1、簡 報 技 巧謝寶暖國立臺灣大學圖書信息學系 副教授 HYPERLINK mailto:電子郵件：pnhsieh.tw 電子郵件：pnhsieh.tw個人網站：.tw/pnhsieh/這篇稿子原是90年7月在政治大學研究方法研習營信息搜集與信息組織的教材，是個人的心得，掛上網是希望大伙兒能給我建議和指教，文章是永久沒有寫完的時候，網頁的好處是我有了新的學習或體驗，或接到顧客的賜教，我都能夠隨時將內容加進來。一、前言我們不明白看過多少人做演示文稿，聽過多少場演講，相信大伙兒也都做過演示文稿，被邀請演講許多次！演示文稿，多么容易的一件事！往常我不這么認為，現在依舊無法這么告訴自己。 演示文稿的目的

2、在傳達訊息，因此有演講者將整頁的文字稿直接影印成投影片；有演講者深怕遺漏重要訊息，照著投影片的內容逐字宣讀；有演講者預備的投影片花俏得讓我覺得他仿佛是在教演示文稿軟件；也曾經有過經驗，聽完一場演講回來，我竟不明白演講者長什么模樣，因為他始終和我們一樣看著屏幕自講自話，我只能看到他的背景。 到底一場成功的演講該注意那些細節，一直希望有機會將演示文稿技巧的理論與PowerPoint實務結合，借著這次研習的機會，將初步的匯整結果與大伙兒分享，也請大伙兒不吝指正。二、演示文稿成功的關鍵演示文稿成功的關鍵能夠歸納為內容、態度/形象、和聲音三部份。請您猜猜看那項是演示文稿成功的關鍵呢？想想我們每次為了演示

3、文稿搜索枯腸地找資料寫腳本，答案因此是內容啰！錯，我們辛辛苦苦預備的內容只占7；演示文稿成功最要緊的關鍵是能度/形象，占了58；其次是聲音，占35?；叵胍幌滤^的名嘴，那么這層道理也就不講自明了。小記：還記得有一次去聽一場智能財產權的演講，因為初初接觸那個領域，這演講者的身份背景都不是專門清晰，只是覺得題目專門有興趣就walk in，結果那位演講者真是令我驚奇，他是穿了西裝，但是皮帶有一大截在外頭晃，襯衫我不明白他是要扎到里面去依舊放出來，要是我如此媽媽和所有能夠念我的人都會叫我把衣服扎好，我開始懷疑，我要不要聽他的演講？理智告訴我不能夠以貌取人，因此我依舊坐下來了，沒錯，他的演講正和他的穿著

4、一樣的sloppy，投影片有做的講不細講，講的講沒有做投影片。演示文稿是講服的藝術，要講服觀眾同意我們的觀點，首先要抓住觀眾的注意力，然后關心觀眾清晰地了解我們要傳達的訊息，引導觀眾同意我們的觀點，最后建立共識。做為信息時代的演講者，能夠運用信息科技來關心我們建構訊息，優質的內容，難不倒我們，然而真正能夠說服觀眾的不是資訊科技，也只是豐富的內容，而是我們誠懇的態度、專業的形象。因此，下回再有簡報機會時，讓我們多花些精神來準備佔成功簡報93的態度、形象和聲音！態度 我能做好演示文稿我的內容專門有價值我的觀眾專門重要（顧客焦點）我要讓觀眾專門有收獲形象 情緒 我專門快樂來做演示文稿我要用熱情感染我

5、的觀眾衣著 我專門專業我專門有精神男：西裝（深色）兄襯衫（白）女：套裝裙子包鞋(最好有點高度，如此能夠讓自己時時保持抬頭挺胸)聲音 運用聲調技巧 停頓感情目光接觸節奏快慢加強三、成功演示文稿七步驟（一）觀眾假如能夠事先明白觀眾的差不多信息，那么在設計演示文稿訊息時，就能夠將觀眾的特性融入演示文稿中。觀眾什么緣故會來聽我們演講，想從我們的演講中得到什么？我們的演示文稿內容能不能符合觀眾的需求？觀眾的人數有多少？觀眾對主題的熟悉程度如何？所有人都專門熟悉，依舊只有部分人熟悉？觀眾的背景、教育程度、工作性質等同構型有多高？假如我們的觀眾對我們所要講的主題差不多專門熟悉，我們還講眾人皆知的差不多觀念，

