而進(jìn)行的采購我們以怎樣的方式購買？ 統(tǒng)談統(tǒng)簽 分談分簽 統(tǒng)談分簽 協(xié)定總額 生產(chǎn)用原材料的采購，如發(fā)動(dòng)機(jī)的采購，擺動(dòng)篩的采購 辦公用品的采購，如辦公用的A4紙，企業(yè)內(nèi)部可能不關(guān)心每一張紙究竟使用在了什么地方，而只關(guān)心購買的總金額是多少11創(chuàng)建采購訂單采購訂單的五要素：供應(yīng)商、物料、數(shù)量、時(shí)間、價(jià)格供應(yīng)商物料數(shù)量?jī)r(jià)格時(shí)間采購訂單要素12創(chuàng)建采購訂單1、行上具有采購訂單上的行類型：貨物，費(fèi)用，外協(xié)3、協(xié)議與訂單-標(biāo)準(zhǔn)采購訂單，一攬子

5、采購協(xié)議，合同采購協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 一攬子采購協(xié)議 合同采購協(xié)議 已知貨物 是 是 否 已知價(jià)格是 不確定 否 已知數(shù)量 是 否 否 已知時(shí)間 是 否 否 2、創(chuàng)建采購訂單的方式：手工創(chuàng)建關(guān)鍵部品且采購周期長(zhǎng)，采購部門需要根據(jù)對(duì)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)，提前進(jìn)行購買通過采購申請(qǐng)創(chuàng)建采購訂單一些非生產(chǎn)性的采購需求，如辦公用品、設(shè)備等等，需要由各部門提交申請(qǐng)，再統(tǒng)一由采購部門進(jìn)行采購；由于操作相對(duì)繁瑣，所以生產(chǎn)過程中，很少用到該流程通過計(jì)劃創(chuàng)建采購訂單大量而一般的物料的采購，多數(shù)是生產(chǎn)過程中價(jià)值較低的材料，可以通過計(jì)劃下達(dá)采購訂單13目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂

6、單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶14四、審批采購訂單職務(wù)Job: 組織中員工所擔(dān)任的工作，如采購，質(zhì)檢等。職位Position: 組織中員工所任職的崗位，如采購員，采購總監(jiān)。職位層次結(jié)構(gòu): 組織中根據(jù)崗位級(jí)別的不同組成的有層次的結(jié)構(gòu)。審批權(quán)限: 審批的范圍。如采購金額,帳戶范圍,物品范圍，物品分類范圍等審批組: 審批人所擁有的審批權(quán)限的集合。審批權(quán)限分配: 給職位層次結(jié)構(gòu)上的各層分配審批組和審批單據(jù)。15四、審批采購訂單審批的兩種方式:員工主管結(jié)構(gòu): 根據(jù)雇員和上級(jí)主管之間關(guān)系,由人員建立起的審批結(jié)構(gòu)。 采購員A 采購員B 采購員C 主管A 主管B 主管C職位層次結(jié)構(gòu): 根據(jù)崗位級(jí)別的不同,由

7、崗位組成的有層次 的審批結(jié)構(gòu)。發(fā)生人員變動(dòng)后,只須變動(dòng)某 個(gè)崗位上的人員信息,審批層次不變. 16四、審批采購訂單標(biāo)準(zhǔn)采購審批職位層次審批層次結(jié)構(gòu)將雇員、工作、職位結(jié)合成樹狀結(jié)構(gòu)。總經(jīng)理 100萬副經(jīng)理 50萬采購科長(zhǎng)10萬采購員1 5千采購員2 5千17目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶18五、查詢與修改采購訂單1、采購訂單的查詢：按照各種條件進(jìn)行采購訂單的查詢，包括頭上的單據(jù)號(hào)、供應(yīng)商、審批狀態(tài)，相關(guān)單據(jù)號(hào)采購申請(qǐng)，和行上的物料、類別、交貨日期等等2、安全性級(jí)別控制：公有:任何用戶都可以訪問所有單據(jù)私有:只有單據(jù)所

8、有者可以訪問這些單據(jù)采購:只有單據(jù)所有者以及定義為采購員的用戶可以訪問這些單據(jù)層次結(jié)構(gòu):只有單據(jù)所有者以及采購審批層次結(jié)構(gòu)在該單據(jù)擁有者之上的用戶可以訪問這些單據(jù)3、訪問控制： 僅查詢：僅具有查看的權(quán)限，無法修改采購訂單 可修改：可以修改采購訂單，但對(duì)采購訂單的修改仍限定在一定范圍內(nèi) 全部：可以對(duì)采購訂單執(zhí)行符合邏輯的任何修改4、審批后的采購訂單，會(huì)在系統(tǒng)中留下事務(wù)處理記錄，作為歷史更改的一個(gè)保留信息。 可以通過對(duì)歷史信息的保留，有效的監(jiān)督采購訂單整體的審批、修改、再審批的過程，提高采購訂單的監(jiān)管力度。5、當(dāng)采購訂單的金額小于之前的金額時(shí)，系統(tǒng)還是自動(dòng)置為已審批狀態(tài)，目前業(yè)務(wù)上是怎樣處理的？1

9、9目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶20六、供應(yīng)商門戶1、準(zhǔn)許供應(yīng)商用戶登陸供應(yīng)商門戶提供為供應(yīng)商用戶注冊(cè)的功能2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢功能提供對(duì)采購單據(jù)、庫存現(xiàn)有量、接收、退貨等一系列采購相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢3、采購方與供應(yīng)商信息交互對(duì)于采購單據(jù)的確認(rèn)，可以由采購方審批通過后，傳遞至供應(yīng)商，而供應(yīng)商也可以對(duì)采購方的采購單據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，并將確認(rèn)的結(jié)果以及導(dǎo)致該結(jié)果的原因，注釋在確認(rèn)的數(shù)據(jù)中，反饋給采購方；而采購方，也可以對(duì)供應(yīng)商所反饋的信息做二次的確認(rèn)。21六、供應(yīng)商門戶庫存模塊質(zhì)量模塊采購模塊應(yīng)付模塊計(jì)劃模塊供應(yīng)商門戶訂單信息供應(yīng)商信息接收信息現(xiàn)有量信息質(zhì)量信息發(fā)票信息付款信息計(jì)劃需求預(yù)測(cè)22目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶23六、接收三種接收方式：直接接收、標(biāo)準(zhǔn)接收、檢驗(yàn)接收交貨 接收標(biāo)準(zhǔn)接收直接接收要求檢查交貨 接受拒絕返回到供應(yīng)商檢驗(yàn)交貨 接收24六、接收數(shù)量時(shí)間控制條件拒絕處理方式無警告接收的控制25目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接