6、是會讓人專門厭煩的；反之，假如我們的觀眾對主題一點也不熟悉，而我們一下子就切入核心，讓觀眾一頭霧水，或者滿口聽不明白的專有名詞、英文簡稱，讓觀眾充滿挫折，那么觀眾也可不能贊美我們的。因此，依照觀眾分析來預備演示文稿內容，需要為觀眾建立背景知識時，請大方地加以解釋，再把焦點拉回主題，讓所有觀眾都能同步。因此，也不要在中途塞給觀眾太多的參考資料，如此觀眾會分心，還跟不上進度，請把因此補充資料全部放在最后面，甚至另外制作附錄，讓觀眾帶回去參考。（二）訊息演示文稿最要緊的目的是傳達訊息，因此的內容都應該輔助訊息的傳達，與此目標無關的，都不應該在演示文稿中出現。演示文稿設計的原則是KISS (Keep

7、It Simple and Stupid)。事實上預備演示文稿內容和寫文章是一樣的，訂好題目后，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵詞的關連性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助講明。文字的使用善用PowerPoint的演示文稿設計模板，能夠省去我們配色定字型的時刻。切記演示文稿是輔助我們傳達訊息，真正在傳達訊息，講服觀眾的是我們，因此不要將投影片設計成小抄或腳本，照本宣科。我們能夠從行銷的角度來看，假如我們只是照念的話，那么同樣的內容，以后可能確實是下面聽講的人來念，而不是我們了，因此每場演講都應該建立我們的無可取代的優勢，傳達不是演示文稿投影片就好了，要有我們演講才成功

8、。再從智能財產權的角度來講，假如投影片的內容是滿篇文字，信息就完全揭露了，下次再講就缺少了新穎性，就得追求進步性；君不見聞名的演講者，一套投影片走天下，場場瀑滿，沒有人嫌投影片一樣，因為詮釋不同。因此制作投影片請掌握Magic Seven原則，每張投影片傳達5個概念效果最好，7個概念人腦恰恰好能夠處厘，超過9個概念負擔太重了，請重新組織。（7士259）字體大小投影片的字體要大、行數要少，什么緣故，請看下圖便知分曉： 記?。何覀兪莵硌葜v，不是來做視力檢查！字體大，行數自然就少，因此就符合Magic Seven原則！我的建議是：大標題至少要用44點以上的字，假如會場專門大、專門深的話，點數最好再提

9、高。還有，千萬不忘了，投影片的大小標題，請盡量用粗體，不要講我在計算機屏幕上看專門清晰?。∥覀兪且队俺鰜斫o觀眾出來給觀眾看，而不是請觀眾一個一個來計算機屏幕上看的。另外，除非是自備notebook，否則請不要選用細明體和標楷體以外的字型設計，因為會場的計算機可能無法支持，千萬不要冒那個險！標題的使用標題是每張投影片的主軸，請簡潔有力地傳達每張投影片的重點，最好是以59個字來講明，因為再多字一行就擠不到里面去了，就算擠得進投影片，也擠不進觀眾的腦中，而后者顯然是比較重要的。因為標題只能取59個字，因此冗贅之字就無須出現，例如：的圖形（難到我們畫得讓觀眾看不出來是圖嗎？）百分比分析（由表中不就看

10、出來了。事實上每張投影片確實是大小標題的組合，也確實是概念的串連，除非是要引述一段文字，或是名言，否則是可不能出現超過兩、三行的文字的，確實是是要引用一段文字，或者是名言，也應該幫觀眾掌握訊息，以不同顏色或是畫線標示重點。勿用標點符號既然投影片確實是大小標題的組合，那么就不需要出現標點符號，尤其是冒號和句點，更是能夠直接省略。投影片上的訊息都差不多分類串連好了，也都以項目符號、字型字體等加以分段組織，因此大部份的標點符號差不多上多余的。至于括號，也盡量少用，特不是在標題上若加上括號就仿佛在大庭廣眾咬耳朵一樣，假如在大標題中確實覺得有加括號的必要，那就把它放到次層標題中，如此能夠讓我們的標題簡潔

11、有力?？s寫的使用用英文縮寫字能夠讓演示文稿內容更精簡，更專業！那可不一定，縮寫的效果只有對特不熟悉主題的人才有用，因此除非我們特不確定覯眾的背景，否則依舊將全文拼出較佳。還好，演示文稿不像看書或文章，我們希望帶著觀眾跟著演示文稿的進度走，因此不能期望觀眾在第二張投影片學會的縮寫就能立即應用到后面，更不提有專門多人演講是會遲到或神游的。數字的使用數字會講話，因此善用數字來支持我們的觀點或是論證，效果最好，因此，統計數字也是演示文稿常用的信息。在演示文稿中引用統計數字時，投影片中宜以精確數字呈現，但在口述時，不要太拘泥于精確數字，而應使用近似值，因為近似值容易經歷容易聯想，只有在專門目的的時候，才

12、需要使用精確數字。關聯信息的使用信息透過時刻和空間的關聯，更具意義，因此流程圖、組織圖、時刻表、timelines，都能夠讓信息更為生動，Visio是專門好的輔助工具。圖表的使用表勝于文，圖勝于表，因此圖表自己就能講故事，換句話講，圖表只須標題，請勿再加上文字解釋圖表內容。詮釋這種智能型的工作，千萬不要讓計算機做，要讓睿智的我們來發揮。假如怕到時緊張遺漏了重要的信息，請把要講的內容打在備忘稿中。動畫的使用我們經常利用大餅圖、柱形圖等來呈現統計數字，現在我們也能夠多點創意，以動畫來呈現市場占有率，或業績成長，更令人印象深刻。信息來源演示文稿也應該尊重智能財產權，注明資料來源一來表示我們所引用信息

13、的權威性，二來也彰顯我們的專業。在演示文稿中能夠建立自己的風格，將信息來源固定安排在投影片的固定地點，如此一來，我們演講的時候不用再花寶貴的時刻去交待信息來源，觀眾就會自己在投影片的適當位置取得所需信息。投影片中的信息來源也應該采納標準書目格式，以免掛一漏萬。例：放在每張投影片的最下方（三）組織投影片的內容要如何安排呢？事實上一場演示文稿確實是在講一個故事。首先自我介紹，然后告訴觀眾將要聽到一個什么樣的故事，接下來把故事講給聽眾聽，再強調一下故事的意涵，然后幫觀眾回憶一下今天聰到了一個如何樣的故事，最后因此是感謝觀眾的參與啰！開場白（Introduction）好的開始是成功的一半！第一張投影片

14、要充份彰顯占演示文稿成功關鍵58的態度和形象，要表現我們專門快樂來演講而且尊重顧客，因此投影片的最上方要標明主辦單位或是會議名稱；接下來要表現我有資格來做這場演講，因此要標明姓名、職稱和服務單位或是專長。演講是無形的，未免船過水無痕，通常主辦單位都會印制講義發給與會者參考，我們是不是曾經拿出一份講義覺得專門有參考價值，但是卻忘了是如何拿到的，我甚至還有拿過講義第一頁只有題目幾個大字而已，如何想都想不起來是主講人是誰。千萬不要讓如此的情況發生在我們身上，請檢查一下，第一張投影片中是否提供下列完整的信息：會議名稱演講主題演講者、職稱、服務單位、連絡方式日期有了上述完整信息，不管我們的講義流落何方，

15、拿到講義的人永久有足夠的背景信息明白我們是在何時何地做這場演講，甚至聽講的對象也都意涵其中；更重要的是，當有人要引用講義中的內容時，也有足夠的書目信息，就沒有理由不把credit歸給我們；再從行銷的角度來看，有人拿到這份講義覺得內容專門精彩，不用打聽立即就有足夠的信息與我們連絡了。例：預告（Preview）：告訴聽眾我們接下來要講什么預備一張投影片標示內容大綱，因此假如能以圖標更念人印象深刻。因此假如是研究成果發表，能夠研究流程做Preview，假如是兩、三個小時的演講，能夠此preview投影片串場，關心觀眾掌握進度。例： 講明要緊的和次要的概念講給聽眾聽。觀眾是來聽演講或報告的，因此我們要

16、用講的，就像是講故事一樣，從專門久專門久往常.開始，然后.，后此王子與公主過著幸福歡樂的生活。讓觀眾能夠專門輕松地聽完整場演講，因此我們要關心觀眾把核心概念凸顯出來，讓觀眾不費吹灰之力就捉住重點。 這些概念對聽眾有什么意義（利益） 回憶：告訴聽眾我們講過了什么 結論：聽眾現在該明白什么或做什么 不忘了講：感謝?。ㄋ模┚毩曆葜v都有時刻限制，好的演講者要能操縱時刻。切記，千萬不要拖延時刻，就確實是前一位演講者暫用了我們的時刻，我們依舊要盡可能地準時結束，尤其是當我們是最后一位演講者時，因為觀眾可不能記住之前誰拖延時刻，只會記得我們暫用他們的寶貴時刻。要能有效操縱時刻需要練習，而且要明白每張投影片所

17、花費的時刻。PowerPoint有排練的功能，只要按一下 投影片放映菜單上的排練時刻即可。接下來仿真演講實況，PowerPoint就會自動記錄每張投影片所花費的時閜。使用排練對話框中的不同按鈕暫停放映投影片、重新播放投影片、以及換到下一張投影片。 PowerPoint 會記錄每一張投影片出現的時刻，并據以設定放映的時刻。當完成排練之后，能夠同意該項時刻設定或重新試一次。大概沒有多少人會確實如此照表操課，然而至少照著講稿演練一遍，能夠可能一場演示文稿約花費多少時刻。（五）講義 演講是無形的服務，因此要加以有形化，最具體的有形化確實是提供講義。講義通常是將投影片的內容印出來給觀眾，通常投影片差不多

18、上彩色的，然而講義卻只能印黑白的，因此在印制投影片之前請先以灰階預覽的功能檢視一遍，看看有沒有黑白無法顯示的內容，有的話應補全。另外，若有演講效果的設計，則打印投影片時，應將相關投影片隱藏起來，如穿插的笑話或互動的問題與解答。至于講義該在演講前發或是演講后發呢？大部份差不多上演講前發，然而有時考慮演講效果，也能夠在演講后才發，讓觀眾用心聽演講，尤其是交互式、參與式的演講。講義是要加深觀眾的印象，因此以清晰易讀為原則，盡管PowerPoint有一頁打印六張投影片的功能，然而印出來每張投影片都看不清晰，那又為必提供講義呢，只是徒具形式而已！因此原則上是以每頁打印兩張較為清晰，有些投影片有精巧的圖表時，應一張打印一張投影片。小記：我們能夠把一件情況做完，也能夠把一件事做好；讓我們試著把每一件事都做好，相信世界會更美好。（六）開講終于上場的時刻到了！第一原則，請提早到透明片事實上是專門棒的演示文稿工具，能夠面對觀眾演示文稿，能夠不用太多科技能力，把全付精力放在觀眾和內容上。遇有狀況，時刻縮短，能夠立即調整投影片，可不能手忙腳亂。踓然投影片我們都用過了專門多次，然而每個場地的屏幕架設方式不同，然而依舊以橫式投影為多，因此投影片請制做橫式。投影片的更換是手動，要自然而平穩，就必須用點心，首先要把每張投影片正反面、順序都排好，加上護套以防靜電作用；在演講前試放，找到放置的